Nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức bộ máy quản lý trả lương như sau:
- Giám đốc doanh nghiệp là người phê duyệt chiến lược, chính sách,
chế độ trả lương, kế hoạch tiền lương và duyệt bảng tính lương hàng tháng cũng như các quyết định nâng lương, hạ bậc lương, điều chỉnh tiền lương đối với người lao động.
- Hội đồng tiền lương là bộ phận tư vấn giúp Giám đốc ra các
quyết định về lương theo chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng lương trong doanh nghiệp.
- Bộ phận tổ chức nhân sự có nhiệm vụ thu nhận và kiểm tra bảng
chấm công, xác nhận cơng việc đã hồn thành từ các bộ phận khác, tham gia xây dựng kế hoạch tiền lương, tư vấn Giám đốc về nâng lương, hạ bậc lương và điều chỉnh mức lương cho người lao động, phối hợp với
Giám đốc Hội đồng tiền
lương Bộ phận tổ chức nhân sự Bộ phận kế toán Bộ phận khác Người lao động
các bộ phận khác để thực hiện các quyết định về lương của Giám đốc.
- Bộ phận kế toán tiền lương (gồm kế toán trưởng, kế toán tiền lương
và thủ quỹ)
(i) Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm thực hiện các quyết
định của Giám đốc về tiền lương, phối hợp với bộ phận tổ chức nhân sự và các bộ phận khác trong hoạt động trả lương, kiểm tra và đệ trình Giám đốc phê duyệt bảng tính lương, chỉ đạo kế tốn tiền lương thực hiện các nghiệp vụ tính tốn tiền lương, chi trả lương và lưu trữ hồ sơ.
(ii) Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm tính tốn bảng lương theo
quy định của quy chế trả lương trong doanh nghiệp căn cứ số liệu chấm công và kết quả xác nhận hồn thành cơng việc từ bộ phận tổ chức nhân sự, trình kế tốn trưởng kiểm tra, xác nhận.
Kế toán tiền lương lập phiếu chi lương căn cứ bảng tính lương đã được giám đốc phê duyệt và thực hiện các quyết định trả lương khác sau đó chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi trả lương cho người lao động. Kế toán tiền lương và thủ quỹ thực hiện việc lưu hồ sơ phiếu chi và bảng tính lương cũng như các quyết định khác liên quan đến chi trả lương cho người lao động.
(iii) Thủ quỹ căn cứ bảng tính lương đã duyệt và các quyết định khác
về chi trả lương cho người lao động (ví dụ truy lĩnh tiền lương, các khoản có tính chất lương…) và phiếu chi để chi trả lương cho người lao động. Cùng với kế toán tiền lương lưu hồ sơ, tài liệu và quyết định chi trả lương, phiếu chi, bảng tính lương.
- Các bộ phận khác trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm chấm công,
đánh giá hồn thành cơng việc của người lao động và chuyển đến bộ phận tổ chức nhân sự kiểm tra, xác nhận.
3.5.2. Quy trình thực hiện trả lương trong doanh nghiệp
Để thực hiện việc trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp, tổ chức bộ máy quản lý trả lương thực hiện quy trình gồm các bước thể hiện trong bảng sau: (xem bảng 3.4).
Bảng 3.4: Quy trình trả lương trong doanh nghiệp STT STT Bộ phận/ cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện
Nội dung công việc Biểu mẫu sử dụng
1 Trưởng các bộ phận
Thực hiện việc theo dõi chấm công, đánh giá sản phẩm, cơng việc đã hồn thành, nộp phòng tổ chức, nhân sự Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm, cơng việc hồn thành 2 Phòng tổ chức, nhân sự Thu nhận bảng chấm công và phiếu xác nhận sản phẩm, cơng việc hồn thành: Kiểm tra và xác nhận tính xác thực, chuyển bộ phận kế tốn tiền lương Bảng chấm công và phiếu xác nhận sản phẩm, cơng việc hồn thành đã ký xác nhận 3 Kế tốn tiền lương Tính tốn các mức lương cụ thể để lập bảng tính lương dựa trên số liệu phòng tổ chức, nhân sự cung cấp và các quy định tính lương theo quy chế trả lương, nộp kế tốn trưởng Bảng tính lương 4 Kế toán trưởng/ giám đốc
Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận bảng tính lương để trình giám đốc. Giám đốc kiểm tra, phê duyệt sau đó chuyển Bộ phận kế toán tiền lương thực hiện
Bảng tính lương đã được phê duyệt
5 Kế toán tiền lương
Căn cứ bảng tính lương đã phê duyệt, lập phiếu chi lương
Phiếu chi lương
Bảng tính lương đã phê duyệt
6 Thủ quỹ Căn cứ phiếu chi lương, bảng tính lương đã phê duyệt thanh toán, trả lương cho người lao động
Phiếu chi lương
Bảng tính lương đã phê duyệt
7 Kế tốn tiền lương, thủ quỹ
Lưu hồ sơ, tài liệu về trả lương
Phiếu chi, bảng tính lương đã được phê duyệt và quyết định chi lương và các khoản khác
Tổ chức bộ máy quản lý trả lương và quy trình trả lương có thể thay đổi điều chỉnh tùy thuộc vào quy mơ, tính phức tạp và cơng nghệ áp dụng trong quản lý trả lương để phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Trình bày khái niệm quản lý trả lương trong doanh nghiệp? 2. Trình bày mục tiêu của quản lý trả lương trong doanh nghiệp? 3. Trình bày yêu cầu của việc xây dựng chính sách trả lương trong doanh nghiệp?
4. Trình bày nội dung chính sách trả lương trong doanh nghiệp? 5. Trình bày trả lương theo cơng việc?
6. Trình bày trả lương theo thành tích? 7. Trình bày trả lương theo năng lực? 8. Trình bày trả lương 3Ps?
9. Trình bày các nguyên tắc chủ yếu trong đàm phán tiền lương? 10. Trình bày quy trình đàm phán tiền lương?
11. Trình bày tổ chức bộ máy quản lý trả lương?
NỘI DUNG THẢO LUẬN
1. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về chính sách trả lương trong doanh nghiệp? Liên hệ thực tiễn?
2. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về yêu cầu của việc xây dựng chính sách trả lương trong doanh nghiệp? Liên hệ thực tiễn?
3. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về trả lương theo công việc? Liên hệ thực tiễn?
3. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về trả lương theo thành tích? Liên hệ thực tiễn?
4. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về trả lương theo theo năng lực? Liên hệ thực tiễn?
5. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về trả lương theo 3Ps? Liên hệ thực tiễn?
6. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về đàm phán tiền lương trong doanh nghiệp? Liên hệ thực tiễn?
7. Trình bày hiểu biết của anh (chị) về tổ chức trả lương trong doanh nghiệp? Liên hệ thực tiễn?
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Bài tập 3.1: “Xây” đã khó, “giữ” cịn khó hơn
Thành cơng của các doanh nghiệp thường được đúc kết thành những bài học kinh nghiệm khác nhau và có một vấn đề mà tất cả đều phải công nhận là một doanh nghiệp không thể thành cơng nếu khơng có một đội ngũ nhân sự giỏi và toàn tâm tồn ý với cơng việc. Trong tình huống khủng hoảng kinh tế toàn cầu hiện nay, việc tạo dựng và giữ chân đội ngũ nhân viên là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có thể giữ vững vị trí và phát triển bền vững.
So với nguồn vốn hữu hình là tiền và cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực của doanh nghiệp có đặc điểm là tạo dựng đã khó, giữ được và phát huy hết hiệu quả lại càng khó hơn. Nếu khơng khéo xây dựng và gìn giữ, nguồn vốn này rất dễ không cánh mà bay - qua hiện tượng “nhảy việc”.
Theo các cuộc khảo sát về nhân sự do một số doanh nghiệp tiến hành trong những năm gần đây, ngồi thu nhập thoả đáng thì mơi trường văn hóa doanh nghiệp tốt, có cơ hội phát triển nghề nghiệp và sự tơn trọng, quan tâm chăm sóc đến nhân viên, đem đến cho họ các quyền lợi thiết thực là những điều khiến nhân viên hài lòng nhất, giúp họ yên tâm làm việc.
Mỗi nhân viên khi tham gia một doanh nghiệp thường muốn được thỏa mãn những yêu cầu vật chất tương xứng với vị trí của họ trên thị trường lao động, cũng như với tình hình mặt bằng thu nhập chung của xã hội. Chính vì thế, yếu tố lương bổng luôn là điều không thể coi nhẹ, nhất là trong tình hình thực tế. Hiện nay, khi tình hình giá cả biến động, rất nhiều doanh nghiệp đã nâng lương cho người lao động, nhằm ứng phó tình hình lạm phát. Sự nhanh nhạy này được người lao động đánh giá cao, bởi qua đó doanh nghiệp đã chứng tỏ họ quan tâm sâu sắc đến đời sống người lao động, trấn an và giữ chân họ trong thời kỳ giá cả leo thang. Nếu tiền lương không đổi mà giá cả sinh hoạt cứ tăng cao thì khơng ít người lao động sẽ nghĩ đến chuyện tìm một nơi làm việc khác có thu nhập cao hơn.
Song khơng phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể liên tục điều chỉnh quỹ lương của mình, mà phải cân đối với kết quả kinh doanh hàng năm.
Nguồn: Báo Doanh nhân Sài gòn cuối tuần ngày 29/5/2017
Câu hỏi:
a. Anh (chị) tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải pháp quản lý trả lương cho các doanh nghiệp này trong ngắn hạn và trong dài hạn?
b. Theo anh (chị) làm thế nào để giải bài toán quản lý trả lương một cách hiệu quả và vẫn giữ chân được lao động tài giỏi?
Bài tập 3.2: Chính sách tiền lương của Cơng ty PHT
PHT là một Công ty Việt Nam đứng đầu trong lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh. Công ty thực hiện chính sách tiền lương như sau:
Thuê chuyên gia nước ngoài về đảm nhiệm những vị trí quan trọng chủ chốt trong Cơng ty;
Trả lương (tài chính) và phúc lợi rất cao cho những vị trí nhân sự cấp cao (Manager và Director). Những vị trí này chịu áp lực cơng việc rất lớn với Ban Giám đốc (doanh số, chỉ số tài chính … );
Trả lương (tài chính) rất thấp so với thị trường, nhưng ở mức chấp nhận được đối với người lao động và đúng pháp luật; phúc lợi thấp cho những vị trí nhân viên, hoặc những vị trí cấp quản lý đối với những người mới được thăng chức. Đổi lại, những nhân viên này được đào tạo bởi các vị trưởng phòng hoặc giám đốc giỏi, các chuyên gia nước ngoài, được học tập và truyền đạt những kinh nghiệm chuyên môn.
Quan điểm nhân sự của Công ty: Nguồn lực nhân sự cấp thấp là vô
hạn. Chỉ những vị trí nhân sự cấp cao mới đóng góp nhiều vào sự phát triển của Cơng ty, đóng vai trị đào tạo và dẫn dắt các bộ phận mà họ phụ trách. Do đó Cơng ty tập trung vào việc trả lương thật tốt để thu hút và giữ chân các cấp quản lý. Tuy nhiên, các vị trí này, Cơng ty chỉ giữ chân chuyên gia trong 2 đến 3 năm. Sau đó, kết thúc hợp đồng và tuyển nhân sự mới. Đối với những vị trí cấp thấp hoặc nhân viên, Công ty ưu tiên tuyển dụng sinh viên mới ra trường hoặc người chưa có kinh nghiệm trong cơng việc. Ngồi ra, Cơng ty cịn có chương trình quản trị viên tập sự hàng năm để tuyển chọn những sinh viên xuất sắc dùng làm nguồn cung cấp nhân sự cấp cao sau này.
Kết quả của chính sách: Cơng ty thu hút được nhiều nhân sự; Nhiều
chuyên gia nước ngoài về làm việc cho Công ty; Nhân viên làm việc nhiều hơn và nhận lương (tài chính) thấp, Công ty tiết kiệm được một khoản lớn về chi phí; Tuy hồn thành cơng việc nhưng nhân viên rất khơng hài lịng; Số lượng nhân viên gắn bó với Cơng ty trên 2 năm gần như bằng 0; Công ty “nổi tiếng” trên thị trường lao động với thương hiệu “ lương thấp - việc nhiều”.
Câu hỏi:
a. Theo anh (chị) cho rằng lương nhân viên tại Cơng ty PHT như vậy là thấp thì đúng hay sai? Tại sao?
b. Chính sách trả cơng lao động của Công ty đã đáp ứng được những mục tiêu nào?
c. Hãy phân tích và nêu ưu nhược điểm của chính sách tiền lương của Cơng ty trên?
d. Trong khi các doanh nghiệp đang tập trung giữ chân nhân tài thì Cơng ty lại đi ngược với xu hướng đó. Điều này có đúng khơng? Tại sao?
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 3
TIẾNG VIỆT
1. Trần Xuân Cầu (2014), Giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực, Nxb.
Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
2. Vũ Thùy Dương & Hoàng Văn Hải (2010), Giáo trình Quản trị nhân lực, Nxb. Thống kê, Hà Nội.
3. Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân (2010), Giáo trình
Quản trị nhân lực, Nxb. Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
4. Phạm Cơng Đồn & Nguyễn Cảnh Lịch (2012), Giáo trình Kinh tế
doanh nghiệp thương mại, Nxb. Thống kê, Hà Nội.
5. George T Milkovich & Jonh W Boudreau (2002), Quản trị nguồn
nhân lực, Nxb. Thống Kê, Hà Nội.
6. Nguyễn Ngọc Quân & Nguyễn Tấn Thịnh (2009), Giáo trình Quản
lý nguồn nhân lực trong tổ chức, Nxb. Giáo dục Việt Nam, Hà Nội.
TIẾNG ANH
7. Armstrong M, Brown D, Reilly P (2009), Increasing the Effectiveness of Reward Management, Institute for employment studies, UK.
8. Chartered Institute of Personnel and Development (2009), Reward
Management Survey, CIPD, London.
9. Flinn C J (2011), The Minimum Wage and Labor Market Outcomes, MIT Press, USA.
10. Heneman R L (2002), Strategic Reward management: Design, implementation, and evaluation, Greenwich, CT information Age publisher, England.
11. Silva S D (2007), An introduction to performance and skill-based