Trong quản lý dự án, đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành cơng hay thất bại của dự án, họ là những người chịu trách nhiệm chính đối với kết quả của dự án. Nguồn gốc của mọi vấn đề đều xuất phát từ con người. Để đảm bảo chất lượng cơng tác quản lý dự án, yêu cầu đội ngũ nhân sự quản lý dự án phải cĩ những kỹ năng cơ bản trong quản lý dự án, địi hỏi khả năng lập kế hoạch, đánh giá, xem xét, tổng hợp nhạy bén các vấn đề, cĩ kỹ năng ứng dụng các phần mềm hỗ trợ phục vụ cho cơng tác quản lý dự án. Cán bộ quản lý dự án cần cĩ những phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, cĩ tinh thần trách nhiệm, trung thực và
tính kỷ luật cao.
Nhằm đạt được những yêu cầu đĩ, Ban Quản lý cần cĩ những giải pháp tuyển dụng, tạo động lực cho cán bộ nhân viên và đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao những kỹ năng trong quản lý dự án của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Tác giả nghiên cứu và đề xuất những giải pháp sau:
Thứ nhất, chú trọng cơng tác tuyển dụng và tạo động lực cho cán bộ nhân viên. Hiện nay, Ban QLDA Nhiệt điện Nghi Sơn 1 cĩ trên 70 cán bộ. Với việc gĩi thầu EPC đang được triển khai và khối lượng cơng việc ngày càng nhiều, đồng thời phải chuẩn bị nhân lực cho cơng tác sản xuất sau này thì việc tuyển dụng thêm nguồn nhân lực là cần thiết. Để cĩ lực lượng cán bộ nhân viên chất lượng cao, đáp ứng được các yêu cầu của cơng tác quản lý dự án, việc tuyển chọn và sử dụng cán bộ phải kiên quyết trung thành với nguyên tắc cơng bằng và minh bạch; khơng tuyển vào đội ngũ những người khơng cĩ đủ trình độ chuyên mơn. Cần cĩ kế hoạch tuyển dụng, xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý hiện tại cũng như kế cận trong tương lai. Cơng tác quản lý dự án khơng chỉ địi hỏi những kiến thức sách vở mà cịn yêu cầu kinh nghiệm thực tiễn rất cao. Vì vậy, trong cơng tác tuyển dụng nên chú ý tới cơ cấu về độ tuổi để sao cho nhân lực của Ban quản lý luơn cĩ tính kế thừa. Những cán bộ đã cĩ nhiều năm kinh nghiệm cĩ điều kiện giúp đỡ những nhân viên trẻ tuổi nhằm tạo ra một lớp cán bộ cĩ đầy đủ năng lực chuyên mơn và kinh nghiệm trong quản lý dự án. Bên cạnh đĩ việc cải tiến quy trình tổ chức, hồn thiện nội dung và phương pháp quản lý dự án cần được quán triệt tới từng cá nhân, phịng ban nhằm tạo ra sự đồng bộ, nâng cao chất lượng quản lý dự án. Đối với Ban QLDA dự án, việc tuyển chọn nhân sự đồng thời đảm bảo hai nguyên tắc:
- Tính hợp pháp: Tuân thủ các văn bản pháp luật và quy định của Nhà nước Việt Nam về tuyển chọn nhân sự, tuân thủ các hướng dẫn và đảm bảo nhân sự như đã được Tập đồn Điện lực Việt Nam phê duyệt, đảm bảo tính minh bạch trong cơng tác tuyển dụng.
- Tính chuẩn xác: Bản chất của tuyển chọn nhân sự là dựa vào những dự đốn (hoặc các tín hiệu báo trước về phù hợp của ứng viên đối với cơng việc khuyết
người). Do đĩ, dự án rất cần cĩ những bằng chứng thực làm cơ sở cho những dự đốn đĩ. Để cĩ được các bằng chứng này cần sử dụng hiệu quả các kỹ thuật tuyển chọn nhân sự.
Bên cạnh đĩ, cần phải tạo động lực để cho đội ngũ cán bộ quản lý dự án làm việc hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu của dự án. cần cĩ các chính sách ưu đãi nhằm tăng cường trách nhiệm, ý thức trong cơng việc của mỗi cán bộ, nhân viên gắn liền trách nhiệm vật chất với kết quả cơng việc. Khuyến khích cán bộ, nhân viên hiểu rõ vai trị quan trọng của cơng tác quản lý dự án đối với hiệu quả của hoạt động dự án đầu tư. Cùng với chính sách tiền lương khuyến khích, cần chú trọng đặc biệt đến cơng tác đời sống của cán bộ, nhân viên. Tạo mọi điều kiện để họ cĩ thể nâng cao mức thu nhập trong phạm vi cĩ thể. Cĩ chính sách đãi ngộ thích hợp đối với cá nhân cĩ thành tích trong cơng tác hoặc cĩ sáng kiến đem lại hiệu quả cơng việc cao. Xử lý nghiêm đối với hành vi vi phạm pháp luật dù người vi phạm ở bất kỳ cương vị cơng tác nào. Do đặc thù là Ban quản lý dự án, nên cần phải tạo động lực cho nhân viên theo hướng sau:
- Xác định mục tiêu rõ ràng của dự án cũng như của Ban quản lý dự án để truyền tải tới tồn bộ nhân viên.
- Tạo điều kiện về cơ sở vật chất, mơi trường làm việc chuyên nghiệp để nhân viên phát huy tính sáng tạo trong cơng việc.
- Kích thích tinh thần của nhân viên bằng cách: Tạo cơng ăn việc làm ổn định cho họ, phát triển văn hĩa doanh nghiệp trong Ban, cung cấp cơ hội học tập, tạo cơ hội thăng tiến cho mọi người một cách dân chủ cơng khai, tổ chức các phong trào thi đua, khen thưởng kịp thời.
Lãnh đạo Ban nên thường xuyên xem xét, đánh giá kết quả làm việc của cán bộ, cơng nhân viên theo các chuẩn mực mang tính định lượng. Trên cơ sở đĩ bố trí sắp xếp lại một cách khoa học nhằm phát huy cao nhất khả năng và sở trường cơng tác của từng người.
Thứ hai, chú trọng cơng tác đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.
đơn vị nào, kể cả khối cơ quan nhà nước lẫn trong doanh nghiệp. Đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực trong Ban QLDA thực sự chuyên nghiệp như tham gia vào các khĩa đào tạo, hội thảo do nhà tài trợ tổ chức; các khĩa học liên quan đến kỹ năng quản lý dự án ODA...
Ngồi các khĩa học về nâng cao năng lực cho độ ngũ quản lý dự án trong các dự án, Ban cần tiếp tục đào tạo đội ngũ quản lý dự án trong Ban ngày càng chuyên nghiệp, tổ chức các chương trình giới thiệu hệ thống văn bản mới về quản lý dự án cả hai phía nhà tài trợ và phía Chính phủ. Người cán bộ quản lý ngồi kỹ năng cứng (là các kỹ năng đơn thuần về mặt chuyên mơn, kỹ thuật) cịn cần phải đào tạo về kỹ năng mềm (khả năng trong giao tiếp, phối hợp, thương lượng, đàm phán...). Đặc biệt là cần phải thường xuyên cập nhật và bổ sung các kiến thức liên quan đến các quy định trong cơng tác quản lý dự án của Nhà tài trợ cung như quy định của Chính phủ Việt Nam.
Ngồi việc đào tạo về chuyên mơn nghiệp vụ cần phải đào tạo thêm năng lực ngoại ngữ cho cán bộ quản lý dự án, do tính chất của dự án Nhiệt điện là thường phải làm việc với các tổ chức và các đối tác nước ngồi nên việc nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ là điều kiện bắt buộc.
Để cơng tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong Ban cĩ hiệu quả cần phải cĩ một chiến lược phát triển dài hạn, trong đĩ cần thiết phải đào tạo bằng cả phương pháp đào tạo trong cơng việc (chỉ dẫn cơng việc, kèm cặp và chỉ bảo, luân chuyển và thuyên chuyển) và đào tạo ngồi cơng việc. Đồng thời để bổ sung kinh nghiệm cho cán bộ nhân viên của Ban trong việc quản lý gĩi thầu EPC thì Ban nên cĩ những đợt cho cán bộ nhân viên đi học tập ở các dự án tương tự trong các giai đoạn khác nhau của dự án, việc này rất hữu ích trong việc giải quyết các vướng mắc về vấn đề kỹ thuật cũng như các vướng mắc trong cơng tác quản lý dự án. Cụ thể là:
Đánh giá nhu cầu đào tạo
Việc dánh giá nhu cầu đào tạo khơng nên thực hiện một cách cảm tính mà phải phân tích các yếu tố cần thiết như: Phân tích về tình hình của Ban (mục tiêu phát triển, nhu cầu cần phải đào tạo như khi nào thì cần phải đào tạo, cần đào tạo ở bộ
phận nào, đào tạo kỹ năng gì…), phân tích cơng việc và phân tích cá nhân. Kết quả là cần phải đưa ra được một danh sách nhu cầu cần đào tạo một cách cụ thể và chi tiết. Đối với cơng tác quản lý dự án cần tập trung vào các nhu cầu sau:
+ Nâng cao trình độ cơng tác quản lý dự án: Đào tạo về đấu thầu; kỹ năng xử lý thơng tin, báo cáo; đào tạo về kỹ năng mềm; quy trình quản lý dự án đầu tư từ phía các nhà tài trợ cũng như pháp luật hiện hành của Nhà nước.
+ Nâng cao trình độ chuyên mơn: Đối với bộ phận kỹ thuật tiến hành đào tạo sâu về mặt kỹ thuật (nâng cao nghiệp vụ về nhà máy Nhiệt điện, về các quy trình quy phạm hiện hành trong ngành điện…); đối với cá nhân làm cơng tác tài chính, kế hoạch được đào tạo bằng các chương trình phù hợp với chuyên mơn của mình.
Xác định mục tiêu của chương trình đào tạo
Trong quá trình đào tạo, bất kỳ một chương trình nào cũng cần phải xác định được mục tiêu đào tạo. Một mục tiêu đào tạo tốt cần phải cụ thể, lượng hĩa được, hiện thực và quan sát được, tránh các mục tiêu lâu dài, khơng lượng hĩa được như “Nâng cao kỹ năng…” hoặc “Hồn thiện…”
Thiết kế chương trình đào tạo
Việc thiết kế nội dung giảng dạy hay phương pháp học cần phải được tiến hành bởi đơn vị cĩ nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhiệt điện hoặc trong những lĩnh vực mà Ban thuê đào tạo. Phải cĩ sự giám sát và phối hợp cần thiết giữa Ban quản lý dự án và trung tâm đào tạo. Chương trình học nên chú trọng phần thực hành các tình huống cụ thể để cĩ thể tạo sự hấp dẫn trong các bài học, kích thích suy nghĩ , sáng tạo và tính độc lập của học viên.
Thực hiện chương trình đào tạo
Hình thức đào tạo tập trung thường kéo dài trong nhiều năm nên ít được vận dụng trong dự quá trình triển khai dự án. Nên thực hiện các khố đào tạo ngắn hạn, gắn với nhu cầu cụ thể trong từng giai đoạn của dự án. Điều này khơng những giúp cho việc triển khai dự án khơng bị gián đoạn do thiếu hụt nhân lực mà cịn giúp cho việc tiếp thu bài học được hiệu quả hơn.
- Khuyến khích đào tạo tại chỗ thơng qua các khĩa đào tạo ngắn hạn, nhằm hướng tới giải quyết những vấn đề chuyên sâu và cấp bách của dự án.
- Tăng cường cơng tác đào tạo thơng qua cơng việc, điều này đặc biệt hữu ích đối với việc nâng cao năng lực cho các ban quản lý dự án Nhiệt điện do trong quá trình quản lý dự án cĩ sự tham gia của nhiều chuyên gia được thuê từ bên ngồi. Bên cạnh việc vận dụng các hình thức đào tạo nêu ra ở trên cho đào tạo tại chỗ nhân sự dự án, cần lưu ý đến mục đích và Phương pháp huấn luyện cụ thể
- Mục đích của đào tạo tại chỗ là: Tạo điều kiện để nhân viên học hỏi và thực hành các kỹ năng mới; Quan sát và giám sát sự tiến triển của cơng việc và điều chỉnh các vấn đề nảy sinh từ kế hoạch; Giúp đỡ nhân viên dự đốn các khĩ khăn cĩ thể nảy sinh và cĩ được cách giải quyết hợp lý; Chuẩn bị cho nhân viên cĩ vị trí làm việc tốt hơn và vạch ra cho họ thấy hướng phát triển rõ ràng trong cơng việc; Làm giảm bất đồng giữa các thành viên của nhĩm; Khơi phục và tăng cường sự nhiệt tình và tâm huyết trong nhĩm; Định hướng sự sáng tạo đến nhân viên để duy trì tiến độ và sự thành cơng của dự án.
Đánh giá hiệu quả đào tạo
Kết thúc chương trình đào tạo cần phải cĩ đánh giá dựa trên các mức độ sau: đánh giá phản ứng của học viên trong khĩa học, xem nhận xét của học viên về nội dung, phương pháp và cơng tác tổ chức lớp học, với giả định nếu học viên thích thú với lớp học thì thường học được nhiều hơn; đánh giá mức độ học tập của học viên, được tổ chức ngay trước và ngay sau khĩa học, rồi lấy kết quả so sánh với nhau; đánh giá sự thay đổi hành vi của học viên trong cơng việc làm hàng ngày, thường thực hiện sau khĩa học vài ba tháng, và đánh giá ảnh hưởng của khĩa đào tạo tới kết quả kinh doanh của cơng ty, tổ chức.
Đối với các gĩi thầu cần thuê tư vấn , chuyên gia bên ngồi thì cần tạo ra một mơi trường bình đẳng, cĩ những quy định cụ thể nhằm ràng buộc trách nhiệm về kết quả thực hiện dự án đối với các tổ chức tư vấn, chuyên gia. Xây dựng các tiêu chuẩn, tiêu chí sao cho phù hợp với cơ chế thị trường để khuyến khích hơn nữa trách nhiệm trong hoạt động quản lý dự án đầu tư. Việc thuê tư vấn ngồi việc để
giải quyết các vấn đề chuyên mơn thì nên đề nghị tư vấn/chuyên gia sẽ đào tạo trực tiếp cán bộ của Ban trong những cơng việc cụ thể để nhằm nâng cao năng lực cho cán bộ của Ban.