CHƯƠNG 4 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ BÀN LUẬN
4.4 XÁC ĐỊNH TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÁC BIẾN ĐẾN TÍNH HỮU HIỆU
HIỆU CỦA HỆ THỐNG KSNB TẠI CÁC DN PHẦN MỀM TRÊN ĐỊA BÀN TP.HCM
Dựa vào hệ số hồi quy chuẩn hóa (Beta) phản ánh thứ tự mức độ tác động của các biến độc lập đến biến phụ thuộc do các biến đã cùng đơn vị đo lường, ta xác định tầm quan trọng của các biến dựa vào hệ số Beta. Kết quả nghiên cứu cho thấy 2 biến độc lập gồm: hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các DN phần mềm trên địa bàn TP.HCM. Do đó, ảnh hưởng của từng biến độc lập đến biến phụ thuộc tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các DN phần mềm trên địa bàn TP.HCM theo thứ tự tầm quan trọng giảm dần là: biến hoạt động kiểm soát ảnh hưởng 58.13%, biến thông tin và truyền thông ảnh hưởng 41.87%.
Bảng 4.14 Tầm quan trọng của các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của doanh nghiệp phần mềm trên địa bàn TP.HCM
Nhân tố Mức độ tác động Tỷ trọng (%) Thứ tự ảnh hưởng
1. Hoạt động kiểm soát 0.311 58.13 1
2. Thông tin và truyền thông 0.224 41.87 2
Tổng 100
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Chương 4, tác giả trình bày kết quả kiểm định các thang đo thành phần các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong các DN phần mềm trên địa bàn TP.HCM. Kết quả cho thấy các thang đo đều đạt được độ tin cậy qua kiểm định Cronbach’s alpha và EFA. Kết quả nghiên cứu cho thấy 2 nhân tố là hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng đều có ảnh hưởng tỷ lệ thuận đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các DN phần mềm trên địa bàn TP.HCM . Chương cuối cùng sẽ tóm tắt tồn bộ nghiên cứu, đưa ra những hạn chế của nghiên cứu này và đề nghị những hướng nghiên cứu tiếp theo.
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN
Qua kết quả nghiên cứu, luận văn cơ bản giải quyết được ba mục tiêu nghiên cứu của đề tài, cụ thể:
Với mục tiêu đầu tiên, các phân tích được tiến hành bao gồm thống kê mô tả, kiểm định độ tin cậy và sự hội tụ của thang đo, phân tích tương quan và hồi quy, kết quả nghiên cứu đã giúp xác định được các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của các doanh nghiệp phần mềm tại TP.HCM, bao gồm các nhân tố như: hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng. Việc xác định các nhân tố HT KSNB tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của các doanh nghiệp phần mềm tại TP.HCM sẽ giúp cho nhà quản lý có cách nhìn đúng đắn về thực tế hệ thống KSNB hiện nay, từ đó nhà quản lý sẽ có thể áp dụng các biện pháp khác nhau, tác động lên các đối tượng khác nhau một cách thích hợp nhằm tăng cường, nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB để đạt được mục tiêu đề ra tại các doanh nghiệp phần mềm trên địa bàn TP.HCM.
Với mục tiêu thứ hai, là nhằm đo lường mức độ tác động của các nhân tố HT KSNB đến mục tiêu trong các doanh nghiệp phần mềm tại TP.HCM, kết quả nghiên cứu định lượng cho thấy cả 5 nhân tố đều có ảnh hưởng thuận chiều đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp phần mềm.
Tác giả tiến hành đánh giá mức độ tác động của các 2 nhân tố đạt được mức ý nghĩa trong kiểm định phần dư không đổi, được sắp xếp theo thứ tự giảm dần và trình bày theo bảng dưới đây:
Bảng 5.1 Mức độ tác động của các nhân tố đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp phần mềm trên địa bàn TP.HCM
STT Nhân tố Mức độ tác động
1 Hoạt động kiểm soát = 0.311
2 Thông tin và truyền thông = 0.224
Nghiên cứu cũng tìm ra những thực trạng còn yếu kém trong các yếu tố của mơ hình nghiên cứu, với việc phân tích điểm đánh giá trung bình của từng nhân tố trong mơ hình từ các câu trả lời của đối tượng khảo sát. Những hạn chế có thể kể đến như Ban giám đốc chưa thể hiện được sự độc lập trong việc quản lí và giám sát các hoạt động KSNB, việc xác định mục tiêu, xác định rủi ro thiếu sự chính xác, phù hợp với tình hình cũng như phương hướng phát triển và hoạt động của công ty, công tác lựa chọn nhân sự có trình độ chun mơn phù hợp cho hoạt động kiểm sốt cịn chưa được thực hiện một cách hiệu quả, việc báo cáo, phản hồi thông tin trong các doanh nghiệp chưa mang tính thường xuyên, liên tục. Đây chính là cơ sở để tác giả đề xuất các giải pháp và khuyến nghị phù hợp nhằm cải thiện tính hữu hiệu của cơng tác kiểm sốt nội bộ cho doanh nghiệp phần mềm, thơng qua đó sẽ giúp hoàn thiện mục tiêu thứ ba của nghiên cứu.
5.2 KHUYẾN NGHỊ 5.2.1 Hoạt động kiểm soát 5.2.1 Hoạt động kiểm soát
Kết quả nghiên cứu cho thấy Hoạt động kiểm sốt tốt sẽ góp phần làm hệ thống KSNB tại các DN phần mềm trên địa bàn TP.HCM hữu hiệu hơn. Dựa trên kết quả đó tác giả xin đưa ra một số khuyến nghị liên quan đến việc làm sao để hoạt động kiểm soát của DN tốt hơn:
- Phân định quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ rõ ràng, đầy đủ
Doanh nghiệp phần mềm cần chú ý phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ đầy đủ, tách biệt giữa các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản, để các nhân viên có thể kiểm sốt lẫn nhau. Nếu có sai phạm sẽ có thể được phát hiện nhanh chóng, ngăn ngừa tốt các gian lận và sai sót. Doanh nghiệp cần thiết lập ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyền phê duyệt tồn bộ hay một phần vấn đề trong nội bộ.
Các Doanh nghiệp phần mềm thường giao trách nhiệm kiểm soát cho các nhà quản lý, thông qua việc bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ thường chỉ báo cáo cho cấp quản lý cao hơn chứ không báo cáo trực tiếp đến hội đồng quản trị. Với việc khơng có đủ mức độ độc lập cần thiết, bộ phận KSNB sẽ không thể đưa ra được các
nhận định khách quan nhất về hoạt động của toàn thể tổ chức. Chính vì vậy, các DN cần ban hành đầy đủ các chính sách, văn bản hướng dẫn về các hoạt động nhằm đảm bảo mọi cán bộ nhân viên đều thực hiện theo đúng các văn bản đã ban hành nhằm hạn chế rủi ro phát sinh, đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Bên cạnh đó các nhà quản lý cấp cao, cấp trung gian cần phải thường xuyên soát xét đối với mọi hoạt động trong doanh nghiệp, đưa ra những giải pháp đúng đắn và kịp thời để xử lý khi xảy ra vấn đề.
- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ và sổ sách, đánh giá và phân tích tình hình hoạt động
Các doanh nghiệp phần mềm cần phải lưu giữ các chứng từ dưới dạng văn bản; tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra. Đánh số liên tục trên chứng từ, quy định cụ thể về thời gian lập chứng từ, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận có trách nhiệm liên quan, lưu trữ dữ liệu để đề phòng rủi ro.
Doanh nghiệp cần đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động phù hợp với mục tiêu đề ra.
Doanh nghiệp cần tổng hợp và thông báo kết quả kinh doanh đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
- Kiểm soát truy cập hệ thống
Các doanh nghiệp phần mềm cần giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người sử dụng. Mỗi người chỉ được truy cập vào phần dữ liệu, hệ thống liên quan đến chức năng và nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng. Cụ thể như sau: Sử dụng mật khẩu và thay đổi mật khẩu trong một thời gian nhất định; Phân quyền truy cập: Xem, thêm, sửa, xoá theo từng chức năng riêng biệt của mỗi cá nhân.
Thực hiện nghiêm chỉnh chính sách bảo mật thơng tin. Đối với ngành doanh nghiệp phần mềm thì việc bảo mật thơng tin được coi là yếu tố sống còn của tổ chức
nên công tác kiểm sốt thơng tin về sản phẩm cần được đầu tư và quan tâm một cách nghiêm túc hơn.
- Tăng cường kiểm soát vật chất
Đối với kiểm soát vật chất trong DN phần mềm trên địa bàn TP.HCM: nhằm bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, DN phần mềm cần (1) Đẩy mạnh vấn đề thuê nhân viên bảo vệ và sử dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu. Việc này dường như mới chỉ được coi trọng ở một số tổ chức đặc thù như ngân hàng, kho bạc,…, tuy nhiên trong các DN về phần mềm vấn đề này cũng cần được quan tâm đúng mức, nhân viên bảo vệ hay các phương tiện cần được đầu tư, chuẩn bị kĩ những kĩ năng, kiến thức theo đặc thù ngành nghề; (2) Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong sổ kế tốn. Việc làm này đơi khi sẽ bị sự chủ quan của con người, ln tin tưởng mình và nhân viên đã làm đúng mà bỏ qua bước kiểm sốt này.
5.2.2 Thơng tin và truyền thơng
Kết quả nghiên cứu cho thấy Thông tin và truyền thơng tốt sẽ góp phần làm hệ thống KSNB hữu hiệu hơn tại các DN phần mềm trên địa bàn TP.HCM. Như vậy các khuyến nghị sẽ được đưa ra chủ yếu xoay quanh câu trả lời cho câu hỏi: Làm sao cho Thông tin và truyền thông tốt hơn:
- Về thông tin và truyền thông: Doanh nghiệp cần đa dạng các hình thức truyền thơng thơng tin đến nhân viên và bằng nhiều hình thức khác nhau. Bên cạnh trao đổi thông tin bằng văn bản là chủ yếu như hiện nay, doanh nghiệp cần tăng cường xây dựng hệ thống báo cáo kịp thời, khoa học và đầy đủ các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về hoạt động liên quan đến ngành, trao đổi thông tin qua mạng nội bộ, tiếp nhận ý kiến khách hàng về sản phầm, ý kiến của nhân viên về sai sót của cán bộ nhân viên thơng qua hộp thư góp ý, đường dây nóng tới bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận pháp lý của doanh nghiệp. Các quy định, thông tin nội bộ cần được thông tin, truyền thông đến nhân viên được thể hiện dưới dạng lưu đồ phân quyền kiểm sốt một cách chi tiết và rõ ràng. Thơng tin truyền thông cảnh báo rủi ro đến lãnh đạo và nhân viên cần được duy trì thường xuyên.
- Đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời, chính xác từ cấp trên đến cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên để doanh nghiệp có các biện pháp chấn chỉnh phù hợp. Nhân viên cần được khuyến khích báo cáo hay đóng góp ý kiến cho các nhà quản lý. Muốn như vậy, cần có một bộ phận cụ thể đảm nhiệm vai trị truyền thơng, xây dựng được các kênh truyền thông hữu hiệu, đảm bảo thông tin được truyền đi giữa các chiều (từ trên xuống, từ dưới lên, truyền ngang giữa các bộ phận, phịng ban) một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
- Tổ chức hữu hiệu các kênh thông tin để đảm bảo nhân viên có thể hiểu và nắm bắt các chỉ thị, quy định và nội quy của doanh nghiệp. Thông tin quan trọng phải thường xuyên được cập nhật để ban lãnh đạo và những người liên quan có những hành động ứng phó kịp thời. Việc truyền thơng khơng chỉ đơn thuần là đưa và nhận các thơng tin mà cịn là q trình truyền tải thơng tin một cách hiệu quả, đảm bảo các đối tượng liên quan đều tiếp cận và nắm bắt được nội dung thông tin được truyền thông. Như vậy chất lượng thông tin sẽ phụ thuộc vào kênh truyền tải và nội dung, muốn người sử dụng thông tin nắm bắt tốt các nội dung thì việc diễn giải, trình bày các nội dung cũng cần được chú ý, nội dung thông tin nên đầy đủ, xúc tích, rõ ràng, ngơn ngữ chuẩn, hành văn mạch lạc, tránh dài dòng, chứa những ý thừa, khó hiểu.
- Bảo mật và an tồn thơng tin: doanh nghiệp cần phải bảo mật thơng tin nội bộ liên quan đến định hướng kinh doanh, sáng kiến mới, tài liệu nội bộ...để tránh tình trạng nhân viên lạm quyền tiếp cận tài liệu phục vụ cho cá nhân hay tổ chức khác. Ban hành bằng văn bản thể hiện rõ yêu cầu và cơ sở xử phạt. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần có chương trình kế hoạch phịng ngừa đối với sự cố mất thông tin, số liệu khi có thiên tai hoả hoạn; bị đơn vị khác vi phạm về quyền sở hữu trí tuệ...lắp đặt hệ thống bảo vệ dữ liệu để phòng ngừa việc truy cập của những người khơng có thẩm quyền.
- Không chỉ tăng cường thông tin trong nội bộ công ty mà cần đẩy mạnh thông tin ra bên ngoài qua website, cập nhật các thông tin mới nhằm thu hút nguồn vốn nhà đầu tư. Thu thập thông tin ý kiến phản hồi của khách hàng về chất lượng phục
vụ cũng như cách ứng xử của nhân viên trong công ty qua đó phát huy mặt mạnh và hồn thiện các mặt còn yếu kém, xây dựng hình ảnh đẹp của cơng ty trong mắt khách hàng, nhà đầu tư và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Và ngược lại, cũng cần chú trọng đến việc cập nhật các thơng tin bên ngồi về mơi trường kinh doanh, về pháp luật, những quy định,… - đó sẽ là những thơng tin giúp DN ln theo kịp những biến động của môi trường, tuân thủ đúng pháp luật, nhận định được tình hình thị trường, các lợi thế cũng như các nguy cơ từ đó xây dựng chiến lược phát triển thích hợp.
5.2.3 Về mơi trường kiểm sốt
- Thiết kế cơ cấu tổ chức hiệu quả
Các doanh nghiệp phần mềm trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh cần thiết kế cơ cấu tổ chức nhằm tạo môi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân làm việc với tinh thần trách nhiệm và hiệu quả cao. Hiện tại, ở các doanh nghiệp phần mềm nhỏ và vừa, cơ cấu tổ chức chủ yếu là tập quyền. Cơ cấu này giúp kiểm sốt tốt các hoạt động. Tuy nhiên, vì quyền lực tập trung nên có thể khơng sử dụng hết quyền lực. Theo đề xuất, với quy mô vừa và nhỏ, doanh nghiệp phần mềm nên thiết kế cơ cấu tổ chức theo dạng chức năng với hai (2) hoặc ba (3) cấp quản lý dựa trên sự phân tích đầy đủ toàn bộ các mục tiêu bộ phận của doanh nghiệp, nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng, trình độ, năng lực của nhân viên. Cơ cấu quản lý với ít cấp sẽ giúp cho việc truyền đạt thông tin và giá sát các hoạt động được tốt hơn. Định kỳ thực hiện xem xét, đánh giá lại các quy trình nghiệp vụ và mục tiêu kiểm soát để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
- Lập bảng mô tả công việc rõ ràng, thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
Bảng mô tả công việc cần quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức giúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm sốt) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Điều này giúp các doanh nghiệp phần mềm tránh được các lỗi vơ ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.