Từ những phân tích thực trạng của đơn vị tại chƣơng 2 và nền tảng lý thuyết ở chƣơng 1 về quản trị rủi ro, tác giả đề xuất Quy trình QTRR trong quản lý thu chi tài chính tại BHXH Việt Nam nhƣ sau:
Hình 3.1. Quy trình QTRR trong quản lý thu chi tài chính tại BHXH Việt Nam
3.2.1. Nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động quản lý thu – chi tài chính tại BHXH Việt Nam
Hiện nay đơn vị chƣa có một hoạt động chính xác nào đƣợc xem là hoạt động nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động quản lý thu chi tài chính. Do vậy, tác giả đã tiến hành nhận diện và phân tích rủi ro theo các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Phân tích tài liệu
Bƣớc 1: Nhận dạng và phân tích rủi ro: RR có
thể xuất hiện ở hoạt động thu hay chi? Bƣớc nào có thể phát sinh rủi ro, RR xảy ra bởi yếu tố nào?
Mức độ nghiêm trọng là nhƣ thế nào?
Bƣớc 2: Kiểm soát rủi ro: Phƣơng thức nào phù
hợp? xử lí, kiểm sốt theo nhóm và loại hình nào với từng hoạt động thu – chi?
Bƣớc 3: Giám sát sau kiểm sốt: Có cần điều
chỉnh gì khơng? Rủi ro đã đƣợc kiểm sốt hồn tồn chƣa? Có rút ra đƣợc kinh nghiệm gì cho các
Bƣớc 2: Phỏng vấn lãnh đạo và phỏng vấn nhóm
Bƣớc 3: Khảo sát và điều tra trực tiếp.
Các phƣơng pháp để nhận dạng và phân tích rủi ro tác giả sử dụng: phƣơng pháp báo cáo tài chính và thơng qua số liệu thống kê, tác giả đặt các loại câu hỏi để xác định rủi ro nhƣ:
Đơn vị đã gặp những rủi ro nào? Loại rủi ro đó thuộc nhóm nào?
Số lần xuất hiện, lặp lại của rủi ro đó?
Tổn thất có đo đếm đƣợc khơng? Nếu có, là bao nhiêu?
Những biện pháp phòng ngừa nào đơn vị đang áp dụng?
Sau khi xác định đƣợc rủi ro, tác giả sử dụng công thức đo lƣờng rủi ro (Risk exposure):
Giá trị rủi ro = (Khả năng xảy ra) x (mức ảnh hƣởng)
Từ những phƣơng pháp trên, tác giả đã xác định và đánh giá đƣợc một số rủi ro có thể xuất hiện và có khả năng ảnh hƣởng đến đơn vị trong quản lý thu chi tài chính tại BHXH Việt Nam, cụ thể:
Nhóm rủi ro chính sách:
Nhƣ đã nêu ra khá rõ ở chƣơng 2, nhƣợc điểm khá lớn trong công tác QTRR của BHXH Việt Nam phải kể đến vấn đề về chính sách, pháp luật. Pháp luật về BHXH còn một số nội dung quy định chƣa cụ thể; một số nội dung chƣa hợp lý; quy định về thủ tục hồ sơ một số chế độ chƣa sửa đổi, bổ sung kịp thời nhƣ thủ tục hồ sơ hƣởng tai nạn lao động. Vì vậy, việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết chế độ BHXH cịn có một số tồn tại, vƣớng mắc. Bản thân chính sách, pháp luật đơn vị khó có thể can thiệp nên đối với loại rủi ro này chắc chắn sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động của đơn vị, đồng thời khi đánh giá khả năng xảy ra là hồn tồn có thể.
Sự thay đổi về chính sách – mặc dù đã có lộ trình thay đổi, điều chỉnh nhƣng chắc chắn vẫn gây ảnh hƣởng/ rối loại phần nào hoạt động quản lý thu – chi: ví dụ việc tăng tuổi về hƣu cho lao động trong thời gian tới đây chắc chắn sẽ ảnh hƣởng khơng chỉ đến hoạt động thu chi mà cịn ảnh hƣởng đến Quỹ BHXH.
Với bất kì tổ chức nào, nhân sự luôn là vấn đề nhạy cảm. Để bộ máy hoạt động trơn tru, đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải hiểu rõ tổ chức, hiểu rõ công việc và chung 1 mục đích. Tổ chức càng lớn, các vấn đề phát sinh nhân sự càng nhiều. BHXH Việt Nam cũng không ngoại lệ khi mà bộ máy dàn trải từ Trung Ƣớng đến địa phƣơng bao gồm BHXH Việt Nam, BHXH tuyến tỉnh, BHXH tuyến huyện. Những rủi ro về nhân sự trong quản lý thu chi phải kể đến đội ngũ nhân viên, những ngƣời trực tiếp làm công tác thu – chi tài chính. Tác giả đã khái quát đƣợc 1 số rủi ro về nhân sự có thể có và gây ảnh hƣởng đến đơn vị:
Đội ngũ đơng, khó quản lý, trình độ giữa cán bộ Trung ƣơng – Địa phƣơng có sự chênh lệch và có sự chênh lệch trình độ ngay giữa chính những cán bộ tại 1 đơn vị với nhau. Sự cập nhật xu hƣớng, quy trình, CNTT trong vận hành giữa những nhân sự có trình độ khơng đồng đều có thể gây ra sai xót, mất mát, nhầm lẫn số liệu, tài chính….Đây đƣợc xem là rủi ro thƣờng xuyên xảy ra nhất, đặc biệt trong khâu tác nghiệp.
Một số cán bộ có tƣ tƣởng ì ạch do tƣ tƣởng chính sách BHXH là chính sách của Nhà nƣớc, do đó tinh thần trách nhiệm trong cơng tác thu - chi chƣa cao. Gây nhầm lẫn, thất thoát cho tổ chức, Nhà nƣớc.
Gian lận trong thu – chi: Hiện nay, việc thu – chi BHXH còn sử dụng các biện pháp thủ công, tiền mặt khá lớn, do đó rủi ro về gian lận trong thu – chi của nhân sự trực tiếp làm việc là hồn tồn có thể xảy ra.
Nhóm rủi ro về công nghệ:
Hiện nay, BHXH Việt Nam đã và đang cố gắng hoàn thiện việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của mình. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT có tính 2 mặt, lợi ích ln có kèm rủi ro. Tác giả xác định một số rủi ro khi ứng dụng CNTT theo hình thức nhƣ hiện tại của BHXH VN, phải kể đến:
Bảo mật, an tồn thơng tin khi ứng dụng CNTT. Rủi ro về bảo mật thông tin trong bối cảnh công nghệ 4.0 hiện nay là bài tốn chung, khơng ngoại trừ một tổ chức, cá nhân nào. Do đó, BHXH Việt Nam – một tổ chức lớn và làm việc với khối lƣợng rất lớn ngƣời lao động và tiền, khơng thể là ngoại lệ. Có thể xem rủi ro này là những rủi ro nguy hiểm và có sự ảnh hƣởng rất lớn nếu xảy ra.
Tiếp cận CNTT của xã hội: xu hƣớng ứng dụng CNTT trong tƣơng lai là xu hƣớng tất nhiên. Tuy nhiên, BHXH khá nhạy cảm khi phải tiếp cận tới từng ngóc ngách từ đơ thị đến nông thôn và những vùng sâu vùng xa. Nếu ứng dụng rập khuôn và thiếu nghiên cứu sẽ xảy ra rủi ro, bất cập – đặc biệt với các vùng xa, vùng khó khăn trong việc tiếp cận hạ tầng và CNTT.
Nhân sự và CNTT: áp dụng CNTT vào công việc sẽ giảm nhẹ đƣợc áp lực công việc và nâng cao năng suất. Song nếu trình độ nhân sự khơng theo kịp sẽ dẫn đến nhiều hậu quả khơn lƣờng. Đặc biệt BHXH Việt Nam có tỷ lệ lao động lớn tuổi khá đông đảo (việc học hỏi và cập nhật kiến thức sẽ có rào cản lớn).
Nhóm rủi ro tác nghiệp:
Hiện tại, quản lý thu chi tài chính địi hỏi nhiều hoạt động tác nghiệp, nhiều quy trình và thủ tục (cả thủ công lẫn áp dụng CNTT). Các hoạt động tác nghiệp trong quản lý thu – chi trải dài gần nhƣ toàn bộ nhân sự của BHXH Việt Nam – vì đây là hoạt động chính của BHXH Việt Nam. Do đó, một bộ máy quá lớn và cồng kềnh, kèm theo nhiều quy chính chắc chắn sẽ xảy ra những sai sót, cả nhân sự lẫn CNTT và quy trình cũng bộc lộ thiếu xót. Từ những lỗ hổng trên, rủi ro trong tác nghiệp sẽ nảy sinh.
Lấy ví dụ đơn giản: Nhân viên thu/trả nhầm tiền – đây là rủi ro điển hình và thƣờng xuyên xảy ra trong tác nghiệp.
Nhóm rủi ro nợ đóng BHXH:
Hiện nay, số nợ đóng BHXH cịn tƣơng đối cao. Điều này sẽ ảnh hƣởng, đe dọa tới Quỹ BHXH. Do đó, nợ đóng BHXH đƣợc coi là rủi ro đối với BHXH. Để xét bản chất của rủi ro, tác giả truy lại nguyên nhân và tìm ra đƣợc một số nguyên nhân lớn nhƣ sau:
Tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp, tổ chức khó khăn nên đơn vị sử dụng lao động khơng đủ kinh phí trả lƣơng và đóng bảo hiểm xã hội cho ngƣời lao động.
Nhận thức của một bộ phận ngƣời sử dụng lao động về trách nhiệm tham gia BHXH đối với ngƣời lao động chƣa đầy đủ dẫn đến tình trạng chậm đóng hoặc cố tình trốn đóng. Gây thất thốt và nợ cao cho BHXH Việt Nam.
3.2.2. Kiểm soát rủi ro trong hoạt động quản lý thu – chi tài chính tại BHXH Việt Nam
Tác giả đề xuất việc ứng dụng kiểm soát rủi ro trong ISO 31000. Hoạt động kiểm soát rủi ro bao gồm việc xây dựng các chiến lƣợc đối phó với rủi ro sau đó sẽ tiến hành kiểm soát và đo lƣờng, đánh giá hiệu quả.
Một số chiến lƣợc và phƣơng pháp đối phó với rủi ro thƣờng gặp đƣợc đƣa ra trong khâu kiểm sốt rủi ro đƣợc thể hiện nhƣ hình dƣới đây.
Hình 3.2. Một số chiến lƣợc và minh họa các phƣơng pháp đối phó rủi ro thƣờng gặp theo ISO 3100:2009
Nguồn: ISO (2009)
Nhƣ vậy, sau khi phân tích rủi ro trong quản lý thu chi tài chính của BHXH Việt Nam và áp dụng các phƣơng pháp đối phó rủi ro thƣờng gặp theo ISO 3100:2009, tác giả đề xuất 4 phƣơng án để kiểm soát rủi ro trong quản lý thu chi, cụ thể nhƣ sau:
Tránh né rủi ro
Tránh né rủi ro có nghĩa là khơng tham gia vào các hoạt động rủi ro. Ƣu điểm của chiến lƣợc này là việc thực hiện khá đơn giản, triệt để và chi phí thấp, khơng phải chịu những tổn thất tiềm ẩn hoặc bất định mà rủi ro có thể gây ra nhƣng nó cũng có chút hạn chế là rủi ro và lợi ích song song tồn tại vì vậy nếu tránh né rủi ro cũng có thể mất đi lợi ích có đƣợc từ tài sản và hoạt động đó. Khơng chỉ thế rủi ro và bất định tồn tại trong mọi hoạt động của con ngƣời và tổ chức, vì vậy tránh rủi ro này thì khơng hẳn sẽ tránh đƣợc rủi ro khác.
Theo bảng 3.2. đã chỉ rõ, trong hoạt động quản lý thu chi tài chính ở BHXH Việt Nam, một số rủi ro buộc phải áp dụng giải pháp tránh né thông qua hành động thay đổi mục tiêu hoặc chọn hƣớng đi khác.
Lấy ví dụ nhƣ những rủi ro liên quan đến yếu tố công nghệ; BHXH Việt Nam có thể lựa chọn khơng áp dụng công nghệ vào một số hoạt động tác nghiệp nếu cảm thấy có nhiều rủi ro. Mặc dù khi áp dụng công nghệ sẽ cải thiện tốc độ, chất lƣợng và rất nhiều lợi ích khác, nhƣng đi kèm với hiện đại và tiến bộ sẽ là lỗ hổng công nghệ cho kẻ gian hoạt động. Do vậy, khi BHXH Việt Nam cân nhắc áp dụng biện pháp kiểm soát tránh né rủi ro phải đặt lên bàn cân giữa việc bỏ qua lợi ích và chi phí khắc phục rủi ro nếu có.
Chuyển giao rủi ro
Chuyển giao rủi ro là biện pháp có thể đƣợc áp dụng khi xác xuất xảy ra rủi ro là thấp, tuy nhiên tác động của nó đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là lớn. Chuyển giao hay chia sẻ rủi ro có thể đƣợc minh họa bằng việc sử dụng công cụ quản lý rủi ro nguyên thủy: đó là mua bảo hiểm. Có 2 cách để chuyển giao rủi ro, đó là:
Chuyển tài sản và hoạt động mang theo rủi ro đến một cá nhân hay tổ chức khác, nhờ vậy sẽ loại bỏ đƣợc nguyên nhân gây ra rủi ro cho tổ chức. Hiện nay BHXH Việt Nam đã và đang áp dụng với hình thức chi trả tiền BHXH thơng qua bên thứ 3 (bƣu điện, ngân hàng…); việc chuyển đổi trách nhiệm chi trả thông qua hợp đồng với bên thứ 3 sẽ đẩy rủi ro khỏi đơn vị mình. Hình thức này tác giả khuyến khích đơn vị sử dụng, vừa giảm rủi ro vừa giúp chun mơn hóa các cơng đoạn, cắt giảm bớt nhân sự, công đoạn không cần thiết.
Chuyển nợ: Công ty bảo hiểm sau khi đền bù thiệt hại cho khách hàng sẽ truy cứu trách nhiệm vật chất đối với bên thứ 3 gây ra thiệt hại để có thể thu hồi một phần nhằm giảm khoản chi phí đã bồi thƣờng cho khách hàng.
Giảm nhẹ rủi ro
Giảm nhẹ rủi ro là chiến lƣợc kiểm soát rủi ro khi rủi ro có xác xuất xảy ra cao nhƣng tác động của nó đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là nhỏ. Các biện pháp của chiến lƣợc này sử dụng khi rủi ro đã xảy ra, hoạt động chính của nó là tấn cơng vào các rủi ro nhằm giảm nhẹ sự nghiêm trọng của những tổn thất cho
đơn vị. Chúng đƣợc sử dụng sau khi tổn thất đã xảy ra nên để thực hiện đƣợc cần phải tiến hành lập kế hoạch trƣớc khi tổn thất xảy ra, có nhƣ vậy thì cơng việc mới mang lại hiệu quả. Cụ thể, ta có thể sử dụng các công việc sau để giảm thiểu rủi ro:
Lập kế hoạch giải quyết các hiểm họa: Cần phải xác định những rủi ro có thể xảy ra và lập kế hoạch phòng ngừa những bất trắc và các kế hoạch nhằm đối phó với rủi ro. Ví dụ, với BHXH Việt Nam, các rủi ro có thể áp dụng biện pháp giảm nhẹ rủi ro nhƣ lập kế hoạch về nhân sự thay thế, lập kế hoạch đào tạo nhân sự kế cận…là một trong những giải pháp giảm nhẹ rủi ro do vấn đề nhân sự gây ra.
Dự phòng: Giúp làm giảm các tổn thất đáng tiếc, khi các rủi ro xảy ra ảnh hƣởng trực tiếp làm tài sản khơng sử dụng đƣợc. Khi đó thì tài sản dự phịng đƣợc đƣa vào hoạt động nhằm thay thế tài sản đã bị thiệt hại. Nhóm rủi ro về cơng nghệ có thể áp dụng biện pháp giảm nhẹ rủi do bằng cách dự phòng. Phân chia rủi ro: Đó chính là việc cắt rời, làm cho các rủi ro độc lập nhau để
nếu tổn thất xảy ra sẽ khơng có hiện tƣợng dây chuyền. Kỹ thuật này dựa trên cơ sở một sự kiện đơn lẻ sẽ ít khi gây tổn thất nặng nề hoặc làm ảnh hƣởng lớn đến hoạt động của DN. Với nhóm rủi ro tác nghiệp, BHXH Việt Nam nên phân định rõ các bƣớc trong quy trình thu – chi tài chính, mỗi bƣớc sẽ xác định và có giải pháp kiểm sốt rủi ro trong từng công đoạn. Làm đƣợc điều đó đồng nghĩa với việc cắt rời, tách sự đổ vỡ mang tính chất dây chuyền, đồng loạt.
Quản trị thông tin: Thông tin đối với bất kỳ DN hay tổ chức nào đều rất quan trọng. Nhờ thơng tin mà DN có thể giảm nhẹ hay giải quyết sự bất định phát sinh từ những kiến thức khơng hồn hảo. Để quản trị thông tin tốt, nhà quản trị phải biết cách thu thập, phân loại, sắp xếp, lƣu trữ thông tin một cách khoa học, đồng thời sử dụng những phƣơng pháp phân tích thơng tin phù hợp thì những thơng tin có đƣợc mới hữu ích cho cơng tác quản trị tại tổ chức.
Chấp nhận rủi ro
ảnh hƣởng kinh tế thấp và xác suất xảy ra thấp. Ngồi ra, rủi ro mà khơng thể đƣợc giảm nhẹ một cách hiệu quả bằng bất kỳ phƣơng pháp nào khác phải đƣợc giữ lại. Mấu chốt của vấn đề là ln ln có sự đánh đổi giữa các chiến lƣợc khác nhau. Thách thức chính của kiểm sốt rủi ro là tối ƣu hóa việc sử dụng và kết hợp của chiến lƣợc khác nhau. Lợi nhuận luôn tồn tại song song với rủi ro. Chấp nhận rủi ro để có các phần thƣởng xứng đáng, giảm hoặc chuyển giao rủi ro ở chi phí tối thiểu hoặc tránh nguy cơ chấp nhận những rủi ro khơng đem lại lợi ích. Đối với việc thay đổi chính sách, pháp luật là điều mà BHXH Việt Nam phải chấp nhận, nhƣng không đồng nghĩa với việc “ngồi yên” – khơng làm gì. Khi bất cứ chính sách nào thay đổi đều có lộ trình điều chỉnh, do đó, nắm đƣợc phƣơng hƣớng đƣờng lối thay đổi, BHXH Việt Nam sẽ phải vạch ra các chiến lƣợc, các bƣớc hành động tƣơng ứng để hạn chế mất mát nhất có thể.