CHƯƠNG 3 KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN
3.2. Dự đoán nguyên nhân
Trên cơ sở giả thiết nghiên cứu tác giả dự đoán một số yếu kém, hạn chế của các thành phần thuộc HTKSNB bao gồm: MTKS, ĐGRR, HĐKS, TT&TT, HĐGS dẫn đến những hạn chế trong vận hành HTKSNB tại EVNPECC3.
Mơi trường kiểm sốt
Sự giám sát độc lập của HĐQT
Hiện nay EVNPECC3 đang có sự kiêm nhiệm chức vụ giữa các thành viên trong HĐQT và chức năng quản lý, lãnh đạo của công ty. Mặc dù thành viên HĐQT là những người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của EVNPECC3. Việc kiêm nhiệm này giúp cho HĐQT có sự am hiểu tường tận và trực tiếp tham gia vào các hoạt động của cơng ty, có thể giải quyết kịp thời trong các trường hợp khẩn cấp. Tuy nhiên theo nguyên tắc số 2 của Coso 2013 về vai trị và quyền hạn của HĐQT thì việc kiêm nhiệm sẽ làm giảm đi hiệu quả giám sát việc thiết kế và vận hành HTKSNB để giảm thiểu sự lạm quyền của người quản lý, điều này sẽ ảnh hưởng đến tính khách quan trong cơng tác quản lý của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức và chính sách nguồn nhân lực
EVNPECC3 đã xây dựng sơ đồ bộ máy tổ chức có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng phòng ban, bộ phận rõ ràng, điều này có thể nâng cao hiệu quả cơng việc của từng cá nhân, phịng ban và cũng là cơ sở để đánh giá năng suất lao động KPI và công tác xét thi đua khen thưởng hàng năm. Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay công ty phải đối mặt với tình trạng chảy máu chất xám, nhiều nhân viên có kinh nghiệm, năng lực chuyên môn giỏi của công ty đã chuyển sang công ty của đối thủ cạnh tranh trong và ngồi nước để làm việc. Có thể chính sách lương, thưởng, chính sách đãi ngộ của EVNPECC3 vẫn chưa đủ thu hút và giữ chân nguồn nhân lực.
Công tác đào tạo nhân viên chưa đủ để đảm bảo được chất lượng, kiến thức, năng lực để phù hợp với nhiệm vụ, vị trí cơng việc được giao. Theo ngun tắc số 4 của Coso2013 về thực thi cam kết về trách nhiệm, đơn vị cần sử dụng đúng người đúng việc, nếu sử dụng những nhân viên khơng đủ năng lực làm việc có thể dẫn đến những sai phạm nghiệm trọng khi thực hiện công việc ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả hoạt động của công ty.
Đánh giá rủi ro
Xác định và phân tích các rủi ro liên quan
Theo nguyên tắc số 7 của Coso2013, nhà quản lý phải thường xuyên phân tích và xác định những rủi ro bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của đơn vị để từ đó đề xuất các biện pháp để đối phó với các rủi ro liên quan. Bên cạnh đó cần phải có quy trình, sự phân cơng phân nhiệm rõ ràng trong công tác nhận diện và đánh giá rủi ro. Tuy nhiên hiện nay, trong quá trình kinh doanh để đạt được mục tiêu hoạt động, các nhà quản lý của EVNPECC3 đã tổ chức thực hiện công tác ĐGRR chủ yếu chỉ dựa trên kinh nghiệm của cá nhân chưa có tiêu thức và quy trình phù hợp, chưa quan tâm đến việc phân công, phân nhiệm những cá nhân có đủ năng lực chun mơn, kỹ năng trong cơng tác ĐGRR cho tồn cơng ty, từng bộ phận phịng ban. Cơng ty chưa xây dựng được ngưỡng sai sót có thể chấp nhận được liên quan đến các hoạt động kinh doanh và cũng chưa xây dựng được quy trình ĐGRR.
Xác định và phân tích các thay đổi quan trọng
Theo nguyên tắc số 9 của Coso2013, các đơn vị cần phải thường xuyên xác định và đánh giá những rủi ro từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, những thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị. Sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc ứng dụng khoa học công nghệ, các phần mềm thiết kế, hệ thống quản trị vào quá trình hoạt động… Với yêu cầu và sự mong đợi cao hơn về chất lượng sản phẩm của khách hàng nếu như EVNPECC3 không chuẩn bị đầy đủ các công cụ kỹ thuật, công nghệ phù hợp để đáp ứng cho hoạt động tư vấn thiết kế và khơng có đầy đủ kiến thức, kỹ năng, các biện pháp kiểm sốt cơng nghệ phù hợp sẽ là cơ hội cho các sai phạm, tổn thất xảy ra.
Hoạt động kiểm soát
Lựa chọn, phát triển các hoạt động kiểm soát
Theo nguyên tắc số 10 của Coso2013 về lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt thì đơn vị cần phải có các hoạt động kiểm sốt nhằm đối phó kịp thời với
các rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh, đơn vị cũng cần phải xem xét đặc điểm riêng của từng dự án để có thể đưa ra các biện pháp kiểm sốt phù hợp nhằm hạn chế các sai sót có thể xảy ra. Hiện nay, với đặc thù kinh doanh của cơng ty có sự khơng đồng nhất giữa các hợp đồng, dự án tư vấn thiết kế, nhà quản lý rất khó khăn trong việc đưa ra những biện pháp kiểm soát phù hợp cho từng hợp đồng tư vấn thiết kế. Nếu các biện pháp kiểm soát mà EVNPECC3 thiết lập không phù hợp sẽ dẫn đến lỗ hổng cho sai phạm có thể xảy ra. Sự phân quyền và trách nhiệm đã có các văn bản rõ ràng: ai sẽ là người thực hiện và chịu trách nhiệm chính, ai sẽ là người phê duyệt, ai sẽ là người kiểm soát và đánh giá chất lượng… việc tách bạch các chức năng thực hiện và phê duyệt là rất cần thiết để có thể giảm thiểu rủi ro xảy xảy ra các sai rót. Tuy nhiên trên thực tế q trình làm việc, một vài khâu kiểm sốt ở các bộ phận có thể bị bỏ qua do quá áp lực về thời gian hoặc quá tin tưởng vào năng lực của người thực hiện công việc.
Theo nguyên tắc số 11 của Coso2013 về việc lựa chọn và phát triển các kiểm soát đối chung đối với cơng nghệ thì đơn vị cần phải thiết lập cơ sở hạ tầng công nghệ liên quan đến hoạt động kiểm sốt, bên cạnh đó đơn vị cũng cần thiết lập các HĐKS đối với việc bảo mật và bảo trì thơng tin. Cách mạng cơng nghệ 4.0 như hiện nay việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, các phần mềm công nghệ sử dụng trong thiết kế, kế tốn, quản lý doanh nghiệp… EVNPECC3 phải có đủ kiến thức về quy trình hoạt động, cách thức kiểm sốt phần mềm. Việc đào tạo để nhân viên có đủ kiến thức thực hiện các biện pháp kiểm sốt cơng nghệ là rất cần thiết. Nếu thiếu sự hiểu biết thì rất khó có thể kiểm sốt tốt và là cơ hội cho các sai phạm xảy ra. Định kỳ nếu các phần mềm công nghệ khơng được bảo trì, sao lưu dữ liệu, sao lưu các bản thiết thì khi xảy ra tình trạng lỗi hệ thống, sập máy chủ có thể hủy hoại hết tất cả các bản thiết kế. Để khắc phục và làm lại những bản thiết kế đó phải mất một khoảng thời gian rất dài mà công tác khôi phục cũng phức tạp… điều này ảnh hưởng đến tiến độ giao sản phẩm cho khách hàng hoặc thời gian q gấp nên khơng thể kiểm sốt hết các rủi ro, sai phạm có thể xảy ra.
Việc phân chia trách nhiệm kiểm sốt, phê duyệt khơng hợp lý hoặc các thủ tục kiểm soát, phê duyệt chưa đầy đủ, không kịp thời để giảm thiểu rủi ro. Các biện pháp kiểm sốt khơng thích hợp và hữu hiệu trong hoạt động kinh doanh hoặc khi đơn vị những thay đổi lớn như: thay đổi cơ cấu tổ chức; thành viên BGĐ; triển khai thiết bị, công nghệ mới; yêu cầu về chất lượng sản phẩm dịch vụ; chính sách, quy định pháp luật…. Lúc này các thủ tục kiểm sốt cũ khơng cịn phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh mới. Nếu tiếp tục áp dụng thì sẽ khơng giảm thiểu được rủi ro có khả năng xảy ra.
Thơng tin và truyền thơng
Theo ngun tắc 13,14,15 của Coso2013 thì đơn vị cần phải xử lý thu thập các nguồn thông tin từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thành các thơng tin thích hợp để đáp ứng được nhu cầu thông tin. Đơn vị cần phải tiếp nhận và phản hồi kịp thời cả thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp để phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Truyền thông bên trong đơn vị
Những thay đổi quan trọng, những vấn đề phát sinh từ HTKSNB không được truyền thơng đến cho các thành viên HĐQT có thể do tần suất trao đổi và mức độ cụ thể trong từng buổi trao đổi chưa đủ để HĐQT có thế nắm bắt đầy đủ thơng tin. Cũng có thể EVNPECC3 khơng có các kênh truyền thông chuyên biệt để HĐQT tiếp nhận và có những phản ứng kịp thời với những dấu hiệu của HTKSNB hoạt động không hữu hiệu như các nhân viên thuộc các phịng ban khơng tn theo các đúng quy trình cơng việc, khơng thực hiện xét duyệt trong giới hạn quyền của mình…
Truyền thơng bên ngồi đơn vị
Các thông tin phản hồi từ khách hàng như: yêu cầu chất lượng sản phẩm; sự chậm trễ trong quá trình thực hiện các hợp đồng; những thơng tin thay đổi về quy định… không được truyền thơng kịp thời đến các phịng ban, đối tượng liên quan có đầy đủ năng lực chuyên môn và thẩm quyền để xử lý.
HĐQT, BGĐ không được truyền thông kịp thời các phản hồi, thông tin từ bên ngồi đơn vị ảnh hưởng đến q trình hoạt động kinh doanh.
Các hoạt động giám sát
Theo nguyên tắc 16, 17 của Coso2013 thì đơn vị cần phải phối hợp giữa việc giám sát thường xuyên và định kỳ về sự vận hành của HTKSNB từ đó phát hiện ra những yếu kém để kịp thời điều chỉnh. Hoạt động giám sát giúp đơn vị đánh giá được chất lượng của HTKSNB để từ đó có những điều chỉnh sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của đơn vị.
Hiện nay EVNPECC3 đã thực hiện kiểm tra, giám sát và phát hiện những khiếm khuyết nhưng không truyền thông kịp thời đến những cá nhân có liên quan để có các biện pháp sửa sai phù hợp. Các cá nhân làm sai mà khơng biết mình sai và lại tiếp tục lặp lại sai phạm. Cũng có thể khi phát hiện ra sai phạm có thơng báo đến cá nhân liên quan và đề xuất các biện pháp để sửa chữa nhưng khơng có ai giám sát những hành động sửa chữa đó có thực sự hiệu quả và giải quyết được vấn đề không.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Thông qua thảo luận nhóm tập trung với các chuyên gia là BGĐ, BKS và trưởng các phòng ban. Trên cơ sở các điều kiện cần để xây dựng và vận hành một HTKSNB hữu hiệu, tác giả kiểm chứng vấn đề nghiên cứu thực sự đang tồn tại đúng như dự doán ban đầu của khi thực hiện đề tài nghiên cứu. Dựa trên khuôn mẫu lý thuyết COSO 2013 và các nghiên cứu trước tác giả xây dựng 5 giả thiết nghiên cứu và dự đoán nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của HTKSNB xuất phát từ những yếu kém, hạn chế từ năm thành phần bao gồm: MTKS, ĐGRR, TT&TT, HĐGS. Ngồi ra cịn một số hạn chế tiềm tàng của HTKSNB: sự thông đồng, những yếu kém từ con người trong việc xét đốn khơng chính xác, hiểu sai các chỉ thị, sao lãng, bất cẩn, áp lực vì phải làm việc quá nhiều...