CHƯƠNG 4 KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
4.1. Kiểm chứng nguyên nhân
4.1.1. Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu
Phương pháp nghiên cứu
Tác giả sử dụng phương pháp phân tích định tính.
Phương pháp thu thập dữ liệu
Tác giả nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát BGĐ, BKS, trưởng, phó phịng ban và nhân viên làm việc tại EVNPECC3 thông qua bảng câu hỏi COSO 2013 đánh giá dựa trên 17 nguyên tắc thuộc 5 thành phần của HTKSNB.
Thảo luận nhóm với các chuyên gia để điều chỉnh bảng câu hỏi khảo sát cho phù hợp với đơn vị trước khi thực hiện khảo sát.( Phụ lụcV).
Tác giả sử dụng phương pháp thống kê mơ tả để trình bày kết quả khảo sát kết hợp với quan sát, nghiên cứu các tài liệu liên quan đến HTKSNB như: chính sách nhân sự; chính sách tiền lương, thưởng; chính sách kiểm tra chất lượng; các quy trình, quy định của EVNPECC3… để làm rõ thực trạng và những hạn chế của từng thành phần thuộc HTKSNB.
Thống kê mô tả mẫu
Khái quát đặc điểm mẫu điều tra. Nghiên cứu thực hiện khảo sát thông qua việc gửi bảng câu hỏi khảo sát cho đối tượng là BGĐ, BKS, trưởng, phó phịng và nhân viên EVNPECC3. Tác giả phát 108 bảng câu hỏi khảo sát và thu được 100 phiếu hợp lệ. Kết quả thống kê mẫu như sau:
Từ 1 – 5 năm Từ 5 – 10 năm Trên 10 năm
Số người 20 43 37
Tỷ lệ 20% 43% 37%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Phân loại theo giới tính
Nam Nữ
Số người 47 53
Tỷ lệ 47% 53%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Tỷ lệ mẫu theo giới tính rất đồng đều.
Phân loại theo trình độ
Trên đại học Đại học Cao đẳng
Số người 10 83 7
Tỷ lệ 10% 83% 7%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Phân loại theo cấp bậc quản lý
Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung Nhân viên
Số người 10 17 73
Tỷ lệ 10% 17% 73%
4.1.2. Nguyên nhân vấn đề
Tác giả phân tích kết quả khảo sát bằng phương pháp thống kê mô tả và đưa ra kết luận về nguyên nhân của vấn đề.
Mơi trường kiểm sốt
Ngun tắc 1: Cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 4.1: Cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
Nội dung Có Khơng
- EVNPECC3 có truyền đạt và hướng dẫn cụ thể cho từng quy tắc đạo đức trong các trường hợp cụ thể để nhân viên có thể phân biệt được hành vi nào là vi phạm không?
54% 46% - Định kỳ, ban giám đốc có tổ chức thực hiện các công tác
kiểm tra đối với việc tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu đạo đức và cam kết về tính chính trực khơng?
91% 9% - EVNPECC3 có ban hành các quy định xử phạt trong các
trường hợp không tuân thủ các quy tắc về đạo đức và tính chính trực đã ban hành không?
95% 5%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Theo kết quả khảo sát, các nhà quản lý đã nhận thức đúng sự ảnh hưởng của những sai phạm của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu của HTKSNB. Hiện nay, EVNPECC3 đã xây dựng hệ thống các quy định, quy tắc đạo đức tuân theo quy định của pháp luật. Qua phỏng vấn thực tế được biết tại EVNPECC3 các quy tắc về đạo đức, cam kết về tính chính trực được ban hành dưới dạng các văn bản như: nội quy lao động; thỏa ước lao động tập thể về cách ứng xử đối với đồng nghiệp phải thân thiện, nhà quản lý phải đối xử công bằng với các nhân viên và BGĐ luôn thực hiện nghiêm các quy định để nhân viên noi theo. Điều này giúp cho cán bộ nhân viên trong cơng ty có thể hiểu rõ được quy định của đơn vị và giảm thiểu được những sai sót trong q trình làm việc.
Mặc dù đã ban hành ra các quy định nguyên tắc đạo đức để giám sát quá trình thực hiện, nhưng chưa hướng dẫn rõ cách ứng xử trong các trường hợp cụ thể như thế nào, có 46 % kết quả khơng đồng ý khi được hỏi: “EVNPECC3 có truyền
đạt và hướng dẫn cụ thể cho từng quy tắc đạo đức trong các trường hợp cụ thể để nhân viên có thể phân biệt được hành vi nào là vi phạm không?”. Qua điều tra tài liệu tác giả cũng không thấy các văn bản hướng dẫn về cách thức ứng xử, xử lý cho các tình huống cụ thể. Tình trạng này có thể dẫn đến trường hợp nhân viên không biết được mình làm như vậy là đúng hay sai cho đến khi xảy ra hậu quả.
Đối với câu hỏi “Định kỳ, ban giám đốc có tổ chức thực hiện các công tác kiểm tra đối với việc tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu đạo đức và cam kết về tính chính trực khơng?” có 91% cho rằng EVNPECC3 đã kiểm tra định kỳ đối quá trình thực hiện đạo đực và cam kết trách nhiệm. Trường hợp nhân viên có sai phạm thì sẽ xử phạt theo các quy định mà công ty đã ban hành. Tùy vào mức độ nghiêm trọng của sai phạm sẽ có các hình thức kỷ luật phù hợp.
Nguyên tắc 2: Vai trò và quyền hạn của HĐQT
Bảng 4.2: Vai trò và quyền hạn của HĐQT
Nội dung Có Khơng
- Hội đồng quản trị có chịu trách nhiệm giám sát trong phạm
vi trách nhiệm quyền hạn đã được thiết lập không? 90% 10% - Hội đồng quản trị có giám sát việc đạt được mục tiêu của
EVNPECC3 không? 95% 5%
- Thành viên HĐQT có các chun mơn phù hợp để thực hiện
giám sát hoạt động của nhà quản lý cấp cao không? 80% 20%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Trên thực tế, hiện nay EVNPECC3 đang có sự kiêm nhiệm chức vụ giữa các thành viên HĐQT với các vị trí lãnh đạo chủ chốt của công ty. BGĐ của EVNPECC3 là các thành viên được bổ nhiệm từ EVN để quản lý phần vốn góp của EVN trong cơng ty. Có 95% ý kiến cho rằng việc kiêm nhiệm này giúp cho HĐQT có sự am hiểu tường tận và tham gia trực tiếp, giám sát trực tiếp các hoạt động của đơn vị. Nhưng việc không tách biệt hai chức năng này thì sẽ có thể ảnh hưởng tới tính khách quan, sự độc lập của HĐQT trong công tác giám sát các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đề ra của đơn vị.
Có 90% ý kiến đồng ý rằng HĐQT chịu trách nhiệm giám sát trong phạm vi quyền hạn trách nhiệm được thiết lập. Trên thực tế chức năng, nhiệm vụ của HĐQT được quy định rất rõ trong điều lệ của công ty ban hành và đã sửa đổi nếu có bất kỳ sự thay đổi nào. HĐQT thực hiện giám sát trong việc vận hành và thiết lập HTKSNB trên cả 5 thành phần. HĐQT được lựa chọn cơng ty kiểm tốn độc lập để kiểm toán BCTC hàng năm dựa trên danh sách cơng ty kiểm tốn BKS đề xuất để kiểm tra, giám sát việc thực hiện hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Có 80% ý kiến trả lời rằng HĐQT của EVNPECC3 là những người đủ chun mơn để giám sát q trình hoạt động. Thơng qua tìm hiểu hồ sơ nội bộ, tác giả được biết các thành viên HĐQT đều là những người tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động, đã có sự gắn bó mấy chục năm trong nghề, giàu kinh nghiệm chun mơn, có hiểu biết về pháp lý, thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có thể đề ra mục tiêu phù hợp và giám sát, chất vấn và đánh giá đội ngũ quản lý một cách hợp lý.
Nguyên tắc 3: Thiết lập cơ cấu quyền hạn và trách nhiệm
Bảng 4.3: Thiết lập cơ cấu quyền hạn và trách nhiệm
Nội dung Có Khơng
- Nhà quản lý cấp cao và HĐQT có thiết lập cơ cấu tổ chức
phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty không? 90% 10% - Nhà quản lý có phân chia quyền hạn, trách nhiệm và giới hạn
quyền lực rõ ràng các bộ phận trong công ty không? 75% 25%
((Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Đối với câu hỏi: “Nhà quản lý cấp cao và HĐQT có thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc thù hoạt động của cơng ty khơng?” có 90% ý kiến đồng ý. Điều này sẽ giúp đơn vị hoạt động hiệu quả hơn và gia tăng hiệu quả giám sát của lãnh đạo công ty. Tuy nhiên khi hỏi về phân quyền lực trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận phận thì có đến 25% ý kiến cho rằng việc phân quyền và giới hạn quyền lực của EVNPECC3 vẫn chưa rõ ràng. Trên thực tế EVNPECC3 đã xây dựng cơ cấu tổ chức phân quyền các cấp rõ ràng thể hiện được quyền và nghĩa vụ của từng vị trí, chức năng, bộ phận trong việc thực hiện công việc cũng như trách nhiệm báo cáo.
Bộ phận BKS được xây dựng nhằm thực hiện giám sát, kiểm tra hoạt động của HĐQT để minh bạch các hoạt động vì lợi ích của cơng ty và cổ đơng. Nhưng hiện nay vẫn cịn tình trạng kiêm nhiệm chức vụ giữa BKS và KTNB. Công ty vẫn chưa có bộ phận KTNB, cơng việc của KTNB hiện nay BKS vẫn đang đảm nhận vì vậy khối lượng cơng việc của BKS khá nhiều, không thể giám sát và đánh giá toàn bộ hoạt động.
Nguyên tắc 4: Thực thi cam kết về năng lực
Bảng 4.4. Thực thi cam kết về năng lực
Nội dung Có Khơng
- EVNPECC3 có thiết lập các cơng cụ để đo lường và đánh giá
năng lực làm việc của nhân viên không? 74% 26% - Cơng ty có xây dựng bảng mơ tả cơng việc bao gồm yêu cầu
về chuyên môn và kỹ năng cho từng vị trí và sử dụng làm căn cứ để tuyển dụng khơng?
77% 23% - EVNPECC3 có chuẩn bị tốt người kế nhiệm cho những vị trí
cấp cao không? 27% 73%
- Cơng ty có thường xun tổ chức các chương trình đào tạo và tạo điều kiện cho nhân viên thao gia để nâng cao trình độ chun mơn khơng?
80% 20%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Khi trả lời câu hỏi “EVNPECC3 có thiết lập các công cụ để đo lường và đánh giá năng lực làm việc của nhân viên khơng?” có trên 70% ý kiến đồng ý. Qua nghiên cứu tài liệu thực tế của công ty, năm 2016 vẫn áp dụng chính sách lương theo thang bảng lương như đối với công ty nhà nước nhưng sang năm 2017 công ty đã áp dụng lương 3P, ban hành quy chế tiền lương theo QC-NS-01 dựa trên QĐ 0128/QĐ-TVĐ3 ngày 31/08/2017, theo quy chế tiền lương sẽ bao gồm: lương cơ bản, lương phụ cấp, lương kết quả cơng việc, lương thưởng khuyến khích và quỹ lương dự phịng. Ngồi ra EVNPECC3 còn ban hành quy chế lương khốn theo QC-NS-03. Cơng ty sử dụng quy chế QC–NS–06 để đánh giá hiệu quả cơng việc theo quy trình rõ ràng (Phụ lục II.1). Sử dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu
sử dụng thẻ điểm cân bằng BSC và hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả cơng việc KPI hoặc chỉ số phản ánh kết quả công việc KRI.
Để trả lời câu hỏi “Cơng ty có thường xun tổ chức các chương trình đào tạo và tạo điều kiện cho nhân viên thao gia để nâng cao trình độ chun mơn khơng?” có 80% ý kiến đồng ý. Theo nguồn báo cáo của phòng tổ chức giai đoạn 2016 – 2018 tác giả thu thập được tổng số lượt người được tham gia đào tạo kỹ năng và bổ sung kiến thức tăng từ 1055 – 2271 lần, tăng 1.216 lần tương đương tỷ lệ tăng 115,26%, ngoài ra cơng ty cịn tổ chức đào tạo nội bộ tại các phòng ban. EVNPECC3 cũng đã ban hành quy trình thực hiện đào tạo, phát triển nguồn nhân lực theo quyết định 3815/ QĐ-TVĐ3 (Phụ lục II.3) và hệ thống quản trị tri thức
theo QĐ – IT – 10 được ban hành tháng 03/2018 nhằm mục đích chia sẻ các thơng tin, kiến thức để toàn thể nhân viên trong cơng ty có thể nâng cao kỹ năng, kiến thức. Điều này cho thấy công ty đã rất quan tâm đến công tác đào tạo cho các cấp từ BGĐ đến các nhân viên thuộc các phòng ban để nâng cao kiến thức đáp ứng cho yêu cầu công việc nhằm gia tăng giá trị doanh nghiệp.
Chỉ có 27% ý kiến đồng ý rằng EVNPECC3 đã chuẩn bị tốt người kế nhiệm cho những vị trí cấp cao. Điều này cho thấy đơn vị khơng có sự quan tâm, chuẩn bị tốt người kế nhiệm cho những vị trí lãnh đạo cấp cao. Trên thực tế đa phần các lãnh đạo cấp cao của EVNPECC3 đều do HĐQT nắm giữ rất ít có sự thay đổi qua các nhiệm kỳ.
Qua quan sát, tác giả nhận thấy công ty ban hành quy trình tuyển dụng và quản lý nguồn nhân lực theo QT-NS-01 ban hành ngày 28/09/2017. (Phụ lục II.2). Các tiêu chí tuyển dụng cho từng bộ phận thường dựa trên bảng mô tả công việc mà công ty đã xây dựng đáp ứng được các yêu cầu về kỹ năng, chuyên môn, kinh nghiệm, theo kết quả khảo sát thì có 77% kết quả đồng ý với quan điểm này. Công ty đã ban hành các mẫu biểu để sử dụng cho quy trình tuyển dụng như phiếu yêu cầu tuyển dụng, bảng tóm tắt các u cầu của cơng việc, kế hoạch tuyển dụng, phiếu đánh giá kết quả của từng ứng viên… Ngoài ra EVNPECC3 cũng ban hành quy
trình nghỉ việc để đảm bảo khi nhân viên nghỉ việc cơng ty có thể kiểm sốt được việc bảo mật các thơng tin liên quan và có thời gian để chuẩn bị người kế nhiệm.
Nguyên tắc 5. Đảm bảo trách nhiệm giải trình
Bảng 4.5. Đảm bảo trách nhiệm giải trình
Nội dung Có Khơng
- Nhà quản lý có báo cáo và giải trình các cơng việc với
HĐQT khơng? 85% 15%
- Nhà quản lý có xem xét điều chỉnh áp lực khi quyết định
phân công trách nhiệm cho nhân viên không? 67% 33%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Khi trả lời câu hỏi: “Nhà quản lý có báo cáo và giải trình các cơng việc với HĐQT khơng?” có đến 85% ý kiến ý kiến đồng ý. EVNPECC3 tổ chức họp HĐQT định kỳ hằng năm 2 lần để báo cáo và giải trình tình hình hoạt động kinh doanh. Trong các trường hợp có những tình huống nghiêm trọng xảy ra thì sẽ tổ chức họp bất thường nhằm đề xuất giải pháp để giải quyết vấn đề một cách kịp thời.
Khi phân công trách nhiệm cho nhân viên trong việc thực hiện công việc nhà quản lý có xem xét và điều chỉnh áp lực có 67% ý kiến đồng ý và 33% ý kiến không đồng ý. Trên thực tế công ty đã phân chia trách nhiệm rõ ràng cho các phòng ban chỉ có sự kiêm nhiệm của bộ phận BKS và KTNB. Trong một số trường hợp thiếu hụt nhân sự các nhân viên phải tạm thời kiêm nhiệm công việc của các nhân viên khác để đảm bảo hồn thành cơng việc, điều này tạo nên áp lực làm việc rất lớn cho nhân viên.
Nhận xét
Qua kết quả khảo sát nhìn chung EVNPECC3 đã xây dựng một MTKS với đầy đủ các quy định, quy tắc ứng xử đạo đức và cam kết tính chính trực, triết lý điều hành, ban hành bộ tài liệu văn hóa doanh nghiệp và truyền thơng tới tồn bộ nhân viên, tiến hành khảo sát lấy ý kiến của nhân viên và điều chỉnh để bộ tài liệu hồn chỉnh nhất. Bên cạnh đó cơng ty cũng đã xây dựng được bộ máy cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh, có sự phân cấp chức năng,
nhiệm vụ rõ ràng giữa các cấp, phịng ban. Phân cơng, phân nhiệm phù hợp với năng lực chuyên môn và kỹ năng của từng cá nhân. EVNPECC3 hiểu được tầm quan trọng của nguồn lực con người trong quá trình hoạt động kinh doanh, đã tập trung xây dựng và phát triển nguồn nhân lực thông qua việc ban hành quy chế lương và thưởng theo hiệu quả cơng việc, quy trình tuyển dụng.... Cơng ty quan tâm đến công tác đào tạo nhằm nâng cao năng lực bằng việc thường xuyên tổ chức cho nhân viên tham gia các khóa học đào tạo do các trung tâm tổ chức. Bên cạnh mặt đạt được vẫn còn những hạn chế tác động đến hiệu quả hoạt động của HTKSNB như sau:
Hiện nay EVNPECC3 vẫn cịn có sự kiêm nhiệm giữa chức năng quản lý và chủ sở hữu. EVN đang chiếm đến 48.86% tỷ trọng vốn tại đơn vị, các thành viên quản lý chủ chốt là người của tập đoàn EVN cử xuống và cũng là thành viên