CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2 Cơ sở lý thuyết
2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục được thiết lập để giải quyết các rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị. Để có hiệu quả, các hoạt
động kiểm sốt cần phải:
Thích hợp, nghĩa là quyền kiểm sốt đúng nơi và phù hợp với rủi ro liên quan;
Hoạt động liên tục theo kế hoạch trong suốt thời gian kiểm soát;
Đạt được hiệu quả về mặt chi phí;
Tồn diện, hợp lý và trực tiếp liên quan đến các biện pháp kiểm soát.
Các hoạt động kiểm sốt bao gồm một loạt các chính sách và thủ tục đa dạng như sau:
Thủ tục ủy quyền và phê duyệt: Đây được xem là thủ tục đảm bảo người quản lý có thể kiểm sốt và hạn chế được vấn đề giải quyết công việc không đúng thẩm quyền, bởi người được ủy quyền chỉ được thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi và trách nhiệm được giao, tuân thủ đúng các quy định của luật pháp. Các văn bản ủy quyền phải được công bố công khai và được xem xét cập nhật kịp thời nếu có sự thay đổi.
Phân chia trách nhiệm: Để giảm các nguy cơ rủi ro về sai sót, lãng phí hay các hành vi sai phạm do cố ý thì một nhiệm vụ sẽ không để cá nhân hay bộ phận nào giải quyết từ lúc bắt đầu cho đến kết thúc. Tất cả các công việc đều phải phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận gắn liền với trách nhiệm được giao. Khi đó, cơng việc của người này, bộ phận này sẽ được kiểm soát bởi người hay bộ phận khác. Các nhiệm vụ chính bao gồm ủy quyền, ghi chép, xử lý và đánh giá. Ngoài ra, việc luân chuyển nhân viên định kỳ cũng hạn chế được các việc tham nhũng, tiêu cực hay những rủi ro xảy ra nếu một nhân viên công tác q lâu tại một vị trí.
Kiểm sốt quyền truy cập hệ thống: thực hiện phân quyền truy cập vào tài nguyên hệ thống hoặc ứng dụng gắn với trách nhiệm được giao của từng cá nhân, đảm bảo an toàn của hệ thống cũng như biết được trách nhiệm thuộc về cá nhân nào nếu có rủi ro hay sai sót xảy ra.
Kiểm tra, xác minh, đối chiếu: các công việc quan trọng phải được kiểm tra, xác minh trước và sau khi xử lý. Định kỳ, đối chiếu sổ sách với chứng từ thích hợp.
Rà sốt việc điều hành, thực hiện nhiệm vụ: Dựa trên những nguyên tắc, quy định, mục tiêu cụ thể để thực hiện rà soát lại việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức.
Nếu qua rà sốt cho thấy các hoạt động diễn ra khơng đúng theo như mục tiêu đặt ra ban đầu hay không đúng với các quy chuẩn, quy định thì cần tiến hành cải tiến hay điều chỉnh mục tiêu.