(Nguồn: Sách tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, 2012)
- Trình tự ghi sổ của hình thức kế tốn trên máy vi tính:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ và bảng phân loại các chứng từ để tổ chức ghi sổ kế tốn, xác định tài khoản Nợ, Có và nhập liệu vào máy vi tính. (2) Cuối tháng hoặc khi cần thiết kế tốn tiến hành khóa sổ và lập BCTC.
(3) Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định.
(4) Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy lưu lại theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Các chính sách kế tốn khác:
Các chính sách kế tốn được quy định bởi các văn bản Pháp Luật tuy nhiên các chính sách này cũng bị ảnh hưởng bởi yêu cầu quản lý hay chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Các chính sách kế tốn: Phương pháp kê khai hàng tồn kho, tính giá hàng tồn
kho, tính giá TSCĐ, hạch tốn ngoại tệ, chính sách tín dụng, chính sách về hợp nhất BCTC.
1.1.3. Tổ chức cung cấp thông tin
Một hệ thống thông tin được cho là hoạt động hữu hiệu khi chúng thực hiện tốt các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định và có khả năng kiểm sốt thơng tin. Mục đích được cho là quan trọng nhất của việc xây dựng hệ thống thông tin là cung cấp thông tin cho người sử dụng, những đối tượng khác nhau thì yêu cầu về nội dung thơng tin cung cấp là khác nhau. Cũng vì mục đích đó nên hệ thống báo cáo trong doanh nghiệp thường gồm 2 loại: Hệ thống BCTC dành cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và hệ thống báo cáo quản lý dành cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp.
Tổ chức tạo lập báo cáo tài chính
“BCTC là hệ thống thơng tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế tốn được trình bày theo biểu mẫu quy định tại Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán” là định nghĩa theo Luật kế toán năm 2015.
BCTC được xem là một sản phẩm cung cấp thơng tin có nội dung về tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, kết quả kinh doanh và dòng tiền trong một kỳ kế tốn, giúp người sử dụng thơng tin phân tích và đánh giá tình hình tài chính cũng như tình hình kinh doanh trong một kỳ kế tốn và dự báo dòng tiền trong tương lai. Hệ thống BCTC trong doanh nghiệp bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC.
Việc lập và trình bày BCTC là việc bắt buộc theo quy định của Chuẩn mực kế toán, Chế độ kế tốn khơng phân biệt hình thức xử lý thủ cơng hay máy tính, quy mô và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
BCTC cung cấp thơng tin về tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp nên thơng tin trên BCTC phải đáng tin cậy, dễ so sánh và dễ hiểu. BCTC phải kèm theo thơng tin bổ sung giải thích cho những thơng tin tài chính và các sự kiện ảnh hưởng đến tình hình
về những đối tượng bắt buộc phải kiểm toán BCTC ở Điều 37 của Luật kiểm toán độc lập và Điều 15 của Nghị định số 17/2012/NĐ-CP.
Tổ chức tạo lập báo cáo quản lý
Báo cáo quản lý được lập theo yêu cầu thông tin của nhà quản trị bên trong doanh nghiệp và là cơ sở để đưa ra các quyết định trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Các báo cáo này sẽ không được xây dựng dựa trên các nguyên tắc, Chế độ hay Chuẩn mực kế toán mà chỉ xây dựng dựa trên nhu cầu của ban quản lý các cấp trong doanh nghiệp. Các loại báo cáo quản lý thường thấy ở các doanh nghiệp:
Báo cáo hoạt động:
Báo cáo hoạt động giúp cho nhà quản trị có những đánh giá và quản lý được quá trình thực hiện của một hoạt động trong chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ở một thời kỳ nhất định. Báo cáo hoạt động gồm:
- Báo cáo hoạt động là báo cáo tổng hợp các nội dung về quá trình thực hiện một loại hoạt động trong kỳ theo trình tự thời gian. Một hoạt động như vậy được kế toán ghi nhận và liệt kê thành một bảng tổng hợp.
- Báo cáo phân tích hoạt động là báo cáo để phân tích việc thực hiện các hoạt động theo những nội dung cần quản lý trong một thời kỳ.
Báo cáo về các đối tượng, nguồn lực:
Báo cáo này được lập ra nhằm cung cấp thông tin về các nguồn lực của doanh nghiệp liên quan đến việc thực hiện các hoạt động, nó sẽ bao gồm các nội dung (1) thơng tin về các đối tượng, nguồn lực làm cơ sở để thực hiện các hoạt động; (2) thơng tin về tình trạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực sử dụng, được tham gia trong quá trình thực hiện các hoạt động.
1.1.4. Tổ chức bộ máy kế tốn và phân cơng trách nhiệm
Tổ chức bộ máy kế tốn và phân cơng trách nhiệm phải đảm bảo cho việc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, trung thực, chính xác. Việc phân chia trách nhiệm phải cơng bằng cho mỗi nhân viên kế tốn tránh tình trạng trùng lặp cơng việc lãng phí nguồn lực. Một yêu cầu được cho là rất quan trọng đó là phải đảm bảo mối
quan hệ từ cấp trên xuống hay từ cấp dưới lên luôn được thơng suốt và minh bạch tránh tình trạng cấu kết gây mất mát nguồn lực của doanh nghiệp. Ngoài ra, cần phải quan tâm xây dựng mối quan hệ trong cơng việc của bộ phận kế tốn và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Các căn cứ để tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp:
- Cơ cấu quản lý doanh nghiệp. - Khối lượng cơng việc kế tốn.
- Đặc điểm và định hướng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý.
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn và cơ cấu nhân sự trong bộ phận kế tốn: Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn: Tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp
mà hình thức tổ chức bộ máy kế tốn có thể là hình thức tổ chức tập trung, phân tán hay vừa tập trung vừa phân tán.
Tổ chức cơ cấu nhân sự kế toán và phân công công tác:
Tổ chức cơ cấu phịng kế tốn:
- Mục đích của việc cơ cấu phịng kế toán là xây dựng các phần hành kế toán hay các bộ phận, các tổ kế tốn; phân cơng nhiệm vụ cho từng phần hành kế toán một cách khoa học, hợp lý.
- Tổ chức bộ máy kế toán cần quy định rõ ràng các mối quan hệ trong bộ phận kế toán về việc chỉ đạo, kiểm tra, báo cáo, xây dựng các phần hành kế toán và quy định mối quan hệ giữa các phần hành kế tốn.
- Có hai cách tiếp cận xây dựng cơ cấu bộ phận kế tốn dựa trên khối lượng cơng việc kế toán sẽ đảm nhiệm. Cách thứ nhất tiếp cận theo quá trình xử lý các đối tượng kế toán. Cách thứ hai, các phần hành kế toán được xây dựng theo các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, hoặc theo chu trình nghiệp vụ.
Phân công nhân sự cho từng phần hành kế tốn: Việc bố trí nhân viên vào các phần hành kế toán sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc, mức độ phức tạp của một phần hành kế tốn và trình độ nghiệp vụ của các nhân viên mà có sự phân cơng một cách phù hợp. Khi bố trí nhân sự cho một phần hành kế tốn cần lưu ý một phần hành có thể được
bố trí nhiều nhân viên kế tốn cùng đảm nhiệm và ngược lại một nhân viên kế tốn có thể đảm nhiệm cơng việc của nhiều phần hành kế tốn.
Riêng đối với việc tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp ứng dụng CNTT thì cần quan tâm đến việc phân quyền truy cập trên hệ thống.
Phân quyền truy cập trên hệ thống:
Với đặc điểm kế tốn trong mơi trường máy tính và do ảnh hưởng của CNTT đến kiểm soát nội bộ, nên khi tổ chức bộ máy kế toán phải quan tâm đến phân quyền truy cập trên hệ thống, việc phân quyền dựa trên các căn cứ sau:
- Ba nhóm chức năng là khai báo ban đầu, nhập liệu, cung cấp thơng tin.
- Quan điểm về kiểm sốt hệ thống: Việc chỉnh sửa cần để lại đầy đủ dấu vết kiểm toán và tuân thủ các quy định của Chế độ kế tốn.
- Trình độ và phẩm chất của nhân viên kế tốn: Nhân viên kế tốn có trình độ, có năng lực tốt sẽ ít phạm những sai sót trong q trình thao tác trên phần mềm. - Đặc điểm môi trường CNTT của doanh nghiệp: Môi trường CNTT phức tạp
(mạng ngang hàng, Internet,…) sẽ có khả năng xảy ra rủi ro cao do đó cần phân quyền chặt chẽ.
1.1.5. Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Những năm gần đây cùng với sự phát triển của CNTT hầu hết các doanh nghiệp đều đã ứng dụng phần mềm để xử lý số liệu trong quá trình kinh doanh hay trong cơng tác kế tốn. Vì vậy để bắt kịp với nhu cầu của người sử dụng thì hiện nay thị trường phần mềm kế tốn rất đa dạng. Đối với cơng tác kế tốn thì phần mềm kế tốn được xem là một cơng cụ tiêu chuẩn trong môi trường kinh doanh hiện đại (Elikai et al., 2007) vì thế việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp là một yếu tố được cho là rất quan trọng. Phần mềm kế toán được chia thành 2 loại: Loại 1, low – end là loại phần mềm kế tốn riêng lẻ nó được tách biệt với các hoạt động khác trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp; loại 2, high – end là nhóm phần mềm kế tốn tích hợp tất cả các hoạt động của doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu được hiểu như là nhóm phần mềm ERP.
Việc lựa chọn phần mềm được cho là rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế tốn trong doanh nghiệp vì vậy Bộ Tài Chính đã ban hành Thơng tư 103/2005/TT-BTC quy định về điều kiện và tiêu chuẩn phần mềm kế tốn. Thơng tư này đưa ra những quy định cụ thể về tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại một doanh nghiệp.