Hệ thống có tính cập nhật cao:
Các nghiệp vụ thường được ghi nhận vào thời điểm phát sinh và cùng thời điểm đó được chia sẻ trên cơ sở dữ liệu chung, nhưng khơng phải ai cũng có thể sử dụng những dữ liệu này, mà chúng chỉ được cấp quyền dùng cho một vài người có liên quan.
Hệ thống tạo ra một dịng chảy thơng tin đều đặn, kịp thời vì vậy mặc dù với khối lượng báo cáo lớn như thế nhưng các bộ phận trong công ty đặc biệt là bộ phận kế tốn ln cung cấp được báo cáo đúng kỳ, cũng nhờ có hệ thống NAV mà kỳ của một vài báo cáo được rút ngắn, đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhà quản trị và các đối tượng bên ngoài.
2.4.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng và nhiệm vụ của các đối tượng trong bộ máy:
Giám đốc Tài Chính: Chịu trách nhiệm quản lý Phịng kế tốn.
Kế tốn trưởng: Tổ chức bộ máy kế toán và chịu trách nhiệm về BCTC trước Hội
đồng Quản trị. Lập kế hoạch về thu chi tài chính.
Kế toán tổng hợp: Tổng hợp chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán chịu trách nhiệm
trước kế toán trưởng. Thực hiện các báo cáo thuế hàng tháng, quyết tốn thuế cho cơng ty, chịu trách nhiệm làm việc với cơ quan Thuế.
Kế toán thanh toán: Ghi sổ quỹ tiền mặt dựa trên chứng từ gốc phát sinh. Ghi nhận
các nghiệp vụ ngân hàng phát sinh, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng và thực hiện các thủ tục vay vốn ngân hàng.
Kế tốn bán hàng: Thực hiện xuất hóa đơn bán hàng và ghi nhận công nợ (kể cả
chiết khấu) trên hệ thống NAV.
Kế tốn cơng nợ: Theo dõi chặt chẽ hóa đơn bán ra, hóa đơn mua vào và tờ khai
nhập khẩu để phản ánh kịp thời và chính xác cơng nợ phải thu với khách hàng và công nợ phải trả đối với NCC. Lập kế hoạch thanh toán cho NCC cũng như thu hồi công nợ của khách hàng. Cập nhật và lên báo cáo các khoản cơng nợ phải thu q hạn trình lên Ban Giám Đốc để đưa ra hướng giải quyết.
Kế tốn kho: Theo dõi q trình nhập – xuất – tồn hàng hóa cả số lượng và giá trị.
Theo dõi từng loại hàng hóa, mã hàng, vật tư, phiếu xuất kho, nhập kho, điều chuyển kho. Kiểm kê kho hàng quý, lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu để phát hiện mất mát và đề xuất hướng xử lý.
Kế toán giá thành: Kế tốn giá thành có nhiệm vụ ghi chép và tập hợp các đối tượng
chi phí để tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo về giá thành sản phẩm. Từ giá thành thực tế thực hiện nghiên cứu, phân tích để lập báo cáo lợi nhuận cho từng sản phẩm.
Thủ quỹ: Thực hiện thu chi tiền mặt, kiểm tra tồn quỹ hàng ngày với kế toán tổng
Để thực hiện chức năng chính của phân hệ kế tốn tài chính là cung cấp một hệ thống thơng tin đầy đủ, chính xác và minh bạch thì việc phân chia trách nhiệm cũng như phân quyền truy cập để thực hiện các hoạt động trên hệ thống NAV là rất quan trọng. Nguyên tắc của việc phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập tại đơn vị là bất kiêm nhiệm.
Bảng 2.8: Bảng phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập của bộ phận kế toán
Nhân
viên Nhiệm vụ Quyền truy cập Kiểm soát /
kiểm soát chéo
Nhân viên Admin (nhân viên phịng hệ thống)
- Thực hiện cơng tác xây dựng, thiết kế, quản trị , bảo trì, nâng cấp hệ thống ERP.
- Làm việc với NCC phần mềm về những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống ERP, tiến hành sửa lỗi hệ thống gặp phải trong quá trình sử dụng.
- Tạo mới các đối tượng trên hệ thống ERP (khách hàng, NCC, mã hàng hóa,…)
- Xây dựng các nhóm tài khoản định khoản theo từng mặt hàng, định khoản ngầm các nghiệp vụ liên quan đến chu trình hoạt động kinh doanh của công ty.
- Duyệt PO, SO cho các bộ phận.
- Được cấp tất cả các quyền thao tác trên hệ thống NAV, Account duyệt đơn hàng. - Giám đốc Tài chính và Kế tốn trưởng sẽ theo dõi các hoạt động tổ chức hạch toán, và cùng thực hiện thiết kế hệ thống với nhân viên admin. Kế toán trưởng
- Chịu trách nhiệm về các báo cáo của phịng kế tốn trước cấp trên. - Thực hiện công tác kiểm tra tình
hình làm việc của nhân viên trên hệ thống NAV.
- Lên kế hoạch về tài chính, dự tốn thu – chi trên hệ thống.
- Được cấp tất cả các quyền trên hệ thống NAV trừ một số quyền của Admin (khóa sổ số liệu, bảo trì hệ thống, duyệt đơn hàng…). - Giám đốc Tài chính là người xét duyệt các các dự toán thu – chi và kế hoạch tài chính của Kế tốn trưởng.
- Tổ chức cải tiến, hoàn thiện việc hạch tốn kế tốn và quy trình kinh doanh trên hệ thống NAV.
Kế toán tổng hợp
- Chịu trách nhiệm hướng dẫn kế toán viên về các hoạt động của phân kế tốn tài chính trên hệ thống NAV.
- Thực hiện các bút toán hạch toán định kỳ.
- Thực hiện các báo cáo thuế trên hệ thống NAV.
- Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về hoạt động của kế toán viên trên hệ thống.
- Thực hiện các bút tốn đảo nếu có sai sót trong q trình hạch tốn (khi đã được duyệt bởi Kế toán trưởng).
- Được cấp tất cả các quyền trên phân hệ kế tốn tài chính và quyền xem dữ liệu liên quan đến kế toán ở các phân hệ khác.
- Kết toán trưởng là người rà soát lại số liệu trên các báo cáo do kế toán tổng hợp thực hiện.
Kế toán bán hàng
- Kiểm tra hàng tồn kho, báo với bộ phận thu mua trong và ngoài nước về lượng hàng cần, lập SO cho khách hàng.
- Tạo và cập nhật trạng thái các lệnh bán hàng.
- Xuất HĐTC cho khách hàng. - Định kỳ thực hiện báo cáo phân
tích về tình hình bán hàng tổng hợp cho cả công ty, chi tiết cho từng khách hàng khi cần.
- Được cấp quyền thao tác tại phân hệ bán hàng và tiếp thị.
- Quyền xem dữ liệu của tồn phân hệ kế tốn tài chính. - Kế tốn tổng hợp theo dõi các dữ liệu do kế toán bán hàng tạo ra. - Kế tốn kho, kế tốn cơng nợ sẽ kiểm tra được dữ liệu của kế toán bán hàng. Kế toán kho - Lập chứng từ gia cơng và lắp ráp hàng hóa. - Lập chứng từ điều chuyển hàng hóa.
- Xuất kho dùng nội bộ và xuất kho bán hàng.
- Được cấp quyền để thực hiện các nghiệp vụ trên phân hệ kho hàng, xem dữ liệu phân
- Kế toán tổng hợp có trách nhiệm giám sát dữ liệu của kế toán kho tạo ra.
- Nhập kho mua hàng để gia công và bán hàng.
- Kiểm kho thực tế với phần mềm, lên báo cáo.
hệ kế toán tài chính.
-
- Kế tốn bán hàng, bộ phận thu mua và xuất nhập khẩu sẽ kiểm soát được dữ liệu của kế toán kho.
Kế toán thanh toán
- Lập chứng từ thu chi tiền mặt và ngân hàng trên hệ thống.
- Đối chiếu, xác nhận các khoản tạm ứng của nhân viên (1 lần/1 tháng) - Thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng
khi có phát sinh: lập UNC, hồ sơ vay vốn và giải ngân, gửi tiền kỳ hạn….
- Tính tốn các khoản chiết khấu bán hàng, thanh toán cho khách hàng.
- Được cấp quyền thực hiện các nghiệp vụ trên phân hệ quản lý tiền mặt, các khoản phải thu, phải trả.
- Quyền được xem tất cả các dữ liệu trên phân hệ kế tốn tài chính. - - Kế tốn tổng hợp có trách nhiệm giám sát số liệu của kế toán thanh toán tạo ra.
- Thủ quỹ và kế tốn cơng nợ, bán hàng có thể kiểm sốt được số liệu của kế toán thanh toán.
Kế tốn cơng nợ
- Theo dõi công nợ phải thu: Kiểm tra trên phần mềm, hối thúc thu hồi công nợ.
- Tiến hành theo dõi công nợ phải trả, lập kế hoạch thanh toán cho NCC.
- Lên báo cáo về công nợ quá hạn trình lên cấp trên, phân tích nợ xấu và lên kế hoạch thu hồi nợ để đưa ra hướng xử lý.
- Được cấp quyền thực hiện các thao tác trên phân hệ công nợ phải thu, phải trả. - Quyền xem dữ liệu ở phân hệ kế tốn tài chính, phân hệ mua hàng, bán hàng. - Kế toán tổng hợp sẽ là người kiểm soát dữ liệu kế tốn cơng nợ tạo ra.
- Kế toán thanh toán và thủ quỹ sẽ kiểm tra được số liệu của kế tốn cơng nợ. Kế tốn giá thành
- Hạch tốn chi phí gia cơng - Cập nhật giá thành sản phẩm - Kết chuyển chi phí gia cơng
- Ghi sổ chứng từ hóa đơn mua hàng - Cập nhật chi phí hàng nhập khẩu
- Được cấp quyền thao tác trên phân hệ kế toán hàng tồn kho, sản xuất
- Kế toán trưởng sẽ kiểm soát dữ liệu do kế toán giá thành tạo ra.
- Cập nhật giá bán nội bộ - Tính giá bán tạm gửi Sales
- Kiểm tra giá bán trên SO trước khi gửi đến Account duyệt.
của phân hệ kế tốn tài chính.
- Được quyền xem dữ liệu phân hệ kế tốn tài chính, kho hàng, sản xuất. - Giá thành sau khi được tính xong sẽ được duyệt bởi nhân viên Admin.
-
Thủ quỹ
- Thực hiện thu chi tiền theo chứng từ (chứng từ phải được kiểm tra tính hợp lệ trước khi thanh toán).
- Lập bảng kiểm quỹ cuối ngày và đối chiếu với báo cáo tồn quỹ trên hệ thống NAV.
- Được cấp quyền xem tất cả các dữ liệu tại phân hệ kế tốn tài chính.
- Kế toán tổng hợp sẽ giám sát việc kiểm kê quỹ cuối ngày.
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Nhờ có cơng tác phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập hiệu quả mà phân hệ kế tốn tài chính của hệ thống NAV ln có sự quản lý chéo giữa các bộ phận vì vậy thơng tin được tạo ra từ hệ thống có chất lượng cao.
2.4.2.3. Cơng tác bảo mật và kiểm sốt thơng tin trên hệ thống
Về công tác bảo mật và kiểm sốt thơng tin trên hệ thống:
Quyền xem dữ liệu trên hệ thống bị hạn chế. Nghĩa là các tài khoản chỉ được cấp quyền xem dữ liệu ở phân hệ liên quan đến công việc của mình chứ khơng thấy được dữ liệu của cả hệ thống NAV.
Thông tin trên hệ thống chỉ được cung cấp cho những người có liên quan tránh tình trạng thất thốt thơng tin ra bên ngồi.
Thơng tin đầu vào trên hệ thống thông thường là thông tin được cung cấp bởi các bộ phận khác vì vậy số liệu sẽ mang tính khách quan hơn thay vì nhân viên kế tốn trực tiếp nhập liệu. Số liệu được ghi nhận và cập nhật lên số dư tài khoản ở bộ phận kế toán được xem là khâu cuối cùng của một hoạt động kinh tế phát sinh. Dựa vào số liệu ở các bộ phận khác kế tốn sẽ tiến hành tính tốn, phân tích và đưa ra báo cáo cho các bên liên quan thế nên hệ thống NAV được đánh giá là kiểm sốt tốt q trình tạo lập và cung cấp thơng tin.
Về cơng tác kiểm sốt quy trình trên hệ thống NAV:
Quy trình nghiệp vụ trên hệ thống NAV được kiểm soát chặt chẽ hơn nhiều so với các phần mềm kế toán khác. Các nghiệp vụ trong một quy trình kinh doanh xảy ra trên hệ thống phải trải qua từng bước theo quy trình khơng được làm tắt hay bỏ qua bất cứ bước nào bởi vì trên hệ thống có vài chốt chặn xét duyệt để thông qua bộ phận này và đi đến bộ phận khác. Ví dụ một nghiệp vụ mua hàng phát sinh khi nhận được yêu cầu nhân viên bán hàng yêu cầu bổ sung hàng để bán thì nhân viên thu mua phải tiến hành tìm NCC và giá của hàng hóa, lập PO mua hàng và chờ duyệt giá sau đó mới đi mua hàng.
Một ưu điểm nữa trong cơng tác quản lý hàng hóa là khi nhân viên bán hàng yêu cầu kho xuất 1 lượng hàng lớn nhưng kho khơng có đủ để xuất thì lúc này để đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng kho sẽ tiến hành xuất lượng hàng tồn thực tế cho khách hàng dùng trước. Để quản lý được đơn hàng này thì chứng từ kho sẽ có 2 cột số lượng, một cột là số lượng đơn hàng yêu cầu, cột còn lại là ghi nhận số lượng thực xuất thế nên đơn hàng sẽ được theo dõi và xuất đủ khi kho có đủ hàng.
Khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu:
Hệ thống NAV cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu ở mức độ cao mà không thể thấy ở các phần mềm khác. Hầu hết ở các phần mềm kế tốn nếu có khả năng truy xuất cũng chỉ ở mức đơn giản, cịn ở hệ thống NAV thì dữ liệu có thể được truy xuất đến cấp độ đầu vào.
Hình 2.14: Thực hiện truy vết giao dịch bán hàng
2.4.2.4. Mối quan hệ giữa phân hệ kế tốn tài chính và các phân hệ khác trong
hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015
ERP trong thực tế là một quy trình luân chuyển thông tin giữa các bộ phận trong đơn vị và thông tin được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu chung, chia sẻ cho tất cả các bộ phận. Và hệ thống NAV tại công ty Hà Phan cũng vậy nên khi nghiên cứu về tổ chức công tác
kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP cần quan tâm đến mối quan hệ giữa phân hệ kế tốn tài chính với các phân hệ khác trong hệ thống NAV.
Các phân hệ khác cung cấp thơng tin đầu vào cho phân hệ kế tốn tài chính, nhờ đó mà khối lượng cơng việc của bộ phận kế tốn giảm đi và năng suất làm việc tăng lên. Thay vì sử dụng chứng từ giấy và văn bản như trước kia để làm việc giữa phòng ban thì khi áp dụng hệ thống NAV giúp cơng ty giảm bớt lượng chứng từ, văn bản giấy này mà mối liên kết giữa các phòng ban vẫn chặt chẽ và thơng tin được cung cấp nhanh chóng giữa các bộ phận.
Các nghiệp vụ trên hệ thống được thiết kế dạng định khoản ngầm, đến khi các nghiệp vụ phát sinh thì người dùng ở các bộ phận khác chỉ cần nhấp chọn nghiệp vụ đó và điền các thông tin cơ bản (thông tin về khách hàng, NCC, số lượng, giá,…) thì hệ thống sẽ tự động ghi nhận vào nhóm đối tượng người dùng chọn để hạch toán, dữ liệu lúc này được cập nhật ngay làm thay đổi số dư tài khoản liên quan. Vậy nên từ khi các bộ phận tạo yêu cầu mua, bán hàng hóa đến khi đơn hàng được ghi nhận thì người dùng khơng cần phải định khoản, mà đơn giản chỉ là một q trình xử lý thơng tin giữa các bộ phận.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được tạo lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ, sau đó thì thơng tin nghiệp vụ tiếp tục được xử lý và cập nhật liên tục khi chuyển qua các bộ phận khác nhau. Cuối cùng thơng tin được ghi sổ ở bộ phận kế tốn và được ghi nhận đồng thời ở sổ cái tài khoản. Cũng chính vì dịng thơng tin được tạo ra là do quá trình xử lý của cả một quy trình mà thơng tin trên hệ thống NAV của cơng ty chỉ có 1 nên tránh được vấn đề nhiễu loạn thơng tin gây khó khăn cho nhà quản trị khi cần thông tin ra quyết định.
Những dữ liệu của bộ phận kế tốn sẽ hỗ trợ cho cơng tác xét duyệt và hoạt động