Nhân
viên Nhiệm vụ Quyền truy cập Kiểm soát /
kiểm soát chéo
Nhân viên Admin (nhân viên phịng hệ thống)
- Thực hiện cơng tác xây dựng, thiết kế, quản trị , bảo trì, nâng cấp hệ thống ERP.
- Làm việc với NCC phần mềm về những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống ERP, tiến hành sửa lỗi hệ thống gặp phải trong quá trình sử dụng.
- Tạo mới các đối tượng trên hệ thống ERP (khách hàng, NCC, mã hàng hóa,…)
- Xây dựng các nhóm tài khoản định khoản theo từng mặt hàng, định khoản ngầm các nghiệp vụ liên quan đến chu trình hoạt động kinh doanh của công ty.
- Duyệt PO, SO cho các bộ phận.
- Được cấp tất cả các quyền thao tác trên hệ thống NAV, Account duyệt đơn hàng. - Giám đốc Tài chính và Kế tốn trưởng sẽ theo dõi các hoạt động tổ chức hạch toán, và cùng thực hiện thiết kế hệ thống với nhân viên admin. Kế toán trưởng
- Chịu trách nhiệm về các báo cáo của phịng kế tốn trước cấp trên. - Thực hiện công tác kiểm tra tình
hình làm việc của nhân viên trên hệ thống NAV.
- Lên kế hoạch về tài chính, dự tốn thu – chi trên hệ thống.
- Được cấp tất cả các quyền trên hệ thống NAV trừ một số quyền của Admin (khóa sổ số liệu, bảo trì hệ thống, duyệt đơn hàng…). - Giám đốc Tài chính là người xét duyệt các các dự toán thu – chi và kế hoạch tài chính của Kế tốn trưởng.
- Tổ chức cải tiến, hoàn thiện việc hạch tốn kế tốn và quy trình kinh doanh trên hệ thống NAV.
Kế toán tổng hợp
- Chịu trách nhiệm hướng dẫn kế toán viên về các hoạt động của phân kế tốn tài chính trên hệ thống NAV.
- Thực hiện các bút toán hạch toán định kỳ.
- Thực hiện các báo cáo thuế trên hệ thống NAV.
- Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về hoạt động của kế toán viên trên hệ thống.
- Thực hiện các bút tốn đảo nếu có sai sót trong q trình hạch tốn (khi đã được duyệt bởi Kế toán trưởng).
- Được cấp tất cả các quyền trên phân hệ kế tốn tài chính và quyền xem dữ liệu liên quan đến kế toán ở các phân hệ khác.
- Kết toán trưởng là người rà soát lại số liệu trên các báo cáo do kế toán tổng hợp thực hiện.
Kế toán bán hàng
- Kiểm tra hàng tồn kho, báo với bộ phận thu mua trong và ngoài nước về lượng hàng cần, lập SO cho khách hàng.
- Tạo và cập nhật trạng thái các lệnh bán hàng.
- Xuất HĐTC cho khách hàng. - Định kỳ thực hiện báo cáo phân
tích về tình hình bán hàng tổng hợp cho cả công ty, chi tiết cho từng khách hàng khi cần.
- Được cấp quyền thao tác tại phân hệ bán hàng và tiếp thị.
- Quyền xem dữ liệu của tồn phân hệ kế tốn tài chính. - Kế tốn tổng hợp theo dõi các dữ liệu do kế toán bán hàng tạo ra. - Kế tốn kho, kế tốn cơng nợ sẽ kiểm tra được dữ liệu của kế toán bán hàng. Kế toán kho - Lập chứng từ gia cơng và lắp ráp hàng hóa. - Lập chứng từ điều chuyển hàng hóa.
- Xuất kho dùng nội bộ và xuất kho bán hàng.
- Được cấp quyền để thực hiện các nghiệp vụ trên phân hệ kho hàng, xem dữ liệu phân
- Kế toán tổng hợp có trách nhiệm giám sát dữ liệu của kế toán kho tạo ra.
- Nhập kho mua hàng để gia công và bán hàng.
- Kiểm kho thực tế với phần mềm, lên báo cáo.
hệ kế toán tài chính.
-
- Kế tốn bán hàng, bộ phận thu mua và xuất nhập khẩu sẽ kiểm soát được dữ liệu của kế toán kho.
Kế toán thanh toán
- Lập chứng từ thu chi tiền mặt và ngân hàng trên hệ thống.
- Đối chiếu, xác nhận các khoản tạm ứng của nhân viên (1 lần/1 tháng) - Thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng
khi có phát sinh: lập UNC, hồ sơ vay vốn và giải ngân, gửi tiền kỳ hạn….
- Tính tốn các khoản chiết khấu bán hàng, thanh toán cho khách hàng.
- Được cấp quyền thực hiện các nghiệp vụ trên phân hệ quản lý tiền mặt, các khoản phải thu, phải trả.
- Quyền được xem tất cả các dữ liệu trên phân hệ kế tốn tài chính. - - Kế tốn tổng hợp có trách nhiệm giám sát số liệu của kế toán thanh toán tạo ra.
- Thủ quỹ và kế tốn cơng nợ, bán hàng có thể kiểm sốt được số liệu của kế toán thanh toán.
Kế tốn cơng nợ
- Theo dõi công nợ phải thu: Kiểm tra trên phần mềm, hối thúc thu hồi công nợ.
- Tiến hành theo dõi công nợ phải trả, lập kế hoạch thanh toán cho NCC.
- Lên báo cáo về công nợ quá hạn trình lên cấp trên, phân tích nợ xấu và lên kế hoạch thu hồi nợ để đưa ra hướng xử lý.
- Được cấp quyền thực hiện các thao tác trên phân hệ công nợ phải thu, phải trả. - Quyền xem dữ liệu ở phân hệ kế tốn tài chính, phân hệ mua hàng, bán hàng. - Kế toán tổng hợp sẽ là người kiểm soát dữ liệu kế tốn cơng nợ tạo ra.
- Kế toán thanh toán và thủ quỹ sẽ kiểm tra được số liệu của kế tốn cơng nợ. Kế tốn giá thành
- Hạch tốn chi phí gia cơng - Cập nhật giá thành sản phẩm - Kết chuyển chi phí gia cơng
- Ghi sổ chứng từ hóa đơn mua hàng - Cập nhật chi phí hàng nhập khẩu
- Được cấp quyền thao tác trên phân hệ kế toán hàng tồn kho, sản xuất
- Kế toán trưởng sẽ kiểm soát dữ liệu do kế toán giá thành tạo ra.
- Cập nhật giá bán nội bộ - Tính giá bán tạm gửi Sales
- Kiểm tra giá bán trên SO trước khi gửi đến Account duyệt.
của phân hệ kế tốn tài chính.
- Được quyền xem dữ liệu phân hệ kế tốn tài chính, kho hàng, sản xuất. - Giá thành sau khi được tính xong sẽ được duyệt bởi nhân viên Admin.
-
Thủ quỹ
- Thực hiện thu chi tiền theo chứng từ (chứng từ phải được kiểm tra tính hợp lệ trước khi thanh toán).
- Lập bảng kiểm quỹ cuối ngày và đối chiếu với báo cáo tồn quỹ trên hệ thống NAV.
- Được cấp quyền xem tất cả các dữ liệu tại phân hệ kế tốn tài chính.
- Kế toán tổng hợp sẽ giám sát việc kiểm kê quỹ cuối ngày.
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Nhờ có cơng tác phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập hiệu quả mà phân hệ kế tốn tài chính của hệ thống NAV ln có sự quản lý chéo giữa các bộ phận vì vậy thơng tin được tạo ra từ hệ thống có chất lượng cao.
2.4.2.3. Cơng tác bảo mật và kiểm sốt thơng tin trên hệ thống
Về công tác bảo mật và kiểm sốt thơng tin trên hệ thống:
Quyền xem dữ liệu trên hệ thống bị hạn chế. Nghĩa là các tài khoản chỉ được cấp quyền xem dữ liệu ở phân hệ liên quan đến công việc của mình chứ khơng thấy được dữ liệu của cả hệ thống NAV.
Thông tin trên hệ thống chỉ được cung cấp cho những người có liên quan tránh tình trạng thất thốt thơng tin ra bên ngồi.
Thơng tin đầu vào trên hệ thống thông thường là thông tin được cung cấp bởi các bộ phận khác vì vậy số liệu sẽ mang tính khách quan hơn thay vì nhân viên kế tốn trực tiếp nhập liệu. Số liệu được ghi nhận và cập nhật lên số dư tài khoản ở bộ phận kế toán được xem là khâu cuối cùng của một hoạt động kinh tế phát sinh. Dựa vào số liệu ở các bộ phận khác kế tốn sẽ tiến hành tính tốn, phân tích và đưa ra báo cáo cho các bên liên quan thế nên hệ thống NAV được đánh giá là kiểm sốt tốt q trình tạo lập và cung cấp thơng tin.
Về cơng tác kiểm sốt quy trình trên hệ thống NAV:
Quy trình nghiệp vụ trên hệ thống NAV được kiểm soát chặt chẽ hơn nhiều so với các phần mềm kế toán khác. Các nghiệp vụ trong một quy trình kinh doanh xảy ra trên hệ thống phải trải qua từng bước theo quy trình khơng được làm tắt hay bỏ qua bất cứ bước nào bởi vì trên hệ thống có vài chốt chặn xét duyệt để thông qua bộ phận này và đi đến bộ phận khác. Ví dụ một nghiệp vụ mua hàng phát sinh khi nhận được yêu cầu nhân viên bán hàng yêu cầu bổ sung hàng để bán thì nhân viên thu mua phải tiến hành tìm NCC và giá của hàng hóa, lập PO mua hàng và chờ duyệt giá sau đó mới đi mua hàng.
Một ưu điểm nữa trong cơng tác quản lý hàng hóa là khi nhân viên bán hàng yêu cầu kho xuất 1 lượng hàng lớn nhưng kho khơng có đủ để xuất thì lúc này để đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng kho sẽ tiến hành xuất lượng hàng tồn thực tế cho khách hàng dùng trước. Để quản lý được đơn hàng này thì chứng từ kho sẽ có 2 cột số lượng, một cột là số lượng đơn hàng yêu cầu, cột còn lại là ghi nhận số lượng thực xuất thế nên đơn hàng sẽ được theo dõi và xuất đủ khi kho có đủ hàng.
Khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu:
Hệ thống NAV cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu ở mức độ cao mà không thể thấy ở các phần mềm khác. Hầu hết ở các phần mềm kế tốn nếu có khả năng truy xuất cũng chỉ ở mức đơn giản, cịn ở hệ thống NAV thì dữ liệu có thể được truy xuất đến cấp độ đầu vào.
Hình 2.14: Thực hiện truy vết giao dịch bán hàng
2.4.2.4. Mối quan hệ giữa phân hệ kế tốn tài chính và các phân hệ khác trong
hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015
ERP trong thực tế là một quy trình luân chuyển thông tin giữa các bộ phận trong đơn vị và thông tin được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu chung, chia sẻ cho tất cả các bộ phận. Và hệ thống NAV tại công ty Hà Phan cũng vậy nên khi nghiên cứu về tổ chức công tác
kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP cần quan tâm đến mối quan hệ giữa phân hệ kế tốn tài chính với các phân hệ khác trong hệ thống NAV.
Các phân hệ khác cung cấp thơng tin đầu vào cho phân hệ kế tốn tài chính, nhờ đó mà khối lượng cơng việc của bộ phận kế tốn giảm đi và năng suất làm việc tăng lên. Thay vì sử dụng chứng từ giấy và văn bản như trước kia để làm việc giữa phòng ban thì khi áp dụng hệ thống NAV giúp cơng ty giảm bớt lượng chứng từ, văn bản giấy này mà mối liên kết giữa các phòng ban vẫn chặt chẽ và thơng tin được cung cấp nhanh chóng giữa các bộ phận.
Các nghiệp vụ trên hệ thống được thiết kế dạng định khoản ngầm, đến khi các nghiệp vụ phát sinh thì người dùng ở các bộ phận khác chỉ cần nhấp chọn nghiệp vụ đó và điền các thông tin cơ bản (thông tin về khách hàng, NCC, số lượng, giá,…) thì hệ thống sẽ tự động ghi nhận vào nhóm đối tượng người dùng chọn để hạch toán, dữ liệu lúc này được cập nhật ngay làm thay đổi số dư tài khoản liên quan. Vậy nên từ khi các bộ phận tạo yêu cầu mua, bán hàng hóa đến khi đơn hàng được ghi nhận thì người dùng khơng cần phải định khoản, mà đơn giản chỉ là một q trình xử lý thơng tin giữa các bộ phận.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được tạo lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ, sau đó thì thơng tin nghiệp vụ tiếp tục được xử lý và cập nhật liên tục khi chuyển qua các bộ phận khác nhau. Cuối cùng thơng tin được ghi sổ ở bộ phận kế tốn và được ghi nhận đồng thời ở sổ cái tài khoản. Cũng chính vì dịng thơng tin được tạo ra là do quá trình xử lý của cả một quy trình mà thơng tin trên hệ thống NAV của cơng ty chỉ có 1 nên tránh được vấn đề nhiễu loạn thơng tin gây khó khăn cho nhà quản trị khi cần thông tin ra quyết định.
Những dữ liệu của bộ phận kế tốn sẽ hỗ trợ cho cơng tác xét duyệt và hoạt động mua bán hàng ngày ở các bộ phận khác như: Dữ liệu về hàng tồn kho ảnh hưởng rất lớn đến bộ phận bán hàng và mua hàng trong cũng như ngoài nước, dữ liệu về thời hạn cơng nợ, hạn mức tính dụng,… những thơng tin này là cơ sở để nhà quản trị duyệt đơn hàng bán và đơn hàng mua.
2.4.3. Một số nhận xét, đánh giá.
Qua việc thực hiện khảo sát và phân tích tình hình ứng dụng hệ thống NAV, xây dựng phân hệ kế tốn tài chính cũng như tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty Hà Phan luận văn có một số nhận xét và đánh giá sau:
Về quy trình xử lý nghiệp vụ:
Ưu điểm:
- Với việc ứng dụng hệ thống NAV làm giảm thời gian nhập liệu đầu vào do hệ thống loại bỏ hầu hết công tác nhập liệu bằng chứng từ giấy mà sử dụng dữ liệu của các bộ phận khác làm đầu vào.
- Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt và phù hợp với yêu cầu của công ty.
- Chứng từ trên hệ thống NAV ngồi chứng từ kế tốn cịn có các chứng từ phục vụ cho chu trình kinh doanh của cơng ty. Những chứng từ này được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và được liên kết để tạo nên một chu trình kinh doanh đầy đủ. - Cơng tác hạch tốn tự động tiết kiệm được thời gian cho nhân viên kế tốn. - Hệ thống NAV có khả năng kết xuất dữ liệu nhanh chóng, dữ liệu này mang tính
thống kê cao phù hợp với các báo cáo quản trị.
- Hệ thống NAV cung cấp một hệ thống báo cáo quản trị phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty về công tác tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh, báo cáo phân tích về kết quả kinh doanh là cơ sở để dự đốn tương lai.
- Thơng tin trên hệ thống đã loại bỏ sự trùng lặp và là nguồn dữ liệu duy nhất. Chúng được đánh giá cao về chất lượng và hỗ trợ tích cực cho việc đưa ra quyết định của Ban Giám Đốc.
- Thông tin được tạo ra từ hệ thống NAV được cập nhật nhanh chóng và được chia sẻ trên cơ sở dữ liệu chung.
- Hệ thống NAV giúp nhân viên kế toán giảm bớt các sai sót trong việc hạch tốn cịn nhân viên các bộ phận khác thì khơng cần biết đến định khoản nhưng vẫn làm việc hiệu quả trên hệ thống.
Nhược điểm:
- Hệ thống tài khoản của công ty chỉ dừng lại ở việc phục vụ cơng tác kế tốn tài chính chứ chưa phục vụ cho cơng tác kế tốn quản trị.
- Chưa có văn bản quy định về việc lập và luân chuyển chứng từ để nhân viên thực hiện theo đúng quy trình.
- Việc tổ chức dữ liệu trên hệ thống NAV vẫn chưa được tổ chức theo đối tượng cho các hoạt động kinh doanh hay dự án mới của công ty.
- Hệ thống chứng từ chưa được hồn thiện vẫn cịn thiếu một vài chứng từ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Công tác kiểm tra việc lưu trữ chứng từ (cả chứng từ giấy và điện tử) chưa được thực hiện thường xuyên nên việc lưu trữ chưa được thực hiện tốt.
- Hệ thống NAV cịn thiếu một vài báo cáo quản trị có khả năng phân tích tình hình hoạt động của cơng ty.
- Chưa đưa phân hệ kế toán lưu chuyển tiền tệ vào hoạt động dẫn đến phải tạo lập