Chức năng Nội dung
Quản lý kế toán tài chính
- Phân hệ sổ cái
- Phân hệ quản lý tiền mặt - Phân hệ kế tốn chi phí - Phân hệ lưu chuyển tiền tệ - Phân hệ các khoản phải thu - Phân hệ các khoản phải trả - Phân hệ TSCĐ
- Phân hệ tồn kho
- Phân hệ các hoạt động định kỳ - Phân hệ báo cáo VAS
Bán hàng và tiếp thị - Bán hàng - Xử lý đơn hàng - Tiếp thị - Kho và giá cả Mua hàng - Kế hoạch - Xử lý đơn hàng - Kho và chi phí Kho hàng - Đơn hàng và liên hệ - Kế hoạch và thực hiện
- Xử lý hàng hóa theo từng đơn hàng - Xử lý hàng hóa theo nhiều đơn - Tồn kho - Lắp ráp Sản xuất - Thiết kế sản phẩm - Công suất - Kế hoạch - Thực thi
- Chi phí Dịch vụ
- Quản lý hợp đồng - Lập kế hoạch dịch vụ - Xử lý đơn hàng Nhân sự - Danh sách nhân viên
- Báo cáo và phân tích Quản trị - Quản trị CNTT
- Cài đặt ứng dụng
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Dựa vào quy trình kinh doanh của cơng ty, Ban Giám Đốc đã kết hợp với các trưởng bộ phận cũng như Đội Dự Án để cùng phân tích các yêu cầu quản lý của cơng ty. Từ đó xây dựng nên các chức năng như bảng 2.3. Với việc triển khai ứng dụng hệ thống NAV thành công đã giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động, quản lý chặt chẽ hơn chu trình doanh thu, chi phí và các nguồn lực của cơng ty. Ngồi ra hệ thống NAV cịn quản lý quy trình gia cơng nhằm tăng năng suất và giảm chi phí bằng cách lập kế hoạch gia cơng, kế hoạch nguyên vật liệu.
Ngồi những lợi ích mang lại cho quy trình hoạt động kinh doanh của cơng ty hệ thống NAV còn mang lại những lợi ích đặc biệt cho bộ phận kế tốn tài chính là giảm bớt cơng việc nhập liệu đầu vào do hệ thống sử dụng một trung tâm dữ liệu chung nên kế tốn có thể sử dụng dữ liệu trực tiếp từ các bộ phận khác. Cũng chính vì lý do đó mà q trình tạo lập báo cáo kế tốn trở nên đơn giản hơn.
Việc ứng dụng hệ thống NAV tạo cho nhân viên một thói quen làm việc theo quy trình. Hệ thống cịn tạo ra sự liên kết giữa các nhân viên của các bộ phận trong công ty và một hệ thống thông tin liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau tạo ra một dòng thơng tin thống nhất và duy nhất. Vì vậy thơng tin cung cấp từ hệ thống rất hữu ích cho người dùng, đặc biệt hỗ trợ ra quyết định của các cấp lãnh đạo.
Ở những hệ thống ERP tiên tiến thì ERP sẽ được xây dựng trên nền tảng là công nghệ Wed. Thế nhưng với việc ứng dụng ERP tại công ty CPTM Hà Phan thì cơng ty
vẫn chưa có nhu cầu tích hợp dữ liệu của công ty với các đối tượng bên ngồi nên việc ứng dụng ERP của cơng ty chỉ đang dừng lại ở việc tập hợp dữ liệu ở một địa điểm, những thiết bị yêu cầu để triển khai hệ thống NAV tại công ty là:
- Máy chủ (server)
- Hệ thống máy lẻ để triển khai các máy trạm
- Hạ tầng mạng: Sử dụng mạng WAN (Wide Area Networks – mạng diện rộng) và LAN (Local Area Network – mạng cục bộ) trung bình.
2.3. Phân hệ kế tốn tài chính trong hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015
Hệ thống NAV tại công ty Hà Phan được xây dựng trên cơ sở lấy phân hệ kế tốn tài chính đóng vai trị trung tâm, các phân hệ khác được xây dựng khơng chỉ để quản lý nguồn lực mà nó cịn đóng vai trị hỗ trợ cho phân hệ kế tốn tài chính. Một số vai trị nổi bật của phân hệ kế tốn tài chính:
- Tính tốn kết quả hoạt động kinh doanh
- Đo lường hiệu quả tài chính dựa trên các giao dịch.
- Phân hệ kế tốn tài chính tập hợp dữ liệu từ các phân hệ khác, quản lý hệ thống thông tin của công ty.
- Cung cấp thơng tin tài chính và thơng tin quản lý cho những người có nhu cầu, tạo lập BCTC theo kỳ, báo cáo hoạt động theo kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu từ cấp trên. Thông tin luôn sẵn sàng và báo cáo luôn được cung cấp kịp thời. - Thực hiện chức năng bảo mật thông tin.
- Quản lý chặt chẽ nguồn lực tài chính của công ty và lập kế hoạch để sử dụng ngân sách hiệu quả.
- Phân hệ kế toán tài chính là trung tâm của hệ thống và hỗ trợ các thơng tin về hạn mức cơng nợ, tình hình chi trả cơng nợ của khách hàng,… để ban quản lý tiến hành xét duyệt đơn hàng ở các bộ phận khác.
Phân hệ kế tốn tài chính trong hệ thống NAV tại Cơng ty Hà Phan gồm:
Phân hệ kế toán sổ cái của hệ thống NAV chứa đựng tất cả các tài khoản kế toán liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thiết kế theo Thông tư và nhu cầu của công ty. Là nơi ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong q trình hoạt động kinh doanh, phân tích và tổng hợp dữ liệu thành báo cáo cung cấp cho người dùng.
Phân hệ kế tốn sổ cái cịn là trung tâm dữ liệu của công ty và là xương sống của hệ thống NAV bởi vì nó chứa đựng tồn bộ dữ liệu tài chính và phi tài chính của cơng ty. Cung cấp tồn bộ các báo cáo quan trọng của công ty như: BCTC; các báo cáo phân tích về các nguồn lực, đối tượng kế tốn;…
Phân hệ kế tốn sổ cái có các chức năng sau:
Ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh, bút toán ghi nhận số dư đầu từ phần mềm cũ vào tài khoản và sổ cái trên hệ thống mới.
Ghi sổ chứng từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bắt đầu từ các bộ phận khác chuyển đến bộ phận kế tốn tài chính. Sau khi ghi sổ nghiệp vụ được cho là đã phát sinh và số phát sinh được cập nhật lên các tài khoản có liên quan ở phân hệ.
Xử lý nhanh các nghiệp vụ, phân tích dữ liệu tạo báo cáo đáng tin cậy về tình hình tài chính của cơng ty ở một thời điểm nhất định.
Cho phép thực hiện truy tìm nguồn gốc của nghiệp vụ đã phát sinh.
Phân hệ quản lý tiền mặt
Phân hệ quản lý tiền mặt của hệ thống NAV giúp bộ phận tài kế tốn tài chính lập dự tốn thu chi bằng tiền mặt và tiền gửi để cân đối dòng tiền đáp ứng cho việc sử dụng, tránh được tình trạng tài chính khơng đáp ứng được u cầu thực tế làm gián đoạn quy trình kinh doanh của cơng ty.
Phân hệ quản lý tiền mặt có các chức năng chính sau:
Lập dự tốn thu chi tiền mặt và tiền gửi định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hàng năm). Báo cáo theo dõi tình hình thu chi theo dự tốn.
Hiển thị và cập nhật liên tục nhật ký thu chi tiền, cập nhật số dư tài khoản tiền khi có phát sinh giao dịch.
Phân tích và tạo lập các báo cáo liên quan đến tài khoản ngân hàng như: Báo cáo số dư tài khoản, báo cáo tình hình phải thu và tiến trình phải trả, kiểm tra chi tiết từng tài khoản tiền. Nghiệp vụ sau khi được ghi nhận thì số dư sẽ được cập nhật trên phân hệ kế toán sổ cái.
Phân hệ kế tốn chi phí
Phân hệ kế tốn chi phí trong hệ thống NAV được lập ra nhằm mục đích ghi nhận và tính tốn các loại chi phí phát sinh trong q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân hệ chứa đựng toàn bộ thơng tin chi phí của cơng ty ghi nhận dưới dạng nhật ký để tiện theo dõi. Những dữ liệu được trình bày ở phân hệ kế tốn chi phí được ghi nhận nhằm phân tích và đưa ra bức tranh tổng thể về những chi phí mà cơng ty gánh chịu trong một chu trình kinh doanh từ đó cung cấp cho nhà quản trị một cái nhìn chân thực về tình hình tài chính của cơng ty để đưa ra các giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả chi phí đồng thời cắt giảm những phi phí khơng cần thiết.
Phân hệ kế tốn chi phí có các chức năng chính sau:
Ghi nhận chi phí theo nhật ký phát sinh, phân tích và tổng hợp chi phí theo khoản mục.
Phân tích và lập các biểu đồ về chi phí theo khoản mục và đối tượng chi phí.
Giảm sát cũng như báo cáo về các khoản mục chi phí như: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, …
Thực hiện lập ngân sách cho các khoản mục chi phí định kỳ, lịch trình giải ngân … để thực hiện đúng tiến độ của kế hoạch mua hàng và bán hàng.
Phân hệ lưu chuyển tiền tệ
Với mục đích ban đầu xây dựng phân hệ lưu chuyển tiền tệ để theo dõi dòng tiền, quản lý tài sản và phân tích trách nhiệm của nguồn vốn hiện thời, chi tiết các khoản đầu tư vào sản xuất và các khoản đầu tư tài chính của cơng ty, rút ngắn thời gian chuẩn bị
báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Chức năng chính của phân hệ là phân tích kết quả sử dụng dịng vốn gồm tiền mặt và các khoản đầu tư khác.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy dòng tiền được sử dụng ở ba hoạt động: hoạt động sản xuất – kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động đầu tư.
Tuy nhiên phân hệ vẫn chưa đưa vào hoạt động vì lý do chưa có nguồn lực để đáp ứng việc thực hiện các hoạt động của phân hệ.
Phân hệ kế toán các khoản phải thu (AR - Accounts Receivable)
Phân hệ kế toán các khoản phải thu (AR) là phân hệ được thiết kế tích hợp giữa chức năng của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và chức năng của bộ phận theo dõi công nợ phải thu khách hàng trong phần mềm kế tốn. AR quản lý thơng tin và tình hình cơng nợ của khách hàng, phân tích và đưa ra các hướng thu hồi nợ để xoay vòng vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư. Phân hệ được theo dõi bởi kế toán viên dưới sự giám sát của kế toán trưởng và được quản lý bởi Giám đốc tài chính, những hoạt động của phân hệ giúp quản lý chặt chẽ quy trình ghi nhận và thu hồi công nợ.
AR được liên kết chặt chẽ với phân hệ bán hàng và các phân hệ khác tạo thành một quy trình bán hàng và ghi nhận cơng nợ. Chẳng hạn đơn hàng từ đầu sẽ được lập ở bộ phận bán hàng, sau đó thơng tin đơn hàng được chuyển qua kho hàng để kiểm hàng, đơn hàng tiếp tục được xử lý bởi bộ phận giao nhận, được ghi sổ công nợ và xem như kết thúc nghiệp vụ bán hàng ở AR.
Các chức năng chính của Phân hệ kế tốn các khoản phải thu:
AR theo dõi thơng tin tồn bộ khách hàng của công ty: thông tin chung của khách hàng, lịch sử mua hàng, hạn mức tín dụng, thói quen mua hàng, chế độ bảo hành sau bán hàng. Đây là một trong những kho dữ liệu quan trọng nhất của hệ thống NAV. AR cung cấp hạn mức tính dụng bằng một khung các thời hạn nợ của mỗi khách hàng từ đó cài đặt hệ thống để kiểm sốt các món nợ q hạn tránh tình trạng hàng vẫn bán nhưng cơng
nợ thì khơng thu về được. Mỗi khách hàng sẽ có một hạn mức tín dụng riêng tùy thuộc vào doanh thu mang lại cho cơng ty, sự uy tín của khách hàng.
AR ghi sổ toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng, giảm giá hàng bán, trả hàng,... từ phân hệ bán hàng chuyển sang sau khi hàng được giao.
AR tổ chức theo dõi công nợ phải thu theo từng khách hàng phản ánh lên tài khoản phải thu và những dữ liệu này được chuyển đến phân hệ sổ cái. Cách ghi nhận theo dạng nhật ký bán hàng, thu tiền.
Các báo cáo và phân tích về cơng nợ phải thu của AR đều được trình bày theo dạng thống kê từ tổng hợp đến chi tiết cho từng khách hàng, theo dõi chi tiết về công nợ theo thời hạn nợ (trong hạn, tới hạn, quá hạn), công nợ chi tiết theo hàng bán hay cơng nợ theo hóa đơn, danh sách nhắc nợ tới hạn của khách hàng. AR cịn có khả năng truy tìm nguồn gốc của giao dịch nên cơng nợ ln được theo dõi chính xác.
Ngồi ra AR cịn được cài đặt sẵn các điều khoản thanh toán, phương thức thanh toán, kỳ hạn nhắc nợ và các điều khoản phạt nợ quá hạn.
Phân hệ kế toán các khoản phải trả (AP - Account Payable)
Phân hệ kế toán các khoản phải trả (AP) là phân hệ được xây dựng với mục đích quản lý các khoản nợ mua hàng và cung ứng dịch vụ từ các NCC. Phân hệ giúp quản lý và cung cấp các báo cáo về tình hình cơng nợ với NCC từ đó nhân viên kế tốn sẽ xây dựng kế hoạch thanh tốn cho từng NCC và trình lên Giám đốc tài chính xem xét và duyệt lịch thanh tốn góp phần nâng cao hiệu quả việc sử dụng nguồn tiền trong công ty.
Các chức năng cơ bản của Phân hệ kế toán các khoản phải trả:
AP cung cấp một cơ sở dữ liệu về NCC: thông tin chung (tên, địa chỉ, MST), lịch sử mua hàng, giá mua. Các PO trước khi được thực hiện phải thông qua bước xét duyệt, AP cung cấp thông tin xét duyệt một cách đáng tin cậy về số lượng cần mua và giá cả của hàng hóa.
Các nghiệp vụ mua hàng phát sinh và thanh toán được ghi nhận dưới dạng nhật ký: Nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền. Tất cả số liệu khi ghi sổ sẽ được ghi nhận đồng thời vào Phân hệ kế toán sổ cái và được theo dõi từ chi tiết đến tổng hợp tất cả các NCC của công ty.
Các báo cáo chủ yếu trong AP là báo cáo về công nợ phải trả cho NCC, đơn hàng mua theo từng NCC, báo cáo công nợ tới ngày thanh tốn. Nâng cao uy tín của cơng ty và đáp ứng được các điều kiện thanh toán đối với NCC trên hợp đồng.
AP cịn cho phép truy tìm nguồn gốc của các giao dịch đã phát sinh và ghi nhớ các điều khoản thanh toán và phương thức thanh toán cho từng NCC.
Phân hệ kế toán tài sản cố định (AA - Asset Accounting)
Phân hệ kế toán TSCĐ (AA) của hệ thống NAV là phân hệ dùng để quản lý tài sản của công ty, tất cả các TSCĐ của công ty ở AA cịn được ghi nhận vào Phân hệ kế tốn sổ cái và được theo dõi ở đây. Việc ghi nhận và theo dõi này được thực hiện chi tiết cho từng TSCĐ (theo dõi theo thẻ TSCĐ).
Các chức năng chính của Phân hệ kế toán TSCĐ:
Theo dõi TSCĐ theo các nội dung chi tiết như: Mã tài sản, mô tả, ngày mua, thời gian sử dụng, phương pháp khấu hao, bảo hiểm, bảo hành, lịch bảo trì, khấu hao…
Mỗi TSCĐ khi ghi nhận ban đầu đều được tạo thẻ, trên thẻ này hiển thị tất cả các thông tin nêu trên về TSCĐ và tất cả các TSCĐ được ghi nhận dưới dạng nhật ký TSCĐ. AA có sẵn nghiệp vụ khấu hao TSCĐ, nghiệp vụ sẽ tự động ghi nhận vào cuối kỳ. AA cung cấp báo cáo ghi nhận TSCĐ theo nhóm, chia lịch bảo trì, ghi nhận việc phân bổ khấu hao cho TSCĐ, đóng bảo hiểm cho TSCĐ.
Phân hệ kế toán hàng tồn kho
Phân hệ kế tốn hàng tồn kho ghi nhận tồn bộ thơng tin về hàng hóa lưu kho của cơng ty, tất cả các hàng hóa đều được quản lý bởi thẻ kho. Phân hệ này quản lý việc xuất, nhập, luân chuyển các hàng hóa. Theo dõi danh sách hàng tồn kho theo vị trí lưu kho (Cơng ty có 3 kho), tính tốn số lượng hàng hóa xuất, nhập và tồn kho để tập hợp thành