(Nguồn: Sách tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, 2012)
Những tiêu chí trong việc đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán thực tế của doanh nghiệp: Hỗ trợ người sử dụng tuân thủ yêu cầu của Pháp Luật hiện hành về kế toán; đáp ứng u cầu người sử dụng; có tính linh hoạt, kiểm sốt cao; phải phổ biến và có tính ổn định cao; giá của phần mềm (giá mua, cài đặt, huấn luyện,…)
1.1.6. Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn
Theo Luật Kế tốn năm 2015 thì “Kiểm tra kế tốn là việc xem xét, đánh giá tuân thủ Pháp Luật về kế tốn, sự trung thực, chính xác của thơng tin, số liệu kế tốn”.
Ngồi việc kiểm tra kế tốn được quy định theo Pháp Luật thì kiểm tra kế tốn còn được doanh nghiệp tự thực hiện để phục vụ cho việc kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp hoặc là việc kiểm tra kế tốn giữa cơng ty mẹ với công ty con. Nội dung kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp chủ yếu là: Kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quy định của cơng ty về cơng tác kế tốn, việc tính tốn, ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán, kiểm tra kế tốn TSCĐ, vật tư, hàng hóa, tiền mặt, …
1.2. Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
1.2.1. Khái niệm về ERP
ERP là một thuật ngữ được Gartner Group sử dụng vào những năm 1990. ERP có thể được hiểu khác nhau bởi những người sử dụng khác nhau:
Hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động của toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005).
Theo APICS Dictionary ấn bản thứ mười một (Blackstone and Cox, 2005) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem như là một khuôn khổ để tổ chức, xác định và chuẩn hóa các quy trình kinh doanh cần thiết từ đó lập kế hoạch kiểm sốt hiệu quả tổ chức và có thể sử dụng kiến thức nội bộ của mình vào việc tìm kiếm lợi thế bên ngồi.
ERP có nhiều định nghĩa khác nhau nhưng tóm lại cho dù là định nghĩa gì đi nữa thì hệ thống ERP vẫn được hiểu như một hệ thống được tích hợp để trở thành hệ thống đa chức năng có chứa các mơ đun phần mềm có thể lựa chọn giải quyết một loạt các hoạt động trong cơng ty như kế tốn tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng và phân phối (Robey et al. 2002).
1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP
Hệ thống ERP được hình thành và trải qua 5 giai đoạn phát triển như sau (F. Robert Jacobs a and F.C. ‘Ted’ Weston Jr.b, 2006):
Những năm 1960 – thời kỳ đầu của máy tính, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reorder
Point Systems – ROP) và thời kỳ đầu của hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning – MRP).
Trong giai đoạn này cạnh tranh chủ yếu là dựa vào chi phí, dẫn đến các cơng ty định hướng chiến lược sản xuất tập trung với khối lượng sản phẩm lớn để giảm chi phí. Hệ thống ROP ra đời nhằm quản lý hàng tồn kho. Dựa vào thông tin quá khứ để xác định nhu cầu đặt hàng và mức hàng tồn kho phục vụ cho kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. MRP là tiền thân của MRP II và ERP ra đời từ cuối những năm 1960. Vào thời điểm đó, phần mềm ứng dụng MRP đầu tiên được xem như là một phương pháp hiện đại để lập kế hoạch và quản lý nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm phức tạp.
Những năm 1970 – MRP, sự phát triển của phần mềm và phần cứng máy tính.
Các giải pháp MRP ban đầu có dung lượng lớn, vụng về và tốn kém yêu cầu phải có một đội ngũ kỹ thuật lớn để hỗ trợ cho các máy tính lớn. Hệ thống MRP trong giai đoạn này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và tích hợp lập báo cáo, lập lịch biểu mua sắm và kiểm soát nguyên vật liệu; hoạch định quản lý, sử dụng và kiểm sốt ngun vật liệu trong q trình sản xuất.
Sự phát triển của phần cứng và phần mềm khiến các hệ thống MRP mới nhất có vẻ lỗi thời. Với việc cải tiến phần cứng liên tục cùng với sự phát triển phần mềm là thêm nhiều chức năng và có thể truy cập cơ sở dữ liệu tập trung. Công nghệ mới này cho phép mở rộng hệ thống để hỗ trợ tăng số lượng các hàm nâng cao lợi thế của tích hợp.
Những năm 1980 – MRP II
Hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II - Manufacturing Resource Planning) lấy MRP làm trọng tâm cơ bản để xây dựng và mở rộng theo nhu cầu bấy giờ. Ngoài những chức năng cơ bản của MRP là hoạch định nguồn nguyên vật liệu thì MRP II cịn có khả năng tích hợp các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật, bán hàng để tạo nên thơng tin tích hợp cung cấp cho việc hoạch định nguồn lực sản xuất. MRP II được xây dựng hoàn chỉnh với việc bổ sung lập kế hoạch quản lý việc mua sắm và kiểm soát vật liệu xuất kho, tồn kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất.
Những năm 1990 – MRP II và sự xuất hiện của các hệ thống ERP đầu tiên.
Thuật ngữ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được Gartner Group (Wylie,1990) đưa ra vào đầu những năm 1990. Định nghĩa của họ về ERP bao gồm các tiêu chí để đánh giá mức độ tích hợp cả bên trong lẫn bên ngồi doanh nghiệp của phần mềm. ERP được phát triển từ MRP II, ERP tại thời điểm bấy giờ là một hệ thống tích hợp hồn chỉnh giữa các vùng chức năng của doanh nghiệp là bán hàng, mua hàng, kế tốn tài chính, sản xuất, quản trị nguồn lực. ERP có khác biệt cơ bản so với MRP II đó là ngồi việc hoạch định nguồn lực bên trong doanh nghiệp hệ thống còn hỗ trợ kế hoạch bán hàng, nhu cầu của khách hàng và quản lý NCC.
Trong giai đoạn này ERP bắt đầu được triển khai ở nhiều nước trên thế giới. Năm 1997 DSI đã giới thiệu ERP lần đầu tiên tại Hội nghị thường niên và đến năm 1999 bài thuyết trình về ERP được thực hiện tại hội nghị DSI Châu Á. Sau đó ERP được cho là chủ đề được lặp đi lặp lại ở nhiều hội nghị. Các bài thuyết trình về ERP ngày càng được đón nhận tích cực hơn và cũng được đưa ra thảo luận ở các Hội nghị người dùng ERP là hội nghị J.D. Edwards Focus 2000 tại Denver.
Những năm 2000 – hợp nhất nhà cung cấp phần mềm.
Sự cố Y2K1 được cho là một lời báo hiệu cho sự trưởng thành của nền công nghiệp ERP và sự hợp nhất của các NCC ERP lớn và nhỏ. Cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, ERP cho phép doanh nghiệp cung cấp thông tin và cho phép các đối tượng bên ngoài đăng nhập vào hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp.
Bắt đầu vào năm 2000, các cơng ty phần mềm ERP tìm cách để cải tiến sản phẩm và tăng thị phần. Để thực hiện mục đích trên thì chỉ có các cơng ty quy mơ lớn mới có khả năng vì vậy các cơng ty nhỏ trong ngành thường bị mua lại, sáp nhập với các công
1 Sự cố máy tính năm 2000 (cịn được gọi là sự cố Y2K, lỗi thiên niên kỷ) là sự cố máy tính diễn ra vào thời khắc đầu tiên bước sang năm 2000. Nguyên nhân là do các máy tính thế hệ cũ, các vi mạch đồng hồ điện tử cũ không thể nhận biết được sự khác biệt giữa các năm 2000 và 1900, bởi vì chúng được lập trình với 2 chữ số cuối cùng của năm nhằm tiết kiệm dung lượng lưu trữ khi mà giá cả sản xuất phần cứng máy tính trong giai đoạn đầu cịn đắt đỏ. Vấn đề này là do máy tính nhận dạng ngày 01/01/00 (ngày 1 tháng 1 năm 2000) như là ngày 1 tháng 1 năm 1900.
ty cạnh tranh. Năm 2002 những phần mềm ERP được sử dụng nhiều bởi các doanh nghiệp lớn là SAP, Oracle, PeopleSoft và J.D.Edwards.
Hệ thống ERP ngày càng trở nên thơng minh hơn, nó là một cơng cụ để khai thác dữ liệu và là một công cụ thông minh giúp cho các nhà quản lý thực hiện chức năng quản lý, hoạch định chiến lược và cung cấp một nguồn thơng tin chính xác hỗ trợ việc ra quyết định.
1.2.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP và phân loại phần mềm ERP
Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP:
Theo Nguyễn Bích Liên (2012), một hệ thống ERP bao giờ cũng gồm các thành phần cơ bản sau:
- Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.
- Phần mềm xử lý là phần mềm ERP.
- Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ.
- Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp được lưu trữ chung.
- Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP.
Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định và có những đặc điểm sau:
- Tính phân hệ và tích hợp: Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử lý hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được.
- Cơ sở dữ liệu quản lý tập chung và chia sẻ thơng tin. - Hoạch định tồn bộ nguồn lực của doanh nghiệp.
- ERP ghi nhận và xử lý thơng tin theo quy trình hoạt động kinh doanh.
Phân loại phần mềm ERP:
Theo Nguyễn Bích Liên (2012), phần mềm ERP không chỉ là phần mềm xử lý dữ liệu đơn thuần mà nó là cơng cụ tích hợp quy trình quản lý vào các xử lý tự động được lập trình trong phần mềm. Vì vậy nhiều người gọi nó là giải pháp ERP, sau đây là một vài cách phân loại:
- Phân loại theo quy mơ của phần mềm.
Phần mềm nước ngồi cấp thấp là các loại phần mềm bán trên thế giới và được dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm.
Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung với mức chi phí khơng q lớn có giá trị trung bình từ 20.000 USD đến 150.000 USD kể cả chi phí triển khai (Mekong Capital 2004).
Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao với giá trị trung bình hàng trăm ngàn cho tới cả triệu Dollas Mỹ.
- Phân loại ERP theo thị phần tương ứng quy mô doanh nghiệp triển khai ERP. Theo báo cáo của Tập đoàn tư vấn Panorama khi thực hiện nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008” SAP chiếm 35% thị phần toàn thế giới, Oracle 28%, Microsoft 14% và còn lại 23% cho các giải pháp khác nhau như Baan, Epicor, IFS,… Phân loại theo quy mô doanh nghiệp sử dụng ERP thì SAP chiếm 30% (doanh nghiệp nhỏ), 43% các doanh nghiệp lớn. Oracle 30% doanh nghiệp nhỏ, 33% doanh nghiệp lớn. Phần còn lại chia cho các giải pháp khác.
- Phân loại phần mềm ERP theo ngành nghề ứng dụng. Cũng theo số liệu thống kê của Tập đoàn tư vấn Panorama (Panorama 2008), thị phần phần mềm ERP theo các ngành nghề được phân bổ như sau: Tất cả các giải pháp ERP đều áp dụng ở tất cả các ngành, cụ thể SAP được sử dụng cho ngành bán lẻ 30% (bằng với Microsoft), 39 % cho các ngành sản xuất tiêu dùng (lớn nhất trong ngành tiêu dùng), lên đến 44% ngành công nghiệp nặng khá. Oracle được ứng dụng 25% trong doanh nghiệp bán lẻ, 32% trong sản xuất tiêu dùng và 29% trong sản xuất
công nghiệp nặng. Microsoft ứng dụng chủ yếu trong bán lẻ 30% và doanh nghiệp sản xuất tiêu dùng 16%, sản xuất cơng nghiệp nặng 6%.
Tóm lại trên thế giới, giải pháp SAP và Oracle được sử dụng rất phổ biến nhất kế đến là Microsoft.
1.2.4. Những lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP
Lợi ích của ERP:
Ứng dụng ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, theo quan điểm của Mishra Alok (2008) lợi ích của ERP hiện hữu ở rất nhiều khía cạnh trong và ngồi doanh nghiệp:
Lợi ích ERP mang lại về mặt hoạt động:
- Ứng dụng ERP làm giảm chi phí lao động cho các bộ phận dịch vụ khách hàng, tài chính, nhân sự, mua sắm, CNTT.
- Giảm thời gian cho một chu trình nghiệp vụ như giảm thời gian xử lý đơn hàng, giao hàng nhanh nhờ trao đổi thơng tin nhanh chóng.
- Tăng năng suất làm việc cho nhân viên, ERP hạn chế bớt các thao tác dư thừa, giảm thời gian làm thêm mà vẫn đảm bảo được năng suất.
- Cải thiện chất lượng thông tin, thông tin được cung cấp từ hệ thống ERP mang tính chính xác cao.
- Ứng dụng ERP còn giúp cải thiện dịch vụ cung cấp cho khách hàng, khách hàng dễ dàng truy cập và đưa ra yêu cầu cho doanh nghiệp, nhờ có ERP mà doanh nghiệp nhận được thông tin nhanh và phản hồi nhanh cho khách hàng.
Lợi ích ERP mang lại về mặt quản lý:
- ERP giúp quản lý tốt các nguồn lực trong doanh nghiệp.
- ERP cung cấp thơng tin nhanh chóng và chính xác cho việc lập kế hoạch và ra quyết định, giúp phân tích lợi nhuận, kiểm sốt chi phí chặt chẽ và lập kế hoạch chiến lược hiệu quả.
- Nâng cao hiệu quả quản lý ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp. Lợi ích ERP mang lại về mặt chiến lược:
- Lợi ích chiến lược thể hiện ở loạt các hoạt động nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh, liên doanh, nâng cao năng lực lãnh đạo.
- Hỗ trợ việc tạo kế hoạch chiến lược cho sản phẩm, nâng cao khả năng chiến lược và vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- ERP thúc đẩy thương mại điện tử bằng cách thu hút khách hàng mới hoặc tiếp cận gần hơn với khách hàng thơng qua khả năng tích hợp web.
Lợi ích ERP mang lại về mặt cơ sở hạ tầng CNTT: ERP giúp doanh nghiệp giúp giảm chi phí CNTT bên trong là tích hợp các trung tâm dữ liệu riêng biệt do đó nó giảm bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ.
Lợi ích ERP mang lại về mặt về mặt tổ chức: ERP giúp nâng cao kỹ năng và tạo ra sự tương tác giữa các nhân viên. Kết quả hoạt động của một doanh nghiệp phụ thuộc vào kết quả hoạt động của mỗi cá nhân.
Lợi ích ERP mang lại về mặt cung cấp thông tin: Ứng dụng ERP giúp thu thập và xử lý thông tin kịp thời, cung cấp thông tin có chất lượng cho doanh nghiệp phục vụ cho việc đưa ra quyết định hoạt động và quản trị.
Hạn chế của ERP:
Mặc dù ERP là một ứng dụng được đánh giá cao bởi giới chuyên môn và người dùng nhưng bản thân ERP cũng có những hạn chế đáng kể. Sau đây là những hạn chế lớn có thể gây thất bại trong việc ứng dụng ERP:
- Chi phí đầu tư để triển khai phần mềm: Trong thị trường phần mềm ERP hiện nay thì hầu hết các phần mềm ERP được viết bởi các doanh nghiệp nước ngoài và được các doanh nghiệp Việt Nam làm trung gian để cung cấp và triển khai. Mức giá cho một gói phần mềm ERP do các doanh nghiệp nước ngoài viết vào khoảng vài triệu đơ cịn các phần mềm do các doanh nghiệp Việt Nam viết và cung cấp có giá vào khoảng vài trăm triệu đồng cho đến vài tỷ đồng. Mức giá này được thỏa thuận còn tùy thuộc vào lượng user sử dụng và các điều chỉnh phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Ngồi chi phí ban đầu mua bản quyền phần mềm ERP thì trong quá trình triển khai ERP cũng phát sinh nhiều chi phí khác
như: Chi phí nâng cấp phần cứng và phần mềm liên quan để phù hợp với bối cảnh