Đơn vị tính: %
STT Lý do Lựa chọn Khơng lựa chọn
1 Tầm nhìn của nhà lãnh đạo 100.00 -
2 ERP là một hệ thống tích hợp các ứng dụng riêng lẻ 37.50 62.50
3 Sự phát triển của Internet - 100.00
4
Vì mục đích tái cấu trúc doanh nghiệp (thay đổi tồn diện về chiến lược kinh doanh, tổ chức lại bộ máy, thay đổi văn hóa doanh nghiệp).
87.50 12.50 5 Nâng cao hiệu quả cạnh tranh nhờ quy trình xử lý thông
6 Hệ thống thông tin tích hợp, sử dụng cơ sở dữ liệu
chung 62.50 37.50
7 Đáp ứng nhu cầu thơng tin nhanh chóng, kịp thời 100.00 -
8 Đảm bảo tiến độ báo cáo 100.00 -
9 Tạo thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định 100.00 -
10 Triển khai kế hoạch kinh doanh mới 37.50 62.50
11 Hệ thống phần mềm cũ khơng cịn phù hợp 87.50 12.50 12 Giảm tải bớt áp lực công việc cho Phịng Kế Tốn 50.00 50.00
Bảng 2.6 khảo sát nhà quản trị của công ty về lý do công ty quyết định ứng dụng hệ thống NAV 2015 thay vì sử dụng phần mềm kế tốn cũ.
Bảng 2.7: Bảng kết quả khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của Ban Lãnh Đạo về chất lượng thơng tin kế tốn trên hệ thống NAV 2015
Đơn vị tính: % Câu hỏi Hồn tồn không đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý chọn Lựa nhiều nhất (Hệ thống Microsoft Dynamics NAV được thay thế bằng Hệ
thống NAV)
(1) (2) (3) (4) (5)
Hệ thống NAV phù hợp với tầm
nhìn chiến lược của nhà lãnh đạo. - - 12.50 62.50 25.00 (4) Sử dụng Hệ thống NAV giúp Công
ty tăng năng suất, hiệu quả làm việc.
- - - 62.50 37.50 (4)
Thơng tin kế tốn cung cấp chính
Thơng tin kế tốn được cung cấp nhanh chóng, kịp thời. Báo cáo tài chính và quản trị được cung cấp đúng hạn.
- - 25.00 50.00 25.00 (4)
Thơng tin kế tốn được cung cấp có tính hỗ trợ cao cho việc ra quyết định.
- - 12.50 62.50 25.00 (4)
Báo cáo được trình bày tổng hợp và
chi tiết. - - - 87.50 12.50 (4) Hình thức báo cáo đa dạng và dữ
liệu được phân tích cụ thể, chi tiết. - - 12.50 75.00 12.50 (4) Hệ thống NAV giúp nâng cao chất
lượng thông tin. - - - 50.00 50.00
(4) và (5)
Anh/Chị đã phân tích mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích mà hệ thống NAV mang lại bao gồm cả lợi ích hữu hình và vơ hình.
- - 25.00 50.00 25.00 (4)
Những lợi ích (cả hữu hình và vơ hình) của hệ thống NAV đã tương xứng với những chi phí mà cơng ty bỏ ra.
- - 37.50 37.50 25.00 (3) và
(4)
Anh/Chị mong đợi những lợi ích dài hạn từ ERP hơn là các lợi ích ngắn hạn từ các phần mềm khác.
- - - 37.50 62.50 (5)
Anh/Chị hài lòng về hệ thống
thơng tin kế tốn hiện tại. - - - 100.00 - (4) Bảng 2.7 đánh giá về mức độ hài lịng về của ban lãnh đạo cơng ty về chất lượng thơng tin của cơng ty nói chung và hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng được cung cấp bởi hệ thống NAV 2015. Những đối tượng được khảo sát là lãnh đạo các cấp trong công ty những người thường xuyên được tiếp cận thông tin báo cáo từ cấp dưới.
2.4.2. Phân tích kết quả khảo sát
Về xây dựng hệ thống tài khoản theo đối tượng:
Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên quy định của Bộ Tài Chính kết hợp với yêu cầu quản lý các nguồn lực của công ty.
Tài khoản tiền được phân loại và đưa vào 2 đối tượng đó là tiền của Trụ sở chính - cơng ty ở TP. HCM, tiền tại văn phịng Hà Nội. Ngồi tài khoản tiền VND thì các tài khoản như ngoài tệ, vàng bạc đá quý cũng được xây dựng tương tự.
Hệ thống tài khoản cho một chu trình bán hàng của cơng ty được xây dựng dựa trên nhóm sản phẩm của cơng ty kinh doanh (có 4 nhóm sản phẩm: Ribbon, decal, hóa chất và máy móc thiết bị). Ví dụ thành phẩm decal đưa vào tài khoản 1552 - decal, mua decal để bán lại 1562 - decal, bán hàng ghi nhận doanh thu 5112 – decal, giá vốn ghi nhận là 6322– decal…
Nhờ có cách quản lý như vậy mà hệ thống NAV xây dựng được quy trình hạch tốn theo đối tượng. Cơng ty chia việc hạch tốn hoạt động kinh doanh theo 4 đối tượng chính là decal, mực, hốt chất, máy móc. Với việc xây dựng hạch tốn như vậy giúp công ty
quản lý theo cơ cấu sản phẩm kinh doanh từ đó đánh giá và có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho từng đối tượng.
Thiết lập hệ thống tài khoản trung gian:
Đây là một đặc điểm có ở hệ thống NAV cũng như các hệ thống ERP khác ở Việt Nam. Một quy trình hạch tốn kế tốn có thể có một vài trường hợp hạch tốn không thể xảy ra trực tiếp giữa 2 tài khoản nào đó, lúc này buộc hệ thống phải thiết lập một vài tài khoản trung gian để tiện cho việc hạch tốn. Nghĩa là thay vì hạch tốn trực tiếp giữa 2 tài khoản đó thì họ sẽ thực hiện hạch tốn trung gian qua một tài khoản khác (gọi là tài khoản trung gian), trên góc độ kinh tế thì sự vận động và giá trị của các tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ khơng có gì thay đổi. Vì vậy việc hạch toán được ghi nhận qua các tài khoản trung gian sẽ không làm ảnh hưởng đến BCTC của cơng ty. Ngồi ra với
việc kiểm tra số dư các tài khoản trung gian này cơng ty có thể kiểm sốt được quy trình nghiệp vụ đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Về xây dựng hệ thống chứng từ:
Hệ thống NAV làm thay đổi kết cấu chứng từ kế toán nhưng vẫn đảm bảo được những nội dung yêu cầu của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Những thay đổi của việc tổ chức chứng từ là nội dung chứng từ, hình thức chứng từ, số hiệu chứng từ, số liên chứng từ tùy thuộc vào chức năng của chứng từ. Một vài chứng từ mới được xây dựng để đáp ứng nhu cầu quản lý của cơng ty với mục đích cung cấp thơng tin nhanh chóng trong q trình hoạt động kinh doanh của cơng ty ví dụ PO, SO, phiếu giao hàng, biên nhận công nợ… Những chứng từ này sẽ được xét duyệt theo từng gian đoạn trong quy trình nghiệp vụ đến khi hồn tất quy trình.
Hệ thống NAV loại bỏ hầu hết chứng từ giấy trong khâu nhập liệu đầu vào mà thay vào đó là sử dụng các dữ liệu (chứng từ điện tử) ở các bộ phận khác.
Trên hình thể hiện chứng từ mua hàng của công ty số chứng từ sẽ bắt đầu bằng việc phân biệt mua hàng trong nước (VN) hay nước ngoài (NN), đối với chứng từ bán hàng (SO) bắt đầu dãy ký tự sẽ là SG hoặc HN để phân loại và tính doanh thu cho văn phòng Hà Nội hay cho trụ sở Sài Gòn. Tiếp theo sẽ là PO nếu là chứng từ mua hàng và SO nếu là chứng từ bán hàng. Sau đó là dãy số mơ tả năm và tháng mà chứng từ phát sinh cuối cùng là số thứ tự chứng từ được thực hiện trong tháng đó. Chứng từ sẽ được hạch toán bằng VNĐ nếu là chứng từ mua hoặc bán hàng trong nước và hạch toán bằng USD nếu là mua hàng hoặc bán hàng nước ngoài.
Hệ thống ERP liên kết với Web xuất hóa đơn điện tử:
Dựa theo Quyết định 1209/QĐBTC và Thơng tư 32/2011/TT-BCT của Bộ Tài Chính về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Cơng ty Hà Phan đã quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, hình 2.5 mơ tả mơ hình tích hợp giữa ERP và Wed hóa đơn điện tử.
Hình 2.5: Mơ hình tích hợp hệ thống phần mềm của cơng ty và web hóa đơn điện tử
Mơ tả q trình xuất hóa đơn điện tử:
- Bước 1: Nhân viên kế tốn tiến hành lập hóa đơn trên hệ thống NAV.
- Bước 2: Tải dữ liệu hóa đơn vừa lập từ hệ thống NAV lên Web hóa đơn điện tử. - Bước 3: Thực hiện cơng tác ký điện tử trên hóa đơn, lúc này hóa đơn sẽ được gửi
tới email của nhân viên kế tốn. (lưu ý hóa đơn trước khi lập ở hệ thống NAV đã được xét duyệt).
Dữ liệu của hóa đơn sau khi xuất trên web hóa đơn điện tử sẽ được cập nhật trên hệ thống NAV, thơng tin về hóa đơn vừa xuất sẽ được nhân viên kế toán gửi cho khách hàng hoặc khách hàng tự truy cập trên hệ thống hóa đơn của cơng ty để lấy về. Cơ quan Thuế sẽ dễ dàng theo dõi hơn.
Hình 2.6: Hóa đơn bán hàng trên hệ thống NAV 2015
Về cơng tác hạch tốn:
Quy trình hạch tốn của cơng ty trên hệ thống NAV được xây dựng dựa trên quy trình nghiệp vụ phát sinh trên thực tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Một nghiệp vụ kinh tế từ khi phát sinh đến khi kết thúc có thể trải qua nhiều bước hạch toán của nhiều bộ phận khác nhau nhưng nghiệp vụ chỉ thực sự được ghi nhận số phát sinh khi thông tin chuyển đến đến bộ phận kế tốn và được kế tốn ghi sổ. Ví dụ, trong quy trình bán hàng ban đầu khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng nhân viên Sale thực hiện kiểm tra hàng tồn kho sau khi có đầy đủ hàng bán thì thực hiện SO, SO sau đó sẽ được đưa lên phần chờ duyệt của hệ thống NAV. SO sẽ được duyệt bởi trưởng bộ phận hệ thống nếu đơn hàng được thơng qua thì đơn hàng sẽ được gửi đến kho, thủ kho sẽ thực hiện phiếu xuất kho xuất hàng và thơng tin đến bộ phận kế tốn xuất HĐTC và ghi nhận công nợ trên hệ thống, khâu cuối cùng là giao hàng và thu tiền nếu là tiền mặt.
Phân hệ kế tốn tài chính của hệ thống NAV ngồi chức năng thực hiện ghi sổ nghiệp vụ trực tiếp phát sinh ở phân hệ như các phần mềm kế tốn khác thì nó cịn ghi sổ các nghiệp vụ được chuyển đến từ các phân hệ khác của hệ thống. Tất cả các nghiệp vụ đều
tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch tốn một nhiều hay nhiều một thơng thường khơng được sử dụng đến, vì vậy việc hạch tốn vào một tài khoản để tách số dư ra các tài khoản đối ứng là không thể. Thay đổi này mang lại hiệu quả cao cho cơng ty do bút tốn được cài đặt tự động và được kiểm sốt qua q trình phê duyệt, vì vậy việc xảy ra sai sót trong cơng tác hạch tốn là hầu như khơng có.
Về bút tốn đảo:
Bất kỳ phần mềm kế toán nào được thực hiện hạch tốn bởi con người thì đều có thể xảy ra sai sót, ERP cũng vậy cũng có thể xảy ra sai sót về số liệu do người dùng có thể chọn sai nghiệp vụ hay nhập sai số liệu. Cũng giống như các hệ thống ERP khác số liệu sai sót trên hệ thống NAV khơng được sửa chữa như cơng tác hạch tốn truyền thống của các phần mềm kế tốn là xóa, bổ sung. Ở hệ thống NAV cách sửa sai duy nhất là ghi nhận bút toán đảo.
Bút toán đảo được thực hiện khi phát hiện ra số liệu có sai sót, ghi nhận bút tốn đảo sẽ làm mất đi số liệu đã ghi nhận trước đó và nghiệp vụ sai sẽ khơng thể hiện trên báo cáo nữa. Chính vì đặc điểm này mà thơng tin được cung cấp bởi hệ thống NAV trở nên đáng tin cậy hơn.
Hình 2.8: Bút tốn chuyển tiền hình 2.7 và bút tốn đảo ngược
Về cung cấp thông tin:
Ngồi những thơng tin được cung cấp bởi các phần mềm kế tốn thơng thường như: Tiền; tài sản; nợ phải thu, phải trả … hệ thống NAV cịn cung cấp các thơng tin phi tài chính về hợp đồng nhân sự cơng ty hay những kế hoạch, chiến dịch tiếp thị,… để phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý của công ty.
Hệ thống NAV giúp cho công ty quản lý thông tin tập trung. Đó cũng là đặc điểm khác biệt của hệ thống NAV so với hệ thống quản lý thông thường trong các công ty sử dụng một hệ thống gồm nhiều các phần mềm riêng lẻ kết hợp lại. Mỗi bộ phận trong các công ty sử dụng hệ thống quản lý thơng thường có thể sử dụng một phần mềm khác nhau để đáp ứng nhu cầu xử lý hoạt động tại bộ phận. Vì thế dữ liệu giữa chúng khơng có sự liên kết, các bộ phận chỉ làm việc với nhau thông qua chứng từ giấy, văn bản hay qua email thế nên việc sử dụng hệ thống NAV đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cơng tác ln chuyển chứng từ. Thay vì trước đây khi cần thơng tin ở bộ phận thì phải yêu cầu họ cung cấp thì nay các bộ phận có thể thấy được dữ liệu của nhau thơng qua hệ thống, hệ thống đã giúp đơn giản hóa cơng tác cung cấp thơng tin giữa các bộ phận.
Thơng tin được cung cấp trên hệ thống NAV ngồi thơng tin về BCTC cịn có các báo cáo hoạt động của cơng ty nhờ đó mà nhà quản trị có thể phân tích được tình hình hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý của công ty không cần phải thông qua
bước tổng hợp thơng tin. Ngồi ra, hệ thống cịn cung cấp thơng tin mang tính chính xác cao cho người dùng so với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ ở các công ty khác.
Hệ thống có khả năng xử lý nhanh số liệu tạo báo cáo kịp thời, các báo cáo thường là BCTC và báo cáo quản trị kèm theo đó là thơng tin cho các kế hoạch kinh doanh, sản xuất, mua hàng…
Hình 2.9: Thực hiện lệnh tính tốn và đề xuất các lệnh mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất
Hình 2.9 và 2.10 mơ tả q trình tính tốn và đề xuất kế hoạch sản xuất hàng phục vụ cho nhu cầu bán hàng.
- Hình 2.9 sử dụng tùy chọn ‘MRP’ để hệ thống tính tốn và đề xuất các lệnh mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của các lệnh sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định.
- Hình 2.10 là Bảng Kế Hoạch, hệ thống đề xuất ra các lệnh mua hàng tại kho chính và lệnh chuyển kho về kho sản xuất khi quy trình mua hàng hồn tất.
Các bút tốn tự động
Các bút toán hạch toán tự động phát sinh định kỳ ở phân hệ kế tốn. Ví dụ: Trích khấu hao, kết chuyển cơng nợ nội bộ, kết chuyển thuế GTGT, phân bổ chi phí trích trước... Hình 2.11 là bút tốn phân bổ chi phí trích trước cho các khoản chi phí thuê văn phịng, chi phí q tặng khác hàng,… bút tốn ghi nhận những khoản chi phí phân bổ này được ghi nhận hàng tháng, nhân viên chỉ cần chỉnh ngày và ghi sổ. Chứng từ này có cột hạn sử dụng, ghi nhận thời hạn phân bổ. Ví dụ hạn sử dụng là 31/07/2018 thì đến ngày 31/07/2018 là thời điểm cuối cùng ghi nhận phân bổ khoản này, nếu kỳ sau là ngày 31/08/2018 nhân viên tiến hành trích phân bổ thì hệ thống sẽ báo cáo phần chi phí đó đã hết số dư để phân bổ.
Mẫu báo cáo:
Mẫu BCTC trên hệ thống NAV được thiết kế theo quy định của Bộ Tài Chính. Cịn