Bảng mô tả công việc của bộ phận Hệ thống

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần thương mại hà phan (Trang 55 - 60)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN HỆ THỐNG

ERP QUY TRÌNH KẾ TỐN QUẢN TRỊ

- Tạo tài liệu thực hành trên hệ thống ERP - Đào tạo thực hành trên

hệ thống ERP

- Tìm hiểu cải tiến hệ thống ERP

- Xử lý lỗi hệ thống ERP - Cài đặt và phân quyền trên ERP theo quy định của công ty và yêu cầu của Kế toán trưởng. - Tạo mã hàng hóa,

khách hàng, NCC theo quy định của công ty.

- Xây dựng và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy trình mới phát sinh trong cơng ty. - Hỗ trợ các phòng ban xử lý vấn đề liên quan đến quy trình. - Bám sát quy trình thực tế để đưa lên thực hiện trên hệ thống ERP.

- Lập kế hoạch kinh doanh theo năm. Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đến Ban Giám Đốc

- Tính giá bán hàng hóa theo quy định của cơng ty

- Thực hiện các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban Giám Đốc - Kiểm sốt các chỉ tiêu tài chính của năm, theo kế hoạch kinh doanh đã được Hội đồng Quản trị thông qua.

- Kiểm tra và giám sát tuân thủ quy chế tài chính do cơng ty đề ra.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Bộ phận Hệ Thống có vai trị đặc biệt quan trọng đối với cơng ty vì các cơng việc của bộ phận đều có liên quan mật thiết đến công tác quản lý của công ty, giúp cải thiện năng lực các cá nhân và hỗ trợ thông tin ra quyết định cho Ban Giám Đốc.

2.2. Q trình ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 tại cơng ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan

2.2.1. Lý do chọn ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015

Việc ứng dụng hệ thống ERP tại cơng ty CPTM Hà Phan có một vài lý do sau: - Mơi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt nên đòi hỏi phải có sự thay đổi trong

cơng tác quản lý của công ty để mang lại lợi thế cạnh tranh so với bên ngoài. - Hệ thống phần mềm kế toán cũ khơng cịn phù hợp, cần phải đổi mới để mang lại

hiệu quả tích cực.

- Hệ thống ERP đáp ứng được tầm nhìn của ban lãnh đạo cơng ty.

- Hệ thống ERP có đặc điểm là hệ thống thơng tin tích hợp và có khả năng đáp ứng u cầu thơng tin nhanh chóng.

- Hệ thống ERP cung cấp thơng tin hỗ trợ ra quyết định cho Ban Giám Đốc . - ERP giúp hệ thống lại quy trình kinh doanh và quản lý của cơng ty, giảm tải áp

lực cơng việc cho bộ phận Kế Tốn, tăng hiệu quả và năng suất làm việc.

Đây là những lý do chính dẫn đến việc ứng dụng ERP tại Cơng ty CPTM Hà Phan. Qua quá trình tìm hiểu, so sánh để lựa chọn các phần mềm ERP, công ty đã quyết định chọn phần mềm Microsoft Dynamics NAV 2015 bởi nó có những đặc điểm thiết kế cũng như chi phí phù hợp với cơng ty.

2.2.2. Giới thiệu về ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015

Microsoft Dynamics NAV là một ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của Microsoft. Tháng 09 năm 2005, Microsoft đưa ra phiên bản Microsoft Dynamics NAV đầu tiên, hệ thống được tạo ra nhằm tăng năng suất, hiệu quả giải quyết các cơng việc trong các tập đồn hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Đến tháng 10 năm 2014, Microsoft đã phát hành Microsoft Dynamics NAV 2015 phiên bản này cải tiến các tính năng về khách hàng, báo cáo tài liệu bằng Microsoft Word, tích hợp ngân hàng và nhiều thứ nữa.

Theo pcworld.com.vn thì Microsoft chiếm 14% thị phần ERP trên thế giới chỉ sau SAP là 35% và Oracle là 28% thị phần chung. Xét về thị trường doanh nghiệp lớn ứng dụng ERP thì thị phần của Microsoft chỉ là 6% nhưng trong thị trường ERP dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì thị phần của Microsoft chiếm tới 22%. Đến nay thì Microsoft Dynamics NAV đã có hơn 42 phiên bản ở nhiều quốc gia trên thế giới.

Hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 (sau đây gọi tắt là hệ thống NAV) là ứng dụng tích hợp bao gồm các chức năng kinh doanh trong chu trình kinh doanh của một doanh nghiệp: Quản lý tài chính, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, kho hàng, bán hàng và Marketing, quản lý nhân sự, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, thơng minh kinh doanh.

2.2.3. Q trình triển khai ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015

2.2.3.1. Quá trình triển khai ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015

Với quyết định ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý của đơn vị, công ty Hà Phan đã lựa chọn hệ thống NAV để triển khai và hệ thống này do công ty NETiKA Việt Nam cung cấp. Được thành lập năm 1987 đến nay NETiKA GROUP phát triển bao gồm 5 công ty hoạt động trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng các phần mềm mang tính tích hợp và các dịch vụ CNTT khác. Các cơng ty có trụ sở tại Bỉ, Pháp và Việt Nam. NETiKA Việt Nam được đánh giá có một đội ngũ nhân viên kinh nghiệm và trình độ chun mơn cao.

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mơ tả các giai đoạn trong q trình triển khai hệ thống NAV 2015 tại Cơng ty CPTM Hà Phan

Q trình ứng dụng hệ thống NAV tại Hà Phan gồm có 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án

Giai đoạn chuẩn bị dự án là giai đoạn được xem là nền móng để xây dựng một hệ thống ERP thành cơng, các cơng việc chính của giai đoạn chuẩn bị dự án:

- Lựa chọn Đội Dự Án: Đội Dự Án được lựa chọn ngay từ những ngày đầu có quyết định ứng dụng hệ thống ERP. Đội Dự Án được công ty lựa chọn bao gồm 4 nhân viên đóng vai trị trực tiếp làm việc với NCC và nhà tư vấn triển khai phần mềm. Ban lãnh đạo sẽ có vai trị tư vấn cho Đội Dự Án để cùng xây dựng hệ thống ERP. - Lựa chọn nhà tư vấn: Đội Dự Án bắt đầu những công việc chuẩn bị đầu tiên là khâu lên kế hoạch và tìm kiếm tài liệu liên quan đến ERP. Bước tiếp đến là tiến hành buổi họp đầu tiên khởi động dự án, lúc này Ban Giám Đốc và Đội Dự Án của công ty sẽ tiến hành lựa chọn nhà tư vấn hỗ trợ việc xây dựng và phân tích quy trình kinh doanh.

- Lựa chọn phần mềm: Đội Dự Án làm việc với nhà tư vấn để tìm ra giải pháp ERP phù hợp với cơng ty, từ đó trình lên Ban Giám Đốc để đưa ra quyết định cuối cùng về việc lựa chọn phần mềm ERP dựa trên các tiêu chí: phù hợp, hiệu quả và chi phí. Từ những số liệu tổng hợp của Đội Dự án về các phần mềm ERP được trình bày dưới dạng phân tích, tổng hợp và so sánh. Ban Giám Đốc sẽ quyết định lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất.

Đối với Cơng ty Hà Phan thì cơng ty quyết định lựa chọn nhà tư vấn triển khai thống ERP và NCC phần mềm ERP là một để tiện cho việc trao đổi, làm việc.

Giai đoạn 2: Triển khai, thực hiện

Giai đoạn này có vai trị quan trọng khơng kém giai đoạn 1, nếu khơng thận trọng trong giai đoạn này thì hệ thống ERP của cơng ty sẽ không thành công. Giai đoạn 2 gồm các hoạt động:

- Phân tích quy trình kinh doanh: Đội Dự Án kết hợp với nhiều phịng ban khác tiến hành phân tích quy trình kinh doanh của cơng ty đã được xây dựng trước đó nhờ vào sự hỗ trợ của cơng ty tư vấn.

- Tùy chỉnh hệ thống: Đội Dự Án làm việc với NCC phần mềm để tùy chỉnh hệ thống ERP mẫu thành hệ thống ERP phù hợp với quy trình thực tế của cơng ty. - Huấn luyện và đào tạo: Đến giai đoạn này Đội Dự Án đã có được hệ thống ERP

đã hiệu chỉnh, tiếp tục tiến hành lên báo cáo, hệ thống tài liệu đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên các phòng ban sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả.

Giai đoạn 3: Hoàn thành

Đến giai đoạn này việc ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Hà Phan đã đi đến giai đoạn cuối cùng:

- Kiểm tra phần mềm: Sau khi nhận được hệ thống ERP đã tùy chỉnh theo thỏa thuận với NCC phần mềm. Đội Dự Án tiến hành kiếm tra hệ thống so với những cam kết ban đầu giữa hai bên.

- Chuyển đổi dữ liệu: Hệ thống ERP tùy chỉnh theo yêu cầu đã sẵn sàng, bộ phận kế toán kết hợp với Đội Dự Án tiến hành chuyển đổi toàn bộ dữ liệu trong phần mềm kế toán cũ sang hệ thống ERP mới.

- Vận hành và hiệu chỉnh: Số liệu đã sẵn sàng, tùy vào nhiệm vụ của mỗi người, nhân viên sẽ được tạo quyền đăng nhập và phân công các thao tác phù hợp trên hệ thống ERP mới. Đội Dự Án tiếp tục tiến hành làm việc với NCC phần mềm để đạt được thỏa thuận trong việc hiệu chỉnh những hoạt động chưa phù hợp trên hệ thống ERP. Tiến hành chế độ bảo trì dữ liệu thường xuyên.

2.2.3.2. Hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan

Công ty Hà Phan ban đầu khi thành lập ứng dụng phần mềm kế tốn thơng thường để quản lý tài chính và các phần mềm có chức năng riêng lẻ để quản lý các nguồn lực khác. Nhưng những năm gần đây Ban Giám Đốc cơng ty muốn tìm kiếm sự đổi mới

trong cách quản lý các nguồn lực để thu được hiệu quả cao hơn nên yêu cầu thay đổi và ERP được cho là giải pháp phù hợp nhất.

Dựa vào yêu cầu hoạt động và quản lý các cấp cùng với điều kiện ứng dụng thực tế tại Cơng ty Hà Phan thì hệ thống ERP được thiết kế gồm các chức năng sau:

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần thương mại hà phan (Trang 55 - 60)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(121 trang)