N Minimum Maximum Mean Std. Deviation
D0153 100 1 4 2,56 ,820
D0154 100 3 5 4,29 ,608
D0155 100 3 5 4,21 ,782
Valid N (listwise) 100
Ưu điểm
Hệ thống thông tin của công ty thu thập được các dữ liệu từ bên trong và cả bên ngồi, các thơng tin này được ghi nhận và chuyển hóa thành các dữ liệu để lưu trữ. Các dữ liệu này sẽ hỗ trợ tích cực để giải quyết vấn đề xảy ra trong tương lai. Ví dụ: cơng ty lưu các cuộc gọi phản ánh của khách hàng để phục vụ cho việc cải thiện dịch vụ khách hàng cũng như giải trình khi có thanh tra từ NHNN; ghi âm cuộc gọi thu hồi nợ khách hàng để làm bằng chứng khi có kiện tụng xảy ra.
Nhược điểm
Như đã đề cập ở phần hoạt động kiểm sốt, các phần mềm của cơng ty vẫn còn hạn chế trong việc xuất báo cáo. Một số báo cáo vẫn chưa đảm bảo về tính đầy đủ, chính xác, kịp thời để hỗ trợ cho ban giám đốc đưa ra quyết định. Các báo cáo khi được xuất ra từ hệ thống sẽ được kiểm duyệt lại trước khi trình cho ban giám đốc điều này đảm bảo một phần tính chính xác, đầy đủ nhưng không đáp ứng được về mặt thời gian.
Truyền thông nội bộ
Bảng 2.15 Tổng hợp kết quả khảo sát về truyền thông nội bộ Descriptive Statistics Descriptive Statistics
N Minimum Maximum Mean Std. Deviation
D0256 100 3 5 4,18 ,796
D0257 100 3 5 4,29 ,640
D0258 100 3 5 4,45 ,702
D0259 100 3 5 4,43 ,607
Ưu điểm
Công ty chú trọng xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của nhân viên, đảm bảo các ý chỉ thị của cấp trên được cấp dưới hiểu rõ cũng như ý kiến của cấp dưới được cấp trên tiếp thu đầy đủ. Hệ thống truyền thông nội bộ của công ty bao gồm: điện thoại nội bộ, thư điện tử công ty, nhắn tin trị chuyện nội bộ (Spark), bảng tin cơng ty,...
Cơng ty đã thiết lập đường dây nóng cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho công, cũng như các ý kiến không đồng ý đối với các quản lý cấp cao. Đường dây nóng này được bộ phận kiểm tốn nội bộ phụ trách. Khi có sự việc xảy ra, phịng kiểm tốn nội bộ sẽ thực hiện các biện pháp kiểm tra đánh giá và có thể tham khảo ý kiến từ các phòng ban khác như phòng Quản lý rủi ro, Phịng chống gian lận, Hành chính nhân sự. Sau khi có kết quả chính xác, phịng kiểm tốn nội bộ sẽ trình lên ban điều hành để đưa ra các biện pháp xử lý, khắc phục và phản hồi lại kết quả cho người báo tin. Vì vậy, nhân viên sẽ chủ động báo cáo các vấn đề được cho là khơng hợp lý hoặc có rủi ro cao. Bên cạnh đường dây nóng, cơng ty cịn triển khai thêm địa chỉ thư điện tử phục vụ cho việc báo cáo của các nhân viên đối với các sự kiện trên.
Nhược điểm
Một số nhân viên cơng ty vẫn cịn gặp khó khăn trong việc tiếp cận với các văn bản quy định nội bộ. Các nhân viên này không nhận biết được các quy định nội bộ dẫn đến việc không chắc chắn về các quy định xử lý, kỷ luật, chế độ phúc lợi, quyền lợi dành cho người lao động,... Điều này thể hiện qua việc nhân viên phải liên hệ bằng điện thoại với phịng Hành chính nhân sự để tham khảo về các thông tin trên.
Nguyên nhân
Công ty lưu các quy định nội bộ trên hệ thống thư điện tử của cơng ty. Tuy nhiên, một số nhân viên khơng có nhu cầu sử dụng thư điện tử cơng ty hoặc vì lý do bảo mật thơng tin (như bộ phận Phòng chống gian lận sẽ sử dụng thư điện tử cá
nhân của họ) sẽ khó tiếp cận được với các quy định nội bộ. Hơn nữa, các quy định nội bộ được tải lên chưa đầy đủ vì phịng ban phụ trách việc quản lý và truyền thông các quy định nội bộ. Bên cạnh đó quy trình nội bộ của các phịng ban sẽ khơng được cung cấp vì tính bảo mật.
Truyền thơng bên ngồi