STT Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ
1 2 3 4 5
1 Nhân viên thường xuyên thất lạc đồ dùng cá nhân
trong quá trình làm việc. - 2/10 2/10 3/10 3/10
2 Hồ sơ chứng từ lộn xộn, chất chồng đống, gây
mất thời gian tìm kiếm. - 2/10 3/10 3/10 2/10
3
Nhân viên không được cung cấp các dụng cụ văn phòng kịp thời khi xảy ra thiếu hụt trong quá trình làm việc.
1/10 1/10 5/10 3/10 -
4
Thời gian làm việc khá cứng nhắc, không linh hoạt sắp xếp cho nhân viên khi bận công việc gia đình
2/10 2/10 4/10 1/10 1/10
5 Tốc độ xử lý thông tin trên máy vi tính chậm,
thường xun xảy ra tình trạng đứng máy. - - 2/10 3/10 5/10
6 Máy in, máy photocopy thường xuyên bị kẹt
giấy, in nhòe, mất kết nối… - - 3/10 4/10 3/10
Qua kết quả phân tích dữ liệu, kết quả phỏng vấn và khảo sát thêm, tác giả đã xác định ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân giảm động lực làm việc theo yếu tố “Điều kiện làm việc” như sau:
Ƣu điểm
Văn phòng làm việc tại PTcons khá sạch sẽ thống mát, ln đảm bảo các vấn đề về vệ sinh, an toàn giúp nhân viên thoải mái khi làm việc.
Thời gian làm việc của nhân viên khối văn phòng tại PTcons hợp lý và đúng theo quy định của pháp luật.
Nhân viên làm việc tại PTcons được trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị và dụng cụ văn phịng (máy vi tính, máy photocopy, máy in, văn phòng phẩm.v.v…) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong quá trình xử lý công việc.
Nhƣợc điểm
Văn phòng làm việc tại PTcons thường xảy ra tình trạng thất lạc giấy tờ, dụng cụ làm việc (Hóa đơn, bút, kéo…) gây khó khăn và mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm và sử dụng.
Nhân viên khơng được cung cấp văn phịng phẩm kịp thời khi xảy ra thiếu hụt trong quá trình làm việc mà phải đợi đến định kỳ để đề xuất.
PTcons chưa linh hoạt trong việc tạo điều kiện cho nhân viên có thể ra ngoài vào giờ làm việc để giải quyết những vấn đề cá nhân đột xuất.
Tốc độ truy cập, xử lý dữ liệu của máy vi tính chậm và thường xuyên bị treo máy. Máy photocopy, máy in thường xuyên bị kẹt giấy, in mờ một bên, in vệt sọc đen… làm hao hụt văn phịng phẩm và gây khó khăn cho nhân viên trong việc thực hiện công việc đúng tiến độ.
Nguyên nhân
Hiện tại, PTcons vẫn chưa có những quy định cụ thể về cách thức sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, dụng cụ văn phòng hợp lý và theo các tiêu chuẩn cụ thể. Điều này khiến văn phòng làm việc tại PTcons trở nên bừa bộn, thất lạc hồ sơ chứng từ gây mất thời gian trong việc tìm kiếm sử dụng. Đây cũng là
nguyên nhân làm cho số lượng văn phòng phẩm đề xuất định kỳ không đúng với nhu cầu thực tế sử dụng của các Phòng/Ban.
PTcons tuân thủ khá chặt chẽ về thời gian làm việc theo quy định cho nhân viên khối văn phịng. Vì vậy, khi nhân viên có việc đột xuất cần ra ngoài trong giờ làm việc, họ thường gặp phải sự cằn nhằn và từ chối từ cấp trên.
Máy móc, thiết bị văn phịng (máy vi tính, máy photocopy, máy in.v.v…) được công ty đầu tư sử dụng trong thời gian dài nhưng không được kiểm tra, nâng cấp, bảo dưỡng thường xuyên. Điều này không những ảnh hưởng đến tiến độ xử lý cơng việc của nhân viên mà cịn làm hao hụt số lượng văn phòng phẩm được đưa vào sử dụng.
2.3.2 Phân tích thực trạng tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại PTcons theo yếu tố đồng nghiệp
* Thực trạng chính sách – quy định về tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại PTcons theo yếu tố đồng nghiệp
Định kỳ mỗi năm, PTcons thường tổ chức các chuyến du lịch nghỉ dưỡng nhằm nâng cao tinh thần gắn kết mối quan hệ đồng nghiệp tại công ty. Đồng thời, PTcons vẫn thường tổ chức các phong trào, các hoạt động tập thể như: chơi cầu lồng, đá bóng cùng nhau để nhân viên các Phịng/Ban trong cơng ty có thể gặp gỡ và giao lưu với nhau.
Tuy nhiên, hiện tại mối quan hệ đồng nghiệp ở PTcons vẫn chưa tốt. Do khơng hiểu về những khó khăn trong tính chất và đặc điểm cơng việc, đồng nghiệp giữa các Phịng/Ban tại PTcons thường làm khó nhau khi phải phối hợp thực hiện công việc với tư tưởng bảo vệ quyền lợi cho bộ phận mình. Bên cạnh đó, cịn tồn tại khá nhiều các cá nhân tại PTcons làm việc khép kín. Họ chỉ biết hoàn thành tốt cơng việc của bản thân mình mà ít có sự quan tâm, trao đổi kinh nghiệm và giúp đỡ nhau trong công việc với các đồng nghiệp khác.
* So sánh với Coteccons theo yếu tố đồng nghiệp
Tại PTcons, đồng nghiệp là yếu tố quan trọng thứ hai ảnh hưởng đến động lực làm việc của NVVP tại PTcons (β = 0.239). Mức độ đồng ý của NVVP tại PTcons
đạt trung bình 2.57/5, rất thấp so với các yếu tố khác. Số điểm của từng chỉ tiêu cũng rất thấp, đều dưới mức trung bình 3.0 và được thể hiện chi tiết tại bảng 2.12.
Bảng 2.12: Kết quả đo lƣờng về yếu tố đồng nghiệp
Biến quan sát PTcons Coteccons Số mẫu Trung bình Độ lệch chuẩn Số mẫu Trung bình Độ lệch chuẩn
ĐN1 Đồng nghiệp của tơi có tinh
thần phối hợp làm việc tốt 238 2.87 1.235 125 3.03 1.204 ĐN2
Tôi và đồng nghiệp của tôi thường xuyên trao đổi kinh nghiệm trong công việc
238 2.92 1.251 125 3.07 1.296
ĐN3
Đồng nghiệp của tôi sẵn sàng giúp đỡ để tơi hồn thành tốt công việc
238 2.84 1.240 125 2.95 1.269
ĐN Đồng nghiệp 238 2.57 1.242 125 3.02 1.256
Nguồn: Tác giả tổng hợp kết quả phân tích dữ liệu khảo sát
Theo kết quả tổng hợp tại bảng 2.12, ta thấy rằng mối quan hệ đồng nghiệp tại PTcons được đánh giá không tốt. Đồng thời, mức độ đồng ý của nhân viên PTcons đạt giá trị trung bình là 2.57 và thấp hơn nhiều so với Coteccons là 3.02. Chứng tỏ, đối thủ làm tốt hơn PTcons trong việc tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa các đồng nghiệp trong cơng việc. Vì vậy, PTcons cần cải thiện yếu tố này trong thời gian sắp tới.
* Kết quả phỏng vấn và khảo sát thêm theo yếu tố “Đồng nghiệp”
Tác giả đã tiến hành phỏng vấn thêm một số NVVP tại PTcons để tìm ra các nguyên nhân khiến đại đa số các NVVP đánh giá không cao về yếu tố đồng nghiệp tại công ty (Phụ lục 7). Sau đó, tác giả đã gửi bảng đánh giá đến 10 NVVP tại PTcons và thu được kết quả như sau:
Bảng 2.13: Kết quả đánh giá của nhân viên PTcons về đồng nghiệp
STT Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ
1 2 3 4 5
1 Đồng nghiệp giữa các Phòng/Ban thường làm khó nhau
trong q trình phối hợp làm việc. - 2/10 2/10 4/10 2/10 2 Đồng nghiệp chỉ tập trung làm tốt công việc của bản thân. 1/10 2/10 3/10 3/10 1/10 3 Đồng nghiệp ít quan tâm, giúp đỡ nhau khi cần sự hỗ trợ. - 2/10 2/10 3/10 3/10
Qua kết quả phân tích dữ liệu, kết quả phỏng vấn và khảo sát thêm, tác giả đã xác định ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân giảm động lực làm việc theo yếu tố “Đồng nghiệp” như sau:
Ƣu điểm
Định kỳ mỗi năm, PTcons thường tổ chức các chuyến du lịch nghỉ dưỡng nhằm nâng cao tinh thần gắn kết giữa cá nhân với nhau.
PTcons vẫn thường tổ chức các phong trào, các hoạt động tập thể như: chơi cầu lồng, đá bóng cùng nhau để nhân viên các phịng ban khác nhau có thể gặp gỡ và giao lưu.
Nhƣợc điểm
Mối quan hệ đồng nghiệp giữa các Phịng/Ban khơng được tốt. Họ thường làm khó nhau trong q trình phối hợp làm việc.
Một số nhân viên chỉ biết hồn thành tốt cơng việc của bản thân mình mà ít có sự quan tâm, phối hợp với đồng nghiệp cùng bộ phận.
Nguyên nhân
Khả năng làm việc nhóm của một số nhân viên cịn kém. Họ chưa thực sự quan tâm, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau trong cơng việc.
Nhân viên chưa có nhiều cơ hội giao lưu, tiếp xúc với đồng nghiệp nên có sự xa cách giữa những đồng nghiệp ở các Phịng/Ban khác nhau.
2.3.3 Phân tích thực trạng tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại PTcons theo yếu tố công việc
* Thực trạng chính sách – quy định về tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phịng tại PTcons theo yếu tố cơng việc
Hiện tại, PTcons đã xây dựng được bản mô tả công việc cho những vị trí việc làm ở tất cả các Phịng/Ban với các cấp bậc cơng việc khác nhau tại công ty. Đồng thời, PTcons cũng thực hiện khá tốt việc lựa chọn và tuyển dụng nhân sự cho từng vị trí việc làm tại cơng ty. Cơng việc được giao phù hợp với trình độ và năng lực của nhân viên được tuyển chọn. Điều này giúp PTcons có thể sử dụng tốt nguồn lực, tạo cơ hội cho nhân viên làm việc đúng chun mơn của mình.
Tuy nhiên, hiện tại việc phân cơng cơng việc cho nhân viên tại các Phịng/Ban chưa thật sự tốt. Trong q trình làm việc, vẫn cịn tồn tại hiện tượng công việc bị trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí việc làm dẫn đến tình trạng đùn đẩy cơng việc, trách nhiệm cho nhau. Do quyền hạn và phạm vi trách nhiệm của nhiều vị trí việc làm tại PTcons chưa được quy định rõ ràng nên nhiều nhân viên mất đi sự tự chủ và tính tự giác trong q trình thực hiện cơng việc.
Bên cạnh đó, khối lượng và mức độ phức tạp của công việc giữa các thành viên trong cùng một Phịng/Ban cịn được phân bổ khá cảm tính theo ý chí chủ quan của người quản lý bộ phận. Tại PTcons vẫn còn tồn tại những trường hợp các trưởng bộ phận phân chia công việc không đều và hợp lý. Họ phân chia công việc theo năng lực thực hiện của nhân viên mà không xét đến mức độ phức tạp và thời gian thực hiện cơng việc tối thiểu để có thể cân đối và phân bổ khối lượng công việc hợp lý. Cụ thể, những nhân viên có trình độ chun mơn cao, khả năng thực hiện công việc tốt sẽ bị phân công nhiều việc hơn, tính chất cơng việc khó hơn, cần thời gian thực hiện nhiều hơn. Ngược lại, những nhân viên có khả năng thực hiện công việc kém được giao cho những việc dễ dàng và thoải mái về thời gian. Tuy nhiên, cách tính lương hiện tại cho NVVP được trả theo hình thức thời gian và chưa tính đến hiệu quả cũng như mức độ phức tạp của công việc được thực hiện. Khi ấy, trong cùng một bộ phận, với cùng một đơn vị thời gian (26 ngày cơng/tháng) thì những nhân viên có năng lực cao hơn sẽ phải làm nhiều việc hơn, cơng việc khó hơn, trách nhiệm cao hơn nhưng tiền lương nhận được lại ngang bằng với những nhân viên năng lực yếu hơn, cơng việc dễ hơn, trách nhiệm thấp hơn. Chính điều này khiến cho các thành viên giỏi trong một bộ phận chịu rất nhiều áp lực công việc, tạo nên tâm lý đố kỵ giữa các thành viên trong cùng một bộ phận, họ luôn cảm thấy bất công khi bản thân phải làm việc nhiều hơn, khó hơn người khác trong khi lợi ích nhận được là ngang nhau, và điều này tác động không nhỏ đến động lực làm việc của họ.
Ngoài ra, các tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên khối văn phòng tại PTcons chưa rõ ràng và sát đáng. Điều này khiến các nhân viên
cảm thấy những cố gắng, nổ lực làm việc của bản thân không được ghi nhận cơng bằng và hợp lý. Thêm vào đó, sau hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc, PTcons vẫn chưa xây dựng được các biện pháp thưởng – phạt tương ứng với mỗi mức độ thực hiện công việc của nhân viên. Chính vì vậy, trong suy nghĩ của các nhân viên giỏi đã hình thành nên tư tưởng “Làm càng nhiều thì trách nhiệm làm nhiều, làm càng nhiều thì sai càng nhiều, bị sếp rầy la càng nhiều”. Những điều này gây nên sự ức chế và ảnh hưởng khá nhiều đến tâm lý làm việc của nhân viên.
* So sánh với Coteccons theo yếu tố công việc
Theo kết quả hồi quy, công việc là yếu tố quan trọng thứ ba ảnh hưởng đến động lực làm việc của NVVP tại PTcons (β = 0.187). Mức độ đồng ý của NVVP tại PTcons đạt trung bình 3.08/5. Số điểm của từng chỉ tiêu đều cao hơn mức trung bình 3.0 và được thể hiện chi tiết tại bảng 2.14.
Bảng 2.14: Kết quả đo lƣờng về yếu tố công việc
Biến quan sát PTcons Coteccons Số mẫu Trung bình Độ lệch chuẩn Số mẫu Trung bình Độ lệch chuẩn
CV1 Cơng việc được giao phù hợp
với năng lực của tôi 238 3.03 0.728 125 3.02 0.729 CV2 Công việc của tôi đóng góp
một phần vào chiến lược phát triển của công ty tôi
238 3.08 0.838 125 3.11 0.854
CV3 Tôi được quyền tham gia vào các quyết định liên quan đến cơng việc của mình
238 3.13 0.844 125 3.18 0.890
CV4 Tôi được công ty giao quyền hạn tương xứng với trách nhiệm vị trí cơng việc của mình
238 3.13 0.817 125 3.14 0.830
CV5 Công việc được giao giúp tôi xây dựng thêm được nhiều mối quan hệ mới trong lĩnh vực xây dựng
238 3.04 0.781 125 3.06 0.786
CV Công việc 238 3.08 0.8016 125 3.10 0.8178
Nguồn: Tác giả tổng hợp kết quả phân tích dữ liệu khảo sát
Kết quả khảo sát các NVVP tại PTcons cho yếu tố công việc tại bảng 2.14 tương đối cao. Điều này chứng tỏ PTcons đã làm khá tốt ở khía cạnh này. Tuy
nhiên, mức độ đồng ý của nhân viên PTcons trung bình là 3.08 thấp hơn so với Coteccons là 3.10. Chứng tỏ, đối thủ đã làm tốt hơn PTcons trong việc tạo động lực làm việc cho nhân viên thơng qua yếu tố cơng việc. Do đó, PTcons cần phải tiếp tục duy trì và cải thiện yếu tố cơng việc để có thể nâng cao hơn nữa động lực làm việc của NVVP tại Công ty.
* Kết quả phỏng vấn và khảo sát thêm theo yếu tố “Cơng việc”
Để tìm hiểu sâu về những hạn chế cịn tồn tại khiến giá trị trung bình của yếu tố “Cơng việc” tại PTcons thấp hơn so với ĐTCT, tác giả đã tiến hành phỏng vấn thêm một số NVVP tại PTcons (Phụ lục 7). Sau đó, tác giả đã gửi bảng đánh giá đến 10 nhân viên với thang điểm từ 1 (Rất không đồng ý) đến 5 (Rất đồng ý) và thu được kết quả như sau:
Bảng 2.15: Kết quả đánh giá của nhân viên PTcons về công việc
STT Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ
1 2 3 4 5
1 Nhân viên phải làm những việc ngồi chun mơn khi được cấp trên yêu cầu. 1/10 3/10 4/10 2/10 -
2 Khối lượng công việc được phân chia không đồng đều, hợp lý. - 1/10 3/10 4/10 2/10
3 Nhân viên cảm thấy những công việc được giao nhàm
chán và không quan trọng. 1/10 2/10 3/10 2/10 2/10 4 Nhân viên phải xin ý kiến và thực hiện đúng theo sự
chỉ đạo của cấp trên trước khi quyết định một vấn đề. 1/10 1/10 2/10 3/10 3/10
5
Công việc buộc nhân viên phải thường xuyên ngồi cố định một chỗ, khơng có nhiều cơ hội gặp gỡ đồng nghiệp cùng công ty.
2/10 2/10 3/10 3/10 -
Nguồn: Tác giả tổng hợp kết quả từ dữ liệu khảo sát
Qua kết quả phân tích dữ liệu, kết quả phỏng vấn và khảo sát thêm, tác giả đã xác định ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân giảm động lực làm việc theo yếu tố “Công việc” như sau:
Ƣu điểm
PTcons ln có bản mơ tả cơng việc cho những vị trí việc làm ở tất cả các Phịng/Ban với các cấp bậc cơng việc khác nhau tại công ty.