STT Yếu tố
ảnh hƣởng Một số giải pháp đƣợc đề xuất
1 Điều kiện làm việc
+ Triển khai thực hiện chương trình 5S để giải quyết tình trạng hồ sơ, chứng từ, dụng cụ văn phịng khơng được sắp xếp, lưu trữ gọn gàng hợp lý gây nên vấn đề thất lạc và giấy tờ, dụng cụ làm việc (Hóa đơn, bút, kéo…) gây khó khăn và mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm và sử dụng.
móc, thiết bị văn phịng để xử lý tình trạng máy móc, thiết bị văn phịng (máy vi tính, máy photocopy, máy in.v.v…) thường xuyên xảy ra sự cố trong quá trình vận hành.
+ Cần xem xét từng trường hợp cụ thể để linh hoạt hơn thời gian làm việc cho nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.
2 Đồng
nghiệp
+ Đẩy mạnh việc xây dựng các chương trình giao lưu tập thể nhằm giúp các NVVP tại PTcons có thể hiểu và phối hợp làm việc cùng nhau để hoàn thành tốt các mục tiêu của tổ chức.
+ Tổ chức đào tạo nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả để các nhân viên tại PTcons có thể phối hợp tốt trong công việc 3 Công việc + Điều chỉnh và cập nhật lại bản mô tả công việc rõ ràng để mỗi
nhân viên tại PTcons có thể hiểu rõ được nội dung, yêu cầu của vị trí việc làm mà mình đảm nhận, hiểu được quyền hạn, trách nhiệm của mình để có thể linh hoạt hơn trong quá trình xử lý công việc.
+ Thực hiện ln chuyển cơng việc giữa các vị trí việc làm tương đồng trong mỗi Phịng/Ban để tránh sự nhàm chán ở những cơng việc mang tính lặp lại.
4 Thu nhập
và phúc lợi
+ Xây dựng và bổ sung thêm một số các chính sách phúc lợi thiết thực khác bên cạnh những chính sách phúc lợi đã có nhằm thu hút, động viên, kích thích tinh thần làm việc của nhân viên.
+ Xây dựng phương pháp tính và chi trả lương theo thời gian phù hợp hơn cho NVVP (Có xét đến hiệu quả và mức độ phức tạp của công việc) để cơng tác tính và chi trả lương được diễn ra cơng bằng và hiệu quả.
5 Chính sách đãi ngộ
+ Xây dựng thêm nhiều nội dung khen thưởng khác nhau cho cá nhân, tập thể nhân viên PTcons đạt thành tích cao trong cơng
việc.
+ Phổ biến và công khai rộng rãi các thông tin về mức độ khen thưởng và lộ trình thăng tiến đến tập thể nhân viên để khuyến khích, động viên tinh thần làm việc cho nhân viên.
6 Thương
hiệu và văn hóa
doanh nghiệp
+ Đẩy mạnh hoạt động marketing thương hiệu bằng cách tham gia một số chương trình xây dựng và phát triển thương hiệu đo các đơn vị có uy tín tổ chức.
+ Đẩy mạnh hoạt động các kênh truyền thông nội bộ để tập thể nhân viên PTcons có thể hiểu rõ hơn về chiến lược hoạt động và kinh doanh của cơng ty. Đồng thời, có thể giúp nhân viên PTcons có thể nắm bắt kịp thời và chính xác các thơng tin cần thiết khác trong doanh nghiệp.
7 Cấp trên
trực tiếp
+ Cấp trên trực tiếp nên chia sẻ kinh nghiệm và tin tưởng giao quyền để nhân viên có thể linh hoạt thực hiện công việc.
+ Cấp trên trực tiếp cần tham gia đầy đủ các khóa đào tạo về phong cách lãnh đạo và kỹ năng quản lý để có những ứng xử phù hợp với nhân viên trong quá trình cùng làm việc.
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả phỏng vấn
3.3.1 Giải pháp nâng cao động lực làm việc cho nhân viên văn phòng tại PTcons theo yếu tố điều kiện làm việc
Điều kiện làm việc là yếu tố tác động mạnh nhất đến động lực làm việc của NVVP tại PTcons với β = 0.290 (Xem phụ lục 5B). Do đó, các giải pháp nâng cao động lực làm việc thông qua yếu tố điều kiện làm việc cần được PTcons ưu tiên và chú trọng nhất. Dựa trên kết quả phân tích thực trạng tại chương 2 và kết quả phỏng vấn ý kiến chuyên gia, tác giả đề xuất những giải pháp như sau:
Giải pháp 1: Triển khai thực hiện 5S nhằm cải thiện điều kiện làm việc
Để giải quyết tình trạng hồ sơ, chứng từ, dụng cụ văn phịng tại PTcons khơng được sắp xếp, lưu trữ gọn gàng hợp lý gây nên vấn đề thất lạc giấy tờ, dụng cụ làm
việc (Hóa đơn, bút, kéo…) gây khó khăn và mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm và sử dụng, PTcons nên thường xuyên tổ chức tập huấn cho nhân viên thực hiện giải pháp 5S của Kaizen nhằm đảm bảo môi trường làm việc tại công ty luôn gọn gàng, sạch sẽ. Giải pháp này cịn giúp các Phịng/Ban giải quyết được tình trạng số lượng văn phịng phẩm đề xuất định kỳ khơng khớp với nhu cầu thực tế sử dụng, gây nên vấn đề thiếu hụt những vật dụng cần thiết và dư thừa những vật dụng chưa thực sự cần thiết cho công việc.
Chương trình 5S là một phương pháp cải tiến môi trường làm việc đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện và ít tốn kém chi phí. PTcons có thể tiến hành chương trình thực hiện 5S theo phương thức “Tự lên kế hoạch – tự thực hiện – tự kiểm tra – tự duy trì” nhằm cải thiện mơi trường làm việc lành mạnh, sạch sẽ, gọn gàng, tiện lợi hơn.
Đồng thời, PTcons thường xuyên tổ chức kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất việc bố trí ngăn nắp tại văn phịng cơng sở PTcons để có cơ sở thưởng - phạt tương xứng. Bộ phận nào triển khai thực hiện tốt 5S, tổ chức không gian làm việc gọn gàng, sạch sẽ được tuyên dương, cộng điểm thi đua. Ngược lại, bộ phận nào vi phạm quy tắc thực hiện 5S, tổ chức không gian làm việc chưa gọn gàng, sạch sẽ bị phê bình và trừ điểm thi đua. Kế hoạch triển khai thực hiện 5S tại PTcons được tác giả đề xuất thực hiện gồm các bước như sau:
Bƣớc 1: Lập kế hoạch tổ chức thực hiện:
- Tổ chức các lớp nhận thức và diễn giải các yêu cầu của 5S cho tất cả nhân viên công ty nhằm cung cấp những kiến thức, nguyên tắc cơ bản nhất cũng như những yêu cầu để triển khai áp dụng chương trình đạt kết quả cho tồn cơng ty nói chung, cũng như tại từng Phịng/Ban nói riêng.
- Thành lập Ban 5S và xây dựng chương trình triển khai 5S, cơ cấu tổ chức và quy định cụ thể trách nhiệm của các thành viên. Trong đó, Ban chỉ đạo 5S gồm: Ban lãnh đạo công ty do Giám đốc làm Trưởng Ban, đại diện Phòng HC-NS, Ban An Tồn. Bên cạnh đó, Ban An Tồn sẽ phụ trách chính chương trình 5S cho tồn cơng
ty và mỗi Phịng/Ban tại PTcons là một nhóm 5S do Trưởng Phịng đảm nhận vai trị Trưởng Nhóm phụ trách.
Bƣớc 2: Triển khai thực hiện:
- Chuẩn bị công tác tuyên truyền: Thiết kế, in ấn và thi công lắp đặt băng rôn, biểu ngữ về chương trình 5S cho tồn cơng ty. Sau đó, tổ chức buổi lễ phát động chương trình 5S nhằm truyền thơng tới tất cả các Phịng/Ban trong cơng ty. Tại đây, các Trưởng Nhóm 5S sẽ ký bản cam kết thực hiện và triển khai theo kế hoạch hoạt động đã ban hành. Song song đó, các Trưởng Nhóm 5S sẽ tiến hành đề xuất cách thức thực hiện 5S cụ thể của từng Phòng/Ban với yêu cầu trang thiết bị và chi phí đầu tư kèm theo.
- Thời gian thực hiện: Chương trình 5S sẽ chia làm hai giai đoạn:
+ Giai đoạn 1 (01/04 – 30/06/2019), PTcons sẽ tập trung triển khai và thực hiện 3S cơ bản (sàn lọc, sắp xếp, sạch sẽ).
+ Giai đoạn 2 (01/07 – 30/09/2019), PTcons sẽ thực hiện công tác đánh giá kết quả và cải tiến công việc sau lần triển khai thực hiện 3S lần đầu. Đồng thời, tiến hành triển khai thực hiện chương trình 5S giai đoạn 2 để tiếp tục hoàn thiện cả 5 mục tiêu của 5S.
- Nội dung và nguyên tắc thực hiện 5S: Nội dung và nguyên tắc thực hiện
chương trình 5S tại PTcons được tác giả đề xuất xây dựng chi tiết như sau:
+ S1 – Sàng lọc: Tiến hành xác định và phân loại những vật dụng cần dùng và không cần dùng tại văn phịng làm việc theo trình tự các bước tại bảng 3.2.
Bảng 3.2: Các bƣớc thực hiện khi sàng lọc vật dụng tại văn phịng PTcons
Trình tự Nội dung thực hiện
Bước 1 Chuẩn bị “Khu vực vật dụng chờ xử lý” để chứa những vật sẽ được loại bỏ.
Bước 2 Xác định và phân loại vật dụng để tiến hành dán thẻ: + Dán thẻ xanh (Green Tag) cho những vật dụng cần dùng.
+ Dán thẻ vàng (Yellow Tag) cho những vật dụng khơng biết cịn có giá trị hay khơng.
Bước 3 Chụp ảnh tồn cảnh và cận cảnh văn phịng trước khi thực hiện S1 - Sàng lọc.
Bước 4 Di chuyển những vật dụng chưa cần dùng (Dán thẻ vàng) và không cần dùng (Dán thẻ đỏ) đến “Khu vực vật dụng chờ xử lý”.
Bước 5 Loại bỏ tức thời những vật dụng không cần dùng (Dán thẻ đỏ) theo quyết định của lãnh đạo Phòng/Ban. Các vật dụng chưa biết có cần dùng khơng (Dán thẻ vàng) được lưu tạm và phải xử lý dứt điểm chậm nhất trong vòng 1 tháng.
Nguồn: Tác giả đề xuất
+ S2 – Sắp xếp: Những vật dụng sau khi đã xác định cần dùng (Dán thẻ xanh) sẽ được sắp xếp theo các tiêu chuẩn như bảng 3.3, với các bước sắp xếp ở bảng 3.4 và theo nguyên tắc sắp xếp ở bảng 3.5.
Bảng 3.3: Các tiêu chuẩn sắp xếp vật dụng cần dùng tại văn phòng PTcons
Tiêu chuẩn Nội dung
An toàn Vật dụng được sắp xếp theo 3 dễ: “Dễ đi lại” + “Dễ thao tác” + “Dễ vận chuyển”
Thuận tiện Vật dụng được sắp xếp theo 5 dễ: “Dễ tìm” + “Dễ thấy” + “Dễ lấy” + “Dễ kiểm tra” + “Dễ vệ sinh”
Mỹ quan Vật dụng được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, đẹp mắt
Nguồn: Tác giả đề xuất
Bảng 3.4: Các bƣớc thực hiện khi sắp xếp vật dụng tại văn phịng PTcons
Trình tự Nội dung thực hiện
Bước 1 Chuẩn bị dụng cụ văn phòng để đánh dấu, kẻ vạch và xác định vị trí sắp xếp vật dụng.
Bước 2 Phát thảo/dự kiến sơ bộ vị trí, layout và sắp xếp thử vật dụng theo phát thảo/dự kiến.
Bước 3 Điều chỉnh vị trí các vật dụng nhằm đảm bảo thỏa mãn các tiêu chuẩn: An toàn + thuận tiện + mỹ quan.
Bước 4 Đánh dấu, kẻ vạch để nhận biết vị trí chính thức của các vật dụng đã được sắp xếp.
Bước 5 Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh văn phòng sau khi thực hiện S1 - Sàng lọc và S2 - Sắp xếp.
Bảng 3.5: Nguyên tắc sắp xếp vật dụng tại văn phòng PTcons Nguyên tắc sắp xếp:
- Mọi vật dụng đều được xác định vị trí đặt. - Mọi vật dụng đều được đặt đúng vị trí đã xác định
Phân loại Sắp xếp
Các vật dụng cần dùng (Dán thẻ xanh)
Thường dùng Đặt gần nơi làm việc
Ít khi dùng Để ở nơi dễ tìm, dễ lấy, dễ cất giữ
Rất ít dùng Cất vào kho/tủ chứa có dấu hiệu nhận biết rõ ràng
Nguồn: Tác giả đề xuất
+ S3 – Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tồn bộ nơi làm việc, máy móc thiết bị, cơng cụ dụng cụ…
Nguyên tắc vệ sinh tại PTcons: “Từ trên xuống dưới – từ trong ra ngoài”. Các tiêu chuẩn sạch sẽ tại PTcons:
Tiêu chuẩn 1: Khơng có rác thải, bụi bẩn hay bất kỳ dấu hiệu nào của tình
trạng mất vệ sinh tại nơi làm việc, trên các lối đi chung ở từng Phịng/Ban, bộ phận nói riêng hay tồn cơng ty nói chung.
Tiêu chuẩn 2: Các nguồn gây dơ bẩn được ngăn chặn, giảm thiểu, loại trừ. Tiêu chuẩn 3: Các vật dụng được sử dụng trong tình trạng sạch sẽ và an toàn.
Các bước thực hiện: Các bước giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại văn phịng PTcons
được thực hiện theo các bước tại bảng 3.6.
Bảng 3.6: Các bƣớc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại văn phịng PTcons
Trình tự Nội dung thực hiện
Bước 1 Xác định khu vực, phân công trách nhiệm và lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày/tuần/tháng).
Bước 2 Chuẩn bị đầy đủ thiết bị dụng cụ vệ sinh phù hợp với vật cần vệ sinh. Bước 3 Thực hiện vệ sinh theo lịch đã xác định. Lưu ý: loại trừ/hạn chế nguồn
Bước 4 Mọi vấn đề bất thường được phát hiện phải được xử lý ngay hoặc báo cáo cho cấp trên.
Bước 5 Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh văn phòng sau khi thực hiện S3 – Sạch sẽ.
Nguồn: Tác giả đề xuất
+ S4 – Săn sóc: Tiêu chuẩn hóa (Biên soạn, ban hành và áp dụng quy trình
thực hành 5S rộng rãi) và duy trì 3S (Thực hành 3S mọi lúc, mọi nơi) .
Nguyên tắc săn sóc tại PTcons: “Khơng có vật vơ dụng – Không bừa bãi –
Không dơ bẩn”.
Các tiêu chuẩn săn sóc tại PTcons:
Tiêu chuẩn 1: Các hoạt động S1 – Sàng lọc, S2 – Sắp xếp, S3 – Sạch sẽ được
tiêu chuẩn hóa và được mọi nhân viên tại PTcons thấu hiểu cũng như thực hiện thường xuyên.
Tiêu chuẩn 2: Các nội dung chưa phù hợp và các khuyến nghị sau lần đánh
giá 5S trước sẽ được Trưởng Nhóm 5S đánh giá xem xét và thực hiện kịp thời các biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo không phát sinh những trường hợp tương tự.
Tiêu chuẩn 3: Tất cả các nhóm 5S của PTcons đều được khuyến khích tham
gia đề xuất cải tiến và ghi nhận các kết quả thực hành tốt 5S nhằm tạo điều kiện làm việc sạch sẽ, vui vẻ và an toàn.
Kỹ thuật áp dụng: Chấm điểm 5S, khen thưởng các nhóm 5S thực hiện tốt và
cải tiến các nơi chưa đạt yêu cầu. Trong đó, việc chấm điểm thực hiện 5S được thực hiện như sau:
+ Chuẩn mực đánh giá: Qui định thực hành 5S với các tiêu chuẩn cụ thể được PTcons xây dựng cho mỗi S.
+ Xây dựng Checklist đánh giá 5S – Do các bộ phận làm việc tại PTcons mang những tính chất và đặc điểm riêng biệt nên các nội dung đánh giá trong bảng Checklist có thể được điều chỉnh cho phù hợp với từng nhóm 5S cụ thể. Bảng Checklist đánh giá 5S được tác giả đề xuất xây dựng và trình bày tại phụ lục 10.
+ Tổng điểm = 90 – 100: Rất tốt => Nên duy trì 5S thường xuyên. + Tổng điểm = 75 – 89: Tốt => Có thể tiếp tục cải tiến hơn nữa.
+ Tổng điểm dưới 74: Không tốt => Cần hiểu rõ và áp dụng 5S tốt hơn.
Căn cứ vào kết quả đánh giá thực hiện chương trình 5S của từng nhóm 5S, PTcons sẽ tiến hành hoạt động khen thưởng, kỷ luật chính xác và kịp thời.
+ S5 – Sẵn sàng: Mọi người tự nguyện, tự giác tuân thủ và thực hiện chương trình 5S => Tạo thành nề nếp, thói quen thực hiện và duy trì 3S (S1, S2 và S3).
Các tiêu chuẩn sẵn sàng tại PTcons:
Tiêu chuẩn 1: Các nguyên tắc thực hành 5S được nhận thức và luôn gắn liền
với công việc, chức năng, nhiệm vụ được phân cơng cho từng Phịng/Ban tại PTcons một cách tự giác và trở thành thói quen hằng ngày của nhân viên.
Tiêu chuẩn 2: Nhân viên tại PTcons được đào tạo và tái đào tạo về thực hành
tốt 5S và các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan.
Tiêu chuẩn 3: Các kết quả đánh giá 5S, các biểu đồ thể hiện kết quả hoạt
động 5S đạt được, các bài học kinh nghiệm và các kế hoạch cải tiến sau đó được lập, cơng khai, duy trì, cập nhật và phổ biến trong tồn cơng ty.
Giải pháp 2: Thực hiện nâng cấp và kiểm tra, bảo dƣỡng định kỳ các máy móc, thiết bị văn phịng
Để xử lý tình trạng máy móc, thiết bị văn phịng (máy vi tính, máy photocopy, máy in.v.v…) thường xuyên xảy ra sự cố trong quá trình vận hành, PTcons cần thường xuyên kiểm tra, duy tu và bảo dưỡng kịp thời các trang thiết bị văn phịng để tránh tình trạng cơng việc bị gián đoạn trong suốt quá trình thực hiện. Đồng thời xem xét đầu tư lại những máy móc, thiết bị khơng cịn vận hành tốt nhằm hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên làm việc. Cụ thể, PTcons có thể thực hiện