: biểu thị về hướng của quá trình xử lý
3311 22.313.288 288.239.124 17/10 UC314 Đóng góp ủng hộ nạn nhân cơn
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN 4
3.1. Nội dung của biện pháp cải thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán:
Biện pháp 1: Quản lý nguồn thu hợp lí, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn
1. Thực trạng
Trước tiên chúng ta hãy tìm hiểu sản phẩm của công ty Tư vấn Điện là gì, nguồn thu chủ yếu của công ty và đối tượng khách hàng của công ty là ai để từ đó đưa ra chiến lược tiêu thụ sản phẩm và quản lý nguồn thu hợp lí.
* Sản phẩm của công ty là sản phẩm tư vấn, mang tính chất xám và đặc thù riêng cao, do đó, nguồn thu chủ yếu của công ty Tư vấn Xây dựng Điện 4 chính là chi phí khảo sát, thiết kế các công trình nguồn điện và lưới điện. Công ty trước đây chủ
yếu làm các công trình lưới điện nhưng từ năm 2003 đến nay, công ty nhận được rất nhiều công trình thủy điện nên doanh thu tăng cao rất nhanh. Có được điều này là do:
v Nền kinh tế nước ta đang ngày càng phát triển nên đầu tư vào ngành điện là rất lớn mạnh. Để hệ thống phụ tải được đảm bảo thì hệ thống lưới điện và các công trình thuỷđiện phải tăng theo. Do đó, khối lượng công việc của công ty trong những năm gần đây là rất lớn.
v Các công trình điện hiện nay vẫn còn thuộc độc quyền của Tổng công ty
điện lực Việt Nam nên việc phân giao cho các đơn vị trực thuộc Tổng công ty là ổn định, công ty Tư vấn không chịu ảnh hưởng nhiều của sự
cạnh tranh khốc liệt trên thị trường.
v Công ty Tư vấn đáp ứng được chất lượng và thông số kỹ thuật, trình độ
tay nghề của cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng được nâng cao, do đó, đảm bảo được chất lượng công trình, gây dựng uy tín ngày càng lớn mạnh của công ty. Vì vậy, Tổng công ty giao cho công ty Tư vấn nhiều công trình hơn và giá trị lớn hơn.
* Đối tượng khách hàng chính của công ty Tư vấn là Tổng công ty Điện lực Việt Nam, chiếm đến hơn 80% các hợp đồng kí kết. Do đó, công ty Tư vấn chủ yếu thực hiện các dự án trong Tổng công ty và một số dự án tư vấn khác là các chủđầu tư
bên ngoài (chiếm từ 15 - 20%). Nguồn thu từ các hợp đồng được giao từ ban quản lý thay mặt EVN được đánh giá là rất tốt, rất khó bị chiếm dụng vốn, do ưu đãi đơn vị
trong ngành. Công ty bị chiếm dụng vốn chủ yếu bởi những khách hàng bên ngoài Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Để nắm rõ thời gian dễ bị chiếm dụng vốn nhất của công ty, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về trình tự để tiến hành nghiệm thu giá trị
hợp đồng:
+ Đầu tiên, 2 bên (công ty Tư vấn Điện và bên A) cùng nhau soạn thảo hợp
đồng, trong đó có những ràng buộc về nội dung công việc, giá trị thanh toán, thời hạn hoàn thành hợp đồng, điều kiện pháp lý ràng buộc giữa 2 bên,…Giá trị hợp đồng không phải để lên nghiệm thu mà chỉ là tạm tính.
+ Sau đó, công ty (phòng kế hoạch) lập dự toán (dự trù chi phí, làm những công việc gì,…) trình lên bên A. Bên A trình lên cấp cao hơn để lập quyết định phê duyệt dự toán. Đây là cơ sởđể lên giá trị nghiệm thu.
+ 2 bên kí kết hợp đồng.
+ Sau khi công trình làm xong, công ty giao báo cáo khảo sát cho bên A, lập tờ
trình đề nghị bên A đi nghiệm thu hiện trường với mình. Nhân viên bên A đi nghiệm thu cầm báo cáo khảo sát đến hiện trường. Sau khi nghiệm thu hiện trường thì nghiệm thu khối lượng. Sẽ có 2 biên bản: BB nghiệm thu hiện trường và BB nghiệm thu khối lượng
+ Sau đó, phòng kế hoạch công ty Tư vấn lên giá trị nghiệm thu phần tạm tính (nghiệm thu phải theo sát thực tế hiện trường), rồi chuyển cho bên A phê duyệt. Nếu có phát sinh chi phí vượt ngoài dự toán thì phải thêm quyết định phê duyệt hiệu chỉnh chi phí phát sinh.
+ Sau khi quyết định phê duyệt được bên A kí kết, công ty xác định được nghiệm thu, và đây là cơ sởđểđơn vị hạch toán doanh thu.
Qua qui trình nghiệm thu hợp đồng, ta thấy thời gian công ty bị chiếm dụng vốn chủ yếu ở 2 quá trình: chờ quyết định phê duyệt hiệu chỉnh của bên A vì chưa có QĐ
phê duyệt thì chưa thu được tiền và thời gian đi nghiệm thu lâu dẫn đến không lên
được giá trị, do đó không thu được tiền.
Ø Đối với những sản phẩm tư vấn phục vụ cho Tổng công ty Điện lực Việt Nam:
Thời gian bị chiếm dụng vốn do lâu có quyết định phê duyệt của Tổng công ty là không đáng kể, vì có sựưu đãi đơn vị trong ngành nên công ty
đốc thúc được. Mà chủ yếu nguyên nhân của quá trình giải ngân chậm là vì đối với các hợp đồng thủy điện, thời gian từ khi kí hợp đồng đến khi nghiệm thu là rất lâu do phải nghiệm thu khối lượng lớn, địa hình vùng núi hiểm trở, phức tạp, nên thường phải gấp rút tranh thủ nghiệm thu trước mùa mưa. Muốn thu nhanh, công ty nên đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng công trình. Vì vậy, công ty nên tranh thủ làm trước khi kí hợp đồng vì khối lượng công trình lớn, thời gian dài, hợp đồng có uy tín cao do trực thuộc Tổng công ty.
Ø Đối với đơn vị ngoài:
Công ty nghiệm thu giá trị thực tế chứ không phải theo quyết định phê duyệt của bên A. Tuy nhiên, nếu phát sinh chi phí vượt dự toán, thì cần phải có quyết định phê duyệt hiệu chỉnh của bên A. Công ty chưa có biện pháp hối thúc bên A, nên tiến độ giải ngân rất lâu, công ty bị chiếm dụng vốn phần chi phí phát sinh. Nguyên nhân là do hiện nay hợp đồng không ràng buộc thời gian phê duyệt, giá trị công việc phát sinh so với dự toán. Do đó, nên chăng ngoài đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình, thì: - Trong các hợp đồng dịch vụ tư vấn phải có đảm bảo chặt chẽ về pháp lý, về
tiến độ giải ngân, thời gian giao dự án thông qua các điều khoản trong hợp đồng. - Nghiên cứu kỹ tính hiệu quả của việc thu hồi nợ, chi phí và khả năng thu hồi nợ, chi phí và khả năng duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng. Bên cạnh
đó cũng cần có sự xem xét cân nhắc đối với những khách hàng thường xuyên dây dưa việc trả nợ, và cần có biện pháp thích hợp đối với các đối tượng này.
- Tìm những giải pháp thu hồi nợ thích hợp với những khoản nợ khó đòi bằng cách liên tục nhắc nhở, gửi công văn đòi nợđến khách hàng trung bình 1 tuần 1 lần, cử
nhân viên công ty trực tiếp đi đòi nợ, hoặc gặp trực tiếp lãnh đạo công ty đối tác yêu cầu nhắc nhở trả nợ, và hình thức mạnh mẽ nhất là nhờ các cơ quan chức năng có thẩm quyền đòi nợ giúp như trọng tài kinh tế, tòa án kinh tế…
3. Hiệu quả
+ Quản lý tài chính một cách khoa học, hiệu quả, tránh công nợ dây dưa và chi hợp lí trong một giai đoạn nhất định trong kinh doanh.
+ Để người quản lý chủđộng về mặt tài chính, tránh trường hợp bịđộng về việc thiếu vốn.
Biện pháp 2: Nâng cao hiệu quả quản lý công nợ
Để quản lý công nợ Công ty ngày càng tốt hơn, đơn vị tuy đã theo dõi công nợ
trên máy, và đã phân công người chịu trách nhiệm cụ thểđể theo dõi. Tuy nhiên giải pháp được mang ra ởđây mang tính tổng hợp : công ty nên lập ra kế hoạch nghiệm thu thanh toán cho cả năm trên cơ sởđó phân ra từng quí, tháng tránh tình trạng dồn khối lượng nghiệm thu vào cuối năm rất lớn năm 2005 (khối lượng nghiệm thu tháng 11,12 chiếm hơn 70% doanh thu cả năm) .
Tiến độ thực hiện dự án gắn liền với tiến độ tiêu thụ sản phẩm tư vấn ngoài việc tăng cường ứng tiền hợp đồng tạo vốn ban đầu cho dự án, đi đôi với việc thực hiện dự
án phải gắn liền với việc nghiệm thu khối lượng kỹ thuật hiện trường làm cơ sở
nghiệm thu thanh toán tiền. Có như vậy công ty mới giảm sức ép khối lượng công nợ
vào cuối năm . Khối lượng thực hiện đến đâu cố gắng nghiệm thu thanh toán đến đó
đảm bảo kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hay đảm bảo kế hoạch doanh thu trong năm .
* Hiệu quả:
+ Đảm bảo kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hay đảm bảo kế hoạch doanh thu cả
năm.
+ Tăng lượng vốn chủ sở hữu cho công ty, giúp công ty tự chủ về mặt tài chính.
Biện pháp 3: Sử dụng hiệu quả chi phí
1. Thực trạng
Sử dụng chi phí sao cho hiệu quả chứ không nên cắt giảm chi phí, vì chi phí kích thích tăng năng suất lao động. Các chi phí không hợp lí thì nên cắt giảm. Cần phải xác
định các vấn đề về chi phí như:
Ø Chi những cái gì cho hiệu quả, lên kế hoạch như thế nào là hợp lí?
Đánh giá thứ tựưu tiên chi phí như chi lương cho CBCNV ưu tiên 1 vì
nhiệm của doanh nghiệp đối với Nhà nước;…; chi nào ưu tiên cuối cùng.
Ø Chênh lệch về lương giữa người lao động làm tốt và làm không tốt là cao hay thấp? (có chính sách thưởng khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn không?).
Ø Hệ số tiền lương hợp lý chưa? Có chính sách trả lương hợp lý, hiệu quả
không?
Ø Ngày 7/11 Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO sẽ dẫn
đến cuộc cạnh tranh quyết liệt giữa tư vấn Việt Nam và tư vấn nước ngoài. Do đó công ty Tư vấn Điện 4 luôn phải linh hoạt trong phương án kinh doanh. Thị trường lao động cũng cạnh tranh quyết liệt. Muốn giữ những người lao động giỏi thì nên xây dựng chính sách lương mới trong tương lai. Tiền lương mới cần được cập nhật liên tục, đúng qui chế, thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng cao của người lao động.
Chi phí lớn nhất của công ty Tư vấn Xây dựng Điện 4 là chi phí tiền lương, chiếm hơn 50% tổng chi phí vì sản phẩm tư vấn mang tính chất xám, đặc thù; và chi phí công tác vì địa bàn hoạt động của công ty chủ yếu ở các tỉnh miền trung Tây Nguyên từ Quảng Bình trở vào miền Nam, do vậy nhân viên công ty hay phải đi công tác xa để khảo sát, thiết kế các công trình điện, ký kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn…. Ngoài ra, chi phí dịch vụ thuê ngoài và phụ cấp công tác phí là hai loại chi phí thay đổi nhiều nhất trong hoạt động kinh doanh của công ty. Các loại chi phí này đều không thể
cắt giảm vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống cán bộ công nhân viên, kích thích tăng năng suất lao động của nhân viên. Tiền lương cao, chế độ hợp lý sẽ giúp nhân viên hăng say với công việc hơn, có nhiều đóng góp tích cực, hiệu quả cho công ty. Phụ cấp công tác phí giúp nhân viên không ngại khó khi đi công tác xa vì được hưởng chế độ đãi ngộ của công ty, xứng đáng với thành quả lao động của họ. Chi phí công tác nhằm
đảm bảo chếđộ ăn ở, di chuyển, làm việc tốt nhất cho nhân viên nơi công tác xa, để
nhân viên an tâm công tác. Chi phí dịch vụ thuê ngoài, đa số là thuê các chuyên gia tư
vấn nước ngoài, biến động khá lớn hàng năm vì phải có chính sách trả lương hợp lí mới mời được họ tham gia tư vấn và chi phí này phụ thuộc nhiều theo yêu cầu của đối tác.
2. Biện pháp
Cắt giảm những chi phí này là rất khó, vì vậy, để tiết kiệm, sử dụng hiệu quả chi phí, nên bố trí khoa học công việc. Chẳng hạn:
§ Bố trí thời gian công tác hợp lí, thuận lợi. Tránh trường hợp để thời gian thừa, lao động nhàn rỗi khi đi công tác ở công trường.
§ Bố trí công tác đúng người đúng việc. Cần sắp xếp công việc phù hợp trình độ
chuyên môn, sức khỏe của mỗi nhân viên.
§ Quản lý cấp cao nên tin tưởng giao phó công việc, trách nhiệm cho nhân viên của mình, tránh ôm đồm quá nhiều công việc, dẫn đến không còn thời gian quản lý và sức sáng tạo cho công việc.
§ Đối tượng quản lý và đối tượng chịu sự quản lý nên có sự hài hòa với nhau. Đối tượng quản lý luôn muốn cắt giảm tối đa chi phí và đối tượng chịu sự quản lý là những người chịu ảnh hưởng thiệt thòi trực tiếp từ những chính sách như thế. Nếu không có sự hài hòa giữa hai đối tượng này, dễ dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi trong công ty.
§ Thực hiện phân phối theo lao động. Tiền lương phụ thuộc vào kết quả cuối cùng của từng người, bộ phận.
Những người thực hiện các công việc trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi, đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty thì được trả lương cao, có thể cao hơn lương của Giám đốc.
Hiện nay công ty đang trả lương theo thời gian, có 1 phần là trả lương thông qua công trình. Trong quy định của công ty đã có sự phản ánh phân biệt trình độ cấp bậc. Tuy nhiên sự phản ánh này chưa có sự rõ nét thông qua sự chênh lệch trả lương chưa nhiều.
§ Chống tư tưởng phân phối bình quân, hệ số giãn cách giữa người có tiền lương cao nhất và thấp nhất tối đa không quá 02 lần so với hệ số mức lương cao nhất trong Công ty.
§ Thiết lập mối quan hệ thân thiết với các chuyên gia tư vấn nước ngoài đã từng làm cho Công ty, có mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài nhằm khi cần kí kết hợp đồng dịch vụ thuê ngoài, sẽ không mất thời gian tìm hiểu những đối tác
mới và tiết kiệm được một phần chi phí khi hợp tác với đối tác cũ do đã trở
thành đối tác quen thuộc nên không bị uy hiếp, chèn ép về giá.
3. Hiệu quả
+ Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hơn chi tiêu trong doanh nghiệp. + Tránh tình trạng lãng phí vốn. Biện pháp 4: Sử dụng hợp lý nguồn vốn nhàn rỗi 1. Thực trạng Tồn quỹ tiền mặt 219.465.000 191.082.323 33.953.000 374.353.000 340.228.000 176.609.000 163.654.000 420.383.000 255.918.000 212.241.000 196.568.000 33.629.000 0 50.000.000 100.000.000 150.000.000 200.000.000 250.000.000 300.000.000 350.000.000 400.000.000 450.000.000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tháng Tiền mặt ĐỒ THỊ TỒN QUỸ TIỀN MẶT 12 THÁNG NĂM 2005
Tồng quỹ tiền gửi ngân hàng 6.565.263.000 3.588.122.000 5.321.666.000 8.369.747.000 3.156.224.000 3.702.795.000 4.735.439.000 4.534.780.000 4.329.968.000 6.027.735.000 6.488.087.000 6.488.087.000 0 1.000.000.000 2.000.000.000 3.000.000.000 4.000.000.000 5.000.000.000 6.000.000.000 7.000.000.000 8.000.000.000 9.000.000.000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tháng Tiền mặt ĐỒ THỊ TỒN QUỸ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 12 THÁNG NĂM 2005 Qua biểu đồ biểu thị tình hình tồn quỹ 12 tháng năm 2005, ta thấy lượng vốn nhàn rỗi của công ty là khá lớn, nhất là tiền gửi ngân hàng. Nếu biết cách sử dụng hiệu quả lượng vốn nhàn rỗi này sẽ đem lại một khoản thu nhập rất lớn cho công ty, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty.
Đồng tiền chi ngày hôm nay được gọi là “đồng tiền trước”. Một tỷđồng chi ra ngày hôm nay sẽ có hiệu quả hơn nhiều vào những năm sau. Tiền tệ với chức năng chính là thước đo giá trị, là phương tiện thanh toán. Dưới sự điều khiển của từng con người cụ thể, đồng tiền có khôn, có dại, có yêu, có ghét và … có khả năng sinh đẻ. Nhìn trước xu thế phát triển, đầu tư tiền đúng lúc, đúng thời điểm có thể mang lại lợi nhuận cho công ty hàng chục tỷđồng là điều không khó.
Chức năng chính của kế toán vốn bằng tiền là quản lý đồng tiền thu vào và chi