- Phòng thủy văn môi trường
2.2.1. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
1. Tổ chức bộ máy kế toán a, Tổ chức nhân sự phòng kế toán Sơđồ 7: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Trực tiếp chỉđạo Có mối quan hệ qua lại Chức năng, nhiệm vụ của mỗi thành viên:
* Kế toán trưởng: Ông Vũ Thành Danh
- Phụ trách chung, theo dõi điều hành công tác quản lý tài chính tham mưu cho giám đốc về chuyên môn tài chính.
- Tổ chức bộ máy kế toán, hạch toán kế toán theo quy định nhà nước và của Tổng công ty điện lực Việt Nam
- Đảm bảo về tính trung thực số liệu tài chính đã được báo cáo.
- Hướng dẫn và triển khai các văn bản tài chính của Nhà nước và Tổng công ty
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán thuế Kế toán vật tư, tài sản cốđịnh, tiền lương Kế toán thanh toán Thủ quỹ
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên cũng như trước pháp luật về
công việc kế toán của công ty .
* Kế toán công nợ: Anh Hồ Nam Khánh
- Theo dõi chi tiết công nợ từng khách hàng theo từng công trình .
- Định kỳ (tháng, quý) in sổ chi tiết và bảng tổng hợp công nợ từng khách hàng trình kế toán trưởng duyệt.
- Định kỳ hai lần trong năm, đối chiếu công nợ với khách hàng qua đường bưu
điện, kết quảđối chiếu được tổng hợp và trình lãnh đạo phòng duyệt.
- Báo cáo kịp thời những khoản nợ tồn đọng, dây dưa qua nhiều năm, lý do và
đề xuất biện pháp giải quyết.
- Thống kê phân loại các quyết định phê duyệt.
- Thống kê, bảo quản các hợp đồng nghiệm thu theo từng năm.
* Kế toán thanh toán: Chị Nguyễn Thị Thanh Hoa - Kế toán thanh toán:
+ Kiểm tra soát xét chứng từ hoá đơn ban đầu, các thủ tục thanh toán tạm ứng theo đúng chếđộ công ty.
+ Định kỳđối chiếu quỹ vào ngày cuối tuần.
+ Định kỳđối chiếu ngân hàng vào ngày 3 tháng sau. - Kế toán công nợ nội bộ ( phòng thiết kế, quản lý):
+ Theo dõi chi tiết công nợ từng cán bộ nhân viên theo từng đợt công tác. + Định kì đối chiếu công nợ với cán bộ nhân viên sau khi khoá sổ cuối năm. + Định kì in sổ chi tiết và bảng chi tiết công nợ và trình kế toán trưởng duyệt. + Báo cáo kịp thời những khoản nợ tồn đọng vượt quá quy định của công ty, chủđộng thu hồi tạm ứng khi có điều kiện.
- Kỹ thuật viên chính nhập số liệu:
+ Các bút toán điều chỉnh, bổ sung khi có sự chỉđạo của kế toán trưởng . + Hạch toán doanh thu, sau khi có nghiệm thu và liên 3 hoá đơn GTGT .
+ Các chứng từ, bút toán sau khi cập nhật đều in ra trình kế toán trưởng và giám
đốc duyệt làm cơ sở pháp lý khi lưu trữ.
* Kế toán thuế: Chị Nguyễn Minh Hằng
+ Nghiên cứu thực hiện quy chế sử dụng các quỹ của công ty, việc tăng giảm vốn phải có quyết định của công ty.
+ Lập báo cáo vốn và quỹ hàng hoá. - Kế toán thuế:
+ Lập kế hoạch nộp thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm. + Bảo quản và xuất hoá đơn V.A.T khi có nghiệm thu.
+ Kiểm tra chứng từ thuế V.A.T đầu vào, đầu ra và lập báo cáo thuế hàng tháng vào ngày 8 tháng sau.
+ In sổ chi tiết trình kế toán trưởng duyệt. + Lập báo cáo thuế hàng quý, năm.
- Kế toán công nợ nội bộ (đội khảo sát, tổ lái xe). + Thống kê phân loại các công văn giấy tờ.
+ Theo dõi, đôn đốc thanh toán tạm ứng của đội khảo sát, tổ lái xe.
* Kế toán vật tư, tài sản, tiền lương: Chị Nguyễn Vũ Anh Thơ.
- Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội:
+ Theo dõi thống kê các khoản chi lương hàng tháng, tăng lương, cán bộ nhân viên mới, phụ cấp.
+ Lập quyết toán bảo hiểm xã hội, thanh toán số phải nộp, phải thu hàng quý với bảo hiểm xã hội địa phương.
+ Theo dõi doanh thu hàng quý, trích quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương tạm tính, khi có đơn giá chính thức tính lại quỹ lương phải trả cả năm.
+ Lập chứng từ ghi sổ các khoản chi vào giá thành hàng quí: Bảo hiểm xã hội, chi phí công đoàn, bảo hiểm y tế.
- Kế toán vật tư, tài sản cốđịnh:
+ Nghiên cứu theo dõi thực hiện các qui định của công ty về các chứng từ ban
đầu, việc tăng giảm, sửa chữa lớn tài sản cốđịnh, xuất nhập vật tư.
+ Lập báo cáo tăng giảm tài sản, tăng giảm khấu hao, báo cáo kiểm kê. + In sổ sách trình kế toán trưởng duyệt.
- Kỹ thuật viên chính nhập số liệu:
+ Các bút toán điều chỉnh, bổ sung vật tư theo chỉđạo của kế toán trưởng. + Các bút toán nhập, xuất vật tư mua tài sản.
+ Các bút toán, chứng từ sau khi nhập phải in ra trình kế toán trưởng và giám
đốc duyệt làm cơ sở pháp lý khi lưu trữ.
* Thủ quỹ: Cô Phan Thị Thuý Phượng
+ Kiểm tra kĩ chứng từ trong việc thu phát tiền mặt, tránh mất mát thiếu hụt, thường xuyên kiểm tra quỹ và đối chiếu số dư với kế toán thanh toán.
+ Thống kê chi tiết thu nhập tháng từng cán bộ công nhân viên.
* Kế toán tổng hợp: Chị Trần Lê Thanh Bình
-Kế toán giá thành xác định kết quả kinh doanh. + Theo dõi chi phí từng công trình.
+ Lập báo cáo giá thành kết quả sản xuất kinh doanh hàng quí. + Lập báo cáo chi phí theo yếu tố năm.
+ In sổ sách trình kế toán trưởng duyệt. - Kế toán tổng hợp:
+ Kiểm tra số liệu hoạch toán các bút toán điều chỉnh, bổ sung trước khi chuyển sổ phục vụ công tác lập và báo cáo quyết toán tài chính.
+ Lập báo cáo: Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả
kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính đối chiếu với các bảng báo cáo khác trước khi trình kế toán trưởng duyệt.
- Kế toán quản trị:
+ Phân tích báo cáo tài chính, dự báo tình hình tài chính hàng quí. + Lập báo cáo nhanh, báo cáo định kì.
b, Phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm FMIS do Tổng công ty
điện lực Việt Nam cung cấp. Phần mềm có màn hình giao diện như sau: CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN 4 Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư Kế toán tổng hợp Quản lý văn phòng Danh mục Về Window Trở lại
Màn hình kế toán có 3 cấp menu:
* Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:
1. Kế toán vốn bằng tiền (do kế toán thanh toán thực hiện). 2. Kế toán vật tư (do kế toán vật tư tài sản thực hiện).
3. Kế toán tổng hợp (do kế toán thanh toán, kế toán vật tư tài sản tiền lương, kế
toán thuế, kế toán tổng hợp nhập liệu các bút toán không liên quan đến hai phân hệ
trên).
4. Quản lý văn phòng.
- Kế toán tổng hợp khi làm báo cáo quyết toán đều thực hiện trên phân hệ kế
toán tổng hợp, với điều kiện cuối tháng sử dụng bút toán kết chuyển tất cả nghiệp vụ
phát sinh đã được hạch toán ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư và một phần bút toán trong phân hệ tổng hợp để lập báo cáo.
- Các bút toán mà cả kế toán thanh toán nhập ở phân hệ vốn bằng tiền và kế
toán vật tư nhập ở phân hệ kế toán vật tư thì máy khi kết chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp sẽ tựđộng chặn lại một để tránh sự trùng lắp (các nghiệp vụ thanh toán vật tư
bằng tiền).
* Cấp menu thứ 2 liệt kê các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ:
v Phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền” gồm các chức năng sau: + Nhập chứng từ
+ Cập nhật số dư
+ Báo cáo quỹ hàng ngày + Báo cáo thu - chi tổng hợp + Sổ quỹ
+ Sổ chi tiết ngoại tệ
+ Sổ cái
+ Nhật kí thu chi
+ Bảng kê thuế GTGT và tiêu thụđặc biệt + Quản lý dữ liệu
v Phân hệ “Kế toán vật tư” gồm những chức năng sau: + Nhập chứng từ
+ Báo cáo xuất - nhập - tồn + Sổ chi tiết vật tư
+ Báo cáo xuất kho + Báo cáo nhập kho
+ Báo cáo luân chuyển kho hàng ngày + Sổ cái
+ Nhật ký nhập - xuất + Quản lý dữ liệu
v Phân hệ “Kế toán tổng hợp” gồm những chức năng sau: + Nhập chứng từ
+ Cập nhật số dư
+ Tài sản – công nợ
+ Kết chuyển doanh thu – chi phí + Chi tiết sản phẩm và hàng hóa + Thuế GTGT và tiêu thụđặc biệt + Sổ kế toán tổng hợp
+ Báo cáo tài chính + Quản lý dữ liệu
v Phân hệ “Quản lý văn phòng” gồm những chức năng sau: + Công văn + Hợp đồng + Hồ sơ nhân viên + Thông tin khách hàng + Bộ phận hạch toán + Bảng chấm công + Bảng thanh toán lương + Báo cáo tiền lương + Quản lý dữ liệu
* Cấp menu thứ 3 liệt kê ra từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc báo cáo cụ thểđược nêu ra trong menu cấp 2 tương ứng.
Sơđồ 8 : HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MÁY THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
* Giải thích:
- Hằng ngày, các kế toán phụ trách từng phần hành kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, sẽ tiến hành nhập liệu vào chứng từ ghi sổ cuả phân hệ kế toán liên quan, vào sổ quỹ.
- Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trên một chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ in chứng từ ghi sổ và đính kèm với chứng từ ban đầu trình kế toán trưởng và giám
đốc duyệt.
Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển từ chứng từ ghi sổ lên các số chi tiết và sổ cái liên quan. Cuối quí sẽ khoá sổ kết chuyển toàn bộ sang phân hệ kế toán tổng
Nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
Lập chứng từ
Chứng từ kế toán
Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ
Các tệp chứng từ ghi sổ
Chuyển sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính
hợp, việc đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp được thực hiện tự động. Căn cứ vào sổ chi tiết và sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản, các báo cáo tài chính quí.
- Việc khoá sổđược tiến hành vào cuối quí, năm, chuyển số dư của kì này sang kì sau.
- Toàn bộ việc xử lý tính toán tổng hợp đều do máy thực hiện.
- Kế toán bản sao các dữ liệu đề phòng trường hợp mất dữ liệu trong máy. * Nhận xét:
Hình thức kế toán CTGS công ty đang áp dụng tương đối đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra.
- Công ty đang áp dụng tin học trong công tác hạch toán kế toán. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh với hệ thống máy tính, với chương trình cài đặt riêng cho hệ thông hạch toán kế toán tại công ty đã tiết kiệm được thời gian, giúp công ty xử lý kịp thời, chính xác và khoa học các số liệu kế toán, giúp bộ
phận kế toán cập nhật những thông tin cần thiết phù hợp với công tác hạch toán,
đồng thời tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý.
- Tuy nhiên phần mềm kế toán của công ty còn một sốđiểm hạn chế, cụ thể, khi cập nhật thông tin theo thời gian như tháng quý, sau khi xem xong nội dung thông tin, phần mềm của máy tựđộng thoát ra màn hình menu cấp 1, và kế toán muốn tiếp tục cập nhật thông tin sẽ phải làm lại các thao tác từ đầu, gây mất thời gian và phiền phức cho công tác kế toán. Thứ 2 là chương trình phần mềm kế toán máy chưa có chức năng tính toán theo mong muốn người sử dụng, phần mềm chỉ tính toán theo chương trình đã được cài sẵn. Vì vậy, muốn tính toán thì kế toán phải cóp chương trình sang phần mềm exel để tiện lợi trong việc tính toán.
c. Tổ chức công tác kế toán
- Tất cả các công việc kế toán như: Phân loại, kiểm tra chứng từ, định khoản, nhập liệu vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, tổng hợp, tính giá thành, lập các báo cáo tài chính đều
- Với mô hình kế toán tập trung, phòng tài chính kế toán của công ty đã đảm nhận và thực hiện tốt được các công việc về tình hình hoạt động tài chính của công ty.
2. Các loại sổđơn vị sử dụng
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái tài khoản - Sổ chi tiết tài khoản - Sổ chi tiết ngoại tệ - Sổ chi tiết vật tư - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ theo dõi TSCĐ - Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ nhật ký thu, chi tiền mặt - Sổ nhật ký bán hàng, mua hàng - ………..