5. Mức độ phù hợp về mặt hình thức của khóa luận:
2.1. Tổng quan về Công ty
2.1.3. Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy cơng ty TNHH DVHH Phim Chính - Hội đồng quản trị:
Là cơ quan đứng đầu, điều hành hoạt động của công ty, quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
Thảo luận và thơng qua bảng tổng kết tài chính của năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty.
Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn.
- Ban giám đốc:
Người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên.
Tổ chức thực hiện hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư.
Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận - Phòng OPS
Bộ phận chứng từ (DOCS):
Sau khi có đầy đủ những thơng tin, bộ phận chứng từ sẽ phát hành vận đơn nháp
Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng OPS Bộ phận DOS Bộ phận CS Phịng nhân sự Phịng kinh doanh Phịng tài chính kế tốn Phịng Báo giá Phòng Warehouse
28
(Vận đơn nhà, Vận đơn hàng không nhà) cho người gửi hàng để kiểm tra lại thông tin nhằm tránh những sai sót về sau và phát hành vận đơn gốc. Đồng thời, gửi thông tin cho hãng tàu và hãng hàng không liên quan phát hành vận đơn Master (Vận đơn chủ, Vận đơn hàng không chủ). Loại Vận đơn được phát hành, thông thường là Bill Surrender hoặc Seaway bill. Sau khi có được Vận đơn chủ từ hãng tàu hoặc Vận đơn hàng không chủ từ hãng hàng không, nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại Vận đơn nhà và Vận đơn chủ xem có gì khác biệt khơng để chỉnh sửa (nếu có).
Gửi bộ chứng từ cho đại lí ở nước ngồi: Sau khi hồn tất bộ chứng từ hàng xuất (Vận đơn nhà, Vận đơn chủ hoặc Vận đơn hàng không nhà, Vận đơn hàng không chủ) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Người gửi hàng/ Người nhận hàng, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi / ngày dự kiến đến), Số vận đơn (Vận đơn nhà, Vận đơn chủ hoặc Vận đơn hàng không nhà, Vận đơn hàng không chủ), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill…), hợp đồng, invoice, Phiếu đóng gói hàng hóa cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao Vận đơn nhà, Vận đơn chủ hoặc Vận đơn hàng không nhà, Vận đơn hàng không chủ.
Gửi chứng từ Thanh toán cho khách hàng và lưu hồ sơ: Sau khi hồn tất các cơng đoạn làm bộ chứng từ thanh toán gửi khách hàng, chuyển trả chứng từ gốc cho khách hàng và đóng file lưu hồ sơ.
Bộ phận dịch vụ khách hàng (CS):
Nhân viên kinh doanh chuyển Yêu cầu đặt chỗ của khách hàng đến bộ phận CS, bộ phận CS sẽ căn cứ trên Yêu cầu đặt chỗ của khách hàng và gửi Yêu cầu đặt chỗ đến hãng tàu/ hãng hàng khơng/ co-loader để đặt chỗ.
Sau đó hãng tàu/ hãng hàng khơng/ co-loader sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công bằng cách gửi Xác nhận đặt chỗ hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng (đối với hàng xuất bằng đường biển). Lệnh cấp container rỗng này gồm những thông tin cần thiết như sau: Số đặt chỗ, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time)… Sau khi có Xác nhận đặt chỗ của hãng tàu/ hãng hàng không/ co-loader, nhân viên CS sẽ gởi Đặt chỗ này
29
cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thơng quan xuất khẩu.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của cơng ty thì nhân viên CS sẽ chuyển Xác nhận đặt chỗ, thông tin chi tiết lơ hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất nhập khẩu đó.
Nhân viên CS sẽ mở Job file liệt kê thông tin về lô hàng để theo dõi. Những thông tin liệt kê như sau: Tên người gửi hàng (Công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax. Tên hãng tàu- Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy. Điều khoản thanh toán cước: trả trước (Freight Prepaid) hay trả sau (Freight Collect). Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
Bộ phận Logistics.
Khi nhận được thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của cơng ty thì nhân viên chứng từ của bộ phận Logistics sẽ liên hệ với khách hàng dựa vào thông tin từ bộ phận Sales hoặc bộ phận chứng từ cung cấp để lấy thông tin làm thủ tục cho lô hàng.
Khách hàng sẽ gửi chứng từ, chi tiết lô hàng xuất hoặc nhập như Invoice, Phiếu đóng gói hàng hóa, Hợp đồng ngoại thương, L/C, thời gian đóng hàng.
Tiến hành khai báo hải quan và thực hiện điều phối xe để vận chuyển nội địa.
Tiến hành làm thủ tục để xin Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch động vật, thực vật.
Bộ phận hiện trường.
Là bộ phận chuyên làm việc trực tiếp với hãng tàu, hãng hàng không.
Giao nhận chứng từ, xử lý hàng hóa để xuất khẩu hoặc nhập khẩu, làm thủ tục giao nhận hàng hóa ở kho bãi, sân bay, cảng.
Đi lấy lệnh ở các hãng tàu. - Phòng nhân sự
Tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đề ra KPI và đánh giá kết quả công việc của nhân viên.
30
Thực hiện các hoạt động về mặt vật chất và tinh thần cho nhân viên như tổ chức tiệc sinh nhật cho các nhân viên, các hoạt động ngoại khóa,…
- Phịng kinh doanh
Tìm kiếm khách hàng, chào hàng, báo giá, theo dõi cước tàu hỗ trợ thông tin giá cho bộ phận chứng từ, cung cấp thông tin đến khách hàng cụ thể, phối hợp với các bộ phận chứng từ, các bộ phận khác để giải quyết nhanh chóng nếu có vấn đề xảy ra cho đơn hàng của khách hàng.
Gặp gỡ khách hàng định kỳ, duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài với các khách hàng của công ty
- Phịng tài chính kế tốn:
Cung ứng văn phịng phẩm và các vật dụng cần thiết cho văn phòng. Thu chi theo đúng ngun tắc, chế độ báo cáo, quyết tốn tài chính kịp thời hàng q, hàng năm. Có trách nhiệm quản lý chặt chẽ đồng vốn, tăng thu, tiết kiệm chi để đạt hiệu quả kinh tế cao.
Liên hệ khách hàng để xuất hóa đơn, yêu cầu thanh toán, theo dõi các yêu cầu khách hàng về việc thanh toán.
Ngồi các nhiệm vụ và cơng việc chun mơn, phịng kế tốn cịn tham gia giải quyết các lô hàng cùng các phòng ban khác như sau:
Theo dõi ETD, ETA của các lô hàng trên server hoặc sau khi nhận được Debit Note từ phịng chứng từ, kế tốn liên hệ với khách hàng để lấy thông tin cơng ty khách hàng để xuất hóa đơn và yêu cầu họ thanh toán.
Theo dõi và thanh tốn cước phí và Local Charge cho người vận chuyển, đại lý nước ngồi.
- Phịng báo giá
Thường xuyên cập nhật bảng báo giá cước vận chuyển, phí làm hàng dịch vụ giao nhận để phịng kinh doanh tham khảo để làm báo giá cho khách hàng.
- Phòng Warehouse
Là bộ phận quản lý kho hàng của công ty, chuyên cung cấp dịch vụ lưu kho, bảo quản hàng hóa cho khách hàng