5. Mức độ phù hợp về mặt hình thức của khóa luận:
3.2. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường
khơng của cơng ty TNHH DVHH Phim Chính
3.2.1. Cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hạn cho hãng hàng không Mục tiêu Mục tiêu
Đưa tỷ lệ giao hàng đúng hạn cho hãng hàng không lên tới mức 100%, khơng cịn tình trạng giao trễ, giao sau cut-off time dẫn đến việc lô hàng bị ở lại, hay cịn nói cách khác là “rớt hàng”.
Cách thức triển khai
Công việc đầu tiên mà công ty TNHH DVHH Phim Chính cần làm chính là tìm ra nguyên nhân trong việc giao hàng không đúng hạn cho hãng hàng không của công ty. Dựa vào đó để phân tích và lần lượt đưa ra giải pháp theo từng giai đoạn, tận dụng thuận lợi sẵn có là bản thân doanh nghiệp, nghiên cứu kỹ từng loại hàng của khách hàng và đầu tư các nguồn lực nếu cần thiết. Cụ thể, cơng ty TNHH DVHH Phim Chính cần yêu cầu các nhân viên thuộc những phòng ban liên quan liệt kê lại tất cả những lô hàng bị giao hàng không đúng hạn nhằm rút kinh nghiệm và khơng lặp lại sai sót cũ. Nhân viên kinh doanh cũng có thể đốc thúc người gửi hàng bàn giao hàng hóa xuất khẩu kịp thời cho đội xe của công ty TNHH DVHH Phim Chính trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Việc làm hàng ở sân bay để giao hàng cho người chuyên chở là một bước rất quan trọng trong nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu và để có thể làm được bước này thì rất cần đến các nhân viên hiện trường để thực hiện các nghiệp vụ làm hàng. Tuy nhiên ở giai đoạn này khi mà đại dịch COVID -19 vẫn cịn đang là tình trạng nhức nhối của ngành giao nhận nói riêng, nên tình trạng q tải khơng phải là vấn đề lớn của cơng ty.
Có thể trong tương lai, với tốc độ tăng trưởng của cơng ty cũng như tình hình dịch bệnh được kiểm sốt, cơng ty TNHH DVHH Phim Chính sẽ tiếp nhận nhiều lô hàng xuất khẩu bằng đường hàng không hơn. Nếu cơng ty khơng đủ nhân viên hiện trường thì sẽ dẫn đến tình trạng giao hàng khơng kịp tiến độ hay rớt hàng, vì vậy cơng ty cần tuyển dụng thêm nhân viên hiện trường, thuê nhân viên thời vụ hay điều các nhân viên ở bộ phận khác qua hỗ trợ nếu có thể bằng mạng lưới của mình. Ngồi ra cần nâng cao năng lực và ý thức của nhân viên hiện trường để thực hiện nghiệp vụ một cách chuẩn xác và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn.
69
Đầu năm 2021 – tháng 3/2022: Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính tự rút kinh nghiệm từ những sai sót cũ.
Tháng 3/2022 – cuối năm 2025: Công ty quan tâm và đầu tư hơn cho vị trí nhân viên hiện trường, bổ sung nhân lực và nâng cao trình độ.
3.2.2. Chú trọng công tác vận chuyển và lưu kho Mục tiêu Mục tiêu
Đầu tư nguồn lực, chú trọng hơn trong cơng tác vận chuyển và lưu kho hàng hóa. Giảm số lượng lô hàng bị hư hỏng, mất mát qua các năm, từ đó giảm tỉ lệ đơn hàng bị mất mát, hư hỏng khi xuất khẩu bằng đường hàng không.
Cách thức triển khai
Với số lượng là 23 xe tải thùng và 27 xe đầu kéo, công ty vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Để cải thiện công tác vận chuyển và lưu kho, cơng ty TNHH DVHH Phim Chính cần đầu tư và nâng cấp vào phương tiện vận tải đường bộ cũng như thuê kho bãi để vận chuyển hàng hóa và lưu kho hàng hóa cho kịp tiến độ vào mùa cao điểm. Đầu tiên những nhân viên về phương tiện vận tải hay các đội xe, tài xế cần chăm sóc, bảo dưỡng kĩ lưỡng cũng như theo dõi tình trạng của xe cộ để bảo trì máy móc, thiết bị định kì. Phịng ban, đội ngũ kho bãi quản lý chặt chẽ, sắp xếp và bố trí hợp lý các lơ hàng lưu kho. Do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID – 19, có thể cơng ty TNHH DVHH Phim Chính sẽ khơng gặp phải tình trạng cao điểm, quá nhiều lơ hàng gây khó khăn trong việc điều động phương tiện vận chuyển hay không gian lưu kho.
Khoảng thời gian sau đó, nhân viên cơng ty TNHH DVHH Phim Chính tiếp tục theo dõi, tập trung vào các lô hàng cần thực hiện. Đội ngũ kho bãi giám sát và quản lý các lô hàng chặt chẽ hơn nữa, cần thiết thì có thể thơng tin ngay đến bộ phận kế tốn của cơng ty để đầu tư thêm các camera giám sát, qua đó có thể giảm tỷ lệ mất cắp hay rút ruột lô hàng. Cuối cùng, công ty tiếp tục đẩy mạnh các giải pháp đã đề ra và dựa vào nguồn lực tài chính mạnh của mình, hội đồng quản trị cơng ty TNHH DVHH Phim Chính có thể đề xuất việc cung cấp thêm phương tiện vận tải như 1 – 2 xe tải thùng và 3 xe đầu kéo. Qua đó cơng ty có thể đáp ứng được thêm nhu cầu vận chuyển hàng hóa nội địa cho khách hàng, trực tiếp cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ. Trong tương lai, có thể dịch bệnh COVID – 19 đã bị đẩy lùi, khi đó sẽ là thời gian cao điểm mà công ty cần nắm bắt thời cơ. Ngồi mua thêm phương tiện vận tải thì cơng ty có thể th thêm các kho bãi để đảm bảo không
70
gian lưu kho cho các lô hàng của khách hàng, đặc biệt là những kho bãi gần sân bay để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí vận chuyển.
Lộ trình thực hiện
Đầu năm 2021 – tháng 4/2022: Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính cần tập trung vào cơng tác kiểm tra, bảo trì các phương tiện vận chuyển và quan tâm đến kho bãi sẵn có của mình.
Tháng 4/2022 – cuối năm 2023: Cơng ty tiếp tục theo dõi và chú ý đến các lô hàng trên phương tiện vận chuyển và kho bãi.
Đầu năm 2024 – cuối năm 2025: Đẩy mạnh các giải pháp đã đề ra và đầu tư thêm vào phương tiện vận chuyển cũng như các kho bãi dựa vào nguồn lực tài chính mạnh.
3.2.3. Đầu tư nguồn lực vào hoạt động khai báo hải quan Mục tiêu Mục tiêu
Nâng cao kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên làm tờ khai, giảm số lượng tờ khai sai sót từ đó làm giảm tỷ lệ sai sót khi khai báo hải quan qua các năm.
Cách thức triển khai
Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính sẽ đào tạo đội ngũ nhân viên với định hướng cùng trách nhiệm là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, khuyến khích nhân viên trao dồi kỹ năng cũng như kiến thức về ngành nghề nói chung và khai báo hải quan nói riêng. Để làm được điều đó, cơng ty TNHH DVHH Phim Chính phải có một lộ trình cụ thể để đi theo. Trong giai đoạn đầu tiên, cơng ty cần tìm hiểu ngun nhân sâu xa trong việc sai sót khi khai báo hải quan, rồi dựa vào đó làm cơ sở đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẵn có bằng các cách như thường xuyên tổ chức những buổi hội thảo chuyên sâu về nghiệp vụ do những người có chun mơn cao quản lý và hướng dẫn; cho nhân viên công ty tham gia các lớp học hải quan, trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ; tổ chức và khuyến khích nhân viên tham gia những buổi tập huấn về các vấn đề và thủ tục trong khai báo hải quan;… Đây là thời điểm khó khăn chung của cả nước và các doanh nghiệp khi mà dịch bệnh COVID – 19 vẫn cịn hồnh hành, vì vậy mà cơng tác bổ sung và tuyển dụng nhân sự sẽ được dời lại vào những giai đoạn kế tiếp.
Tiếp theo, cơng ty TNHH DVHH Phim Chính sẽ đẩy mạnh tuyển dụng nhân sự cũng như các thực tập sinh ở mỗi phòng ban, đặc biệt là ở bộ phận Chứng từ - hải quan. Ưu tiên tuyển dụng những người đã có kinh nghiệm làm việc, hiểu biết nhiều về khai báo hải quan,
71
có trình độ chun mơn vào làm nhân viên, những thực tập sinh có tiềm năng sẽ được ưu tiên đào tạo, xem xét năng lực để trở thành nhân viên chính thức của cơng ty. Tạo mọi điều kiện thuận lợi để giúp đỡ nhân viên học thêm ngoại ngữ, tạo cơ hội và tăng khả năng trao đổi ngôn ngữ để mạnh dạn giao tiếp với đối tác cũng như khách hàng quốc tế, qua đó giải quyết cơng việc nhanh chóng và giảm thiểu tình trạng sai sót.
Và kế hoạch cuối cùng, với thuận lợi về nguồn nhân lực, công ty TNHH DVHH Phim Chính sẽ tiếp tục bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên, coi việc đào tạo là sứ mệnh xuyên suốt, khuyến khích những nhân viên cũ hay có kinh nghiệm lâu năm trong nghề chia sẻ, truyền đạt kinh nghiệm nghề nghiệp, kiến thức nghiệp vụ và hải quan của bản thân cho các nhân viên khác. Ngồi ra cơng ty TNHH DVHH Phim Chính nên xem xét để có những chính sách hợp lý như mức lương phù hợp với khả năng của nhân viên, tiền thưởng phụ cấp, đãi ngộ tốt, tổ chức những hoạt động giải trí, giao lưu nhằm tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc, thúc đẩy tinh thần. Từ đó đưa tỷ lệ sai sót khi làm khai báo hải quan của cơng ty TNHH DVHH Phim Chính xuống mức thấp nhất.
Lộ trình thực hiện
Đầu năm 2021 – cuối năm 2022: Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẵn có của mình.
Đầu năm 2022 – tháng 6/2023: Tuyển dụng thêm nhân viên mới, bổ sung nhân sự vào nguồn nhân lực vừa được nâng cấp.
Tháng 6/2023 – cuối năm 2025: Công ty tiếp tục cơng tác đào tạo dài hạn của mình và đưa ra các chính sách phù hợp để giữ vững chất lượng nguồn nhân lực của mình.
3.2.4. Áp dụng, đầu tư vào cơng nghệ để giảm số lượng đơn hàng bị khiếu nại Mục tiêu Mục tiêu
Đưa dịch vụ giao nhận của công ty lên một tầm cao mới, nâng cấp và hoàn thiện nghiệp vụ hơn nữa qua các năm. Cải thiện nghiệp vụ giao nhận thành một quy trình khép kín, giảm thiểu sai sót lúc vận hành, giảm tỉ lệ đơn hàng bị khiếu nại sau khi đã giao hàng.
Cách thức triển khai
Vào thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, công ty cần từng bước một đưa cơng nghệ vào các khâu trong quy trình nghiệp vụ. Ngoài ra cần đầu tư thêm cơ sở hạ tầng của cơng ty TNHH DVHH Phim Chính nhằm tạo điều kiện nâng cấp, cải thiện năng suất giao nhận hàng và quan tâm, liên lạc thường xuyên và nắm bắt các thơng tin phản hồi từ phía khách
72
hàng để giảm số lượng khiếu nại, vượt qua khó khăn về mặt tự nhiên để nghiệp vụ giao nhận được diễn ra tốt đẹp. Đây là giai đoạn mà cơng ty TNHH DVHH Phim Chính cần phải khuyến khích nhân viên theo dõi sát sao, liên tục nhằm nắm bắt kịp trình độ khoa học kỹ thuật, cơng nghệ hiện đại và nhanh chóng áp dụng triệt để vào quy trình nghiệp vụ tại cơng ty. Cơng ty cần thành lập một bộ phận riêng chuyên về công nghệ thơng tin để quản lý hệ thống máy tính cũng như mạng nội bộ, đồng thời nâng cấp hệ thống, cập nhật những phần mềm mới nhất cho các nhân viên của công ty để công việc của họ được trơn tru và hoàn thành hiệu quả.
Sau khi áp dụng công nghệ vào nghiệp vụ, công ty sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo với đối tượng quan tâm chủ yếu là khách hàng. Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính cần phải giữ mối quan hệ song phương với khách hàng; tư vấn, hỗ trợ nhiệt tình các khách hàng khi họ gặp khó khăn, trục trặc; kết nối chặt chẽ với khách hàng mới có thể hiểu rõ được để đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng sai sót, chậm trễ, khơng đúng tiến độ ở các khâu trong quy trình nghiệp vụ vì khơng nắm rõ thông tin chi tiết mà khách hàng truyền đạt, gây ra mâu thuẫn dẫn đến đơn hàng bị khiếu nại.
Tiếp đến, công việc mà công ty cần và nên làm là đầu tư và nâng cấp cơ sở hạ tầng để phù hợp với công nghệ khoa học hiện tại. Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính có thể cho tồn bộ nhân viên học hỏi lẫn nhau kiến thức về các phần mềm mới, tự tìm hiểu về các thiết bị và máy móc hiện đại.Với những khó khăn mà tự nhiên, thiên tai gây nên, cơng ty có thể khắc phục được với định vị bằng vệ tinh, cập nhật quãng đường và các chuyến bay trên Internet của các hãng hàng không, khai báo hải quan điện tử,… Việc quản lý tốt cũng như ứng dụng một cách hợp lý và hiệu quả các phần mềm và công nghệ hỗ trợ liên quan đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu có thể cải thiện được chất lượng cơng việc, giảm tỉ lệ đơn hàng bị khiếu nại của công ty TNHH DVHH Phim Chính.
Lộ trình thực hiện
Đầu năm 2021 – cuối năm 2022: Đẩy mạnh khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại, áp dụng triệt để công nghệ tiên tiến vào từng bước trong nghiệp vụ của cơng ty TNHH DVHH Phim Chính.
Đầu năm 2023 – cuối năm 2023: Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính kết nối chặt chẽ hơn trong mối quan hệ với khách hàng, giao tiếp và lắng nghe nhiều hơn.
73
mới, khoa học kỹ thuật hiện đại, vượt qua khó khăn về mặt tự nhiên.
3.2.5. Nâng cao tốc độ báo giá bằng cách cải thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Mục tiêu Mục tiêu
Tăng tốc độ báo giá cho khách hàng, từ đó cải thiện bước đầu của quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, giúp công ty chuẩn bị tốt hơn.
Cách thức triển khai
Công ty TNHH DVHH Phim Chính sẽ triển khai giải pháp này theo từng giai đoạn và dựa trên quy trình báo giá của cơng ty, các phòng ban và nhân viên liên quan. Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho các nhân viên nhằm thực hiện tốt nghiệp vụ của mình. Bước đầu của giải pháp này cơng ty TNHH DVHH Phim Chính sẽ tập trung vào những thiết bị, máy móc mà nhân viên kinh doanh, nhân viên báo giá cần cho nghiệp vụ. Nâng cấp đường truyền Internet, thiết bị liên lạc để phục vụ cho việc liên lạc giữa các nhân viên và giữa nhân viên công ty với hãng hàng không / Co-loader. Công ty cung cấp những nhân viên chuyên về mảng kỹ thuật, công nghệ thông tin để giải quyết trục trặc kỹ thuật về email hay điện thoại, máy tính trong thời gian ngắn nhất.
Sau khi đã thực hiện các công việc trong bước đầu tiên, công ty TNHH DVHH Phim Chính sẽ đầu tư vào nguồn nhân lực, những nhân viên liên quan tới quy trình báo giá. Nhân viên kinh doanh cần tập trung vào từng khách hàng, liên lạc, nắm bắt thông tin kịp thời cũng như tư vấn, hướng dẫn cho khách hàng đúng cách tránh trường hợp khách cung cấp không đủ hoặc không đúng thông tin dẫn đến việc báo giá sai sót mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Ngồi ra, vào thời điểm này nếu khối lượng công việc quá nhiều, lượng báo giá mà khách hàng u cầu lớn thì cơng ty TNHH DVHH Phim Chính nên tuyển thêm nhân viên kinh doanh, ưu tiên những người trẻ để nhanh nhạy trong cơng việc cũng như có kinh nghiệm để nghiệp vụ được tiến hành hiệu quả, nhanh chóng hơn.
Lộ trình thực hiện
Đầu năm 2021 – tháng 6/2023: Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính tập trung vào cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc phục vụ cho quy trình báo giá.
Tháng 6/2023 – cuối năm 2025: Cơng ty TNHH DVHH Phim Chính hướng đến nguồn nhân lực đảm nhiệm nghiệp vụ báo giá, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.