5. Mức độ phù hợp về mặt hình thức của khóa luận:
2.2. Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường
khơng
2.2.1. Phân tích nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng khơng hàng khơng
Tìm kiếm khách hàng và báo giá
Nhân viên phịng kinh doanh tìm kiếm khách hàng và lấy thông tin khách hàng thông qua các phương tiện thông tin đại chúng và các mối quan hệ của mình (Hoặc là khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên kinh doanh để yêu cầu gửi báo giá cho lô hàng cần vận chuyển của mình). Có 2 loại hàng chính mà khách hàng hay đi là hàng Freehand và hàng chỉ định Tùy theo loại khách hàng mà có các cách thức tìm kiếm thơng tin khách hàng phù hợp như:
- Các trang vàng.
- Internet (website, google,…) - Mạng xã hội (Zalo, Facebook,…)
33 - Sách báo, tạp chí chuyên ngành.
- Hội chợ, diễn đàn, triển lãm thương mại.
- Mối quan hệ (người thân, bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng,…) - Mua dữ liệu
Hình 2.3: Một số dữ liệu về thơng tin các đại lý của cơng ty TNHH DVHH Phim Chính tìm được từ Internet
Sau khi có thơng tin của khách hàng thơng qua các giao thức nêu trên thì nhân viên kinh doanh thực hiện liên lạc đến khách hàng để chào hàng. Khi đã tiếp cận được thì nhân viên kinh doanh tổng hợp các thơng tin khách hàng bao gồm:
- Tên khách hàng - Địa chỉ
- Email, số điện thoại, fax - Người phụ trách
- Lĩnh vực kinh doanh, loại hàng
- Nhu cầu của khách hàng (Xuất khẩu hay nhập khẩu) - Tuyến hàng đi thị trường nào
Nếu đã có được những thơng tin cơ bản trên thì nhân viên kinh doanh tiếp tục gọi điện hoặc gửi email để chào dịch vụ và tiến hành lưu thông tin của khách hàng để dễ dàng quản lý và chăm sóc khách hàng. Khách hàng sẽ gửi thông tin về lô hàng cần xuất khẩu cho cơng ty khi họ có nhu cầu cũng như ý định sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Khách hàng sẽ gửi cho nhân viên kinh doanh những thông tin sau đây:
- Loại hàng - Số kiện - Trọng lượng
34 - Cảng đi
- Cảng đến
Hình 2.4: Khách hàng (đại lý) gửi thông tin một lô hàng xuất khẩu đường hàng không cho nhân viên kinh doanh
Trước khi báo giá cho khách hàng, nhân viên kinh doanh phải phân tích và tìm hiểu kĩ yêu cầu của khách hàng về tuyến hàng, lượng hàng cũng như giá cước vận chuyển. Đầu tiên, nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra và check giá với bộ phận báo giá bằng cách gửi thông tin về lô hàng mà khách hàng đã gửi cho mình. Khi nhận được thơng tin, bộ phận báo giá sẽ gửi yêu cầu chào giá đến các Co-loader thông qua email. Tùy theo yêu cầu của khách hàng cũng như thế mạnh của mỗi Co-loader mà nhân viên pricing sẽ chọn để có được cái giá hợp lý nhất.
Sau khi có được bảng báo giá của Co-loader, bộ phận báo giá sẽ gửi lại cho nhân viên kinh doanh. Dựa vào bảng báo giá thì nhân viên kinh doanh sẽ so sánh giá giữa các hãng hàng không mà Co-loader cung cấp và chọn giá thấp nhất, thời gian khởi hành hợp lý nhất để chào giá đến khách hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ cộng thêm để tạo ra giá bán mà mình mong muốn nhất để gửi cho khách hàng.
- Trường hợp sau khi gửi báo giá nếu khách hàng chưa hợp tác với cơng ty thì nhân viên kinh doanh cần làm những công việc để duy trì mối quan hệ với khách hàng như: thường xuyên gửi mail về thông tin kinh doanh trong ngành; giữ liên hệ với khách hàng và sắp xếp cuộc hẹn để có thể trao đổi cụ thể hơn cũng như nắm bắt được nhu cầu và tính cách
35 của khách hàng để có thể có hướng tiếp cận phù hợp.
- Trường hợp khách hàng cảm thấy mức giá mà nhân viên kinh doanh đưa ra là hợp lý và đồng ý với mức giá đưa ra thì hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng.
Ký kết hợp đồng dịch vụ
Sau khi đã thống nhất với nhau, hai bên công ty sẽ thỏa thuận những điều khoản trong hợp đồng. Việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu được thực hiện dựa trên cơ sở Hợp đồng dịch vụ - giao nhận hàng hóa được ký kết giữa Cơng ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Phim Chính với khách hàng. Trong đó ghi rõ việc khách hàng đồng ý ủy quyền cho Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Phim Chính tiếp nhận, vận chuyển lơ hàng theo yêu cầu của khách hàng, lập bộ chứng từ thanh tốn,…
Với những lần hợp tác sau này, hai cơng ty không cần phải ký hợp đồng giao nhận mà sẽ tiến hành thực hiện phần nhiệm vụ tương tự như những điều khoản trong hợp đồng đã ký. Nếu hai bên muốn thay đổi một số điều khoản trong hợp đồng thì sẽ được trao đổi qua điện thoại, email hoặc gặp mặt trực tiếp.
Việc trao đổi thông tin về q trình giao nhận giữa hai cơng ty sẽ được trao đổi và thỏa thuận qua email và số điện thoại người phụ trách.
Đặt chỗ
Sau khi ký kết hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ gửi Yêu cầu đặt chỗ của khách hàng cho bộ phận Dịch vụ khách hàng. Đối với hàng của Đại lý, sau khi nhận được thơng tin từ Đại lý thì nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với Người gửi để lấy Yêu cầu đặt chỗ.
Bộ phận Dịch vụ khách hàng sẽ căn cứ trên Yêu cầu đặt chỗ và gửi cho Co-loader để tiến hành đặt chỗ. Để xác nhận đặt chỗ thành công, Co-loader sẽ gửi cho bộ phận Dịch vụ khách hàng Xác nhận đặt chỗ. Các thông tin cơ bản trên Xác nhận đặt chỗ bao gồm: Số Vận đơn hàng không chủ, Chuyến bay/Ngày, Chuyến bay chuyển tiếp, Địa điểm nhận hàng cuối cùng, Số lượng, Trọng lượng, Thanh tốn, Mơ tả hàng hóa, Ghi chú.
Sau khi có Xác nhận đặt chỗ từ Co-loader, thì sẽ gửi cho khách hàng chuẩn bị những chứng từ cần thiết, chuẩn bị hàng hóa và sắp xếp thời gian để mang hàng ra kho theo đúng thời gian Cut – Off trên Xác nhận đặt chỗ.
Chuyển Xác nhận đặt chỗ cho bộ phận chứng từ:
- Khi chuyển Xác nhận đặt chỗ cho bộ phận chứng từ thì bộ phận Dịch vụ khách hàng sẽ lưu ý thêm cho bộ phận chứng từ các thông tin như:
36
Đại lý làm hàng ở đầu nước nhập.
Phương thức thanh toán của Vận đơn hàng không chủ.
Hàng Freehand/ Chỉ định + tên nhân viên kinh doanh.
Co-loader.
- Khi nhận được Xác nhận đặt chỗ từ bộ phận Dịch vụ khách hàng, nhân viên chứng từ phụ trách lơ hàng này sẽ tiến hành địi những chứng từ cần thiết để làm Vận đơn hàng khơng nhà, khách hàng có thể gửi Phiếu đóng gói hàng hóa, hoặc chi tiết bằng file word hoặc excel với các thông tin như: Người gửi hàng, Người nhận hàng, bên thông báo, số kiện, trọng lượng, mơ tả hàng hóa, nhãn hiệu vận chuyển để tiến hành mở file trên SMS Live.
- Tạo file trên SMS Live xong, nhân viên chứng từ tiến hành phát hành Bản nháp của Vận đơn hàng không nhà và gửi cho Người gửi hàng để tiến hành kiểm tra. Trong Bản nháp của Vận đơn hàng khơng nhà thì ở mục Tổng trọng lượng và Trọng lượng tính cước sẽ để trống, hai thông số này sẽ được điền sau khi hàng mang ra kho và nhân viên kho sẽ tiến hành cân lại khối lượng và đo lại kích thước của những kiện hàng để xác định trọng lượng tính cước.
- Khi Người gửi hàng kiểm tra Bản nháp của Vận đơn hàng không nhà nếu phát hiện sai sót gì thì sẽ báo lại cho nhân viên chứng từ để sửa lại. Nếu Bản nháp của Vận đơn hàng khơng nhà đúng thì Người gửi hàng chỉ cần xác nhận là chứng từ đã đúng cho nhân viên chứng từ.
Chuẩn bị hàng để xuất khẩu
In tờ khai gửi hàng: Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành in tờ khai gửi hàng (thường được gọi là tờ cân). Trên tờ cân sẽ là những thông tin để cho Co-loader làm Vận đơn hàng không chủ, bao gồm các thông tin như (từ Người gửi hàng đến loại hàng sẽ do nhân viên chứng từ điền trước):
- Người gửi hàng – Tên Cơng ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Phim Chính/ tên Người gửi hàng thực tế (nếu khách hàng chỉ lấy Vận đơn hàng không chủ, không lấy Vận đơn hàng không nhà).
- Người nhận hàng – Đại lý làm hàng ở nước nhập khẩu/ tên Người nhận hàng thực tế (nếu khách hàng chỉ lấy Vận đơn hàng không chủ).
37 - Số Vận đơn hàng không nhà.
- Nơi đi. - Nơi đến.
- Tổng số vận đơn hàng không nhà. - Chuyến bay/ ngày (Flight/ Date).
- Loại hàng (Description of goods): chỉ ghi tên hàng hóa chung và thơng tin cụ thể sẽ được đính kèm ở Manifest.
- Số kiện (Total pieces): dựa vào số kiện mà khách hàng mang ra kho, mục này được điền tại kho.
- Trọng lượng (Gross weight): được cân và điền tại kho. - Khối lượng thể tích: được đo và điền tại kho.
- Trọng lượng tính cước (Chargeable weight): sẽ chọn số lớn hơn giữa trọng lượng và khối lượng thể tích.
Lý do phải sử dụng Trọng lượng tính cước vì khả năng chun chở của máy bay có hạn và bị khống chế bởi khối lượng và dung tích sử dụng để chở hàng. Hãng hàng khơng sẽ tìm cách để tối đa lợi nhuận thu về, nên sẽ tính cước theo khối lượng hoặc khối lượng quy đổi, tùy theo loại hàng nặng hay nhẹ. Khối lượng quy đổi từ thể tích là nhắm tới những loại hàng cồng kềnh, có thể tích lớn.
Đơn giá cước: Là số tiền mà bạn phải trả cho mỗi đơn vị trọng lượng tính cước. Các hãng hàng không sẽ công bố bảng giá cước theo từng khoảng khối lượng hàng, được chia thành các khoảng: dưới 45kg, từ 45 đến dưới 100kg, từ 100 đến dưới 250kg, từ 250 đến dưới 500kg, từ 500 đến dưới 1000kg… Cách viết tắt thường thấy là -45, +45, +100, +250, +500,…
Nhân viên hiện trường sẽ nhận tờ cân từ nhân viên chứng từ (trong đó có đính kèm với Booking Confirm) và đến kho để tiến hành làm hàng ở kho và giao hàng cho hãng hàng không.
38
Hình 2.5: Một tờ khai gửi hàng (tờ cân) hàng xuất khẩu đi New York bằng đường hàng không của cơng ty TNHH DVHH Phim Chính
39
Vận chuyển hàng đến kho thì tùy theo thỏa thuận giữa hai bên mà khách hàng tự vận chuyển hoặc bên công ty sẽ vận chuyển. Khách hàng tự vận chuyển thì sẽ dựa theo thơng tin trên Xác nhận đặt chỗ để mang hàng ra kho theo đúng địa điểm kho và trước thời gian cắt máng để kịp làm hàng như trên Đặt chỗ. Nếu khách hàng thuê Công ty làm Vận tải nội địa thì thơng tin vận chuyển lơ hàng sẽ gửi cho bộ phận Logistics để tiếp hành sắp xếp xe để vận chuyển hàng đến kho.
Khi hàng được vận chuyển đến kho thì sẽ có nhân viên hiện trường của Công ty tiếp nhận để làm hàng và làm thủ tục ở đó. Ở Thành phố Hồ Chí Minh có hai kho sân bay đó là TCS và SCSC.
- Kho TCS: Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Tân Sơn Nhất – Tan Son Nhat Cargo Services Joint Stock Company. Địa chỉ: 46-48 Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh.
- Kho SCSC: Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hóa Sài Gịn – Saigon Cargo Service Corporation. Địa chỉ: 30 Phan Thúc Duyện, Phường 4, Quận Tân Bình, Hồ Chí Minh.
Sau khi đã tiếp nhận, nhân viên hiện trường của công ty sẽ làm những thủ tục như sau: - Nhận hàng từ khách hàng hoặc bên đội xe của Công ty: Sau khi nhận hàng xong, kéo hàng thẳng vào bàn cân và cân hàng xem trọng lượng hàng (Gross weight) là bao nhiêu. Khi lên bàn cân, nhân viên hiện trường sẽ đọc số bill để kho nhập máy tiếp nhận cân hàng. Sau khi cân xong nhân viên hiện trường sẽ nhận lại hai phiếu thông tin cân như số Vận đơn hàng không chủ, số Vận đơn hàng không nhà, số kiện, số kg,… Sau khi cân hàng xong kiểm tra xem hàng mình đi hãng bay nào thì kéo hàng về khu vực của hãng bay đó. Các hãng bay sẽ phân theo từng khu vực. Sau đó tiến hành đo kích thước để xác định khối lượng thể tích.
- Dán Talon lên từng kiện hàng. Thông tin trên Talon bao gồm các thông tin liên quan đến kiện hàng cần xuất khẩu như:
Nơi đi – Nơi đến.
Số kiện.
Số kg.
40
- Điền thông tin vào tờ cân: Tờ cân của kho SCSC là 4 liên, kho TCS là 3 liên. Các liên này có cùng 1 nội dung nhưng giá trị khác nhau.
- Ký tờ cân: Tùy theo số chuyến bay, số hiệu chuyến bay để hỏi nhân viên kho xem lơ hàng của mình sẽ nhờ tổ mấy ký lên tờ cân để xác nhận.
- Đóng tiền ở thương vụ: Chuẩn bị bộ hồ sơ để đóng tiền như tờ cân liên hồng (kho TCS)/ liên vàng (kho SCSC) có bấm phiếu thơng tin hàng lúc cân hàng và Xác nhận đặt chỗ. Tùy theo hãng hàng không mà hình thức đóng tiền có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Thanh lý tờ khai: Cần chuẩn bị hồ sơ gồm: tờ khai hải quan + mã vạch + tờ cân liên xanh có bấm phiếu thơng tin hàng lúc cân hàng. Sau khi thanh lý xong sẽ nhận lại mã vạch có đóng dấu hải quan + tờ khai liên xanh. Soi hàng, cầm tờ cân liên xanh và gặp tổ kho đã ký tên lúc ban đầu và yêu cầu tổ kho lấy hàng vào soi. Trong lúc soi cần phải nhìn vào máy soi hàng ở bên ban an ninh soi hàng xem hàng có chuẩn chưa, có bị vấn đề gì khơng. Nếu bên an ninh xác nhận hàng bình thường khơng có vấn đề gì thì đi ra khỏi khu vực soi hàng. - Đánh Vận đơn hàng không chủ: Cầm tờ cân gốc đưa cho Co-loader để đánh Vận đơn hàng không chủ (bước này do hãng hàng không đánh bill hoặc hãng hàng không ủy quyền cho Co-loader làm).
- Lên tờ khai hải quan – bước này sẽ thực hiện khi có được trọng lượng chính xác của lơ hàng cân tại kho và trọng lượng trên tờ khai phải khớp với trọng lượng trên tờ cân. Nếu tờ khai được lên trước khi mang hàng đến kho và trọng lượng không đúng với trọng lượng thực tế cân tại kho thì sẽ truyền sửa/ khai bổ sung sửa trọng lượng bằng với trọng lương trên tờ cân. Khi đó, nhân viên của Cơng ty sẽ tiến hành lên tờ khai. Tờ khai sẽ được lên bằng hệ thống hải quan điện tử VNACS/VCIS. Khi khai báo trên hệ thống có những lưu ý sau:
Các ô màu xám khơng cần phải nhập và các ơ đó cũng mặc định khơng nhập được, sau khi người khai chọn “Khai trước thơng tin (EDA)” hoặc “Khai chính thức thức tờ khai (EDC)” phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin, chỉ nhập ở các ô màu trắng, đối với những ơ màu trắng có dấu sao màu đỏ là ơ bắt buộc phải nhập, vì đây là thơng tin khơng thể thiếu được, nếu thiếu sẽ khơng hồn thành được phần khai Hải quan điện tử.
41
Không nhất thiết phải điền đầy đủ các ô màu trắng, tùy lô hàng mà nhân viên khai báo sẽ điền các thông tin sao cho phù hợp.
Khơng q lo lắng về việc nhập thiếu sót các thơng tin trên tờ khai, vì khi nhấn nút “Ghi” hoặc khi chọn “Khai trước thông tin tờ khai EDA” hệ thống sẽ thông báo về lỗi sai hoặc các thông tin ở các ô mà người khai thiếu sót.
Các bước lên tờ khai hải quan
Bước 1: Tạo tờ khai xuất khẩu (EDA).
Hình 2.6: Đăng ký tờ khai hàng xuất khẩu mới trên phần mềm ECUS