3.3.1. Ý tưởng sự kiện
Buổi họp báo được tổ chức với hình thức ra mắt sản phẩm mới để mở đầu chiến dịch marketing “Cocoon - Cùng Sài Gòn trở lại nắng mưa” tạo cảm giác thân thuộc với khách hàng. Bên cạnh đó, các poster và background được trang trí với màu sắc chủ đạo là xanh lá - màu của trái bí đao, ngun liệu chính của sản phẩm, thơng qua đó giúp khách hàng nhận biết và yêu thích hơn các sản phẩm mỹ phẩm thuần chay Cocoon. Kết hợp giữa họp báo và giao lưu khách hàng trong sự kiện tạo cảm giác trải nghiệm sản phẩm từ đó giúp sản phẩm được nhận diện rộng rãi hơn trên thị trường.
3.3.2. Sơ bộ kế hoạch
3.3.2.1. Thời gian - Địa điểm
Thời gian: 15h00 Thứ năm ngày 23/12/2021.
Địa điểm (hình thức tổ chức): Họp báo trực tuyến trên nền tảng công nghệ Zoom.
3.3.2.2. Thành phần tham dự
Số lượng khách mời dự tính: 300 - 400 người. Cán bộ, đại diện doanh nghiệp.
Đại biểu, khách mời đặc biệt.
Truyền thơng: Nhà báo, phóng viên, beauty blogger, người nổi tiếng…
Khách mời: Khách hàng thân thiết của Cocoon cũng như các bạn trẻ trong độ tuổi từ 18 tuổi trở lên.
Đội ngũ nhân sự thực hiện chương trình: Bộ phận truyền thơng, kỹ thuật, MC, nhân sự cho tiết mục văn nghệ.
Trước khi diễn ra buổi họp báo ra mắt sản phẩm Nước tẩy trang bí đao Cocoon, có thể gửi sản phẩm mới cho một số khách hàng trải nghiệm trước sản phẩm.
Trong buổi họp báo có trưng bày các mẫu dùng thử.
Phần thưởng của trò chơi là sản phẩm Nước tẩy trang bí đao Cocoon và nhiều phần thưởng phụ khác.
3.3.2.4. Chuẩn bị chương trình
Chuẩn bị trước sự kiện:
o Chuẩn bị tài liệu họp báo: tài liệu về sản phẩm Nước tẩy trang bí đao Cocoon như thơng tin, giá thành sản phẩm, đặc điểm nổi bật, cơng dụng, lợi ích…
o Chốt danh sách số lượng khách mời sau đó gửi thư mời đến từng khách mời tham dự trước thời gian diễn ra họp báo khoảng một tuần đến 10 ngày qua email sau đó gửi thư mời trực tiếp đến khách mời.
o Trước khi họp báo diễn ra 1 ngày nên liên hệ lại các cơ quan báo chí, khách mời để xác nhận sự có mặt trong sự kiện.
o Training và chạy thử chương trình.
o Nhắc tham gia họp báo trước 60 phút.
o Xây dựng nội dung kịch bản họp báo:
Kịch bản tổng quát: thời gian, nội dung chi tiết và nhân sự phụ trách. Kịch bản MC.
Chuẩn bị các bài phát biểu.
o Chuẩn bị poster: liên hệ nhân sự phụ trách thiết kế background, ấn phẩm poster theo chủ đề của buổi họp báo.
Các kênh truyền thơng:
o Trước sự kiện: liên hệ các phóng viên nhà báo của 1 số trang báo lớn , kênh truyền hình, radio, phương tiện cơng nghệ số như báo điện tử, social media.
o Công tác truyền thông sau sự kiện: mua quảng cáo trên truyền hình bài viết PR ở những tờ báo lớn, làm banner quảng cáo trên YouTube. Poster và thiệp mời:
Hình 3.1. Poster Hình 3.2. Thiệp mời
3.3.2.5. Dự trù kinh phí
BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ
STTHạng mụcĐVTSL Đơn giá Thành tiền
1 Chi phí thiết kế Poster Chiếc 1 800,000 800,000 Thư mời Tấm 1 700,000 700,000 Catalogue Quyển 1 2,500,000 2,500,000 Voucher Tấm 4 300,000 1,200,000 2 Chi phí in ấn Poster Chiếc 4 50,000 200,000 Thư mời Tấm 450 2,500 1,150,000 Catalogue Quyển 400 20,000 8,000,000 Voucher Tấm 1000 1,000 1,000,000 3 Chi phí logistics
Quà tặng mini game Sản phẩm 3 100,000 300,000 Sản phẩm mới gửi tặng
4 Chi phí PR
Chi phí báo chí Báo 3 4,000,000 12,000,000
Chi phí truyền hình 15s/ Truyền hình 2 9,000,000 18,000,000 5 Chi phí nhân sự MC Người 2 4,000,000 8,000,000 Văn nghệ Vũ đồn 1 4,000,000 4,000,000 Bộ phận kỹ thuật Người 1 4,000,000 4,000,000 6 Chi phí phát sinh 1,000,000 Tổng63,475,000
Bảng 3.1. Bảng dự trù kinh phí chương trình ra mắt sản phẩm mới