Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lƣợc tổng thể nhằm đạt đƣợc mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp các hoạt
43 động trong tổ chức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz Weihrich thì hoạch định là “quyết định trƣớc xem phải làm cái gì, làm nhƣ thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó”. Nhƣ vậy hoạch định chính là phƣơng thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trƣớc. Tuy nhiên khi tình huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch. Nhƣng dù sao ngƣời ta chỉ có thể đạt đƣợc mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự may rủi.
Hoạch định có thể là chính thức và khơng chính thức. Các nhà quản trị đều tiến hành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định khơng chính thức. Trong hoạch định khơng chính thức mọi thứ khơng đƣợc viết ra, ít có hoặc khơng có sự chia sẽ các mục tiêu với những ngƣời khác trong tổ chức. Loại hoạch định này hay đƣợc áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ, ở đó, ngƣời chủ doanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đâu và cái gì đang đợi họ ở đó. Cách hoạch định này thƣờng chung chung và thiếu tính liên tục. Tất nhiên hoạch định khơng chính thức cũng đƣợc áp dụng ở một số doanh nghiệp lớn và một số khác cũng có những kế hoạch chính thức rất cơng phu.
1.2 Tiến trình cơ bản của cơng tác hoạch định là nhƣ thế nào?
Tiến trình hoạch định bao gồm 8 giai đoạn kế tiếp nhau, đƣợc minh họa ở hình 5.2. Tuy nhiên, các giai đoạn này khơng nhất thiết phải duy trì theo một trật tự có tính bắt buộc, nó có thể đƣợc điều chỉnh để đảm bảo hoạch định thành công.