58 Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngơn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:
-Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định.
- Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có đƣợc một hiệu quả lớn nhất.
- Làm công tác tổ chức cán bộ.
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” .
Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều ngƣời đƣợc kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì cơng tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt đƣợc các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một ngƣời quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhƣng điều quan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị. Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt đƣợc mục tiêu của nó. Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những ngƣời hoặc nhóm ngƣời nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ đƣợc phối hợp với nhau nhƣ thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định đƣợc làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.
1.2 Vai trò của chức năng của tổ chức
Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn phức tạp cho công tác quản trị. Công tác tổ chức hiệu quả giúp cho việc khuyến khích sử dụng con ngƣời với tính chất là con ngƣời phát triển toàn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng đa dạng hóa tổ chức và nâng cao tính độc lập sáng tạo của nhà quản trị. Vì vậy chức năng tổ chức là cốt lõi của quy trình quản trị.
59
Hình 6. 2 Vai trị chức năng của tổ chức
2. Phân tích các nội dung của các mơ hình cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến, chức năng, ma trận, trực tuyến – chức năng và cho ví dụ minh họa cho từng mơ hình?
2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến:
Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Hệ thống trực tuyến hình thành một đƣờng thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng. Cơ cấu kiểu này đòi hỏi ngƣời quản lý ở mỗi cấp phải có những hiểu biết tƣơng đối toàn diện về các lĩnh vực.
60
Ƣu điểm:
- Các quyết định đƣợc đƣa ra và tổ chức thực hiện nhanh chóng, kịp thời.
-Thực hiện tốt chế độ quản lý một thủ trƣởng. -Cơ cấu tổ chức đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt.
Hạn chế:
-Dễ dẫn đến tình trạng độc đốn, quan liêu; Cơng việc dễ bị ùn tắc; Đòi hỏi ngƣời quản lý phải có khả năng toàn diện về mọi mặt; Khơng nhận đƣợc những ý kiến đóng góp tích cực của các bộ phận trung gian.
-Hệ thống quản lý theo kiểu trực tuyến phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ vì một ngƣời quản lý cấp trên có thể hiểu rõ đƣợc những hoạt động của cấp dƣới và ra những mệnh lệnh trực tiếp một cách đúng đắn cho cấp dƣới không cần qua một cơ quan giúp việc theo chức năng nào. Đối với những doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn, ngƣời đứng đầu tổ chức khi ra mệnh lệnh cần tham khảo ý kiến của các bộ phận chức năng.
Ví dụ:
Hình 6. 4 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần Sơn Vin Việt Nam Nam
61
2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý chức năng:
Là cơ cấu đƣợc tổ chức dựa trên chun mơn hố theo chức năng công việc. Những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp đƣợc phân chia cho các đơn vị riêng biệt, từ đó mà hình thành những ngƣời lãnh đạo đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Trong kiểu cơ cấu này, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi ngƣời cấp dƣới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình
Trong cơ cấu này, những ngƣời thừa hành nhiệm vụ ở cấp dƣới chẳng những nhận mệnh lệnh từ ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp, mà cả từ ngƣời lãnh đạo các chức năng khác nhau. Bởi vậy, vai trò của ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp là phải phối hợp cho đƣợc sự ăn khớp giữa những ngƣời lãnh đạo chức năng, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn, trái ngƣợc nhau.
62
Ƣu điểm:
- Phản ánh lôgic các chức năng.
- Tuân theo nguyên tắc chuyên mơn hố ngành nghề.
- Phát huy đƣợc sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng.
- Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo.
- Khơng địi hỏi ngƣời quản trị phải có kiến thức toàn diện. - Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị.
- Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.
Nhƣợc điểm:
-Dễ xảy ra tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận với nhau.
-Các quyết định đƣợc đƣa ra đôi khi bị chậm.
-Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn.
-Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau.
-Có thể dễ dẫn tới tình trạng nhàm chán, ngƣời thực hiện nhận nhiều mệnh lệnh khác nhau.
Áp dụng khi tổ chức có quy mơ vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực , đơn sản phẩm, đơn thị trƣờng.
Ví dụ:
63
2.3Cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến-chức năng
Do cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến và cơ cấu quản lý theo chức năng có những ƣu nhƣợc điểm riêng nên hiện nay nhiều doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn kiểu cơ cấu quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng, tức là một kiểu cơ cấu quản lý kết hợp.
Về nguyên tắc, trong hệ thống trực tuyến - chức năng, quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dƣới vẫn tồn tại, vẫn có các phịng ban chức năng nhƣng chỉ đơn thuần về chuyên mơn, khơng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những ngƣời lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và đƣợc toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Để giúp cho ngƣời quản lý ra các quyết định đúng đắn, có các bộ phận chức năng giúp việc trong các lĩnh vực nhƣ xây dựng kế hoạch, quản lý nhân sự, marketing, tài chính-kế tốn, quản lý kỹ thuật - công nghệ sản xuất.
Ƣu điểm:
-Tận dụng đƣợc ƣu điểm của hai kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng.
Nhƣợc điểm:
-Ngƣời lãnh đạo tổ chức thƣờng xuyên phải giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
-Nếu có nhiều bộ phận chức năng thƣờng dẫn đến phải họp hành nhiều gây lãng phi thời gian. Cho nên cần tránh lập ra q nhiều phịng ban.
64
Hình 6. 7 Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu quản lý-chức năng Ví dụ: Ví dụ:
65
2.4 Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận
Mô hình này là sự kết hợp của hai hay nhiều mơ hình tổ chức khác nhau. Ví dụ, mơ hình tổ chức theo chức năng kết hợp với mơ hình tổ chức theo sản phẩm (hay theo khách hàng). Ví dụ, một cơng ty đầu tƣ hai dự án theo hai loại sản phẩm A,B hoàn toàn khác nhau. Thay vì tổ chức mỗi dự án có đầu đủ các bộ phận để thực hiện các cơng việc thì có thể sử dụng các đơn vị chức năng có sẵn trong cơng ty để thực hiện các công việc cho tất cả các dự án. Ở đây, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
Ƣu điểm:
-Đây là hình thức tổ chức linh động, đáp ứng đƣợc tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động.
-Kết hợp đƣợc năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia. -Tạo ra các nhà quản trị có thể thích ứng với các lĩnh vực quản trị
khác nhau.
-Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau.
-Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng. -Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả.
Nhƣợc điểm:
-Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức, dễ xảy ra tranh chấp ảnh hƣởng giữa ngƣời lãnh đạo và các bộ phận.
-Cơ cấu này địi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hƣởng lớn.
-Phạm vi ứng dụng cịn hạn chế vì địi hỏi một trình độ nhất định.
66
Ví dụ:
Hình 6. 10 Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu ma trận
3. Hãy lấy ví dụ minh họa chức năng tổ chức thông qua việc Team của bạn đã xây dựng, lựa chọn các vị trí từ leader, thƣ ký đến các thành viên khác nhƣ thế nào, phân chia công việc ra sao trong công tác làm việc nhóm mơn Quản trị học?
Nhóm tơi hoạt động trên mục tiêu cùng nhau, tự do phát triển, nên quá trình xây dựng, lựa chọn các ví trí leader, thƣ ký, MC,… do các thành viên trong nhóm tự đề cử bản thân mình muốn phát triển hay thử sức mình vào vai trị mới. Các công việc đƣợc phân chia cũng dựa trên tinh thần tự nguyện khi. Các công việc luôn đƣợc phân chia công bằng, và theo ý muốn của các thành viên nên tất cả các bạn ai cũng đƣợc thuyết trình trong buổi trình diễn. Đối với những bạn hay vắng trong buổi họp của nhóm thì quyền lợi của cá nhân khi đề cử sẽ bị mất, bắt buộc phải nghe lại record cuộc họp của nhóm và thay vào đó sẽ làm những cơng việc cịn thừa, khơng có cơ hội thử sức những vai trị có khả năng phát triển bản thân tốt hơn.
Khi đóng góp ý kiến cho nội dung buổi trình diễn, tất cả các thành viên trong nhóm ai cũng có vai trị nhƣ nhau, khuyến khích các thành viên đều đƣa ra ý kiến riêng cho mình, sau đó sẽ chọn ra một ý kiến đƣợc nhiều bạn đồng thuận nhất sau đó tiến hành.
67
4. Giả định bạn mở 1 quán cà phê với vốn tầm 30tr, vì bận học nên bạn không thể ở quán để điều hành vì vậy bạn dự định sẽ tuyển bao nhiêu nhân viên, tên chức danh và công việc cụ thể của các vị trí này là gì để qn có thể hoạt động bình thƣờng?
Tên quán: QUẢN TRỊ
Hình thức quán: Tự phục vụ
Nhân sự:
-Quản lý: quản lý nhân viên, kiểm kê doanh thu, duy trì và điều hành quán.
-2 nhân viên pha chế full time: đảm nhiệm công việc pha chế.
-2 nhân viên part time: đảm nhiệm công việc order nƣớc, dọn bàn khi khách rời quán, mỗi ngƣời làm 1 ca ( ca sáng: 7h-14h, ca chiều 15h-21h).
68
CHƢƠNG 7 – CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 1. Chức năng lãnh đạo là gì? Bản chất của lãnh đạo?
1.1. Chức năng của lãnh đạo là gì?
Để tiến hành hoạt động quản trị, chủ thể quản trị phải thực hiện đồng bộ rất nhiều chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, đổi mới; trong đó chức năng lãnh đạo có một vị trí rất quan trọng.
Nhƣ vậy, sau khi đã lập kế hoạch, đã xác định cơ cấu tổ chức bộ máy và cán bộ, thì vấn đề tiếp theo là phải làm cho cả doanh nghiệp hoạt động. Đó chính là chức năng lãnh đạo của các nhà quản trị. Mục đích của lãnh đạo là để khởi động tổ chức và đƣa nó vào hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu.
Lãnh đạo là việc định ra chủ trƣơng, đƣờng lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống trong các điều kiện môi trƣờng nhất định.
Lãnh đạo trong quản trị kinh doanh là quá trình khởi động và duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp theo kế hoạch đề ra bằng cách tác động lên động cơ và hành vi của con ngƣời trong doanh nghiệp và phối hợp hoạt động của họ, sao cho họ cố gắng một cách tự giác để hồn thành các nhiệm vụ của mình và mục tiêu chung của doanh nghiệp.
69
1.2. Bản chất của lãnh đạo?
Lãnh đạo là một hệ thống tổ chức, nó bao gồm: ngƣời lãnh đạo, ngƣời bị lãnh đạo, mục đích của hệ thống, các nguồn lực (ngoài con ngƣời) và môi trƣờng (hồn cảnh).
Lãnh đạo là một q trình, nó biến chuyển tuỳ thuộc vào mối quan hệ và cách xử lý giữa 5 yếu tố trên trong thời gian và khơng gian nhất định; có lúc ngƣời lãnh đạo chủ động khống chế các yếu tố kia, có lúc ngƣợc lại ngƣời lãnh đạo bị các yếu tố kia chi phối.
Lãnh đạo là hoạt động quản trị mang tính phân tầng. Đó là q trình ngƣời lãnh đạo thông qua quyền lực và ảnh hƣởng của mình để tạo ra một bộ máy tiến hành các hoạt động quản trị.
Lãnh đạo gắn liền với sự phục tùng của ngƣời dƣới quyền.
70
2. Phân tích trong hoạt động của tổ chức? Và cho ví dụ minh họa ?
Thực chất của chức năng điều hành là tác động lên con ngƣời. Tất cả các chức năng của quản trị kinh doanh nhƣ lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra sẽ khơng hồn thành tốt nếu nhà quản trị không hiểu đƣợc và không phát huy đƣợc yếu tố con ngƣời, vì suy cho cùng con ngƣời với tƣ cách vừa là chủ thể vừa là đối tƣợng của quản trị kinh doanh là nhân tố bên trong quyết định sự thành bại của một tổ chức.
Với hệ thống các biện pháp khác nhau tác động lên những động cơ và hành vi của con ngsời, với phong cách lãnh đạo lúc “cứng” lúc”mềm”, lúc “cƣơng” lúc “nhu”, công tác điều hành giúp cho ngƣời lao động phát huy năng lực và nhiệt tình đóng góp vào mục tiêu chung.
Chức năng điều hành làm cho mọi hoạt động của từng đơn vị và của toàn thể tổ chức diễn ra một cách đồng bộ và ăn khớp với nhau để đạt đƣợc mục đích chung. Thiếu sự phối hợp sẽ gây ra phí phạm thời gian, cố gắng và tiền bạc.
Chức năng lãnh đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh động viên, khen thƣởng cấp dƣới, tích cực hố thái độ và tinh thần làm việc của ngƣời lao động, đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Chức năng lãnh đạo thể hiện nghệ thuật điều khiển, lãnh đạo con ngƣời, thể hiện tài ba của nhà quản trị. Tài ba không phải ở lý luận mà là ở hoạt động thực tiễn.