Ví dụ: Trong lĩnh vực thiết kế sản phẩm, nếu các thành viên trong nhóm đƣợc đào tạo bài bản và có khả năng sáng tạo cao thì họ chỉ cần ngƣời lãnh đạo đƣa ra định hƣớng cơ bản là đủ. Vậy trong trƣờng hợp này phong cách lãnh đạo tự do lại mang lại hiệu quả tốt nhất.
5. Theo các bạn thì để thực hiện tốt chức năng lãnh đạo thì nhà quản trị cần có những kỹ năng nào và vì sao?
Để thực hiện tốt chức năng lãnh đạo thì nhà quản trị cần có những kỹ năng sau:
Xây dựng mối quan hệ (Relationship Building): Một số nhà lãnh đạo sẽ nói rằng họ không cần phải đƣợc yêu thƣơng tại nơi làm việc. Điều này có thể đúng, nhƣng để xây dựng một đội ngũ gắn kết và gắn kết hơn, các nhà lãnh đạo tuyệt vời cần học các kỹ năng để xây dựng mối quan hệ làm việc tốt tại nơi làm việc.
80
Hình 7. 7 Xây dựng mối quan hệ
Các mối quan hệ làm việc tốt làm tăng sự tham gia của nhân viên và theo phân tích tổng hợp của Gallup về sự tham gia của nhân viên, các đơn vị kinh doanh có sự tham gia của nhân viên tốt có ít hơn 41% khiếm khuyết chất lƣợng và ít vắng mặt hơn 37%. Tăng 21% năng suất cũng đƣợc nhìn thấy là kết quả của sự tham gia của nhân viên cao hơn. Vì vậy, ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn không cần phải đƣợc yêu thƣơng tại nơi làm việc, bạn chắc chắn sẽ cần phải có kỹ năng xây dựng các mối quan hệ tốt để có hiệu quả. Nếu nhóm của bạn tham gia cao và hạnh phúc tại nơi làm việc, bạn có thể sẽ đƣợc u mến hoặc ít nhất là đƣợc tơn trọng nhƣ một nhà lãnh đạo giỏi.
Các mẹo để tập luyện:
-Chia sẻ nhiều hơn về bản thân trong các cuộc họp. -Viết lời cảm ơn.
-Tổ chức các hoạt động team building.
Nhanh nhẹn và khả năng thích ứng: Trong một nghiên cứu đƣợc thực hiện bởi Development Dimensions International vào năm 2008, đứng đầu trong ba phẩm chất lãnh đạo quan trọng nhất, ở mức 32%, là khả năng tạo điều kiện thay đổi. Năm 2018, khả năng thích ứng chắc chắn là một trong những kỹ năng lãnh đạo quan trọng nhất vì mơi trƣờng kinh doanh đã thay đổi rất nhiều và liên tục thay đổi, nhanh hơn bao giờ hết.
81 Lãnh đạo hiệu quả phải có khả năng thích ứng với những thay đổi - ngay cả khi điều đó có nghĩa là làm việc ra khỏi vùng thoải mái của bạn - vì vậy các nhà lãnh đạo khơng bị bỏ lại phía sau bởi những thay đổi trong ngành và có thể mang lại cho doanh nghiệp của họ một lợi thế cạnh tranh. Điều này khiến chúng tôi khám phá Sự đổi mới và Sáng tạo nhƣ một phần của bộ kỹ năng của các nhà lãnh đạo giỏi nhất.
Ứng dụng: Có trách nhiệm trong việc đáp ứng với sự thay đổi. Bạn cần đảm bảo rằng bạn đã đặt ra một kế hoạch về cách bạn nên phản ứng với những thay đổi của tổ chức. Có một phác thảo chi tiết về các bƣớc và một mốc thời gian có thể đạt đƣợc trong việc giải quyết một thay đổi chính sách mà bạn đang đối phó. Liên tục kiểm tra sự tiến bộ của bạn về việc bạn đang thích nghi tốt nhƣ thế nào với sự thay đổi và cách bạn thể hiện điều này cho nhân viên của mình.
Hình 7. 8 Kỹ năng nhanh nhẹn và khả năng thích ứng
Đổi mới và sáng tạo: Apple đã làm gì để trở thành nhà lãnh đạo trong ngành cơng nghiệp máy tính và cơng nghệ di động? Họ đã thực hiện những đổi mới cho các sản phẩm với ngƣời dùng trong tâm trí, làm cho các tiện ích của họ thân thiện hơn với ngƣời dùng, vì những khách hàng muốn tính năng này sẵn sàng trả tiền cho các sản phẩm đắt tiền hơn của họ.
82 Steve Jobs đã dẫn dắt sự đổi mới và sáng tạo cho Apple Inc. bằng cách liên tục rèn trƣớc đối thủ cạnh tranh, và điều này có lẽ khiến ơng trở thành một trong những nhà lãnh đạo có ảnh hƣởng nhất trong ngành công nghệ cho đến nay. Trong một nghiên cứu toàn cầu về sáng tạo, những phát hiện cho thấy rằng mở khóa tiềm năng sáng tạo là chìa khóa cho sự phát triển kinh tế và xã hội. Nhu cầu ngày càng tăng về sáng tạo và đổi mới sẽ tiếp tục là động lực cho các giám đốc điều hành, những ngƣời phải khai thác kỹ năng lãnh đạo của họ trong các lĩnh vực này để có hiệu quả và cạnh tranh.
Các mẹo để tập luyện:
-Sắp xếp thời gian để suy nghĩ -Thay đổi quan điểm của bạn -Hãy tập trung vào ngƣời khác
Truyền cảm hứng cho nhân viên: Liên quan chặt chẽ với việc xây dựng mối quan hệ, khả năng thúc đẩy lực lƣợng lao động của bạn cũng quan trọng nhƣ giữ mức độ gắn kết của nhân viên cao. Một trong những kỹ năng lãnh đạo hiệu quả nhất là biết cách liên tục thúc đẩy nhân viên, bất kể mức độ tham gia của họ.
Greatify chỉ ra một nghiên cứu đƣợc thực hiện bởi công ty Interact trên 1000 nhân viên ở Mỹ, trong đó trích dẫn rằng khiếu nại số 1 (63%) từ nhân viên liên quan đến ngƣời quản lý của họ là thiếu sự đánh giá cao, và ngƣợc lại, khi các nhà quản lý đánh giá cao sự đóng góp của họ, sự tham gia của họ tăng 60%. Trong một nghiên cứu khác của Westminster College, ngƣời ta thấy rằng thúc đẩy tinh thần là hàng đầu (32%) kỹ thuật động lực mà nhân viên thích. Nếu nhân viên khơng có động lực, cơng ty sẽ bị ảnh hƣởng tiêu cực (về mặt tài chính) với sự vắng mặt, tiêu hao và năng suất thấp.
83
Hình 7. 9 Truyền cảm hứng cho nhân viên
Ra quyết định (tạo ra kết quả tốt nhất): Một nhà lãnh đạo đƣợc giao nhiệm vụ đƣa ra quyết định mọi lúc. Để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả, những kỹ năng ra quyết định đó cần phải là đỉnh cao. Các quyết định quan trọng ảnh hƣởng đến tổ chức của bạn trên quy mô lớn cần phải hợp lý, hợp lý và vững chắc.
Trong thực tế, quyết định của bạn với tƣ cách là một nhà lãnh đạo sẽ quyết định thành công của bạn - và có khả năng là của tổ chức của bạn . Bạn cần phải đứng trƣớc quyết định của mình và tự tin vào chúng để thuyết phục những ngƣời liên quan bị ảnh hƣởng bởi quá trình này. Đƣa ra một quyết định khơng phổ biến nhƣng cần thiết có lẽ là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất với tƣ cách là ngƣời quản lý, nhƣng nó đã và sẽ ln là một phần của mô tả công việc của giám đốc điều hành.
Mẹo để tập luyện:
-Xác định các giá trị của bạn. -Hiểu đƣợc các giá trị của tổ chức.
84 -Nghiên cứu kỹ lƣỡng cả giá trị cá nhân và tổ chức của bạn.
-Áp dụng cả hai giá trị trong quá trình ra quyết định của bạn.
Quản lý xung đột (Hãy là một lời khuyên khôn ngoan): Theo Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ, một ngƣời quản lý dành ít nhất 24% thời gian của họ để quản lý xung đột. Xung đột có thể xảy ra trong nhiều lĩnh vực kinh doanh. Một cuộc xung đột đƣợc coi là bất kỳ vấn đề nào giữa hai hoặc nhiều cá nhân có khả năng làm gián đoạn cơng việc. Xung đột trong kinh doanh có thể vƣợt ra ngồi nơi làm việc vì nó có thể liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp và thậm chí cả đối thủ cạnh tranh.
Khi một cuộc xung đột phát sinh, một nhà lãnh đạo hiệu quả sẽ có thể nhảy vào và giải quyết hoặc ít nhất là giảm thiểu xung đột trƣớc khi nó ảnh hƣởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Khi đƣợc xử lý đúng cách, một cuộc xung đột thậm chí có thể trở nên tích cực cho tổ chức của bạn.
Lãnh đạo hiệu quả có nghĩa là bạn nên giỏi trong việc xác định xung đột và có tầm nhìn xa về cách giải quyết nó. Nó cũng là điều cần thiết để đƣợc rất hợp lý khi đối mặt với đối đầu. Quản lý xung đột chắc chắn là một trong những năng lực lãnh đạo quan trọng nhất nhƣng Robyn Short trích dẫn một nghiên cứu cho thấy 60% nhân viên Hoa Kỳ chƣa đƣợc đào tạo kỹ năng quản lý xung đột nào.
Đàm phán (Win the Game): Đàm phán là một quá trình mà hai bên với những lý tƣởng khác nhau gặp nhau và đồng ý lẫn nhau về kết quả nên là gì. Theo Kỹ năng bạn cần, quá trình đàm phán bao gồm 6 giai đoạn: (1) Chuẩn bị, (2) Thảo luận, (3) Làm rõ mục tiêu, (4) Đàm phán hƣớng tới kết quả Đơi bên cùng có lợi, (5) Thỏa thuận, (6) Thực hiện một q trình hành động. Các cuộc đàm phán tốt có thể có lợi cho một tổ chức vì họ sẽ xây dựng mối quan hệ tốt hơn. Họ cũng sẽ giúp tìm ra giải pháp lâu dài tốt nhất bằng cách tối đa hóa hai mặt khác nhau. Một nhà lãnh đạo hiệu quả phải thành thạo trong phong cách đàm phán của mình để đƣa một tổ chức tiến lên phía trƣớc.
Mẹo để tập luyện:
-Hãy là ngƣời lãnh đạo mà họ có thể tin tƣởng. -Hãy dân chủ.
85 -Hãy im lặng về sự hy sinh của bạn.
86
CHƢƠNG 8- CHỨC NĂNG KIỂM TRA
1. Chức năng kiểm tra/kiểm sốt là gì? Mục đích của kiểm tra/ kiểm sốt? 1.1 Chức năng kiểm tra/kiểm sốt là gì?
Kiểm tra là một tiến trình đo lƣờng kết quả thực hiện so sánh với những điều đã đƣợc hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt đƣợc mục tiêu theo nhƣ kế hoạch hoặc các quyết định đã đƣợc đề ra.
Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ để phát hiện sự chệch hƣớng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục. Trong nhiều trƣờng hợp, kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển.
Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thể đƣợc biểu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm.
Những biện pháp kiểm tra hiệu quả phải đơn giản (càng ít đầu mối kiểm tra càng tốt) cần tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho ngƣời dƣới quyền chủ động sử dụng kinh nghiệm, khả năng và tài quản trị của mình để đạt kết quả cuối cùng mong muốn về những công việc đƣợc giao.
87 Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một đơn vị. Mặc dù qui mô của đối tƣợng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của các nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là một chức năng cơ bản đối với mọi cấp quản trị.
1.2 Mục đích của kiểm tra/kiểm sốt
Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định. Bảo đảm các nguồn lực đƣợc sử dụng một cách hữu hiệu.
Xác định và dự đóan sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra.
Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức.
Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm.
Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biễu mẫu thích hợp.
Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị.
2. Hãy phân tích tầm quan trọng của chức năng kiểm sốt/ kiểm tra trong tổ chức? Và cho ví dụ minh họa?
Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị. Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đƣờng lối, chiến lƣợc, kế hoạch, chƣơng trình và dự án; tính tối ƣu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp của các phƣơng pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đƣa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình. Nhƣ vậy:
- Kiểm tra nhằm đảm bảo cho các kế hoạch đƣợc thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phát hiện kịp thời những sai lầm trƣớc khi chúng trở nên nghiêm trọng.
88 - Kiểm tra nhằm đảm bảo thực thi quyền lực quản trị của những ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp. Nhờ kiểm tra, các nhà quản trị có thể kiểm sốt đƣợc những yếu tố sẽ ảnh hƣởng đến sự thành công của doanh nghiệp
- Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trƣờng. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của mơi trƣờng. Nhờ kiểm tra các nhà quản trị sẽ nắm đƣợc bức tranh toàn cảnh về mơi trƣờng và có những phản ứng thích hợp trƣớc các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hƣởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tạo tiền đề cho q trình hồn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Những giá trị đó sẽ đƣợc tiêu chuẩn hố để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các nhân viên trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Để kiếm sốt hiệu quả đào tạo của trƣờng đại học Gia Định, nhà trƣờng đƣa ra điểm chuẩn đầu vào của các môn thi tuyển sinh, điểm đầu ra là điểm thi các học phần, điểm thi tốt nghiệp.
3. Phân tích các nội dung về khái niệm, đặc điểm về kiểm soát trƣớc công việc, kiểm sốt trong cơng việc và kiểm sốt sau hồn thành cơng việc? Và cho ví dụ minh họa cho 3 loại kiểm sốt đó?
3.1 Kiểm tra trƣớc công việc
Bằng cách tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trƣớc. Kiểm sốt trƣớc cơng việc có tác dụng giúp cho tổ chức chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu. Đây là hình thức kiểm sốt ít tốn kém nhất. Chẳng hạn trƣớc khi quyết định sản xuất sản phẩm mới để tung ra thị trƣờng, xí nghiệp cần nghiên cứu thị trƣờng để xác định khả năng thích ứng của sản phẩm, sau đó nếu kết quả cho thấy sản phẩm mới có tính khả thi mới quyết định sản xuất đại trà.
Tất cả các tổ chức trƣớc khi đƣa kế hoạch vào thực hiện cũng nên kiểm sốt lại kế hoạch xem có cịn phù hợp với thực trạng. Nếu thấy kế hoạch khơng cịn phù hợp thì phải chủ động điều chỉnh ngay từ đầu, tránh để tình trạng đƣa một kế hoạch khơng
89 khả thi vào thực hiện. Sự cần thiết của việc kiểm soát lại kế hoạch trƣớc khi thực hiện là do trong khoảng thời gian từ khi xây dựng kế hoạch xong đến khi thực hiện có thể xuất hiện những sự thay đổi nằm ngoài dự kiến ban đầu.
Ví dụ: Tại McDonald‟s về việc kiểm sốt ban đầu chất liệu thực phẩm giữ vai trò quan trọng trong chƣơng trình chất lƣợng của công ty. Cơng ty địi hỏi các nhà cung cấp bánh Hamburger sản xuất theo các mơ tả chính xác, bao gồm từ vẻ ngoài tới sự đồng nhất của màu sắc. Ngay cả thị trƣờng nƣớc ngồi, cơng ty vẫn nổ lực để phát triển các nhà cung cấp địa phƣơng có thể cung cấp các nguyên liệu đáng tin cậy.
3.2 Kiểm tra trong công việc
Bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện (trong khi hoạt động đang xảy ra), nắm bắt những lệch lạc, trở ngại, những vƣớng mắc trong quá trình thực hiện để đảo bảo cho tổ chức có những biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm bảo việc thực hiện