Căn cứ vào bản báo cáo kinh tế kỹ thuật đã được tổ thẩm định phê duyệt, ban giám đốc sẽ quản lý thời gian và tiến độ thực hiện dự án của các nhà thầu.
Đơn vị giám sát chuyên nghành do Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị giao nhiệm vụ giám sát sẽ thực hiện đánh giá tiến độ thực hiện dự án của các nhà thầu rồi báo cáo lại ban giám đốc.
Phòng kế hoạch đầu tư chịu trách nhiệm tổng hợp đánh giá kết quả theo dõi tiến độ thực hiện của tổ giám sát đưa lên sau đó làm báo cáo trình lên ban giám đốc. Những dự án thực hiện không đáp ứng được yêu cầu về thời gian tiến độ Ban giám đốc sẽ làm việc với các nhà thầu để tìm ra nguyên nhân vướng mắc trong việc tiến độ thực hiện không đáp ứng yêu cầu thiết kế để từ đó giải quyết vướng mắc giúp dự án theo kịp tiến độ của kế hoạch.
Nếu nguyên nhân quan trọng sẽ trình lên ban giám đốc để có hướng giải quyết để dự án hồn thành theo đúng tiến độ.
- Đối với nguyên nhân khách quan làm chậm tiến độ thực hiện dự án Ban giám đốc sẽ có quyết định thay đổi tiến độ thực hiện dự án báo cáo lên trình Sở giao thơng cơng chính Hà Nội quyết định
- Đối với những nguyên nhân về phía nhà thầu Ban giám đốc sẽ có những yêu cầu chặt chẽ với các nhà thầu nhằm đảm bảo yêu cầu tiến độ.
Tổ giám sát có nhiệm vụ đánh giá lại tiến độ thực hiện của dự án sau khi Ban giám đốc có những chỉ đạo đối với nhà thầu, sau đó báo cáo lên ban giám đốc – phó giám đốc phụ trách mảng cơng việc đó
Cơng tác quản lý tiến độ thực hiện dự án của Ban quản lý dự án duy giao thơng đơ thị do các phó giám đốc phụ trách lĩnh vực đó chỉ đạo tổ giám sát thực hiện.
Phòng kế hoạch đầu tư có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo về tiến độ thực hiện dự án của các tổ giám sát rồi làm báo cáo trình lên phó giám đốc phê duyệt xử lý.
Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị tổ chức quản lý chất lượng dự án theo đúng nghị định 209/2004/NĐ - CP về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng.
Các tổ giám sát chuyên nghành và những cán bộ được phân công giám sát sẽ đại diện cho Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị giám sát, đánh giá, quản lý chất lượng của dự án.
Nội dung của công tác quản lý chất lượng của dự án:
- Vật tư, thiết bị trước khi được đưa vào sử dụng đều được kiểm tra theo đúng thiết kế và hợp đồng. Vật tư được giám sát kiểm tra đánh giá đúng chủng loại, đầy đủ các tài liệu về xuất xứ, chứng chỉ về chất lượng do các cơ quan có thẩm quyền cấp và thực hiện kiểm định theo đúng quy định
- Giám sát các cơng tác thi cơng xây lắp đúng quy trình, mỗi hạng mục cơng trình phải được kiểm tra kiểm định theo đúng quy định. Những hạng mục cơng trình khơng đáp ứng u cầu phải thực hiện lại.
- Kiểm tra đánh giá chất lượng máy móc tham gia thi cơng xây dựng cơng trình của nhà thầu có đáp ứng được yêu cầu về chất lượng như trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu hay không.
- Sau khi cơng trình hồn thành sẽ tiến hành thử nghiệm, nếu cơng trình đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chất lượng sẽ tiến hành nghiệm thu nếu không sẽ yêu cầu nhà thầu tiến hành sửa chữa sao cho phù hợp yêu cầu chất lượng.
Ban giám đốc thông qua các đánh giá về chất lượng cơng trình của tổ giám sát sẽ có quyết định có nghiệm thu cơng trình hay khơng.
Như vậy việc quản lý chất lượng dự án của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị do các tổ giám sát chuyên nghành thực hiện, phó giám đốc phụ trách dự án đó sẽ kiểm tra đánh giá lại một lần nữa chất lượng dự án khi dự án được hoàn thành từ đó mới quyết định nghiệm thu cơng trình đưa vào sử dụng
Sau khi dự án đi vào hoạt động Ban giám đốc sẽ giao cho các công ty thành viên thực hiện quản lý duy tu duy trì cơng trình của dự án. Phịng kế
hoạch đầu tư sẽ tổng hợp chi phí dự tính cho công tác duy tu duy trì cơng trình đó để trình lên Ban giám đốc và Sở giao thơng cơng chính Hà Nội quyết định.
3.3.Quản lý theo chi phí
Chi phí thực hiện dự án phải tuân thủ theo bản báo cáo kinh tế kỹ thuật đã được Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị phê duyệt
Phịng tài chính kế tốn chịu trách nhiệm quản lý chi phí của dự án.
Tổ giám sát chuyên nghành có nhiệm vụ đánh giá trong q trình thực hiện dự án nhà thầu có sử dụng chi phí đúng mục đích ghi trong báo cáo kinh tế kỹ thuật hay khơng.
Phịng tài chính kế tốn thơng qua tổ giám sát sẽ tính tốn chi phí thực hiện của dự án thơng qua đơn giá của Bộ tài chính vật giá ban hành. Sau khi tổng hợp chi phí thực hiện dự án phịng kế hoạch đầu tư trình lên ban giám đốc phê duyệt
Đối với những hạng mục có tổng mức chi phí thực hiện lớn hơn kế hoạch đã được phê duyệt phịng tài chính kế tốn sẽ căn cứ vào tình hình thực tế thực hiện của hạng mục đó rồi từ đó đối chiếu với đơn giá của Bộ tài chính vật giá để tính tốn xem tổng mức chi phí đó có hợp lý hay khơng
- Nếu tổng chi phí của hạng mục cơng trình đó phù hợp tình hình thực tế phịng tài chính kế tốn sẽ thực hiện thanh quyết tốn cho nhà thầu sau đó báo cáo lên ban giám đốc đệ trình lên Sở giao thơng cơng chính Hà Nội thay đổi tổng mức dự tốn của cơng trình đó. Phịng kế hoạch đầu tư có nhiệm vụ báo cáo sự thay đổi này lên Sở giao thơng cơng chính Hà Nội và đề xuất tổng mức đầu tư bổ xung.
- Nếu tổng chi phí này khơng phù hợp với thực tế Phịng tài chính kế tốn sẽ u cầu nhà thầu giải trình về tổng chi phí từ đó sẽ quyết định thanh quyết tốn cho nhà thầu hay khơng.
Như vậy phịng tài chính kế tốn là đơn vị đại diện cho Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị thực hiện quản lý chất lượng của dự án cùng với phòng Kế hoạch đầu tư.