4.1.Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Ban quản lý dự án duy tu giao thơng đơ thị là Ban có nhiệm vụ quản lý việc thực hiện đầu tư của các công trình phúc lợi xã hội cho Sở giao thơng cơng chính Hà Nội vì thế các dự án mà Ban thực hiện đều là những dự án đã được Sở giao thơng cơng chính Hà Nội và UBND thành phố Hà Nội phê duyệt, công tác lập dự án của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị không phải thực hiện.
Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Ban quản lý dự án duy tu giao thơng đơ thị có những nhiệm vụ sau đây:
- Giải phóng mặt bằng phục vụ cho dự án - Thẩm định dự án
- Tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
- Ký hợp đồng thực hiện các dự án với các nhà thầu: xây dựng, tư vấn, giám sát
Trong giai đoạn này nhiệm vụ thực hiện và quản lý hầu hết là thuộc về phòng kế hoạch và đầu tư với các nhiệm vụ như: thẩm định dự án; tổ chức đấu thầu; ký kết hợp đồng với các nhà thầu đồng thời có thể tham gia trong q trình chấm thầu để lựa chọn nhà thầu cho việc thực hiện dự án.
Ban giám đốc chỉ có nhiệm vụ quản lý chung và thực hiện những công tác quan trọng như: giải phóng mặt bằng cho dự án; chấm thầu và quyết định nhà thầu trúng thầu.
4.2.Giai đoạn thực hiện đầu tư
Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị không trực tiếp thực hiện dự án mà chỉ quản lý các nhà thầu thực hiện dự án. Nhiệm vụ quản lý của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị trong giai đoạn thực hiện đầu tư là:
- Quản lý chất lượng của các cơng trình được thực hiện trong giai đoạn này
- Đánh giá chất lượng các thiết bị và máy móc phục vụ cho dự án - Quản lý tiến độ thực hiện của các nhà thầu sao cho dự án theo đúng
tiến độ đã quy định
- Tiến hành vận hành thử các hạng mục cơng trình - Nghiệm thu các hạng mục cơng trình và tồn bộ dự án
- Báo cáo tổng kết trình Sở giao thơng cơng chính Hà Nội về quá trình thực hiện dự án
Trong giai đoạn này, nhiệm vụ chủ yếu là của Phó giám đốc phụ trách và của các tổ giám sát chuyên nghành. Tổ trưởng tổ giám sát chuyên nghành sẽ cử cán bộ giám sát thực hiện giám sát trong tồn bộ q trình thực hiện dự án. Sau đó sẽ tổng kết báo cáo lên Phó giám đốc để xem xét phê duyệt.
Trong quá trình vận hành chạy thử và nghiệm thu các hạng mục cơng trình của dự án Phó giám đốc phụ trách và Tổ trưởng tổ giám sát chuyên nghành phải trực tiếp xuống tận hiện trường của dự án để tiến hành nghiệm thu. Đây là quy định chặt chẽ của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị để đảm bảo chất lượng những cơng trình đã được xây dựng nhằm tránh lãng phí vốn phát triển cho thành phố.
Sau khi dự án đã được nghiệm thu và đưa vào sử dụng Phòng kế hoạch đầu tư thay mặt Phó giám đốc sẽ soạn thảo cơng văn trình Sở giao thơng cơng chính Hà Nội về q trình thực hiện dự án.
Phịng tài chính kế tốn sẽ thực hiện thanh quyết toán hợp đồng cho các nhà thầu trên cơ sở hợp đồng đã ký kết.
4.3.Trong giai đoạn vận hành kết quả đầu tư
Sau khi dự án đã được nghiệm thu và đưa vào sử dụng, tuỳ vào cơng trình của dự án thuộc lĩnh vực nào, Ban giám đốc sẽ xem xét để có thể giao cho các cơng ty thành viên trực thuộc sự điều tiết vốn của Ban quản lý các cơng trình này
Những cơng ty thành viên này sẽ căn cứ vào chất lượng cơng trình từ đó nghiên cứu đệ trình chi phí quản lý duy tu duy trì hàng năm rồi trình lên Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị thơng qua Phịng kế hoạch đầu tư của Ban để quyết định.
Phòng kế hoạch đầu tư sẽ xem xét đánh giá chi phí duy tu duy trì thường xuyên dự án này của các cơng ty thành viên có phù hợp khơng sau đó sẽ tiến hành tổng kết thành kế hoạch chi phí hàng năm trình lên Ban giám đốc để từ đó trình lên Sở giao thơng cơng chính Hà Nội phê duyệt.
Phịng kế tốn tài chính sẽ căn cứ vào tổng mức chi phí đã được quyết định phân bổ của Ban quản lý dự án duy tu giao thơng đơ thị để từ đó phân bổ cho các công ty thành viên.
Trong giai đoạn vận hành này, Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị phân bố chi phí cho các công ty thành viên để tiến hành vận hành, bảo dưỡng dự án.
5.Phân tích tình hình quản lý dự án của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị thông qua dự án thực tế “cải tạo trung tâm điều khiển giao thông YTY”