2.1. Tạo nguồn hàng xuất khẩu
Nguồn hàng là toàn bộ hàng hoá và dịch vụ của một công ty hoặc một địa phương hoặc toàn bộ đất nước có khả năng xuất khẩu được.
Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ những hoạt động từ đầu tư sản xuất kinh doanh đến các nghiệp vụ nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng vận chuyển, bảo quản, sơ chế, phân loại nhằm tạo ra hàng hoá có đầy đủ tiêu chuẩn cần thiết cho xuất khẩu.
Để tạo nguồn hàng cho xuất khẩu các doanh nghiệp có thể đẩu tư trực tiếp hoặc gián tiếp sản xuất, có thể thu gom hoặc có thể ký hợp đồng thu mua với các chân hàng, các đơn vị sản xuất hoặc ký hợp đồng thu mua kết hợp với hướng dẫn kỹ thuật.
Công tác thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là một hệ thống các công việc, các nghiệp vụ , bao gồm:
a, Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu
Nghiên cứu nguồn hàng là nghiên cứu khả năng cung cấp hàng xuất khẩu trên thị trường như thế nào? Khả năng cung cấp hàng được xác định bởi nguồn hàng thực tế và nguồn hàng tiềm năng. Nguồn hàng thực tế là nguồn hàng đã có và đang sẵn sàng đưa vào lưu thông. Với nguồn này chỉ cần thu mua, phân loại, đóng gói... là có thể xuất khẩu được. Còn đối với nguồn hàng tiềm năng là nguồn hàng chưa xuất hiện, nó có thể có hoặc không có trên thị
trường. Đối với các nguồn này đòi hỏi các doanh nghiệp ngoại thương phải có đầu tư, có đơn đặt hàng, có hợp đồng kinh tế... thì người cung cấp mới tiến hành sản xuất. Trong công tác xuất khẩu thì nguồn hàng này rất quan trọng bởi hàng hóa xuất khẩu đòi hỏi phải có mẫu mã riêng, tiêu chuẩn chất lượng cao, số lượng được định trước...
Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu là nhằm xác định chủng loại mặt hàng, kích cỡ, mẫu mã, công dụng, chất lượng, giá cả, thời vụ (nếu là mặt hàng nông, lâm, thuỷ sản), những tính năng đặc điểm riêng có của từng mặt hàng, sự phù hợp và khả năng đáp ứng những yêu cầu của thị trường nước ngoài về chỉ tiêu kỹ thuật.
Mặt khác, nghiên cứu nguồn hàng phải xác định được giá cả trong nước của hàng hóa so với giá cả quốc tế để có thể tính được lợi nhuận thu được từ hoạt động xuất khẩu.
Cuối cùng, việc nghiên cứu nguồn hàng phải nắm được chính sách quản lý của nhà nước về mặt hàng đó. Mặt hàng đó có được phép xuất khẩu hoặc có thuộc hạn ngạch xuất khẩu không? Trong thực tế, chính sách quản lý của nhà nước đối với từng mặt hàng cụ thể luôn có những thay đổi, do vậy nghiên cứu để dự báo những thay đổi này cũng có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp ngoại thương.
b, Tổ chức hệ thống thu mua hàng cho xuất khẩu
Hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới các đại lý, hệ thống kho hàng ở các địa phương, các khu vực có mặt hàng thu mua. Chi phí này khá lớn, do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự lựa chọn, cân nhắc trước khi chọn đại lý và xây dựng kho, nhất là những kho đòi hỏi phải trang bị nhiều phương tiện bảo quản đắt tiền.
Hệ thống thu mua cần phải gắn với điều kiện giao thông của các địa phương. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa thu mua và vận chuyển là cơ sở để đảm bảo tiến độ thu mua và chất lượng của hàng hoá. Tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá mà có phương án vận chuyển hợp lý.
c, Kí kết hợp đồng trong thu mua tạo nguồn xuất khẩu.
Phần lớn khối lượng hàng hóa được mua bán giữa các doanh nghiệp ngoại thương với các nhà sản xuất hoặc với các chân hàng đều thông qua hợp đồng thu mua, đổi hàng, gia công... Dựa trên những thoả thuận và tự nguyện các bên ký kết hợp đồng là cơ sở vững chắc đảm bảo các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp diễn ra bình thường.
d, Xúc tiến khai thác nguồn hàng
Sau khi ký kết hợp đồng với các chân hàng và các đơn vị sản xuất, doanh nghiệp ngoại thương phải lập kế hoạch thu mua, tiến hành sắp xếp các phần việc phải làm và chỉ đạo các bộ phận thực hiện kế hoạch. Cụ thể là:
- Đưa hệ thống các kênh thu mua đã được thiết lập đi vào hoạt động. Có thể tổ chức bộ máy chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng hoặc từng nhóm hàng
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giấy tờ, chứng từ, hóa đơn, bộ phận giám định chất lượng hàng hóa và các thủ tục khác để giao nhận hàng theo hợp đồng đã ký.
- Tổ chức hệ thống kho tàng tại các điểm nút các kênh, đảm bảo đủ khả năng tiếp nhận và giải tỏa nhanh “dòng hàng vào ra”.
- Tổ chức vận chuyển hàng theo các địa điểm đã quy định, làm các thủ tục cần thiết để thuê phương tiện vận chuyển thích hợp, thuê xếp dỡ sao cho cước phí phù hợp với từng nhóm hàng. Tuỳ theo mặt hàng có thể tổ chức bao gói hoặc dự trữ hợp lý trong quá trình vận chuyển có thể xuất ngay.
- Đưa các cơ sở sản xuất, gia công chế biến vào hoạt động theo phương án kinh doanh đã định. Tiến hành làm việc cụ thể với các đại lý, trung gian hoặc các đơn vị khác có liên quan từng mặt hàng, nhóm hàng thu mua để hạn chế những vướng mắc phát sinh.
- Chuẩn bị đầy đủ tiền để thanh toán kịp thời cho các nhà sản xuất, các chân hàng, các đại lý, các trung gian...
Phần lớn hàng hóa trước khi xuất khẩu đều phải trải qua một hoặc một số kho để bảo quản, phân loại, đóng gói, hoặc nhờ làm thủ tục xuất khẩu. Nhà xuất khẩu cần chuẩn bị tốt các kho để tiếp nhận hàng xuất khẩu.
Bảo quản hàng hóa trong kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng của chủ kho hàng. Chủ kho hàng phải có trách nhiệm không để cho hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ, mất mát... trừ khi hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ, mất mát... là do hành động bất khả kháng gây ra.
Cuối cùng là công việc xuất kho hàng xuất khẩu. Công việc này đòi hỏi phải đúng với quy cách thủ tục quy định và phải có đầy đủ các giấy tờ hoá đơn hợp nệ.
2.2. Đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu.
Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng.
Có nhiều hình thức đàm phán khác nhau:
•Đàm phán qua thư tín: Đây là hình thức chủ yếu để giao dịch kinh doanh giữa các nhà xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường là qua thư từ, ngay cả khi hai bên có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì duy trì mối quan hệ qua thư tín thương mại là vẫn cần thiết. So với gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được rất nhiều chi phí, trong cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Mặt khác, giao dịch qua thư tín thì sẽ có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều người và có thể khéo léo dấu được ý định của mình. Tuy nhiên, giao dịch bằng thư tín thường mất rất nhiều thời gian và do đó có thể bỏ lỡ mất thời cơ mua bán. Người ta có thể sử dụng điện tín để khắc phục nhược điểm này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi mọi điều kiện buôn bán, là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín đã kéo dài lâu mà không có kết quả. Đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp tuy hiệu quả hơn hình thức thư tín, điện tín,
song đây cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất, đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải giỏi nghiệp vụ, tự tin, phản ứng nhạy bén đủ tỉnh táo và bình tĩnh dò xét ý kiến đối phương.
Như vậy, trong mỗi cách đàm phán giao dịch đều có những điểm thuận lợi và bất lợi khác nhau. Điều đó yêu cầu người tham gia đàm phán phải nắm được đặc điểm của mỗi loại từ đó phát huy lợi thế và khôn khéo tránh được bất lợi.
Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn tới việc kí kết hợp đồng xuất khẩu. Một hợp đồng cần phải đầy đủ các điều khoản để tránh sự tranh chấp của hai bên.
Thông thường trong một hợp đồng xuất khẩu có những nội dung sau:
a./ Phần mở đầu của hợp đồng xuất khẩu:
- Số hợp đồng
- Ngày và nơi ký kết hợp đồng.
- Tên, và địa chỉ đầy đủ, tel, fax, đại diện của các bên.
b./ Điều kiện tên hàng:
“Tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn chào hàng, thư hỏi hàng, hợp đồng hoặc nghị định thư. Nó nói lên chính xác đối tượng mua bán trao đổi. Vì vậy người ta luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng.
c./ Điều kiện số lượng:
Nhằm nói lên mặt “lượng” của hàng hoá trong giao dịch . Điều khoản này bao gồm các vấn đề đơn vị tính số lượng ( hoặc trọng lượng ) của hàng hoá, phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng.
d./ Điều kiện về quy cách phẩm chất của hàng hoá:
“Phẩm chất” là điều khoản nói lên mặt “chất” của đối tượng hàng hoá mua bán, nghĩa là tính năng, qui cách, kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất. . . của hàng hoá đó.
e./ Điều kiện về giá cả:
Trong giao dịch buôn bán điều kiện giá cả là một điều kiện quan trọng, điều khoản giá cả gồm những vấn đề : đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp qyu định giá, phương pháp xác định mức giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá.
f./ Điều kiện về bao bì:
Trong điều khoản về bao bì, các bên giao dịch thường phải thoả thuận với nhau những vấn đề yêu cầu chất lượng của bao bì và giá cả của bao bì.
g./ Điều kiện về cơ sở giao hàng:
Điều kiện cơ sở giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc của việc giao nhận hàng hoá giữa bên bán với bên mua. Tóm tắt nội dung các điều kiện cơ sở giao hàng đã được giải thích trong Inco thơm ( xuất bản năm 2000 ):
* Giao hàng tại xưởng.( EXW)
- Theo điều kiện này người bán phải đặt hàng hoá dưới quyền định đoạt của người mua trong thời hạn và tại thời điểm cho hợp đồng quy định, nếu hợp đồng không quy định tại địa điểm vẫn thường giao hàng đó nên phương tiện vận tải của ngươì mua. Còn người mua phải nhận hàng tại xưởng của bên bán chiụ mọi rủi ro và phí tổn để lo liệu, việc chuyên chở địa điểm đích.
*Giao cho người vận tải. (FCA) Điều kiện này người bán phải:
+ Lấy giấy phép xuất khẩu nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu có)
+ Giao hàng tại điạ điểm và thời gian quy định cho người vận tải công cộng đã được người mua chỉ định (người vận tải công cộng ở đây có thể là tổ chức hàng không đường sắt, đường ô tô, công ty chở hàng bằng công tơ nơ… ).
+ Cung cấp bằng chứng về việc đã giao hàng cho người vận tải. * Giao dọc mạn tầu. (FAS).
Cung cấp chứng từ hoàn hảo thường lệ chứng minh hàng đã được đặt sự dọc mạn tàu.
* Giao lên tầu. (FOB)
- Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần). - Giao hàng lên tàu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cung cấp chứng từ hoàn hảo hàng đã được bốc lên tàu.
- Chịu chi phí bốc hàng lên tàu theo tập quán của cảng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước.
* Tiền hàng cộng cước. (CFR).
- Theo điều kiện này người bán phải:
+ Ký hợp đồng chuyên chở đường biển và trả cước để chuyển hàng đến cảng đích.
+ Lâý giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần) + Giao hàng lên tàu.
+ Cung cấp cho bên mua hoá đơn và vận đơn đường biển hoàn hảo. + Trả tiền chi phí dỡ dàng nếu chi phí này đã được tínhvào tiền cước. *Tiền hàng cộng bảo hiểm cộng cước (CIF).
- Ký hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF + 10%.
- Cung cấp cho bên mua đơn hoặc (giấy chứng nhận) bảo hiểm. - Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu
* Cước trả tới đích (CPT)
- Theo điều kiện này người bán phải:
+ Ký kết hợp đồng chuyên chở và trả cước đến địa điểm quy định. + Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần).
+ Giao hàng cho người vận tải đầu tiên.
+ Cung cấp cho người mua hoá đơn và chứng từ vận tải thường lệ. * Cước và bảo hiểm trả tới đích (CIP)
- Ký kết hợp đồng chuyên chở và trả cước đến địa điểm đích quy định. - Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần). - Giao hàng cho người vận tải đầu tiên.
- Ký hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá và trả phí bảo hiểm.
- Cung cấp cho người mua hoá đơn, chứng từ vận tải thường lệ và đơn bảo hiểm hoặc bằng chứng khác thể hiện là hàng đã được bảo hiể.
* Giao trên cầu cảng. (DEQ)
- Theo điều kiện này người bán phải:
+ Đặt hàng hoá dưới quyền định đoạt của người mua trên cầu của cảng. + Cung cấp vận đơn hoặc lệnh giao hàng và các chứng từ cấn thiết sao cho người mua có thể nhận hàng từ cầu cảng.
+ Trả tiền chi phí dỡ hàng.
+ Lấy giấy phép nhập khẩu, nộp thuế, thuế quan lệ phí về nhập khẩu nếu hợp đồng quy định là (trên cầu cảng đã nộp thuế).
* Giao tại biên giới (DAF)
- Theo điều kiện này người bán phải.
+ Giao hàng tại biên giới quy định hoặc tại địa điểm quy định trên bên giới đó sau khi đã hoàn thành thủ tục về xuất khẩu hàng hoá đó.
+ Cung cấp cho người mua các chứng từ sao cho người mua có thể nhận hàng tại biện giới đó.
- Theo điều kiện này người bán phải thực hiện các nghĩa vụ như trong điều kiện DDP tự trừ nộp thuế quan nhập khẩu và các loại thuế hàng hoá (như VAT chẳng hạn ). ở nước nhập khẩu các loại thuế này do người mua phải nộp.
* Giao tại đích đã nộp thuế. (DDP). - Theo điều kiện này người bán phải: + Giao hàng tại địa điểm đích quy định.
+ Lấy giấy phép nhập khẩu, nộp thuế, thuế quan và lệ phí nhập khẩu nếu cần.
+ Cung cấp các chứng từ vận tải hoặc biên lai kho hàng sao cho người mua có thể nhận hàng tại địa điểm đích quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá cho đến khi hàng đó đã được đặt dưới quyền định đoạt của người mua ở điểm đích quy định.
h./ Điều kiện giao hàng:
Nội dung cơ bản của điều kiện giao hàng là sự xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, sự xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng.
i./ Điều kiện về thanh toán:
Trong việc thanh toán tiền hàng được mua hoặc bán, các bên thường phải xác định những vấn đề về đồng tiền thanh toán, phương thức trả tiền và các điều kiện bảo đảm hối đoái. Dưới đây là mấy phương thức trả tiền phổ biến nhất thường được áp dụng trong quan hệ mua bán quốc tế:
- Phương thức trả tiền mặt. - Phương thức chuyển tiền mặt. - Phương thức
- Phương thức tín dụng chứng từ.
Bảo hành là sự bảo đảm của người bán về chất lượng hàng hoá trong một thời gian nhất định. Thời hạn này gọi là thời hạn bảo hành. Thời hạn này coi là thời hạn giành cho người mua phát hiện những khuyết tật của hàng hoá. Trong