6. Kết cấu đề tài
1.2. Cơ sở lí luận về tổ chức sự kiện
1.2.4. Những rủi ro
Quan niệm rủi ro
Rủi ro trong tổ chức sự kiện được hiểu là những sự cố diễn ra trong tương lai có ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện, hoặc những khả năng làm cho sự kiện không đạt được mục tiêu.
Các chuyên gia sự kiện đặc biệt nhạy cảm với rủi ro. Thực tế cho thấy, các nhà tổ chức sự kiện rất khó tạo ra được một sự kiện hoàn hảo 100 % . Bởi vì, có vô số rủi ro có thể xảy ra.
Phân loại rủi ro trong tổ chức sự kiện:
Rủi ro trong sự kiện rất phong phú và đa dạng. Để nhận dạng tốt các rủi ro tiềm tàng cần tiến hành phân loại các rủi ro.
- Phân theo tiến trình dự án sự kiện :
Rủi ro có thể xảy ra bất cứ giai đoạn nào của dự án sự kiện. Đó có thể rủi ro ở khâu sáng tạo ý tưởng, khâu phối hợp thực hiện hoặc trong quá trình tổ chức chương trình (nhà cung cấp không giao hàng đúng thời gian quy định, sự cố về kỹ thuật liên quan đến vận hành thiết bị) hoặc sau khi sự kiện kết thúc.
- Phân theo môi trường tác động :
Rủi ro từ môi trường bên trong ( rủi ro nội tại của tổ chức, chẳng hạn dự trù kinh phí không chính xác nên phát sinh chi phí; sự thiếu chuyên nghiệp của nhóm dự án) và rủi ro từ môi trường bên ngoài ( môi trường vĩ mô ).
Phân theo lĩnh vực:
Mọi lĩnh vực của sự kiện đều ẩn chứa những rủi ro tiềm tàng. Dưới đây là các lĩnh vực rủi ro thường gặp:
- Rủi ro hành chính hay rủi ro quản trị:
Đây là rủi ro từ nhân sự tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi mặt của sự kiện. Mọi khâu trong sự kiện đều được
hoàn thành dưới sự tác động của con người,do đó, mọi khâu trong sự kiện đều có thể bị ảnh hưởng bởi nhân sự đang đảm trách. Theo đó, việc xác định cơ cấu tổ chức và bố trí văn phòng cần giảm thiểu rủi ro cho người lao động.
- Rủi ro sức khỏe và an toàn:
Phần lớn quản trị rủi ro liên quan đến lĩnh vực này. Kế hoạch phòng ngừa thiệt hại và kế hoạch kiểm soát an toàn là một phần quan trọng của mọi chiến lược quản lý rủi ro. Những rủi ro liên quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm cần được quan tâm cụ thể.
- Rủi ro đám đông: Quản lý rủi ro từ sự di chuyển của dòng người, kiểm soát tiếng ồn.
- Rủi ro an ninh: Các kế hoạch an ninh cho một sự kiện liên quan đến việc suy nghĩ như thế nào là quản lý rủi ro.
- Rủi ro marketing và quan hệ công chúng: Là rủi ro rất dễ xảy ra liên quan đến những ý tưởng tồi trong quảng cáo hoặc do hoạt động quảng cáo sai lệch sự kiện. Các thông điệp quảng cáo dễ dàng phóng đại các mặt tích cực của sự kiện. Đó là nguyên nhân nhà tiếp thị sự kiện, cố gắng trình bày với báo chí các ý tưởng tốt nhất về sự kiện. Hậu quả, người tham dự không hài lòng, vì sự kiện diễn ra không đúng như những gì đã quảng cáo.
- Rủi ro giao thông : Giao hàng , bãi đậu xe và giao thông công cộng chứa đựng nhiều mối nguy hiểm tiềm tàng cần được giải quyết .
- Rủi ro tài chính : Biến động lãi suất , tỷ giá ...
- Rủi ro từ thảm họa thiên nhiên: Động đất, sóng thần, bão, lũ ...
- Rủi ro khác : Diễn giả đến không đúng giờ, lời dèm pha của đối thủ cạnh tranh tại địa điểm tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm mới của công ty, diễn giả đang báo cáo bỗng có chuông điện thoại reo rồi họ trả lời điện thoại ngay trong phòng hội nghị (rủi ro loại này khá phổ biến ở Việt Nam) ; thiếu thông tin và thiếu sự phối hợp của Ban tổ chức nên người tham gia không đến không đúng giờ, vấn đề MC, vũ công, các trò chơi hoạt náo.
Phân loại theo phương pháp quản trị truyền thống:
Rủi ro tác nghiệp (hệ thống máy tính bị hư hỏng, chuỗi cung ứng hay quy trình hoạt động có lỗi, thiếu các thiết bị hỗ trợ loa, micro cá nhân, mất điện lưới) và rủi ro chiến lược (rủi ro từ dự án, rủi ro từ khách hàng, rủi ro ngành)
- Phân loại theo nguồn gốc:
+ Rủi ro từ môi trường thiên nhiên: Là rủi ro liên quan đến các yếu tố bất thường về thời tiết xảy ra ngoài dự tính, ảnh hưởng đến khâu tổ chức khiến sự kiện có thể thất bại (động đất, sóng thần... ), thậm chí ảnh hưởng đến tính mạng người tham gia và người tham dự.
+ Rủi ro từ môi trường xã hội: Do sự thay đổi về chuẩn giá trị và hành vi của con người, sự thay đổi về cấu trúc xã hội , gia đình.
+ Rủi ro từ môi trường văn hóa: Những rủi ro liên quan đến “sự nhạy cảm” do thiếu hiểu biết về sự khác biệt văn hóa (ngôn ngữ, phong tục tập quán, tín ngưỡng và tôn giáo, thói quen giao tiếp và những nghi thức xã giao của các bên liên quan đến sự kiện). Chẳng hạn, sự kiện ở khu vực Nam Thái Bình Dương, cụm từ “một con lợn quay” sẽ xúc phạm đến nhiều nền văn hóa.
+ Rủi ro từ môi trường pháp lý: Liên quan đến các thủ tục pháp lý như thủ tục, giấy phép, các quy định về thuần phong mỹ tục. Ví dụ: nhà nước Việt Nam quy định cấm tụ tập đông người tại các địa điểm công cộng - Đây có thể coi là một cái khó chung trong tổ chức meeting, diễu hành hay roadshow.
+ Rủi ro từ môi trường kinh tế: Liên quan đến biến động tiêu cực từ môi trường kinh tế dẫn đến những thay đổi lãi suất, tỷ giá, giá cả hàng hóa.
Như vậy rủi ro có thể đến mọi lúc, mọi nơi, mọi lĩnh vực trong tiến trình quản trị sự kiện. chính vì vậy các nhà tổ chức sự kiện luôn luôn phải chuẩn bị tâm thế, giải quyết mọi tình huống bất ngờ.