2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Đức Tiến
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
2.1.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Nguồn:Phòng Hành chính
Hình 2. 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty TNHH Đức Tiến hoạt động dựa trên mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Đây là mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên được kết nối theo một đường thẳng và các bộ phận chức năng chỉ chịu trách nhiệm cho việc chuẩn bị lời khuyên, chỉ dẫn và giám sát hoạt động của các bộ phận khác. Bằng việc áp dụng mô hình này, Công ty đã vận dụng được hết những ưu điểm của mô hình trực tuyến và mô hình chức năng, tuy nhiên những người quản lý sẽ thường xuyên phải giải quyết những mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng.
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi thành viên trong công ty
Trong bộ máy quản lý của Công ty, mỗi bộ phận đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhằm thực hiện tốt quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban Giám Đốc Phòng nhân sự Phòng kế hoạch Phòng tài chính Phòng kỹ thuật Phòn g vật tư Phòng điều hành S.xuất Bộ phận Market -ing Bộ phận bán hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận KCS Bộ phận vận chuyển Phòng kinh doanh
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận được quy định chi tiết trong quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Cụ thể như sau:
● Ban giám đốc
Ban giám đốc là bộ phận cao nhất của Công ty. Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và phó Giám đốc. Giám đốc là người lãnh đạo lớn nhất, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Đồng thời Giám đốc là người đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Ngoài ra còn có Phó Giám đốc là người hỗ trợ cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc lãnh đạo Công ty và đưa ra những chính sách, đường lối, phương hướng phát triển lâu dài cho Công ty.
● Phòng nhân sự
Phòng nhân sự có trách nhiệm quản lý tất cả các vấn đề về nhân sự của toàn Công ty, bao gồm: Công tác tuyển dụng lao động, bố trí lao động, theo dõi ngày công của cán bộ công nhân viên, tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên. Công tác văn thư lưu trữ: thực hiện công tác sổ sách thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định cho ban giám đốc về tình hình nhân sự của Công ty. Công tác tiếp khách, giao dịch với bạn hàng, khách hàng. Các hoạt động về phúc lợi cho người lao động.
● Phòng kế hoạch
Phòng kế hoạch có chức năng: Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho Công ty. Trên cơ sở kế hoạch của các phòng, các đơn vị thành viên tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể cho Công ty về các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, lao động, và các hoạt động khác. Cân đối sản lượng hàng hóa và có kế hoạch điều hòa hợp lý trong lưu thông và sản xuất. Tập hợp các số liệu thống kê về số lượng sản phẩm đã sản xuất của các năm trước, quý trước, tháng trước để lên kế hoạch về số lượng sản phẩm cần sản xuất trong năm, quý, tháng hiện tại của Công ty, kế hoạch về thời gian sản xuất, giao hàng tới khách hàng. Theo dõi, tổng hợp điều phối và đôn đốc các đơn vị trong Công ty thực hiện đúng kế hoạch thời gian đã định. Bảo đảm bí mật thông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. Làm báo cáo sơ kết, tổng kết sáu tháng và hàng năm cho Công ty về tình hình sản xuất kinh doanh.
● Phòng tài chính
Phòng tài chính có chức năng: Tham mưu cho lãnh đạo của Công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng quy định của Nhà nước.Trên cơ sở các kế hoạch tài chính và kế hoạch SXKD, đi xây dựng kế hoạch tài chính của toàn Công ty. Sau đó, tiến hành tổ chức theo dõi và đôn đốc các đơn vị liên quan thực hiện theo đúng kế hoạch được giao. Bên cạnh đó, tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động SXKD của Công ty. Tiếp nhận và phân phối các nguồn tài chính. Phối hợp các phòng ban chức năng trong Công ty nhằm phục vụ tốt công tác SXKD cũng như công tác chỉ đạo quản lý của lãnh đạo Công ty.
● Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ: Nghiên cứu thiết kế sản phẩm mẫu cho Công ty, thiết kế các lôgô, biểu tượng của Công ty, các catalogue về sản phẩm của Công ty nhằm quảng bá hình ảnh của Công ty đến người tiêu dùng.
● Phòng vật tư
Phòng vật tư có chức năng lên kế hoạch về số lượng nguyên vật liệu cần nhập kho, thời điểm nhập kho. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty lập kế hoạch mua sắm vật tư máy móc thiết bị, các loại phụ tùng phục vụ cho hoạt động sản xuất và sửa chữa. Theo dõi, triển khai, thực hiện việc quản lý kho tàng, quản lý tài sản và theo dõi biến động tài sản của Công ty. Chỉ đạo và báo cáo đầy đủ việc kiểm kê trang thiết bị, dụng cụ sản xuất, vật tư hàng hoá hàng năm theo kế hoạch trình ban giám đốc.
● Phòng điều hành sản xuất
Phòng điều hành sản xuất có trách nhiệm lên kế hoạch sản xuất cho Công ty, lập kế hoạch về các nguồn lực cần thiết để có thể sản xuất đủ số lượng sản phẩm đã dự báo, hoặc đơn hàng trong từng giai đoạn được xác định thông qua xây dựng kế hoạch tổng hợp. Bên cạnh đó dự báo nhu cầu sản phẩm, điều độ hoạt động sản xuất đảm bảo đúng tiến độ đã đề ra và duy trì hoạt động sản xuất có hiệu quả. Phòng sản xuất bao gồm các bộ phận: bộ phận sản xuất, bộ phận KCS, bộ phận đóng gói.
● Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động bán hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối nhằm đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng một cách tốt nhất. Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, phân phối, sản xuất...nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng. Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng. Nghiên cứu các sản phẩm của các Công ty khác trong nghành, các đối thủ cạnh tranh, tìm ra những điểm mạnh, những hạn chế về sản phẩm của Công ty để có những ứng phó kịp thời nhằm nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường. Phòng kinh doanh bao gồm các bộ phận: bộ phận bán hàng, bộ phận vận chuyển.
Ngoài ra, sau khi nhận chỉ thị từ cấp trên, mỗi bộ phận trong công ty sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình như đã được phân công theo quy trình của Công ty, từ Marketing, bán hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm, vận chuyển. Các bộ phận đều có sư phối hợp nhịp nhàng với nhau để có thể đem đến cho khách hàng sản phẩm chất lượng tốt nhất.