- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty;
Ký kết HĐ có thời hạnĐánh giá thử việc
3.2.3. Hoạt động kiểm soát tại Công ty
Để hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra, nhà quản lý cần thiết kế và thực thi các hoạt động kiểm soát trong DN. Hoạt động kiểm soát đối với mỗi đơn vị đều khác nhau do đặc điểm SXKD khác nhau và trong mỗi đơn vị lại có nhiều hoạt động kiểm soát ở nhiều cấp độ phục vụ cho các yêu cầu quản lý khác nhau. Nhà quản lý phải thiết kế các hoạt động kiểm soát phù hợp với đơn vị mình và trên cơ sở đó, cụ thể hóa thành các quy chế, quy định, ban hành và yêu cầu những đối tượng liên quan phải tuân thủ, thực thi để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các quy chế và hoạt động kiểm soát có thể không giống nhau ở mọi đơn vị hay giữa các phòng ban trong một đơn vị.
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
Với việc Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc đã có các thủ tục, các quy định rõ ràng, chặt chẽ cụ thể trong từng giai đoạn của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền cùng với đó là sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau vừa hỗ trợ việc mua hàng vừa kiểm tra, kiểm soát hoạt động này của bộ phận mua hàng của công ty nên hiện tại hệ thống kiểm soát nôi bộ đối với chu trình này tại công ty là chặt chẽ và hữu hiệu.
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Sản xuất Bảo Ngọc áp dụng các nguyên tắc phân chia trách nhiệm rõ ràng, tách bạch cho từng cá nhân, từng bộ phận tham gia vào các giai đoạn của chu trình mua hàng với các nhiệm vụ rõ ràng như sau:
+ Đề nghị mua hàng: Phòng Vật tư hoặc đơn vị sản xuất. (Phụ lục 03) + Phê duyệt việc mua hàng: Phó TGĐ hoặc TGĐ công ty.
+ Xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp: Ban tư vấn bao gồm các thành viên bộ phận vật tư, Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật.
+ Phê duyệt chọn nhà cung cấp: Tổng giám đốc + Lập kí duyệt đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế: Phòng vật tư (lập ĐĐH hoặc hợp đồng), Phó TGĐ Kỹ thuật hoặc Tổng giám đốc (Ký duyệt ĐĐH hoặc Hợp đồng kinh tế)
+ Nhận hàng, nghiệm thu hàng mua: Phòng vật tư và Hội đồng nghiệm thu (là các thành viên khác nhau từ các bộ phận không nằm trong Phòng Vật tư) (Phụ lục số 04)
+ Nhập kho và bảo quản hàng: Thủ kho vật tư của công ty, thủ kho của đơn vị sử dụng.
+ Ghi nhận nợ phải trả và trả tiền: Kế toán trưởng, TGĐ, Kế toán công nợ, ngân hàng, tiền mặt, thủ quỹ.
Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cá nhân tham gia vào chu trình mua hàng này đã hạn chế được các rủi ro, sai sót và các gian lận có thể phát sinh khi mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Tuy nhiên những quy định trong việc phân công nhiệm vụ đối với các phòng ban cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận chưa được thể hiện bằng văn bản, đây là nhược điểm khiến cho các thành viên trong bộ phận có thể không nhớ hết nhiệm vụ của mình đặc biệt là các nhân viên mới. Do không có quy định bằng văn bản nên khi phát sinh rủi ro hay tranh chấp thì sẽ không có sự xử lý thỏa đáng, mà có thể dẫn đến việc xử lý theo tình cảm, thiên vị, bất công bằng.
* Về xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp
Công ty Bảo Ngọc đã ban hành ra các tiêu chí để có thể lựa chon ra các nhà cung ứng phù hợp với tính chất mua hàng tại công ty, trong đó tiêu chuẩn đầu tiên để lựa chọn nhà cung cấp là:
- Những DN trực tiếp sản xuất, chủ động nguồn nguyên liệu đầu vào.
- Những DN có một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường ổn định, tạo lập được uy tín với các bạn hàng.
- Đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chất lượng nguyên liệu như đã cam kết. đây là một tiêu chí hoàn toàn đúng đăn nhất là trong bối cảnh công ty đang phải cạnh tranh với các đối thủ trong ngành thì việc tăng năng suất, chất lượng sản phẩm là một bước đi giúp cho công ty có thể giành thắng lợi trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này.
Nguồn: Phòng Vật tư
Hàng năm công ty đều cập nhật và tiến hành đánh giá các nhà cung cấp mới, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Phòng Vật tư cũng như ban tư vấn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, chất lượng phù hợp với yêu cầu của
công ty đã đề ra.
Việc công ty đã thành lập nên ban tư vấn lựa chọn nhà cung cấp, đã trợ giúp và giảm bớt áp lực cũng như khối lượng cho Tổng giám đôc công ty trong viêc lựa chọn nhà cung cấp, đồng thời tăng tính hiệu quả trong việc mua hàng bởi vì khả năng chuyên môn của từng thành phần trong ban tư vấn có vai trò quyết định trong thủ tục này.
* Về việc nhận hàng và nghiệm thu vật tư.
- Công tác nghiệm thu vật tư là một trong những khâu quan trọng trong quá trình mua hàng, đặc biết đối với tính chất của các loại vật tư mà Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc đang sử dụng để sản xuất thực phẩm và hiện tại công ty cũng đang làm tốt công tác này.
- Tại công ty việc thành lập ban nghiệm thu mỗi khi nhập kho vật từ đã hạn chế việc nhập hàng không đúng quy cách, chủng loại, số lượng theo yêu cầu ban đầu cũng như theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế đã kí kết góp phần làm giảm thiểu tổn thất cho công ty.
- Ban nghiệm thu gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau với các chuyên môn khác nhau đảm bảo việc nghiệm thu đúng hàng mua đã đặt với số lượng, chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật theo đơn đơn đặt hàng, hoặc hợp đồng kinh tế, góp phần đảm bảo chất lượng cho các vật tư đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất.
* Về việc theo dõi nợ phải trả và thanh toán
- Phòng kế toán được tổ chức chặt chẽ, rõ ràng, các phần hành kế toán được tổ chức dựa trên nguyên tắc phân công, phân nhiệm.
- Việc lưu giữ một danh sách các nhà cung ứng đến hạn thanh toán, và khi đến hạn, kế toán có trình hóa đơn, đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng cho kế toán trưởng ký duyệt sẽ giúp cho việc giảm thiểu các rủi ro khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhằm cho nhà cung ứng, hoặc đề xuất các khoản thanh toán giả mạo, hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần.
- Tách biệt trách nhiệm giữa người ghi sổ và người quản lý chi tiền, như thủ quỹ chi tiền, đóng dấu và kế toán thanh toán lập phiếu chi tạo ra sự kiểm soát chặt chẽ ở nghiệp vụ thanh toán tiền hàng.
- Việc đề nghị thanh toán và theo dõi nợ phải trả nhà cung cấp được công ty coi trọng vì đây là yếu tố mang đến uy tín cho công ty trong mối quan hệ của công ty với nhà cung cấp.
- Việc đề nghị, xét duyệt và thực hiện thanh toán đã được tách bạch điều này hạn chế được những gian lận và sai sót có thể xảy ra trong giai đoạn này. (Phụ lục số 07, 08)
- Tất cả các khoản chi tiền trong quy trình mua hàng, khi kế toán đã kiểm tra phiếu đề nghị chuyển tiền và các chứng từ có liên quan khác phải trình kế toán trưởng xét duyệt đồng ý trước khi lập phiếu chi và thanh toán tiền mua hàng. Điều này sẽ giúp cho công ty hạn chế được người có thẩm quyền ký duyệt cho mọi khoản chi với mục đích cá nhân. (Phụ lục số 09)
- Việc công ty Bảo Ngọc luôn ưu tiên thanh toán qua chuyển khoản đã hạn chế được nhiều rủi ro bởi vì sẽ hạn chế được việc dùng quá nhiều tiền mặt thanh toán và tạo cơ hội cho việc gian lận do việc dùng tiền mặt có nhiều cơ hội gian lận hơn dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.
Kiểm soát nội bộ chu trình sản xuất * Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất
Kiểm soát phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với sản xuất bánh kẹo, NVL là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí trực tiếp, thường chiếm khoảng 70% - 80% nên các sai phạm về chi phí NVL thường có ảnh hưởng lớn đến chất lượng, giá thành sản phẩm và kết quả hoạt động. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường được theo dõi chi tiết cho từng lô sản xuất, từng đơn hàng. Việc tổ chức ghi nhận chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trực tiếp bắt đầu từ thu thập chứng từ liên quan đến quá trình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, đơn đặt hàng, Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu… Về cơ bản, tại Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc các chứng từ kế toán đều phản ánh trung thực hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tất cả các chứng từ đều được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trước khi được ghi nhận vào sổ sách, phần mềm kế toán.
Về dự toán chi phí NVL trực tiếp:
Về các nguyên liệu chính được sử dụng làm bánh như: bột mì, đường, trứng, sữa, dầu, bơ, shortening, Hương liệu khác… được sử dụng phải đáp ứng chặt chẽ các điều kiện về vệ sinh an toàn thực phẩm của Bộ Y tế và quy trình kiểm định riêng của Công ty ban hành. Căn cứ vào công thức làm bánh và định mức để dự toán chi phí NVL trực tiếp cho từng sản phẩm hoặc đơn hàng một cách phù hợp. Thông thường dự toán chi phí NVL trực tiếp bao gồm các dự toán khối lượng NVL trực tiếp sử dụng cho việc sản xuất và đơn giá của một đơn vị khối lượng NVL đó.
Dự toán NVL trực tiếp từng đơn hàng = Khối lượng theo công thức x Định mức nguyên vật liệu x Đơn giá dự kiến - Trên cơ sở dự toán đã được xây dựng Công ty khi sản xuất sẽ tiến hành dự toán khối lượng NVL trực tiếp phải sử dụng và nhu cầu NVL dự trữ cho từng giai đoạn. Như vậy, nhu cầu NVL trực tiếp được xác định theo công thức sau:
Nhu cầu NVL trực tiếp trong kỳ = NVL trực tiếp cho sản xuất + NVL trực tiếp cần để tồn kho cuối kỳ - NVL trực tiếp tồn kho đầu kỳ
- Chi phí nhân công là một trong những khoản mục chi phí trực tiếp cấu thành giá thành sản phẩm (chiếm khoảng 20% tổng chi phí). Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp để lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp báo cáo cho cơ quan chức năng của Nhà nước; phân công, phân nhiệm trong công tác, theo dõi, tính toán thời gian lao động và tính lương đúng và đầy đủ.
Về dự toán chi phí nhân công trực tiếp: Là việc dự tính tổng số tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm cũng như NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp cũng căn cứ vào khối lượng bánh kẹo sản xuất được, định mức nhân công và đơn giá nhân công để lập dự toán. Tuy nhiên, khác với NVL trực tiếp, nhân công là lao động của DN không thể yêu cầu theo tiến độ như NVL nên nhà quản trị phải lên kế hoạch sử dụng lao động, không để tình trạng quá thừa hay quá thiếu lao động ở các thời kỳ sản xuất khác nhau, sử dụng tốt lực lượng lao động, quản lý chi phí chặt chẽ và có cơ sở cho việc phân tích chi phí nhân công. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp có thể được thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng loại sản phẩm: Thời gian cần thiết
để hoàn thành =
Định mức thời gian hoàn thành một khối lượng đơn hàng x
Khối lượng đơn hàng - Bước 2: Lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp:
Dự toán chi phí
nhân công trực tiếp =
Thời gian cần thiết để hoàn thành X
Định mức đơn giá của một đơn vị thời gian
Kiểm soát phí sản xuất chung
- Chi phí sản xuất chung cho các sản phẩm được tính theo một tỷ lệ nhất định so với chi phí NVL trực tiếp, được tập hợp theo từng sản phẩm. Chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí nhà kho, chi phí nguyên - nhiên liệu dùng chung, công cụ dụng cụ, vật tư phụ, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của các nhân viên quản lý và một số chi phí khác… nên việc kiểm soát này bao gồm:
- Kiểm soát phí NVL, công cụ dụng cụ dùng cho đội sản xuất
- Kiểm soát phí tiền lương nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương.
- Kiểm soát phí khấu hao Tài sản cố định - Kiểm soát phí mua ngoài và chi phí bằng tiền.
* Kiểm soát chất lượng sản phẩm:
Kiểm soát chất lượng là một quá trình đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm không có lỗi và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, ngăn chặn rủi ro khi quá trình này diễn ra không đúng khiến tiêu thụ hàng hóa bị tổn thất nặng nề.
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Bảo Ngọc, kiểm soát chất lượng được đặc biệt chú trọng và hiện nay đã có nhiều cải thiện trong quy trình kiểm soát chất lượng. Trước đây công tác quản lý và kiểm soát chất lượng chỉ được hiểu đơn thuần là việc kiểm tra chất lượng thành phẩm ở khâu cuối cùng của quá trình sản xuất thì hiện nay quản lý chất lượng được hiểu toàn diện và rộng hơn, cụ thể kiểm soát và quản lý chất lượng diễn ra ở từng khâu, từng bộ phận của quá trình sản xuất.
Công ty có bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra, các hợp đồng được ký kết đảm bảo các hoạt động kinh doanh diễn ra minh bạch, hiệu quả. Hệ thống quản lý chất lượng đang được công ty áp dụng:
- Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 22000:2005 (Phụ lục số 01);
- Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm do Cục an toàn vệ sinh thực phẩm cấp tháng 09/2012. Số ĐK: 3819/ATTP (Phụ lục số 02);
- Mã số mã vạch do Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp ngày 03/11/2005;
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm để sản xuất kinh doanh do Sở Công ty Hà Nội cấp.
Bảo Ngọc là công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh bánh. Chất lượng sản phẩm là yếu tố đảm bảo sức mạnh thương hiệu của Bảo Ngọc. Do đó, công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm dịch vụ luôn được Bảo Ngọc coi trọng và thực hiện đầy đủ từ khâu nguyên liệu đến khâu bán bàng. Cụ thể:
Đối với nguyên liệu:
- Cập nhật các quy định của Bộ Y tế để khống chế lượng phụ gia sử dụng trong sản xuất nhằm không gây bất kỳ ảnh hưởng nào đến sức khỏe của người tiêu dùng.
uy tín nhằm đảm bảo nguồn gốc và chất lượng của những loại nguyên liệu sử dụng. - Kiểm tra chặt chẽ nguyên liệu đầu vào về chất lượng vệ sinh, tình trạng bao gói, giấy tờ chứng nhận chất lượng từ nhà cung cấp.
Trong quá trình sản xuất:
- Đặt ra các quy định chặt chẽ về vệ sinh trong quá trình sản xuất. Các công nhân tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm đều được trang bị những kiến thức về vệ sinh