chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể. (Nguyên tắc 12 – COSO 2013)
Khi lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát thì các hành động kiểm soát phải đạt được những nội dung sau:
- Phân chia trách nhiệm thích hợp: Khi phân chia không cho phép một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà phải phân chia cho nhiều bộ phận tham gia.
- Phê chuẩn đúng đắn, đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.
- Kiểm soát chứng từ: Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ thông tin của chứng từ…
- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin. Kiểm kê đúng giá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó.
Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của DN. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau gữa các đơn vị và các nghiệp vụ. Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 03 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây:
Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc này đảm bảo công việc được thực hiện trên cơ sở chuyên môn hóa. Công việc phải được phân công cho nhiều bộ phận, nhiều cá nhân thực hiện và đi đôi với trách nhiệm, mỗi một cá nhân chịu trách nhiệm trong công việc, có thể kiểm tra chéo lẫn nhau để đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy và hạn chế tối đa việc xảy ra các sai phạm.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này đảm bảo sự độc lập và trách nhiệm trong nhiệm vụ được giao với mục tiêu phòng ngừa xảy ra các sai phạm, hay lạm dụng chức vụ quyền hạn để mưu cầu lợi ích cá nhân. Trong các trường hợp sau nguyên tắc này cần được áp dụng:
hiện các nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ. - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Đây là nguyên tắc mà cấp trên sẽ ủy quyền lại một phần trách nhiệm cho cấp dưới. Việc ủy quyền giúp trách nhiệm trong công việc sẽ không tập trung hết vào một người và giảm tải được khối lượng công việc cho người ủy quyền. Việc phê chuẩn phải được thực hiện đúng thẩm quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ, thực hiện đúng theo quy định của DN. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
• Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
• Phê chuẩn cụ thể là trường hợp người quản lý sẽ xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra các chính sách chung.
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin truyền thông trong KSNB đóng vai trò rất quan trọng. Thông tin là việc truyền tải các dữ liệu giữa các nhà quản lý tới các bộ phận và giữa các bộ phận với nhau. Dữ liệu, thông tin được truyền tải đúng, hiểu đúng sẽ giúp cho các bộ phận có thể tiếp nhận, xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức. Kênh thông tin theo chiều từ trên xuống đảm bảo các mục tiêu, chiến lược, kỳ vọng và thủ tục/chính sách của DN được truyền đến các cấp quản lý thấp hơn và nhân sự liên quan đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Cùng với đó thông tin từ dưới lên giúp cho nhà quản trị có thể bất cứ thời gian nào, vị trí nào cũng có thể truy xuất quản lý được DN của mình. Cuối cùng thông tin liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận chia sẽ thông tin và phối hợp hoạt động hiệu quả. KSNB trở
nên hiệu quả khi các thông tin liên lạc đều đảm bảo mọi đối tượng tiếp nhận hiểu thấu đáo và tuân thủ đầy đủ các chính sách, quy định và thủ tục liên quan đến hoạt động, nhiệm vụ và trách nhiệm của họ.
Truyền thông là các thông điệp được đơn vị cung cấp ra quá trình trao đổi thông tin, tương tác thông tin với nhau tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức của mọi người nhất là nhân viên, và khách hàng của mình. Truyền thông có sức mạnh vô cùng lớn, nó lan tỏa trong cộng đồng rất nhanh chóng. Ta cũng thấy rằng chính nhờ truyền thông mà con người được gắn kết với nhau, tất cả mọi người trên thế giới thông qua zalo, facebook, tivi, báo chí,… có thể gắn kết với nhau và tạo ra một vòng kết nối bền chặt và sâu rộng.
Một hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của DN hoạt động hiệu quả cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm. Thông tin và truyền thông cần chắt lọc, nếu thông tin truyền thông sai lệch có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng cho hoạt động của công ty.
Ba nguyên tắc về thông tin và truyền thông gồm: