7. Kết cấu của đề tài
1.3. Kếtoán tài sản cố định trong đơnvị sự nghiệp công lập
1.3.2. Kếtoán Tài sản cố định
1.3.2.1. Chứng từ kế toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán lập các chứng từ theo mẫu hoặc phù hợp với nội dung từng nghiệp vụ, các chứng từ thường sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là: - Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Bảng tính hao mòn TSCĐ...
Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành được quy định trong Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 có nêu rõ: Các đơn vị phải sử dụng đồng nhất các mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và không được phép sửa đổi trong quá trình sử dụng. Những chứng từ bắt buộc là: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền.
Ngoài ra, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà đơn vị đó có thể tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các mẫu chứng từ không bắt buộc này phải thỏa mãn các điều kiện được quy định trong Luật kế toán.
Đối với kế toán tăng TSCĐ sử dụng những chứng từ như sau: Hợp đồng mua bán, hoá đơn tài chính của việc mua tài sản, Hoá đơn vận chuyển tài sản, biên bản kiểm kê tài sản, biên bản giao nhận tài sản cố định, Giấy báo nợ ngân hàng...
+ Giảm TSCĐ do thanh lý TSCĐ: TSCĐ thanh lý là những TSCĐ hư hỏng, không thể tiếp tục sử dụng được, những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh. Trường hợp này sử dụng những chứng từ sau: biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ. + Giảm TSCĐ do nhượng bán TSCĐ: TSCĐ nhượng bán là những tài sản không cần dùng hay xét thấy sử dụng không hiệu quả. Trường hợp này sử dụng những chứng từ sau: Lập hội đồng thẩm định giá, Thông báo công khai và tổ chức đấu giá, Hợp đồng mua bán, Biên bản giao nhận tài sản cố định, Hóa đơn tài chính
- Đối với kế toán khấu hao và hao mòn TSCĐ sử dụng chứng từ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
1.3.2.2. Tài khoản sử dụng và vận dụng tài khoản kế toán
a, Tài khoản sử dụng
Tài khoản Tài sản cố định hữu hình
- Tài khoản TSCĐHH phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ trong đơn vị theo nguyên giá.
- Tài khoản TSCĐHH có thể mở các tài khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản nhà cửa, vật kiến trúc: Phản ánh giá trị các công trình XDCB như nhà cửa, vật kiến trúc, hàng rào, bể, tháp nước, sân bãi, các công trình trang trí thiết kế cho nhà cửa, các công trình cơ sở hạ tầng như đường xá, cầu cống, đường sắt, cầu tàu, cầu cảng…
+ Tài khoản máy móc thiết bị: Phản ánh giá trị các loại máy móc, thiết bị dùng trong sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm những máy móc chuyên dùng, máy móc, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ và những máy móc đơn lẻ.
+ Tài khoản phương tiện vận tải, truyền dẫn: Phản ánh giá trị các loại phương tiện vận tải, gồm phương tiện vận tải đường bộ, sắt, thuỷ, sông, hàng không, đường ống và các thiết bị truyền dẫn.
+ Tài khoản thiết bị, dụng cụ quản lý: Phản ánh giá trị các loại thiết bị, dụng cụ sử dụng trong quản lý, kinh doanh, quản lý hành chính.
các loại TSCĐ là các loại cây lâu năm, súc vật làm việc, súc vật nuôi để lấy sản phẩm.
+ Tài khoản TSCĐ khác: Phản ánh giá trị các loại TSCĐ khác chưa phản ánh ở các tài khoản nêu trên.
Tài khoản tài sản cố định vô hình
- Tài khoản TSCĐVH phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của toàn bộ TSCĐHH tại đơn vị
- Tài khoản TSCĐVH có thể mỡ các tài khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản Quyền sử dụng đất: Chỉ phản ánh vào tài khoản này quyền sử dụng đất được coi là TSCĐVH theo quy định của pháp luật.
Giá trị TSCĐVH là quyền sử dụng đất gồm toàn bộ các chi phí thực tế đã chi ra liên quan trực tiếp tới quyền sử dụng đất, như: Tiền chi ra để có quyền sử dụng đất, chi phí cho đền bù, giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng trường hợp quyền sử dụng đất riêng biệt đối với giai đoạn đầu tư nhà cửa, vật kiến trúc trên đất , lệ phí trước bạ nếu có ... Tài khoản này không bao gồm các chi phí chi ra để xây dựng các công trình trên đất.
+ Tài khoản Quyền phát hành: Phản ánh giá trị TSCĐVH là toàn bộ các chi phí thực tế doanh nghiệp đã chi ra để có quyền phát hành.
+ Tài khoản Bản quyền, bằng sáng chế: Phản ánh giá trị TSCĐVH là các chi phí thực tế chi ra để có bản quyền tác giả, bằng sáng chế.
+ Tài khoản Nhãn hiệu, tên thương mại: Phản ánh giá trị TSCĐVH là các chi phí thực tế liên quan trực tiếp tới việc mua nhãn hiệu hàng hoá.
+ Tài khoản Chương trình phần mềm: Phản ánh giá trị TSCĐVH là toàn bộ các chi phí thực tế doanh nghiệp đã chi ra để có chương trình phần mềm.
+ Tài khoản Giấy phép và giấy phép nhượng quyền: Phản ánh giá trị TSCĐVH là các khoản chi ra để doanh nghiệp có được giấy phép hoặc giấy phép nhượng quyền thực hiện công việc đó, như: Giấy phép khai thác, giấy phép sản xuất loại sản phẩm mới, ...
Tài khoản Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ
- Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị khấu hao và hao mòn lũy kế của TSCĐHH và TSCĐVH trong quá trình sử dụng và những nguyên nhân khác làm tăng, giảm giá trị hao mòn của TSCĐ.
- Tài khoản Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ, có thể mở những tài khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ hữu hình: Phản ánh số hiện có và sự tăng, giảm giá trị khấu hao và hao mòn của các TSCĐ hữu hình trong quá trình sử dụng và do những nguyên nhân khác.
+ Tài khoản Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ vô hình: Phản ánh số hiện có và sự tăng, giảm giá trị khấu hao và hao mòn của các TSCĐ vô hình trong quá trình sử dụng và do những nguyên nhân khác.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan sau:
+ Tài khoản nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Chỉ ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ khi đơn vị mua sắm TSCĐ, đầu tư xây dựng mới hoặc nâng cấp, cải tạo, mở rộng được ghi tăng nguyên giá TSCĐ bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án được cấp từ NSNN hoặc nhận viện trợ, tài trợ, đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án. Ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ khi tính hao mòn TSCĐ hoặc nhượng bán, thanh lý, phát hiện thiếu TSCĐ khi kiểm kê, nộp trả Nhà nước hoặc điều chuyển TSCĐ cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, của Nhà nước.
+ Tài khoản thu hoạt động do NSNN cấp: Phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn thu do NSNN cấp để thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, không thường xuyên và một số nhiệm vụ khác.
+ Tài khoản chi phí hoạt động: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên kể cả chi từ nguồn tài trợ, biếu tặng nhỏ lẻ theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
+ Tài khoản dự toán chi hoạt động: Tài khoản này phản ánh số dự toán chi hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động ra sử dụng
+ Tài khoản giá vốn hàng bán: Tài khoản này để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ và các chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh như chi phí sửa chữa, vận chuyển, lắp đặt,...
+ Tài khoản chi phí quản lý những hoạt động SXKD, dịch vụ: Tài khoản này để phản ánh các chi phí quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ gồm các chi phí về lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của cán bộ quản lý bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động; tiền thuê đất, thuế môn bài; dịch vụ mua ngoài điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ... ; chi phí bằng tiền khác tiếp khách, hội nghị khách hàng, lệ phí giao thông, lệ phí cầu phà, chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán trả lại... của bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ không phân bổ được trực tiếp vào từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, dịch vụ, nhóm dịch vụ và chi phí khấu hao TSCĐ chỉ sử dụng cho bộ phận quản lý sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.
b, Vận dụng vào một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu
1. Kế toán tăng TSCĐ
Khi đơn vị mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp, căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH và ghi tăng Tài khoản các khoản nhận trước chưa ghi thu, đồng thời ghi tăng dự toán chi hoạt động.
Khi đơn vị sử dụng kinh phí được cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi để mua sắm TSCĐ, căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH và ghi giảm Tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời ghi tăng Tài khoản các khoản nhận trước chưa ghi thu, tăng Tài khoản lệnh chi tiền thực chi đã sử dụng đồng thời ghi giảm Tài khoản tạm thu.
cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH, ghi giảm Tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, đồng thời ghi tăng Tài khoản phí được khấu trừ, để lại đã được sử dụng và ghi giảm Tài khoản tạm thu, giảm Tài khoản các khoản nhận trước chưa ghi thu.
Khi đơn vị mua sắm TSCĐ bằng Quỹ phúc lợi, căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH, ghi giảm Tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, đồng thời ghi giảm Tài khoản Quỹ phúc lợi và ghi tăng Tài khoản Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ.
Khi đơn vị mua sắm TSCĐ bằng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH, ghi giảm Tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, đồng thời ghi giảm Tài khoản quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và ghi tăng Tài khoản quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp đã hình thành TSCĐ.
Khi đơn vị tiếp nhận TSCĐ được cấp trên cấp kinh phí hoạt động bằng TSCĐ hoặc tiếp nhận TSCĐ từ đơn vị khác, căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH và ghi tăng Tài khoản các khoản nhận trước chưa ghi thu. Trường hợp tiếp nhận TSCĐ đã qua sử dụng, kế toán bổ sung ghi giảm Tài khoản Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
Trường hợp đầu tư XDCBDD hoàn thành, căn cứ vào biên bản nghiệm thu và các chứng từ có liên quan, kế toán xác định tổng chi phí thực tế phát sinh hình thành nguyên giá TSCĐ để ghi tăng TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH và ghi giảm Tài khoản xây dựng cơ bản dở dang, đồng thời ghi giảm Tài khoản kinh phí đầu tư XDDD và ghi tăng Tài khoản các khoản nhận trước chưa ghi thu.
Khi đơn vị mua sắm TSCĐ bằng nguồn vốn kinh doanh của đơn vị không thuộc nguồn NSNN hoặc các Quỹ về phục vụ cho hoạt động SXKD, căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản
TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH, tăng Tài khoản thuế GTGT được khấu trừ và ghi giảm Tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Khi đơn vị được tài trợ, biếu, tặng TSCĐ đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động SXKD, căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH và ghi tăng Tài khoản thu nhập khác.
Sơ đồ 1.1: Kế toán tăng TSCĐ do mua sắm TSCĐ bằng các nguồn kinh phí hoặc các quỹ
2. Kế toán giảm TSCĐ
- Khi TSCĐ giảm do nhượng bán, thanh lý, mất, điều chuyển, căn cứ và các chứng từ liên quan như Hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý, phiếu xuất kho,...kế toán ghi giảm Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH, ghi tăng Tài khoản khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ, đồng thời ghi giảm Tài khoản các khoản nhận trước chưa ghi thu, giảm Tài khoản Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ nếu TSCĐ đó được hình thành từ Quỹ phúc lợi và ghi giảm Tài khoản Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp đã hình thành TSCĐ nếu TSCĐ đó được hình thành từ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
- Khi TSCĐ giảm do không đủ tiêu chuẩn và chuyển thành công cụ, dụng cụ, căn cứ vào biên bản đánh giá lại tài sản và các chứng từ có liên quan
+ Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn NSNN cấp hoặc nguồn phí được khấu trừ, kế toán ghi giảm Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH, giảm Tài khoản chi phí mua hàng nếu giá trị còn lại của TSCĐ nhỏ hoặc ghi giảm Tài khoản chi phí trả trước nếu giá trị còn lại của TSCĐ lớn. Đồng thời, kế toán kết chuyển phần giá trị còn lại của TSCĐ, ghi giảm các khoản nhận trước chưa ghi thu và ghi tăng Tài khoản thu phí được khấu trừ hoăc ghi tăng doanh thu.
Định kỳ phân bổ chi phí trả trước vào chi phí, kế toán ghi tăng Tài khoản chi phí hoạt động hoặc chi phí hoạt động thu phí và ghi giảm Tài khoản chi phí trả trước. Đồng thời kết chuyển phần giá trị còn lại của TSCĐ vào tài khoản thu tương ứng, khi đó kế toán ghi giảm các khoản nhận trước chưa ghi thu và ghi tăng doanh thu.
Đối với TSCĐ hình thành từ các Quỹ Quỹ phúc lợi, Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp , kế toán ghi giảm Tài khoản TSCĐHH hoặc Tài khoản TSCĐVH, giảm giá trị còn lại của TSCĐ và ghi tăng Tài khoản lũy kế hao mòn.
Sơ đồ 1.2: Kế toán thanh lý, nhƣợng bán Tài sản cố định thuộc nguồn Ngân sách Nhà nƣớc
Kế toán khấu hao TSCĐ
- Khi tính hao mòn TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính, sự nghiệp hình thành bằng nguồn NSNN, căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ và các chứng từ liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản chi phí hao mòn TSCĐ và ghi giảm Tài khoản khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ. Cuối năm, căn cứ số hao mòn TSCĐ đã tính trong năm, kế toán ghi giảm Tài khoản các khoản nhận trước chưa ghi thu và ghi
tăng Tài khoản thu hoạt động do NSNN cấp.
- Khi trích khấu hao TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí được khấu trừ, để lại dùng cho hoạt động thu phí, lệ phí, căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ và các chứng từ liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản chi phí khấu hao TSCĐ và ghi giảm Tài khoản khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ. Cuối năm, căn cứ số hao mòn TSCĐ đã tính trong năm, kế toán ghi giảm Tài khoản các khoản nhận trước chưa ghi thu và ghi tăng Tài khoản thu phí được khấu trừ, để lại.
- Khi trích khấu hao TSCĐ mua bằng Quỹ phúc lợi dùng cho hoạt động phúc lợi , căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ và các chứng từ liên quan, kế toán ghi tăng Tài khoản chi phí hao mòn TSCĐ và ghi giảm Tài khoản khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ. Cuối năm, căn cứ số hao mòn TSCĐ đã tính trong năm, kế toán ghi giảm Tài khoản khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
- Khi tính hao mòn TSCĐ hình thành bằng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, dùng cho hoạt động hành chính, sự nghiệp, căn cứ vào bảng tính khấu hao