7. Kết cấu của đề tài
2.1. Tổng quan về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
2.1.3. Đặc điểm về tổ chức công tác kếtoán tại Viện Khoa học Địa chất và
chất và Khoáng Sản
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại Viện KHĐCKS là một trong những nhiệm vụ trung tâm của Phòng Kế hoạch và Tài chính. Việc tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ tạo điều kiện giảm nhẹ biên chế, nâng cao hiệu quả công tác kế toán và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc vận hành tổ chức
và nghiên cứu khoa học. Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của Viện
KHĐCKS và để phù hợp với điều kiện cụ thể mà bộ phận kế toán tại Viện KHĐCKS được tổ chức theo hình thức phân tán.
Phòng Kế hoạch và Tài chính thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan
toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời tổng hợp
các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán (Phân viên Khoa học
Địa chất và Khoáng sản phía Nam trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh ; Trung tâm Công nghệ Địa chất và Khoáng sản; Trung tâm Công nghệ Địa vật lý và Địa kỹ thuật;Trung tâm Karst và Di sản Địa chất; Trung tâm Viễn thám và Tai biến địa chất.) gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị.
Các bộ phận kế toán thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở đơn vị đó và định kỳ gửi chứng từ kế toán về
Phòng Kế hoạch và Tài chính đề tổng hợp.
Phòng Kế hoạch và Tài chính được thành lập theo Quyết định số 16/QĐ- BTNMT ngày 16 tháng 12 năm 2003, trên cơ sở sáp nhập phòng Kế toán – Tài vụ và phòng Kế hoạch thuộc Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Từ năm 2018, phòng được đổi tên thành phòng Kế hoạch và Tài chính.
a, Vị trí và chức năng
Phòng Kế hoạch và Tài chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng về công tác quản lý, tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động về kế hoạch, tài chính và quản lý, sử dụng tài sản theo quy chế quy định của Nhà nước.
b, Nhiệm vụ và quyền hạn
- Chủ trì xây dựng và bảo vệ kế hoạch, kế hoạch điều chỉnh, bổ sung hàng năm và kế hoạch dài hạn của Viện; xây dựng phương án tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính hàng năm, dài hạn của Viện sau khi được Bộ Tài nguyên và Môi trường phê duyệt.
- Chủ trì hướng dẫn các chủ nhiệm đề tài, dự án lập dự toán và bảo vệ kế hoạch các nhiệm vụ; xây dựng văn bản giao nhiệm vụ kế hoạch cho các đơn vị trong Viện và hợp đồng kinh tế liên quan.
- Tham gia thẩm định, xét duyệt đề cương, báo cáo tổng kết các chương trình, đề tài, hợp đồng, luận chứng kinh tế - kỹ thuật.
- Chủ trì giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai các nhiệm vụ theo kế hoạch, tổ chức nghiệm thu khối lượng và chất lượng thực hiện các bước địa chất. Chịu trách nhiệm trước Viện về tiến dộ, khối lượng, chất lượng các nhiệm vụ được giao.
- Chủ trì công tác quản lý và giao nhận mẫu. Thừa ủy quyền của Viện trưởng ký phiếu gửi gia công, phân tích mẫu của đề tài, đề án, dự án.
- Chủ trì xây dựng kế hoạch mua sắm, sữa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sản cố định hằng năm; theo dõi quản lý, đề xuất giải quyết, làm thủ tục điều động, thanh lý tài sản cố định, trang thiết bị kỹ thuật. Trích lập và phân bổ quỹ cơ quan, khấu hao tài sản cố định theo quy định của Nhà nước.
- Chủ trì xây dựng, trình hồ sơ đấu thầu mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định, các công trình đầu tư xây dựng cơ bản theo quy định hiện hành.
- Chủ trì lập và thực hiện kế hoạch thu chi tháng, quý, năm trên cơ sở kế hoạch và yêu cầu nhiệm vụ nghiên cứu và sản xuất; phân tích hoạt động kinh tế của Viện hàng quý, năm về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, đề xuất
biện pháp quản lý thích hợp nhằm hoàn thành mục tiêu kế hoạch được giao, bảo toàn vốn.
- Kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng nguồn kinh phí theo kế hoạch, niệm vụ bổ sung của các đơn vị trực thuộc Viện. Tổ chức thực hiện công tác kế toán, quyết toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc và của Viện. Giám sát kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đảm bảo thu, chi đúng nguyên tắc và sử dụng vốn đúng mục đích, chấp hành theo đúng luật Kế toán, luật Ngân sách Nhà nước và luật Thuế.
- Thừa ủy quyền Viện trưởng kiểm tra, xem xét và duyệt các báo cáo quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc Viện.
- Quản lý tổ chức, vị trí việc làm, viên chức và người lao động; tài sản thuộc phạm vi quản lý của đơn vị theo quy định của pháp luật và theo phân công của Viện trưởng.
- Thống kê, báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực Kế toán và Tài chính của Viện; phân tích hoạt động tài chính hàng quý, năm về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Viện và đề xuất biện pháp quản lý.
- Thừa hành, thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao.
Phòng Kế hoạch và Tài chính có 7 kế toán được giao nhiệm vụ cụ thể như
sau:
(1). Kế toán trưởng (Phó trưởng phòng):
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về mảng tài chính, kế toán của đơn vị;
- Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo phòng thực hiện kịp thời các chế độ chính sách về công tác quản lý tài chính của đơn vi;
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức hoạt động của Văn phòng, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy;
- Lập dự toán thu - chỉ hàng năm trên cơ sở kinh phí cấp trên giao; - Kiểm soát hồ sơ kế toán hàng ngày;
- Rà soát, đôn đốc thanh toán các khoản chỉ đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ giải ngân;
- Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ số liệu cho kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc theo yêu cầu của trưởng phòng.
(2). Kế toán tổng hợp:
- Kiểm tra số liệu và đối chiếu dữ liệu chỉ tiết và tổng hợp đối với bảng đối chiếu kinh phí của Kho bạc và số dư Ngân hàng, số quỹ tiền mặt theo tháng, quý, năm;
- Kiểm tra và tổng hợp các định khoản và nghiệp vụ phát sinh, lên các số chỉ tiết và báo cáo quyết toán theo quy định của Viện và của Nhà nước.
- Tham gia, đối chiêu phối hợp công tác kiểm kê của đơn vị. (3). Kế toán thuế và HĐ SN có thu, Kế toán công nợ:
- Kiểm tra, đối chiếu và thực hiện viết phiếu thu, chỉ khi có chứng từ phát sinh.
Mở số theo dõi kinh phí chỉ tiết theo từng loại, khoản, mục ngân sách. Theo dõi tạm ứng theo từng đối tượng. Cuối tháng đối chiếu với công nợ.
- Căn cứ vào quy định của Nhà nước về thuế thu nhập cá nhân, thực hiện thu và quyết toán thuế thu nhập hàng năm đối với các khoản thu nhập vãng lai của các cá nhân ngoài đơn vị, thu nhập có tính chất lương của cán bộ, viên chức, người laođộng hưởng lương tại phòng.
- Lập các phiếu thu, chi thuê TNCN khi có phát sinh. Lập các báo cáo thuế theo quy định của Nhà nước.
- Làm việc với cơ quan thuế về nộp báo cáo hàng quý, quyết toán năm, mở mã số thuế TNCN cho các cá nhân chưa có mã số thuế.
(4). Kế toán vốn bằng tiền (kế toán quỹ và kế toán TGNH):
- Tiếp nhận, kiểm soát và thực hiện các thủ tục thanh toán khi có chứng từ phát sinh. Mở số theo dõi kinh phí chỉ tiết. Hàng quý đối chiếu kinh phí với Kho bạc. Theo đõi và kê chứng từ thanh toán tạm ứng với kho bạc khi có phát sinh.
- Làm thủ tục chuyên số đư dự toán và tạm ứng sang năm sau nếu có số đư .
- Khi nhận được phiếu thu, phiếu chi (do kế toán lập) kèm chứng từ gốc, thủ quỹ đối chiếu, kiểm tra số tiền trên phiếu chi với chứng từ gốc, kiểm tra nội dung trên phiếu thu, chi có phù hợp với chứng từ góc, kiểm tra ngày tháng lập phiếu và chữ ký của người có thâm quyên, kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt, sau đó thủ quỹ vào sô quỹ tiền mặt (viết tay).
- Cuối ngày, thủ quỹ đối chiếu số liệu tồn quỹ với kế toán thanh toán. - Ngày cuối cùng của tháng chốt số quỹ và tiền hành kiêm kê quỹ. (5). Kế toán tiền lương và bảo hiểm:
- Căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền lương, các khoản phụ cấp như làm thêm giờ, điện thoại ... theo quy định của Nhà nước và quy chế chỉ tiêu nội bộ của đơn vị.
- Tiếp nhận, kiểm soát và thực hiện các thủ tục thanh toán khi có chứng từ phát sinh. Mở số theo dõi kinh phí chỉ tiết. Đôi chiếu số liệu với ngân hàng và kho bạc.
(6) Kế toán TSCĐ và chi đầu tư XDCB: thực hiện nhiệm vụ theo sự quản lý của Trưởng phòng thực hiện nghiệp vụ kề toán TSCĐ, CCDC, theo dõi biễn động tăng giảm TSCĐ, CCDC của đơn vị, xác định thời gian sử dụng, phương pháp tính hao mòn TSCĐ. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của nhà nước. Ngoài ra kế toán vật tư, TSCĐ phải
theo đõi nhập xuất văn phòng phẩm, cấp phát thẻ xăng và làm thủ tục thanh quyết toán. Hàng quý, năm kế toán vật tư, TSCĐ chịu trách nhiệm gửi chứng từ kế toán cho Kế toán Tổng hợp thuộc phòng Kế hoạch – Tài chính đối chiếu, hạch toán và lập báo cáo.
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Mỗi nhân viên kế toán phụ trách việc theo dõi, ghi chép sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến phần hành công việc được phòng phân công và chịu tránh nhiệm trước trưởng phòng về công việc được giao.
Các hoạt động kinh kế được cập nhật, phản ánh trên sổ kế toán, cung cấp số liệu giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động tài chính của đơn vị kịp thời. Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là đơn vị sự nghiệp nghiên cứu có thu tự đảm bảo một phần kinh phí, có chênh lệch thu chi. Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch được Bộ Tài nguyên và Môi trường duyệt và giao dự toán ngân sách tại kho bạc nhà nước Chi nhánh Thanh Xuân, Hà Nội.
2.1.3.2. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán
Hiện nay, Văn phòng Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản sử dụng phần mềm kế toán IMAS
Phần mềm kế toán có các chức năng chính sau:
- Thực hiện đây đủ chế độ kế toán cơ bản theo hình thức Nhật ký số cái (Cập nhật chứng từ kế toán, mở các số kế toán chỉ tiết, tự động kết xuất số cái, lập bảngcân đối kế toán).
- Tự động thực hiện các loại kế toán chỉ tiết (tiền mặt, tiền gửi, dự toán chị, nguồn hoạt động, chi hoạt động, nguồn dự án, chi dự án, chi phí trả trước, thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước, tài sản cô định, vật liệu dụng cụ, khoản phải thu, khoản phải trả, tạm ứng, thu phí và lệ phí, ...) với các chức năng như: chỉ tiết và tổng hợp theo từng đối tượng, từng nguồn kinh phí, từng dự án, từng chương, loại, khoản,mục. Theo dõi kinh phí và lập báo cáo cho nhiều chương, nhiều loại, khoản, nhiều nguồn vốn với đặc thù khác nhau.
- Tự động kết xuất các báo cáo tài chính (Bảng cân đối tài khoản, tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí sử dụng, Báo cáo tăng giảm tài sản, báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu, thuyết minh báo cáo tải chính, báo cáo chỉ tiết kinh phí hoạt động, báo cáo chỉ tiết kinh phí dự án, bảng đối chiếu dự toán kinh phí, ...). Thực hiện tổng hợp báo cáo từ các báo cáo tài chính của các đơn vị cấp dưới.
- Cho phép đồng thời nhiều phần hành kế toán khác nhau như quản lý vật tư
(Số kho tổng hợp nhập xuất tồn, đối chiếu vật tư , quản lý tài sản (Số chỉ tiết tài sản, số chỉ tiết tài sản tại nơi sử dụng).
Như vậy với các chức năng của phần mềm kế toán như trên đã giúp cho công tác kế toán của đơn vị tiết kiệm được thời gian, chỉ phí và nhân lực: việc cung cấp thông tin đảm bảo được độ chính xác và kịp thời, đáp ứng yêu cầu
công việc.