7. Kết cấu của đề tài
2.3. Thực trạng kếtoán TSCĐ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
2.3.2. Nội dung kếtoán TSCĐ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
2.3.2.1. Quy trình xử lý thông tin Tài sản có định theo phân mêm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ cho các cán bộ kế toán xử lý tính toán và đưa ra các thông tin, báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị đều được xử lý, lưu trữ trên phần mềm
kế toán. Đến cuối tháng, quý, năm Phòng Tài chính — kế toán tổ chức lưu trữ số liệu phục vụ thanh tra, kiểm toán. Quy trình xứ lý thông tin TSCĐ theo phần mềm kế toán được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý thông tin TSCĐ theo phần mềm kế toán
2.3.2.2. Chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Tài sản
a. Chứng từ kế toán Tài sản cố định.
- Đối với TSCĐ mua ngoài chứng từ sử dụng là Quyết định phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản của Viện trưởng, hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu và giao nhận tài sản, các chứng từ liên quan đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng.
- Đối với TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao: chứng từ sử dụng là biên bản bàn giao đưa công trình vào sử dụng, quyết định phê duyệt
quyết toán công trình, hồ sơ kỹ thuật...
- Đối với TSCĐ được cấp, được điều chuyên: chứng từ sử dụng là biên bản giao nhận tài sản, quyết định điều động tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản...
- Đối với TSCĐ được viện trợ, tài trợ, biếu, tặng: chứng từ sử dụng là biên bản giao nhận tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản...
b. Quy trình luân chuyền chứng từ kế toán Tài sản cố định
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tài sản cố định
Khi có nhu cầu mua sắm, thanh lý cũng như các nghiệp vụ khác liên quan đến TSCĐ, các đơn vị quản lý và sử dụng TSCĐ ra các quyết định tăng, giảm, đánh giá lại TSCĐ. Khi đó đơn vị phải thành lập tổ giao nhận (trong trường hợp tăng TSCĐ và hội đồng thanh lý tài sản trường hợp giảm TSCĐ . Hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu, giao nhận ( hoặc tiền hành thanh lý TSCĐ và lập biên bản giao nhận hoặc biên bản thanh lý TSCĐ. Sau đó kế toán TSCĐ lập số theo dõi chỉ tiết để theo dõi từng loại tài sản. Căn cứ vào sô theo dõi chỉ tiết kế toán tổng hợp vào sô tổng hợp và lên báo cáo tài chính. Cuối cùng bảo quản và lưu trữ chứng từ theo quy định.
2.3.2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng: a, Tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán TSCĐ được áp dụng theo hệ thống tài khoản
hệ thống tài khoản kế toán tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Thực tế Viện đã tuân thủ các quy định của Nhà nước trong tổ chức hệ thông tài khoản tại đơn vị. Trên cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành, Viện đã xây dựng hệ thống tài khoản riêng, phù hợp với đặc điêm và yêu câu quản lý của đơn vị.
Hiện nay, Viện KHĐCKS đang sử dụng và theo dõi chi tiết đến tài khoản cấp 2, trong đó đơn vị sử dụng chủ yếu các tài khoản sau:
- Tài khoản 211 - TSCĐ hữu hình: Viện sử dụng TK 211 để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ hữu hình của đơn vị theo nguyên giá. Trong đó TK 211 được mở 4 TK cấp 2 như sau:
TK 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc: Phản ánh giá trị của các TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc.
TK 2112 Phương tiện vận tải: Phản ánh giá trị của các TSCĐ là phương tiện vận tải.
TK 2113 Máy móc thiết bị: Phản ánh giá trị các loại TSCĐ là máy móc, thiết bị dùng cho văn phòng, máy móc, thiết bị động lực, máy móc thiết bị chuyên dùng và máy móc thiết bị khác.
TK 2114 Phương tiện quản lý: Phản ánh giá trị các loại TSCĐ được sử dụng trong công tác quản lý.
- Đối với tài khoản 213 - TSCĐ vô hình: Viện KHĐCKS sử dụng TK 213 để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ hữu hình. TK 213 được mở 2 TK cấp 2 như sau:
TK 2131 Quyền sử dụng đất: Viện KHĐCKS sử dụng TK 2131 để phản ánh giá trị TSCĐ vô hình là toàn bộ các chi phí thực tế đã chi ra có liên quan trực tiếp tới đất sử dụng, cụ thể là khoản Lệ phí trước bạ. Viện KHDDCKS có trụ sở chính ở Hà Nội và được cấp quyền sử dụng cho lô đất thuộc quận Thanh Xuân, các trung
tâm nghiên cứu trực thuộc đều được đặt tại trụ sở chính, ngoại trừ phân viện miền Nam được đặt trong tòa nhà của Bộ và không được cấp quyền sử dụng đất. Do vậy, Viện sử dụng TK 2131chỉ để phản ánh khoản Lệ phí trước bạ cho lo đất ở quận Thanh Xuân.
TK 2135 Phần mềm ứng dụng: Viện KHĐCKS sử dụng TK 2135 để phán ánh giá trị của các TSCĐ là các chi phí phát sinh để thành lập, duy trì hoạt động các phần mềm, ứng dụng như thư viện điện tử, website,...Mỗi đơn vị phụ thuộc của Viện đều có website riêng, do đó TK 2135 được ghi chép và mở kí hiệu riêng cho mỗi đơn vị ví dụ: TK 2135 TTK là tài khoản phản ánh giá trị phần mềm ứng dụng của Trung tâm Karst và Di sản địa chất; TK 2135 PVMN là tài khoản phản ánh giá trị phần mềm ứng dụng của Phân viện miền Nam,... . Cuối niên độ kế toán, kế toán đơn vị phụ thuộc gửi báo cáo sổ chi tiết TK 2135 cho kế toán tổng hợp của Viện để tổng hợp số liệu từ các đơn vị phụ thuộc để phản ánh TK 2135 toàn đơn vị.
- Đối với tài khoản 214 - Khấu hao và hao mòn lũy kế. Viện KHĐCKS sử dụng TK 214 để phán ánh khấu hao và giá trị hao mòn TSCĐ. Đối những TSCĐ sử dụng chung cho toàn đơn vị, kế toán Viện có trách nhiệm hạch toán, theo dõi trích khấu hao và hao mòn. Đối với những TSCĐ được phân riêng cho từ đơn vị trực thuộc, kế toán đơn vị trực thuộc là người phụ trách sau đó gửi báo cáo sổ cho kế toán của Viện để tổng hợp số liệu toàn Viện. TK 214 được mở thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
TK 2141 - Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐHH TK 2142 - Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐVH
- Tài khoản 366 - Các khoản nhận trước chưa ghi thu. Trong đó, Viện sử dụng một tài khoản cấp 2 là TK 3661 - Nguồn khấu hao cơ bản để lại
2.3.2.4. Vận dụng tài khoản kế toán trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
a, Kế toán tăng TSCĐ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Nghiệp vụ tăng TSCĐ tại đơn vị phát sinh chủ yêu là các nghiệp vụ liên quan đến mua sắm TSCĐ từ nguồn kinh phí NSNN cấp. Nguồn kinh phí
Ngân sách Nhà nước cấp cho Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản được phân loại thành nguồn kinh phí thường xuyên và nguồn kinh phí không thường xuyên. Việc mua sắm TSCĐ được lây từ nguồn kinh phí không thường xuyên. Kế toán TSCĐ lập bộ chứng từ gốc ghi Nợ TK 211, 213 và ghi Có cho các TK đôi ứng vào phần mềm kế toán.
* Trường hợp mua sắm TSCĐ: Việc mua sắm TSCĐ được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đề xuất mua sắm: Căn cứ theo kinh phí được lãnh đạo Viện phê duyệt hàng năm,Văn phòng sẽ thông báo và đề nghị các đơn vị cung cấp thông tin về nhu cầu mua sắm tài sản, trang thiết bị của từng đơn vị.
- Bước 2: Tiếp nhận nhu cầu: Văn phòng tổng hợp nhu cầu mua sắm tài sản của các phòng ban. Căn cứ theo thông tin về nhu cầu mua sắm cho các đơn vị, sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tình trạng tài sản đối chiều các quy định của Nhà nước về chế độ định mức, tiêu chuẩn về trang thiết bị phương tiện làm việc của từng đơn vị, cá nhân đồng thời căn cứ theo yêu cầu thực tế của nhiệm vụ chuyên môn để sàng lọc, tổng hợp các danh mục tài sản cần mua sắm của Viện.
- Bước 3: Lập tờ trình và phê duyệt: Trên cơ sở xác lập danh mục tài sản cần mua sắm, Phòng kế hoạch và tài chịu trách nhiệm tham mưu, mua sắm tài sản của Viện sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết để mua sắm TSCĐ.
- Bước 4: Chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng:Việc lựa chọn đơn vị cung cấp tài sản, trang thiết bị đươc thực hiện theo quy định của Nhà nước như chỉ định thầu, đấu thầu... Sau khi có kết quả phê duyệt đơn vị cung cấp; sẽ tiến hành thương thảo và ký kết hợp đồng.
- Bước5 : Cung cấp hàng hóa, nghiệm thu kỹ thuật, lắp đặt và bàn giao: Khi đơn vị cung cấp tiến hành bàn giao tài sản, tổ tư vấn tổ chức nghiệm thu kỹ thuật theo nội dung hợp đồng đã ký kết. Sau khi hoàn thành nghiệm thu kỹ
thuật, phòng Kế hoạch – Tài chính chịu trách nhiệm báo cáo về công tác nghiệm thu, nhập kho và xin ý kiến đề tổ chức lắp đặt tài sản đã mua sắm, nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, tiến hành nhập kho và lập biên bản bàn giao cho đơn vị, cá nhân sử dụng.
- Bước 6: Cập nhật tài sản: Đối với những tài sản đã mua sắm và tiến hành bàn giao cho đơn vị sử dụng phòng KH – TC chịu trách nhiệm làm thủ tục cập nhật tài sản, trang thiết bị vào số sách theo đúng quy định. Bên cạnh đó phối hợp với các phòng ban, đơn vị có liên quan theo dõi và xử lý kịp thời trong thời gian bảo hành của tài sản theo nội dung đã ký kết trong hợp đồng.
- Bước 7: Thanh lý hợp đồng và thanh toán kinh phí mua sắm tài sản: Sau khi tài sản đã được nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng đạt yêu cầu, thực hiện các thủ tục thanh lý hợp đồng, tiến hành làm thủ tục thanh toán theo quy định.
Dựa trên những chứng từ được tổng hợp kế toán tiến hành hạch toán như sau:
- Trường hợp Rút dự toán chi hoạt động để mua TSCĐ: Nợ TK 211, 213 — TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình Có TK 461 — Nguồn kinh phí hoạt động
Đồng thời ghi: Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động
Ngoài ra phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và tăng chi hoạt động.
Nợ TK 661 — Chi hoạt động
Có TK 466 — Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Ví dụ 3:
Tại sổ chi tiết TK 211, ngày 22/11/2019 đơn vị có phát sinh giao dịch mua máy tính vp gồm 3 máy trị giá 43.650.000 phục vụ cho các đơn vị quản lý
định về việc phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản (Phụ lục 2.2), 03 Báo giá của 3 đơn vị khác nhau (Phụ lục 2.3), Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp (Phụ lục số 2.4), Hợp đồng mua bán ((Phụ lục.2.5), Biên bản bàn giao, nghiệm thu (Phụ lục.2.6), Phiếu nhập kho (Phụ lục2.7), Biên bản thanh lý hợp đồng (Phụ lục.2.8), Hóa đơn giá trị gia tăng Phụ lục.2.9), Giấy rút dự toán ngân sách (Phụ lục 2.10)
Căn cứ vào bộ chứng từ trên kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 2114— TSCĐÐ hữu hình (Máy móc thiết bị): 43.650.000 đồng
Có TK 46122 - Nguồn kinh phí hoạt động không thường xuyên:
43.650.000 đồng
Đồng thời ghi: Có TK 00812 — Dự toán chi hoạt động không thường xuyên:
43.650.000 đồng
Nợ TK 66122 - Chỉ hoạt động không thường xuyên: 43.650.000 đồng
Có TK 466 — Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: 43.650.000 đồng
Đồng thời từ các thông tin đã nhập vào phần mềm, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các số kế toán: sổ chỉ tiết tài khoản 211 (Phụ lục: 2.11), sổ cái tài khoản 211 (Phụ lục: 2.12), và các số có liên quan khác.
- Trường hợp rút tiền gửi kho bạc mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay ghi: Nợ TK 211, 213 — TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình
Có TK 112 - Tiền gửi tại Kho bạc
Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng mua TSCĐ để kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 431: Quỹ cơ quan
Ví dụ 4: Ngày 30 tháng 6 năm 2015. Căn cứ vào chỉ đạo của Lãnh đạo
Viện, Văn phòng tiến hành mua máy photocopy ứng trước cho Văn phòng nguồn kinh phí được lấy từ quỹ cơ quan tài khoản tiền gửi tại Kho bạc) với số tiền là 28.500.000 đồng giá đã bao gồm thuế VAT 10% . Đơn vị bán hàng là Công ty TNHHHMico.
Bộ chứng từ gồm: Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản, 03 báo giá của 3 đơn vị khác nhau, quyết định chỉ định đơn vị cung cấp, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, nghiệm thu máy, phiếu nhập kho, biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng
Căn cứ vào bộ chứng từ trên kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 2114 — TSCĐ hữu hình (máy móc thiết bị): 28.500.000 đồng Có TK 1121 - Tiền gửi kho bạc: 28.500.000 đồng
Đồng thời ghi:
Nợ TK 3118 — Các khoản phải thu khác: 28.500.000 đồng
Có TK 466 — Nguôn kinh phí hình thành TSCĐ: 28.500.000 đồng Đồng thời từ các thông tin đã nhập vào phần mềm, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các số kế toán: số chỉ tiết tài khoản 211, sổ cái tài khoản 211, và các số có liên quan khác.
* Trường hợp tiếp nhận tài sản cố định do đơn vị khác điều chuyển đến. Căn cứ vào Quyết định tiếp nhận tài sản cố định do Viện trưởng phê duyệt, căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ xác định nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ, phiếu nhập kho và các chứng từ khác kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 211 — TSCĐ Nguyên giá
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ giá trị hao mòn)
b. Kế toán giảm Tài sản cố định tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Nghiệp vụ giảm TSCĐ tại đơn vị chủ yếu là thanh lý TSCĐ * Thanh lý Tài sản cố định được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đề xuất thanh lý tài sản, kiểm tra và phê duyệt: Trong quá trình sử dụng, vận hành, các đơn vị được giao quản lý tài sản chịu trách nhiệm theo dõi, phát hiện những tài sản đã hết thời gian sử dụng, tài sản hư hỏng không còn sử dụng được hoặc những tài sản cũ, hỏng nếu tiếp tục sử dụng sẽ gây tốn kém, không hiệuquả đề làm thủ tục trả lại cơ quan. Thông qua đó Văn phòng, phòng KH-TC kiêm kê, đánh giá, phân loại và tổng hợp tài sản cố định do các đơn vị trả về đề lập danh mục tài sản cần thanh lý và trình Trưởng phòng và Lãnh đạo Viện xem xét, cho ý kiến chỉ đạo. Sau khi được sự đồng ý của Lãnh đạo Viện thì Phòng KH TC tiến hành các thủ tục thanh lý TSCĐ.
- Bước 2: Thành lập hội đồng: Sau khi danh mục tài sản đề xuất thanh lý được Lãnh đạo Viện phê duyệt, phòng KH - TC chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất danh sách Hội đồng thanh lý tài sản và soạn thảo quyết định xem xét, ký ban hành.
- Bước 3: Phân loại và định giá tài sản: Sau khi thành lập, hội đồng thanh lý tài sản tiến hành phân loại tài sản cố định và tổ chức định giá. Trong trường hợp cần thiết có thể thuê đơn vị có chức năng thâm định giá.
- Bước 4: Tổ chức bán tài sản: Căn cứ quyết định bán TSCĐ thanh lý của Lãnh đạo Viện, hội đồng thanh lý gửi thông báo danh mục tài sản thanh lý cho các đơn vị phòng ban liên quan. Hội đồng thanh lý tổ chức việc bán tài sản thanh lý hoặc tổ chức hủy tài sản theo quy định của pháp luật và của Viện. Trong trường hợp cần thiết hội đồng thanh lý có thể thuê đơn vị đấu giá tài sản thanh lý. Đối với TSCĐ không thể bán được, hội đồng thanh lý sẽ định giá lại. Hội đồng thanh lý tài sản chịu trách nhiệm thu tiền từ hoạt động bán