7. Cấu trúc của đề tài
2.2. Tình hình hiện đại hóa Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê
2.2.2. Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng
UBND huyện Cẩm Khê
UBND huyện Cẩm Khê được xây dựng nằm tại khu trung tâm của Thị trấn Cẩm Khê với 1 tòa nhà 3 tầng bao gồm phòng làm việc của Lãnh đạo cơ quan và các phòng ban. Hiện nay tòa nhà điều hành của cơ quan đang được tu sửa nâng cấp sau nhiều năm làm việc cơ sở vật chất có bị hư hỏng đi nhiều. Theo như số liệu đã thu được trong quá trình khảo sát các cán bộ, công chức, nhân viên về điều kiện trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng, tác giả thu được biểu đồ sau:
39
Biểu đồ 2.5: Đánh giá về việc bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị trong Văn phòng UBND
Nguồn: Khảo sát của tác giả tại văn phòng
Theo như số liệu trong Biểu đồ 2.7, có tới 46.2% nhân sự văn phòng đánh giá cơ sở vật chất trong văn phòng ở mức đầy đủ, 30.8% đánh giá bình thường và còn 23.1% đánh giá ở mức không đầy đủ. Không có đánh giá nào ở mức rất đầy đủ và rất không đầy đủ.
Văn phòng họp của UBND huyện Cẩm Khê được trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho công việc như: máy chiếu, điều hòa, máy tính, loa đài,…
Hình 2.2: Phòng họp của Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê
40
Hiện nay cơ quan đã trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cho các phòng ban có điều kiện tốt nhất để làm việc từ điều hòa đến bàn, ghế làm việc cũng đã và đang được sửa chữa và bổ sung. Hệ thống đèn điện được trang bị đảm bảo cung cấp đầy đủ ánh sáng cho phòng làm việc, đảm bảo cung cấp nguồn ánh sáng tốt nhất cho quá trình giải quyết công việc.
Ngoài ra Văn phòng còn trang bị các loại máy móc phục vụ cho công tác Văn phòng như: máy in, máy tính, điều hòa, tủ lạnh, đồng hồ, tủ đựng hồ sơ,…
Hình 2.3: Bàn làm việc của nhân viên văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê
Nguồn: Tác giả
Vấn đề cung cấp các trang thiết bị cho các phòng ban và các cá nhân trong cơ quan được UBND huyện Cẩm Khê quan tâm và chú trọng. Mỗi bộ phận, các nhân đều được cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc tu sửa, thay thế thiết bị cũ sang thiết bị mới, hiện đại cũng được UBND thực hiện kịp thời tránh tình trạng gián đoạn công việc do hỏng hóc.
STT Tên loại Số lượng Hãng Ghi chú
1 Máy vi tính 05 Dell, Acer
41
3 Máy photocopy 02 Ricoh 9003
4 Máy in 03 Canon 2900
5 Máy điều hòa 02 Casper
6 Tủ lạnh 01 Tosiba
7 Điện thoại cố định 01 Panasonic
8 Phương tiện phòng cháy,
chữa cháy 04 MFZ4 BC 4kg
9 Tủ đựng hồ sơ, tài liệu 05 10 Giá đựng công văn đi đến 02
11
Một số thiết bị cần thiết khác (ấm đun nước, máy
lọc nước, đồng hồ, văn phòng phẩm…)
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp Trang thiết bị văn phòng
Nguồn: Văn phòng cung cấp
Hình 2.4: Trang thiết bị văn phòng tại Phòng Văn thư UBND huyện Cẩm Khê
42
Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê đang từng bước đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa thông qua việc đầu tư đổi mới cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác hành chính trong cơ quan. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên đã được trang bị những kiến thức cơ bản, sử dụng một cách thành thạo các thiết bị hiện đại trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc thay thế dần các thao tác thủ công bằng máy móc giúp cho hoạt động của văn phòng được diễn ra nhanh chóng và thông suốt và đạt hiệu quả cao.
2.2.3. Quy trình nghiệp vụ hành chính trong Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê
Các quy trình nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê được thực hiện theo đúng quy định. Để có cái nhìn khách quan, toàn diện, tác giả đã tiến hành khảo sát đội ngũ nhân sự trong văn phòng về việc thực hiện tổ chức các nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng và thu được kết quả như sau:
Mức độ (%) Tham mưu-Tổng hợp Văn thư- Lưu trữ Quản trị nhân sự Quản trị thiết bị Lễ tân- Đối nội, đối ngoại Rất tốt 30.8% 23.1% 16.7% 15.4% 38.5% Tốt 46.2% 38.5% 50% 38.5% 38.5% Bình thường 15.4% 23.1% 25% 30.8% 15.5% Không tốt 7.7% 15.4% 8.3% 15.4% 7.7% Rất không tốt 0% 0% 0% 0% 0%
Bảng 2.5: Đánh giá về việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng UBND
Nguồn: Khảo sát của tác giả tại văn phòng 2.2.3.1. Tổ chứccông tác Tham mưu - Tổng hợp
Tham mưu – Tổng hợp là một trong những chức năng cơ bản của văn phòng. Tham mưu là việc đưa ra những kiến nghị, đề xuất, các ý kiến, phương pháp, chiến lược, sách lược và các giải pháp tối ưu cho thủ trưởng cơ quan trong
43
việc thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn hằng năm của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả cao nhất.
UBND huyện Cẩm Khê quan tâm và chú trọng nâng cao chất lượng công tác Tham mưu – Tổng hợp. Theo khảo sát về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính, công tác này được đánh giá ở mức rất tốt chiếm 30.8%, đánh giá tốt chiếm tới 46.2% và đánh giá bình thường chiếm 15.4%. Chỉ có 7.7% đánh giá cho rằng công tác Tham mưu - Tổng hợp mức độ không tốt và không có đánh giá rất không tốt.
2.2.3.2. Tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ
Công tác Văn thư – Lưu trữ là nghiệp vụ chủ yếu và đặc biệt quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê, công tác này được đánh giá mức tốt chiếm số lượng cao nhất (38.5%), tiếp theo đó là đánh giá rất tốt chiếm 23.1%. Có 23.1% đánh giá bình thường và 15.4% đánh giá không tốt. Không có đánh giá nào cho rằng công tác Văn thư – Lưu trữ ở mức rất không tốt.
Công tác văn thư
Soạn thảo và ban hành văn bản
- Các loại văn bản do Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê ban hành
Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện và đơn vị gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy mời và một số văn bản khác có liên quan đến quá trình điều hành, thực hiện của UBND huyện và các cơ quan, đơn vị.
- Thẩm quyền ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê
Văn phòng HĐND&UBND huyện giúp Chủ tịch thực hiện chức năng quản lý nhà nước nên việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy định của các văn bản hướng dẫn thi hành.
Đối với văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm
44
báo cáo với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách xem xét cho ý kiến. Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách, đơn vị hoàn chỉnh dự thảo và trình lãnh đạo ký ban hành.
Trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm phối hợp trao đổi ý kiến với các đơn vị đó. Đơn vị có liên quan có trách nhiệm tham gia ý kiến theo nội dung và thời gian theo yêu cầu của đơn vị chủ trì.
Văn phòng HĐND&UBND huyện được phép ban hành các loại văn bản sau: các loại văn bản trả lời; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; giải quyết khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền; các công văn hành chính phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị.
Văn bản do UBND huyện ban hành gồm có 02 loại: - Văn bản cá biệt: Quyết định.
- Văn bản quản lý nhà nước thông thường: Công văn, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình…
Đối với văn bản dự thảo phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan thì người được giao nhiệm vụ chính phải lấy ý kiến và có trách nhiệm tổng hợp ý kiến đóng góp, đề xuất với lãnh đạo phòng để báo cáo lãnh đạo cho ý kiến để chỉnh lý dự thảo.
Đối với văn bản thuộc thẩm quyền lãnh đạo UBND huyện ký, Trưởng phòng hoặc Phó phòng chuyên môn được phân công phụ trách kiểm tra dự thảo, ký tắt vào văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Các nội dung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư. Tuy nhiên, việc soạn thảo văn bản khi làm thủ tục phát hành văn bản ở bộ phận Văn thư đã phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức khá thường xuyên như: về font chữ, kiểu chữ thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình khi chưa xin chữ ký nháy/tắt của cấp Trưởng nơi đơn vị soạn thảo, thiếu từ, thiếu chữ, tình trạng viết tắt tên cơ quan ban hành không theo đúng quy định …
45
UBND huyện Cẩm Khê đã từng bước khắc phục được những điểm hạn chế đã nêu trên, đảm bảo cho việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện có hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Điều 7 quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Cẩm Khê. Cụ thể:
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được tuân thủ thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND&UBND; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Việc soạn thảo văn bản khác ở các đơn vị (Phòng, Ban, Trung Tâm, các xã, thị trấn) hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản
a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
c) Soạn thảo văn bản;
d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo huyện, Chánh Văn phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị (Trưởng, Phó Phòng) việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
đ) Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ của UBND huyện. Đối với việc duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt; Kiểm tra văn bản trước khi ban hành; Ký văn bản; Bản sao văn bản được tuân thủ theo các Điều 8, 9,10 và 11 trong Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ của UBND huyện Cẩm Khê.
46
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Hình 2.5: Giao diện phần mềm đăng ký văn bản đến
Nguồn: Tác giả
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do huyện phát hành. Văn bản đido UBND huyện Cẩm Khê phát hành được quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vào ngày, tháng, năm của văn bản đi. Đăng ký văn bản đi. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có). Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Lưu văn bản đi.
- Đối với việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày
47
phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. 2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. - Đối với việc đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính. Tại UBND huyện Cẩm Khê và các đơn vị trực thuộc (UBND các xã, thị trấn) để quản lý văn bản đi, thì tất cả văn bản khi phát hành đều được đăng ký vào sổ công văn đi của huyện. Mẫu sổ được thực hiện theo mẫu chung của UBND tỉnh Phú Thọ quy định. Cụ thể:
48 Ngày, tháng gửi CV NƠI NHẬN CÔNG VĂN
CÁC LOẠI CÔNG VĂN ĐI TRÍCH YẾU CÔNG VĂN Người ký công văn Lệnh Hành chính Quyết định Chỉ thị Nghị quyết Thông báo Báo cáo Mời họp Sao lục 1 2 3 4 5
Ghi chú: (1) Ngày, tháng đăng ký văn bản đi. (2) Nơi nhận là nơi văn bản đi được gửi đến để báo cáo, thông báo, giải quyết công việc (3) Tên loại văn bản được ban hành (4) Trích yếu nội dung của văn bản đi (5) Người ký văn bản Sổ đăng ký công văn đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng của ngày làm việc cuối năm. Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn đi được dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn đi của UBND tỉnh Phú Thọ quy định. Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo đúng quy định là không được Fax hay gửi qua mạng.
- Đối với việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn