7. Cấu trúc của đề tài
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa Văn phòng tại UBND
3.2.6. Bố trí nơi làm việc khoa học, hợp lý
Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê được bố trí theo kiểu truyền thống với các phòng ban ngăn cách nhau gây lãng phí và khó khăn cho việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Do vậy, để hiện đại hóa văn phòng, việc bố trí phòng làm việc sao cho khoa học, hợp lý là vấn đề cần được quan tâm, chú trọng. Việc bài trí cần dựa trên các yếu tố như không gian, ánh sáng, màu sắc,…từ đó giúp lựa chọn các cách bài trí phù hợp với điều kiện của cơ quan.
Về ánh sáng, văn phòng cần tạo ra các khoảng trống và bố trí bàn làm việc gần với các cửa sổ để có thể tận dụng được các nguồn ánh sáng tự nhiên. Việc sử dụng nguồn năng lượng tự nhiên sẽ giúp tinh thần thoải mái cũng như tiết kiệm chi phí, nâng cao sức khỏe cho nhân viên. Tuy nhiên, không nên để công chức, nhân viên tiếp xúc trực tiếp với cường độ ánh sáng quá mạnh, điều này sẽ gây nhức mắt, khó chịu trong quá trình làm việc.
Lựa chọn màu sắc sao cho thống nhất và phù hợp cũng là vấn đề cần được chú ý đến. Màu sắc ảnh hưởng đến thẩm mỹ cũng như tâm lý của nhân viên. Do
77
vậy, cần biết cách phối hợp hài hòa các tông màu trong phòng làm việc để tạo nên không gian trang trọng, lịch sự và thoải mái. Những gam màu tươi sáng giúp nâng cao tinh thần làm việc, ngược lại những gam màu tối gây khó chịu, ức chế. Mỗi màu sắc phù hợp với từng loại công việc, giới tính và độ tuổi khác nhau. Vì vậy, khi lựa chọn nội thất cũng như các trang thiết bị trong văn phòng cần tinh tế và khéo léo để phát huy được tối đa tác dụng của nó.
Thực hiện “Chương trình văn phòng xanh”, xây dựng văn phòng không giấy, không lãng phí và ô nhiễm môi trường. Việc thực hiện “Chương trình văn phòng xanh” đang được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước áp dụng. Đây là mô hình giúp giảm những tác động tiêu cực lên môi trường bằng việc tiết kiệm tiêu hao năng lượng, giảm những chi phí do lãng phí để góp phần nâng cao ý thức bảo vệ môi trường, đem lại lợi ích cho toàn cầu trong việc tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên, giảm hiệu ứng nhà kính.
Hiện nay, tại Văn phòng UBND được bố trí rất ít cây xanh, không gian làm việc trở nên gò bó, hạn hẹp gây mệt mỏi khi phải ngồi làm việc trong thời gian dài. Do đó, Lãnh đạo văn phòng cần có sự quan tâm và chỉ đạo bổ sung thêm nhiều cây xanh, các chậu hoa vào các góc làm việc của công chức, nhân viên. Cần lựa chọn các loại cây có khả năng sống tốt, dễ thích nghi với môi trường và không tốn nhiều thời gian chăm sóc. Những cây nhiều lá, màu sắc tươi sáng có khả năng thanh lọc không khí nhiều hơn và tạo cảm giác tươi mới cho không gian làm việc.
Tiểu kết chương ba:
Trên đây là phương hướng cũng như một số đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê. Những giải pháp này được tôi đưa ra dựa trên những cơ sở, tìm hiểu, đánh giá và phân tích thực trạng hiện đại hóa tại văn phòng. Tôi mong rằng những đề xuất trên sẽ được Lãnh đạo văn phòng xem xét, đưa vào áp dụng để góp phần khắc phục hạn chế và đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa văn phòng tại UBND.
78
KẾT LUẬN
Để tiến kịp với thế giới, việc nâng cao chất lượng hoạt động, hiện đại hóa văn phòng là yêu cầu tất yếu của thời đại. Văn phòng đóng vai trò như một chiếc cầu nối xuyên suốt toàn bộ quá trình vận hành của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, hiện đại hóa văn phòng từ nguồn nhân sự, trang thiết bị, kỹ thuật nghiệp vụ hành chính cũng như bài trí công sở sẽ tạo sự tăng tốc cho cơ quan, tổ chức trong quá trình hội nhập toàn cầu. Mặt khác, cũng cần phải chú ý đến vai trò của người lãnh đạo. Lãnh đạo cần khơi dậy niềm tin cho nhân viên để họ đóng góp nhiều hơn cho tổ chức, trao quyền cho họ, chia sẻ các nhiệm vụ và kết nối các tổ nhóm, gắn kết hệ thống này bằng công nghệ và các mục đích chung. Từ đó thúc đẩy, phát huy tài năng và xây dựng một đội ngũ nhân viên văn phòng hiệu quả.
Quá trình khảo sát, nghiên cứu đánh giá thực trạng để thực hiện đề tài này, bản thân tôi đã có điều kiện tìm hiểu rõ hơn tầm quan trọng, vị trí của Văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là cầu nối giữa các bộ phận, phòng ban trong cơ quan; là trung tâm xử lý, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo quản lý,
Tôi đã vận dụng những kiến thức lý luận đào tạo vào thực tiễn để đưa ra những giải pháp tối ưu nhất nâng cao chất lượng hoạt động, hiện đại hóa Văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê và các đơn vị thuộc, trực thuộc. Được sự chỉ bảo tận tình của giảng viên bộ môn cũng như sự hỗ trợ của Chánh văn phòng cùng các cán bộ, nhân viên trong UBND huyện Cẩm Khê đã giúp tôi học hỏi và đúc rút được nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế, củng cố những kiến thức thực tiễn áp dụng vào thực tế một cách có hiệu quả nhất.
Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định. Việc đánh giá thực trạng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan của bản thân trong việc thu thập thông tin và tổng hợp số liệu. Chính vì vậy, tôi rất mong nhận được sự cảm thông và những ý kiến đóng góp quý báu từ quý thầy, cô cho việc đưa ra các đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện
79
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu Tiếng Việt:
1. Đào Xuân Chúc, Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn;
2. Đỗ Mười (1994), “Bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng TW”; 3. “Gần 6000 cơ quan hành chính Nhà nước áp dụng TCVN 9001:2008”,
Trang Hoạt động Khoa học công nghệ ngành Công thương, 2018; [Truy cập 10/3/2022]
(https://khcncongthuong.vn/tin-tuc/t2148/gan-6-000-co-quan-hanh-chinh- nha-nuoc-ap-dung-tcvn-iso-9001-2008.html)
4. Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
5. Thu Hương (2020), “Eoffice là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp”, Trang Fast Work; [Truy cập 10/3/2022]
(https://fastwork.vn/e-office-la-gi-va-loi-ich-cua-van-phong-dien-tu- trong-van-hanh-doanh-nghiep-mua-covid/)
6. “Hiện đại hóa: Khái niệm, chỉ số, bản chất và vấn đề hiện đại hóa”, Locallux; [Truy cập ngày 11/2/2022]
(https://vi.triangleinnovationhub.com/modernizations-concept)
7. Phạm Thị Minh Lan (2009), “Tập bài giảng môn Quản trị văn phòng”, Khoa Quản trị Kinh doanh – Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông; 1. Phạm Thị Diệu Linh (2017), “Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô
hình tổ chức”, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội; [Truy cập ngày 11/02/2022]
(https://tailieu.vn/doc/quan-tri-van-phong-khai-niem-va-cac-mo-hinh-to- chuc-1969151.html)
2. Vương Thị Liên (2019), “Nâng cao chất lượng quản trị văn phòng thời công nghiệp 4.0”, Học viện Hành chính Quốc gia;[Truy cập ngày
80 23/02/2022]
(https://www.quanlynhanuoc.vn/2019/12/16/nang-cao-chat-luong-quan- tri-van-phong-thoi-cong-nghiep-4-0/)
8. Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;
9. Vũ Thị Phụng (Chủ biên), Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021, trang 34;
10. Trần Phương (2021), “Văn phòng xanh là gì? Ưu nhược điểm của mô hình văn phòng xanh”, Trang Quản lý bất động sản; [Truy cập 9/3/2022]
(https://quanlybatdongsan.vn/van-phong-xanh-la.html)
11. Trần Phương (2021), “Văn phòng mở là gì? Ưu nhược điểm của mô hình văn phòng mở”, Trang Quản lý bất động sản; [Truy cập 9/3/2022]
(https://quanlybatdongsan.vn/van-phong-mo-la-gi.html)
12. Trần Hữu Quang (2005), “Khái niệm hiện đại hóa”, Tạp chí xã hội khoa học; [Truy cập ngày 21/01/2022]
(https://voer.edu.vn/attachment/m/16805)
13. Phan Thúy Quỳnh (2017), “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”;
14. Quy chế làm việc của UBND huyện Cẩm Khê nhiệm kỳ 2021- 2026 ban hành kèm theo Quyết định số: 327/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2021; 15. Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBND
huyện Cẩm Khê về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện;
16. “Tạp chí Văn học”, số 1, 2002;
17. Huyền Trang (2001), “Lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh về công tác văn phòng”, Trang tin điện tử Ban Quản lý Lăng chủ Tịch Hồ Chí Minh; 18. Nguyễn Hữu Tri (2005), “Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn
phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai”, Kỷ yếu hội thảo Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn, trang 15;
81
19. “Từ điển Tiếng Việt” (Văn Tân chủ biên), NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội, 1997, trang 847;
(http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/C%E1%BB%A7a)
20. Văn Tất Thu, Giáo trình “Quản trị văn phòng”, NXB Bách khoa Hà Nội, 2020, trang 6;
21. Lý Thủy, “Văn phòng hiện đại là gì? Vai trò của văn phòng trong cơ quan.”, Trang Nội thất Đương Gia; [Truy cập ngày 11/02/2022]
(https://noithatduonggia.vn/van-phong-hien-dai-la-gi.html#van-phong- hien-dai-la-gi)
“Tiêu chuẩn ISO 9000 – Phiên bản 2015”, Trang Chứng nhận Quốc tế, 2018; [Truy cập ngày 10/3/2022]
(https://chungnhanquocte.com/tieu-chuan-iso-9001-2015/)
“Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng”, Trang ISO CERT; [Truy cập ngày 10/3/2022]
(https://isocert.org.vn/tieu-chuan-iso-9001-2015-he-thong-quan-ly-chat- luong)
22. Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
23. Trang thông tin điện tử UBND huyện Cẩm Khê; 24. Tài liệu do Văn phòng cung cấp;
25. Nguyễn Như Ý (Chủ biên) “Đại từ điển Tiếng Việt”, NXB Văn hóa Thông tin, 1999.
Tài liệu Tiếng Anh:
1. Allan Bullock et al. (ed.), “The Fontana Dictionary of Modern Thought”,
London, Fontana Press, 1990, trang 140;
2. Mike Harvy, “Quản trị hành chính văn phòng”. Bản dịch tiếng Việt (dịch giả Cao Xuân Đỗ), NXB Thống Kê, Hà Nội, 2000;
82
1. Krishan Kumar, “Modernization - The nature of modern society”, Britannica; [Truy cập ngày 22/01/2022]
(https://www.britannica.com/topic/modernization/The-nature-of-modern- society)
3. Puja Mondal (2014), “Modernizations: Concept, Indicators, Nature and Problems of Modernization”, Your Article Library; [Truy cập 11/2/2022] (https://www.yourarticlelibrary.com/sociology/sociology-of-
development/modernizations-concept-indicators-nature-and-problems-of- modernization/39334)
4. Klaus Schwab, cuộc họp báo bên lề Hội nghị Diễn đàn Kinh tế Thế giới về ASEAN 2018 (WEF ASEAN 2018) ngày 11/9.
PHỤ LỤC
DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục số 01: Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Cẩm Khê
Phụ lục số 02: Chức năng của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê Phụ lục số 03: Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND&UBND huyện
Cẩm Khê
Phụ lục số 04: Quyết định số 01/QĐ-VP ngày 20 tháng 8 năm 2020 về việc
phân công nhiệm vụ công chức lãnh đạo, công chức chuyên môn, nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP, lao động hợp đồng của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện.
Phụ lục số 05: Bảng câu hỏi khảo sát
Phụ lục số 01:
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Cẩm Khê
Theo Quy chế làm việc của UBND huyện Cẩm Khê nhiệm kỳ 2021 – 2026 (kèm theo Quyết định số 3271/QĐ-UBND ngày 29/9/2021 của UBND huyện Cẩm Khê), UBND có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
a) Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND huyện thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình HĐND huyện quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình HĐND huyện thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng phát triển ngành;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
c) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
d) Trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ và du lịch, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
e) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá