7. Cấu trúc của đề tài
1.3. Nguyên tắc của hiện đại hóa văn phòng
Quá trình hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan, tổ chức cũng cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:
Nguyên tắc đồng bộ24: đây là quá trình hiện đại hóa cả về con người lẫn cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng. Đổi mới con người được thể hiện quá việc thực hiện các nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp, chính xác và nhanh chóng, đảm bảo các hoạt động trong văn phòng được diễn ra thông suốt và hiệu quả. Song song với việc đổi về con người, cần phải quan tâm tới việc đổi mới cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng. Đầu tư mua sắm các thiết bị hiện đại thay thế các máy móc cũ. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các nghiệp vụ và các công việc liên quan đến hoạt động của cơ quan.
Nguyên tắc thống nhất25: quá trình hiện đại hóa phải được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, pháp luật, và chỉ đạo của cấp trên. Các cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan cần nắm rõ các quy định, chỉ thị đề ra để thực hiện
23 Trần Phương (2021), “Văn phòng mở là gì? Ưu nhược điểm của mô hình văn phòng mở”, Trang Quản lý bất động sản.
24 Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
25 Uông Thị Hạnh (2017), “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
23
cho đúng thời gian và yêu cầu, tránh tình trạng chậm trễ, sai sót gây ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác hiện đại hóa theo sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo giúp cho hoạt động của văn phòng cũng như cơ quan có sự nhất quán, phối hợp đồng điệu giữa các bộ phận mang lại hiệu quả cao nhất.
Nguyên tắc toàn diện26: để quá trình hiện đại hóa đạt hiệu quả cao nhất chúng ta cần phải tiến hành công tác hiện đại hóa trên phạm vi toàn cơ quan về con người, cơ sở vật chất cũng như môi trường làm việc từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đổi mới văn phòng. Hiện đại hóa không chỉ là yêu cầu của một bộ phận riêng lẻ mà là sự kết hợp của tất cả các bộ phận, đơn vị trong cơ quan cùng nhau thay đổi. Chỉ khi có sự thống nhất trong cơ quan thì quá trình hiện đại hóa mới có thể diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Nguyên tắc công khai, minh bạch27: quá trình hiện đại hóa cần có sự góp mặt của toàn thể các bộ phận trong cơ quan. Do vậy, khi triển khai việc hiện đại hóa cần phải thông báo đến tất cả mọi người trong cơ quan những nội dung cũng như những yêu cầu đặt ra. Từ đó, các cá nhân, đơn vị có thể hình dung một cách cụ thể và chính xác những công việc cần phải làm và cần thay đổi. Điều này giúp cho quá trình hiện đại hóa diễn ra nhanh hơn và đạt được mục tiêu đã đề ra, đưa cơ quan ngày càng phát triển.
Các cơ quan, tổ chức cần thực hiện công tác hiện đại hóa dựa trên những nguyên tắc cơ bản để đảm bảo cho quá trình hiện đại hóa đi đúng hướng, chính xác, nhanh chóng và hiệu quả cao. Việc áp dụng các nguyên tắc này cũng giúp các cơ quan tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót và những bất đồng trong giai đoạn tiến hành hiện đại hóa.