7. Cấu trúc của đề tài
2.3. Đánh giá chung về hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Cẩm
2.3.1. Ưu điểm
- Đội ngũ nhân sự trong văn phòng:
Đội ngũ nhân sự trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ các kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng cơ bản phục vụ cho công việc. Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, nhân viên cũng được các Lãnh đạo đặc biệt quan tâm. Hàng năm, UBND thường tổ chức các buổi tập huấn nâng cao kỹ năng nghiệp vụ giúp nâng cao kiến thức và hiệu quả lao động cho nhân viên. Đội ngũ nhân sự có trách nhiệm, tận tình với công việc được giao, hoàn thành đúng tiến đọ và kế hoạch. Các cá nhân trong văn phòng có sự tương tác, giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc tạo nên một tập thể đoàn kết, vững mạnh.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng:
Phòng làm việc của nhân viên được trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại phục vụ cho quá trình thực hiện nhiệm vụ. Các thiết bị hiện đại như máy tính, máy in,…được sử dụng rộng rãi giúp cho việc trao đổi và xử lý thông tin được nhanh
64
chóng và kịp thời. Lãnh đạo UBND cũng đã quan tâm đến việc thay thế, sửa chữa các thiết bị cũ, hỏng hóc đảm bảo cho hoạt động của văn phòng được diễn ra thông suốt và liên tục. Hệ thống an ninh được đầu tư đầy đủ giúp cho việc quản lý cơ sở vật chất được dễ dàng và thuận tiện hơn.
- Các nghiệp vụ hành chính:
Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê đã áp dụng các thiết bị và phần mềm hiện đại giúp cho các khâu trong nghiệp vụ được đơn giản và dễ dàng thực hiện so với làm thủ công như trước kia. Đổi mới quy trình nghiệp vụ hành chính cũng góp phần nâng cao năng suất lao động từ đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đẩy mạnh quá trình hiện đại hóa trong cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo văn phòng đã có những chủ chương, chính sách thay thế các phần mềm quản lý cũ thành các phần mềm mới nhất như ISO 9001:2015 để đảm bảo cho việc thực hiện các thủ tục hành chính cũng như các công việc trong văn phòng được nhanh chóng và hiệu quả.
- Bài trí công sở theo hướng hiện đại:
Lãnh đạo văn phòng đã có nhân thức rõ ràng trong việc tiến hành hiện đại hóa thông qua việc bài trí công sở. Việc bố trí các trang thiết bị, nội thất trong văn phòng được thực hiện khá tốt. Môi trường làm việc với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại đảm bảo cho nhân viên có một môi trường thoải mái để làm việc. Vấn đề vệ sinh môi trường cũng rất được quan tâm, các phòng ban được dọn dẹp thường xuyên, mỗi tầng đều có nhà vệ sinh riêng phục vụ nhu cầu của các cá nhân trong cơ quan.
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng:
Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê đã đưa các phần mềm ứng dụng như phần mềm ISO 9001:2008 vào việc thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Các phần mềm hiện đại giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như nâng cao năng suất lao động của đội ngũ nhân viên trong văn phòng. Việc đưa các phần mềm này vào sử dụng trong văn phòng giúp cho các khâu nghiệp vụ được rút ngắn đi rất nhiều, số lượng công việc cũng được giảm bớt. Đồng thời, việc quản lý và
65
trao đổi thông tin cũng trở nên nhanh chóng đảm bảo cho thông tin được phổ biến kịp thời tới các bộ phận trong cơ quan.
2.3.2. Hạn chế
- Đội ngũ nhân sự trong văn phòng:
Trình độ chuyên môn và các kỹ năng nghiệp vụ của một số cán bộ, công chức, nhân viên còn hạn chế gây ảnh hưởng đến việc đẩy mạnh hiện đại hóa trong cơ quan. Thái độ và tác phong làm việc của một số cá nhân còn chưa thực sự nhiệt huyết và tận tâm với công việc. Còn tồn tại tình trạng “ngồi chơi”, sử dụng lãng phí thời gian làm việc do phân công công việc không đều, trong khi một người phải làm quá nhiều việc thì người khác lại có nhiều thời gian rảnh rỗi. Việc bố trí nhân sự giữa các phòng ban cũng chưa thực sự hợp lý dẫn đến tình trạng thừa, thiếu nhân sự. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc của nhân viên trong văn phòng. Còn tồn đọng việc lạm dụng chức quyền để sai khiến các công việc không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ gây ảnh hưởng đến đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng:
Các trang thiết bị trong văn phòng đã được bố trí để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Tuy nhiên, vẫn còn một số thiết bị như máy tính, máy in, tủ để hồ sơ,… có tình trạng cũ, hư hỏng gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Hệ thống mạng internet được phủ sóng rộng tuy nhiên chất lượng mạng chưa tốt, còn thường xuyên bị tắc nghẽn và mất kết nối. Số lượng máy tính trong văn phòng vẫn còn hạn chế, chưa được cập nhật lên các phiên bản mới nhất, do vậy chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác hiện đại hóa, vẫn còn tình trạng mượn máy tính của cá nhân khác để làm nhiệm vụ.
- Các nghiệp vụ hành chính:
Mặc dù đã có sự quan tâm đến vấn đề hiện đại hóa văn phòng, tuy nhiên Lãnh đạo cơ quan vẫn chưa có văn bản quy định một cách rõ ràng về việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ văn phòng. Đã có một số quy trình được công khai trước đó nhưng vẫn chưa thu được kết quả cao do trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự trong văn phòng còn hạn chế, chưa đáp ứng được với yêu cầu
66
ngày càng cao của xu hướng hiện đại hóa và cải cách hành chính. Văn phòng vẫn sử dụng phần mềm ISO 9001:2008 cũ đã hết hạn mà chưa thay thế phiên bản mới nhất hiện nay là ISO 9001:2015. Điều này gây ảnh hưởng đến quá trình quản lý chất lượng trong công tác văn phòng, chưa đáp ứng được tiêu chuẩn của hiện đại hóa và cải cách hành chính trong thời kỳ hiện nay.
- Bài trí công sở theo hướng hiện đại:
Cách bài trí công sở tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê cơ bản hợp lý nhưng chưa thực sự khoa học và hiệu quả. Cách bố trí này chưa đáp ứng được yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng, môi trường làm việc chưa lý tưởng cho đội ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng. Bàn làm việc của cán bộ, công chức, nhân viên ngồi làm việc chung trong một không gian hẹp không có vách ngăn khiến cho nhân viên có cảm giác không được riêng tư. Đặc biệt, trong tình hình dịch Covid-19 đang ngày càng lan rộng, việc tiếp xúc đông người trong một không gian chung sẽ có nguy cơ nhiễm bệnh cao.
2.3.3. Nguyên nhân
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng còn nhiều hạn chế, nhận thức của đội ngũ nhân viên về hiện đại hóa văn phòng chưa cao. Tác phòng và thái độ làm việc của một số nhân viên chưa tốt, thiếu trách nhiệm và tận tâm do Lãnh đạo chưa chú trọng và quan tâm trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động của cấp dưới, các quy chế chưa được áp dụng một cách triệt để, các hình thức kỷ luật chưa thích đáng. Điều này gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc cũng như tâm lý không thoải mái đối với công dân đến làm việc tại cơ quan. Kỹ năng xử lý các công việc của nhân viên văn phòng thiếu linh hoạt, khoa học do chưa có tính sáng tạo và thích nghi dẫn đến tình trạng trì trệ trong thực hiện nhiệm vụ. Bên cạnh đó, do sự phân công công việc chưa hợp lý, chồng chéo lên nhau gây mâu thuẫn và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Trang thiết bị văn phòng được trang bị thời gian khá lâu do vậy dẫn đến tình trạng nhiều thiết bị cũ, hỏng hóc, trục trặc do thời gian sử dụng quá lâu gây ảnh hưởng đến tiến độ của công việc. Hệ thống mạng internet được phủ sóng khắp cơ quan tuy nhiên vẫn còn hạn chế trong việc truyền tải thông tin do chất
67
lượng mạng kém, đường truyền không ổn định. Như vậy, có thể thấy các trang thiết bị này chưa đảm bảo chất lượng cũng như tính hiện đại để phục vụ quá trình làm việc cũng như đáp ứng yêu cầu của quá trình hiện đại hóa văn phòng.
Các quy trình nghiệp vụ hành chính thực hiện chưa đạt hiệu quả tối đa do chưa xây dựng được một quy trình cụ thể theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc ứng dụng các phần mềm hiện đại vào các khâu nghiệp vụ còn nhiều hạn chế. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng chưa hiểu rõ về phần mềm ISO 9001:2008 do không được đào tạo một cách bài bản dân đến việc khi áp dụng chưa đạt kết quả cao. Hiện nay, phần mềm ISO 9001: 2015 đã được ra đời thay thế cho phần mềm cũ, tuy nhiên Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê vẫn chưa đưa phần mềm này vào thay thế trong hoạt động của cơ quan. Đây là nguyên nhân khiến cho việc quản lý gặp nhiều khó khăn, các thủ tục hành chính trở nên rườm rà gây mất thời gian và chi phí.
Lãnh đạo văn phòng chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của hiện đại hóa, đặc biệt là trong việc bài trí công sở. Văn phòng UBND vẫn được bố trí một cách truyền thống theo mô típ cũ từ trước đến nay của các cơ quan nhà nước. Cách bài trí này khiến diện tích các phòng ban trở nên hạn chế, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên. Các mô hình văn phòng hiện đại chưa được đưa vào áp dụng khiến cho quá trình hiện đại hóa văn phòng trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian.
Tiểu kết chương hai:
Trong chương hai, tác giả đã giới thiệu tổng quan về UBND và văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê, đồng thời đi vào phân tích các nội dung của hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan. Tác giả đã tìm hiểu và đánh giá các yếu tố: con người; cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng; nghiệp vụ hành chính văn phòng và bài trí công sở tại Văn phòng UBND từ đó đánh giá ưu nhược điểm cũng như nguyên nhân của các vấn đề còn tồn đọng. Đây là cơ sở để tác giả đưa ra các đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê trong chương 3.
68
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ 3.1. Phương hướng hiện đại hóa Văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê trong giai đoạn hiện nay
Qua phỏng vấn và trao đổi trực tiếp với Anh Trần Minh Nghiệp – Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê về phương hướng hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê trong giai đoạn hiện nay, anh trả lời như sau: “Phương hướng hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê trong thời gian tới là tập trung vào việc đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên đồng thời đổi mới cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng”.
3.1.1. Đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên
Đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Do vậy, Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê nói riêng và các đơn vị khác nói chung luôn quan tâm và chú trọng việc đào tào và nâng cao chất lượng các cán bộ, công chức, nhân viên.
UBND huyện Cẩm Khê thường xuyên mở các lớp huấn luyện giúp nâng cao các kỹ năng nghiệp vụ cho nhân sự trong cơ quan. Nhờ đó, chất lượng hoạt động văn phòng đã ngày càng được nâng cao, quá trình giải quyết các thủ tục hành chính cũng trở nên nhanh gọn và thông suốt.
Trong thời gian tới, để đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa, văn phòng đã có những kế hoạch cử cán bộ, công chức đi học các lớp đào tạo ngắn hạn về các nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ tài liệu, thu thập và bảo quản tài liệu, chỉnh lý tài liệu,…
3.1.2. Đổi mới cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Được sự quan tâm của Lãnh đạo văn phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng đã được trang bị khá đầy đủ, tuy nhiên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của hiện đại hóa. Một số máy móc thiết bị có tình trạng cũ, hư hỏng do sử dụng trong thời gian dài gây ảnh hưởng tới hoạt động của văn phòng. Tại một số đơn vị còn thiếu một số các trang thiết bị cần thiết như máy tính, máy
69
chiếu. Do vậy, cấp trên đã đề ra phương hướng đổi mới trang thiết bị, thay thế các thiết bị cũ, hỏng hóc thành các thiết bị mới, hiện đại hơn. Từ sự thay đổi này giúp hoạt động của văn phòng được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự cũng được tăng lên đáng kể.
3.1.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Bên cạnh việc đào tạo đội ngũ nhân sự và đổi mới trang thiết bị văn phòng thì việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng cũng là yêu cầu cấp thiết trong quá trình hiện đại hóa.
Hiện nay, Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê vẫn đang sử dụng các phần mềm ứng dụng cũ như ISO 9001:2015, đây là phiên bản cũ đã hết hạn chưa được cập nhật. Do vậy, trong giai đoạn tới, Lãnh đạo văn phòng đã đưa ra phương hướng đưa phần mềm ISO 9001:2015 vào áp dụng tại cơ quan để đem lại chất lượng và hiệu quả cao hơn trong công tác văn phòng tại UBND. Ngoài ra các phần mềm như: quản lý nhân sự, quản lý tài sản vẫn chưa được sử dụng một cách có hiệu quả. Điều này đòi hỏi thủ trưởng cơ quan cần có các chính sách nâng cao chất lượng nhân sự trong việc áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào từng khâu nghiệp vụ trong công tác văn phòng.
3.1.4. Thay đổi cách bài trí công sở trong văn phòng
Hiện nay, Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê vẫn được bố trí theo kiểu truyền thống với nhiều phòng ban ngăn cách nhau gây nhàm chán và khó khăn trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Nhận thấy được những hạn chế đó, Lãnh đạo văn phòng đã đề ra các phương hướng nhằm thay đổi cách bài trí bên trong văn phòng, sắp xếp lại nội thất và bàn làm việc cho hợp lý đồng thời đưa thêm cây xanh vào bài trí trong văn phòng tạo nên không gian thư giãn, thoải mái cho nhân viên.
Hiện nay, với sự phát triển của xã hội thì việc thay đổi cho phù hợp với môi trường là điều cần được quan tâm và chú trọng. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong cả nước đang chuyển dần từ văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử, văn phòng hiện đại với không gian mở đem lại cảm giác mới mẻ giúp kích thích sự sáng tạo của nhân sự trong văn phòng. Do đó, Văn phòng UBND
70
huyện Cẩm Khê cũng cần nhanh chóng đổi mới để bắt kịp sự phát triển của đất nước, tránh tình trạng lạc hậu so với các cơ quan, tổ chức khác.
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa Văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê huyện Cẩm Khê
Dựa vào phương hướng hiện đại hóa văn phòng đã đề ra tại UBND huyện Cẩm Khê, trên cơ sở tình hình thực tế tại cơ quan và những kiến thức đã được học, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Cẩm Khê như sau:
3.2.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo trong công tác văn phòng
Để hiện đại hóa văn phòng được áp dụng một cách nhanh chóng và có hiệu quả đòi hỏi các Lãnh đạo văn phòng phải nhận thức rõ được tầm quan trọng của