7. Cấu trúc của đề tài
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa Văn phòng tại UBND
3.2.3. Chú trọng đầu tư hơn nữa hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị văn
cách nhanh chóng giúp nâng cao chất lượng các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan.
Đào tạo lại nhân sự trong văn phòng:
Nhìn chung, đội ngũ nhân sự trong văn phòng đều là những người có chuyên môn và bề dày kinh nghiệm, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục. Trong quá trình làm việc vẫn còn có những sai sót, các nghiệp vụ thực hiện chưa đúng quy trình. Tình trạng dùng giờ công làm việc riêng vẫn còn tồn tại nhiều. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng các phần mềm hiện đại vào công tác văn phòng còn nhiều hạn chế gây ra những bất cập trong giải quyết các thủ tục hành chính. Do vậy, Lãnh đạo văn phòng cần có những chủ chương, kế hoạch đào tạo lại nguồn nhân sự để nâng cao chất lượng hoạt động cũng như đáp ứng được các yêu cầu của hiện đại hóa.
3.2.3. Chú trọng đầu tư hơn nữa hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng văn phòng
“Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần” cách mạng” nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất”28. Do vậy, việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là yêu cầu cần thiết hiện nay. Hiện nay với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 trên phạm vi toàn thế giới đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng các tiến bộ khoa học vào hoạt động để đáp ứng được yêu cầu ngày càng phát triển của xã hội cũng như đem lại chất lượng và hiệu quả trong công việc.
Việc thay thế các thao tác thủ công bằng máy móc hiện đại giúp giảm bớt gánh nặng công việc, các thủ tục hành chính cũng được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác giúp cho việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong cơ quan được thông suốt và kịp thời.
Hiện nay, tại UBND huyện Cẩm Khê đã được trang bị khá đầy đủ các thiết bị phục vụ công việc như máy tình, máy in, máy phô tô,…tuy nhiên hệ thống máy
73
chiếu và màn hình led phục vụ cho các cuộc họp và lễ kỷ niệm còn hạn chế. Hệ thống màn hình chiếu chưa được trang bị đầy đủ gây khó khăn trong việc theo dõi nội dung cuộc họp cũng như gây nhàm chán khi phải nghe nhiều nội dung trong thời gian dài. Trong các buổi lễ kỷ niệm, mít ting do không có hệ thống máy chiếu lớn nên vẫn phải sử dụng các cách thức thủ công như dùng băng rôn, biển hiệu gây lãng phí và mất thời gian. Do vậy, lãnh đạo UBND cần quan tâm hơn nữa tới việc đầu tư hệ thống cơ sở vật chất, bổ sung thêm các trang thiết bị cần thiết để phục vụ các hoạt động trong cơ quan.