6. Bố cục của đề tài
3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức họp và sự kiện của Hộ
3.2.5 Một số giải pháp hữu ích cho cuộc họp, sự kiện trực tuyến
Các cuộc họp, sự kiện được tiến hành qua mạng internet sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như gặp mặt trực tiếp (như Skype, Zoom, Google Meet,…). Tuy nhiên, việc họp, tổ chức sự kiện trực tuyến cũng có những khó khăn riêng như khó để nâng cao sự cảm thông với người khác, dễ sa đà vào những công việc đa nhiệm vô ích khi bạn đang không ở trong cùng không gian vật lý với họ. Để một cuộc họp, sự kiện trực tuyến được như ý và hiệu quả, cần nói cho mọi người trước màn hình những hành vi làm việc riêng cần tránh (như đọc email, chơi game lén trên máy tính,...) trong khi cuộc họp, sự kiện đang được tiến hành. Một mục tiêu quan trọng của hầu hết các cuộc họp, sự kiện là để đưa ra các quyết định dựa trên sự tham gia tối đa của các thành viên, vì vậy hãy luôn nhớ rằng mọi người sẽ làm việc tốt nhất với những người đã có hiểu biết về nhau. Do đó, ở những cuộc họp, sự kiện lần đầu tiên có thể chọn để gửi ảnh của những người dự họp cùng với một bản lý lịch cho mọi người xem qua trước. Sự giao tiếp giữa các thành viên có thể diễn ra cùng với việc phổ biến chương trình nghị sự của cuộc họp, sự kiện và các tài liệu hỗ trợ khác.
45
Sử dụng phần mềm làm việc cộng tác: Một phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp cho người tham gia có những trải nghiệm tốt hơn. Bên cạnh đó nó cũng nâng cao hiệu quả bằng các tính năng làm việc cộng tác như quản lý các cuộc trò chuyện, cho phép người tham gia đặt câu hỏi, ghi lại nhận xét và tin nhắn để giúp mọi người theo dõi cuộc họp một cách dễ dàng.
Nội dung và lịch trình rõ ràng: Tổ chức một cuộc họp, sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng, nhưng một cuộc họp, sự kiện trực tuyến lại cần nhiều nỗ lực hơn, đặc biệt là các khâu chuẩn bị trước khi diễn ra. Vì vậy để tránh lãng phí gian và không có những thời điểm “chết” trong cuộc họp, sự kiện cần một chương trình làm việc được lập kế hoạch trước và xác định rõ ràng. Chương trình được gửi tới những người tham gia trước cuộc họp, sự kiện sẽ giúp trong việc chuẩn bị thông tin và đóng góp nhiều ý kiến hơn trong cuộc họp, sự kiện. Khởi động khi bắt đầu: Đối với một cuộc họp, sự kiện trực tuyến thì việc khởi đông ban đầu là rất quan trọng, đây là giai đoạn “phá băng” giữa những người tham gia, nó xóa bỏ rào cản giữa mọi người, tạo ra một bầu không khí sôi nổi và tích cực khi bắt đầu. Việc khởi động khiến người tham gia cảm thấy hứng thú và sẵn sàng đóng góp ý kiến nhiều hơn. Trong phần khởi động có thể sử dụng những câu hỏi, câu đố hoặc thứ gì đó thú vị như một trò chơi ảo (sẽ tuyệt vời hơn nếu có thêm các phần quà nho nhỏ).
Giới thiệu mọi người: Việc giới thiệu tuy đơn giản nhưng là cần thiết để nâng cao sự tương tác. Cách tốt nhất là để mọi người nói và hiển thị video, nếu không hãy đưa hình ảnh của những người tham dự lên mà hình chính. Nó cá nhân hóa này sẽ khiến những người tham gia khác nghe thấy, nhìn thấy và tính sẵn sàng tham gia vào thảo luận sẽ cao hơn.
Hình ảnh thú vị, hấp dẫn và vui nhộn: Do không có sự tương tác nhiều bằng ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt… mà tất cả đều tập trung trên màn hình, vì vậy chẳng ai thích thú một slide “tĩnh” theo kiểu truyền thống. Chính vì vậy việc
46
sử dụng những hình ảnh hay hiệu ứng thú vị, hấp dẫn và vui nhộn sẽ tăng sự chú ý và hững thú với những người tham gia hơn. Một lưu ý là những hình ảnh phải phù hợp với đối tượng và nội dung, nếu đường truyền tốt và một phần mềm “xịn sò” thì việc trình chiếu những video cũng là một giải pháp có thể sử dụng.
Tăng sự tương tác: Rủi ro lớn nhất của một cuộc họp, sự kiện trực tuyến là sự tẻ nhạt, vì vậy hãnh làm cho nó trở nên thú vị bằng cách tạo ra sự tương tác. Có nhiều cách để tăng sự tương tác này, đơn giản nhất là sử dụng hình ảnh, video sinh động để cuộc họp trở nên sôi động hơn. Người tham gia cũng có thể trả lời các câu hỏi/câu đố, chơi một trò chơi xoay quanh chủ đề cuộc họp, sự kiện hoặc thực hiện một cuộc khảo sát để tìm kiếm ý kiến đóng góp của người tham gia.
Những câu chuyện phiếm: Những câu chuyện, trao đổi nho nhỏ sẽ giúp cảm thấy mọi người được kết nối. Một câu chuyện không liên quan đến chủ đề hoặc một câu chuyện cười khiến mọi người thư giãn và thay đổi không khí sẽ người tham gia thu hút và tập trung lại vào cuộc họp hơn. Những câu chuyện này có tác dụng giúp đầu óc nghỉ ngơi nhanh chóng và người tham gia cảm thấy thoải mái hơn.
Ngắn gọn và tập trung: Những cuộc họp, sự kiện trực tuyến không nên kéo quá dài, trong những cuộc quá 60 phút thì nên có những thời gian nghỉ giữa giờ hoặc những trò chơi, câu chuyện nho nhỏ để thư giãn. Trong suốt cuộc họp, sự kiện cần bám sát những nội dung và lịch trình đã chuẩn bị ngay từ đầu.
Gửi những ghi chú của cuộc họp: Ghi biên bản cuộc họp, sự kiện kiểu truyền thống sẽ không còn cần thiết. Không ai còn muốn đọc các ghi chú chi tiết liệt kê từng điểm đã được thảo luận trong cuộc họp, sự kiện. Thay vào đó, hãy gửi thông tin những điểm chính yếu và hữu ích cho những người tham gia. Một email ngắn gọn tóm tắt lại những việc đã làm với lịch trình dự kiến sẽ hiệu
47
quả hơn nhiều so với biên bản cuộc họp. Hoặc một cách khác, chúng ta có thể tổng kết lại những điểm chính yếu qua video, các phần mềm hiện tại đều có chức năng ghi lại video các cuộc họp, sự kiện.
Rút kinh nghiệm và hoàn thiện: Cuối cùng một việc không kém phần quan trọng là xem lại cuộc họp, sự kiện sau khi nó kết thúc. Hãy lấy ý kiến những người tham gia, họ thích nhất và không thích những phần nào, điều gì nên cải thiện để làm cho cuộc họp tốt… Những phản hồi trung thực có thể cải thiện chất lượng của các cuộc họp sau này và góp phần thay đổi thói quen chuyển từ offline sang họp online.
48
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Qua việc khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp và sự kiện ở chương 2, chương 3 tôi đã đưa ra một số phương hướng và giải pháp giúp nâng cao chất lượng các cuộc họp và sự kiện tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asean. Theo tôi, có 3 yếu tố chủ chốt để nâng cao chất lượng các cuộc họp và sự kiện đó là: sự chuẩn bị chu đáo kế hoạch, chương trình và các điều kiện cần thiết cho cuộc họp; vai trò của người chủ trì cuộc họp và sự tham gia đóng góp tích cực của các thành viên. Thực hiện tốt công tác tổ chức họp và sự kiện sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức của cơ quan và góp phần tích cực vào công cuộc cải cách hành chính của nước ta hiện nay.
49
KẾT LUẬN
Công tác tổ chức họp và sự kiện được xem là một trong những phương tiện quản lý thực hiện, điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Mỗi cuộc họp, sự kiện tổ chức đều có những mục đích khác nhau do đó cách thức thực hiện nội dung và công việc phải khác nhau.
Qua quá trình thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu tại cơ quan để thực hiện đề tài “Công tác tổ chức họp và sự kiện tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asean” đã giúp tôi nhận thức được tầm quan trọng trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện trong cơ quan. Đồng thời trên cơ sở đó, tác giả đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức họp và sự kiện tại Hội VASEAN. Những đóng góp, kiến nghị của tác giả trong đề tài này không chỉ giúp cho Hội VASEAN hoàn thiện công tác tổ chức họp và sự kiện nói riêng mà còn góp phần thúc đẩy công tác văn phòng của Hội nói chung. Bên cạnh đó, nó giúp cho tác giả có những hiểu biết hơn và rút ra những bài học riêng cho bản thân. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo tại Hội VASEAN, trong thời gian tới tác giả hi vọng những đề xuất này sẽ được đưa vào trong các chương trình và kế hoạch công tác của Hội VASEAN để góp phần xây dựng Hội ngày càng phát triển và vững mạnh.
50
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A - TIẾNG VIỆT
1. Ngô Thị Hải Anh (2015). Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Luận văn tốt nghiệp Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội;
2.ThS. Trương Thị Mai Anh (2020), Bài viết “Một số đề xuất nhằm tổ chức các cuộc họp hiệu quả” – Tạp chí Công Thương;
3. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012),
Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân;
4. Vũ Thị Giang (2017). Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng công ty điện lực Hai Bà Trưng. Luận văn tốt nghiệp Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội;
5. Hoàng Thu Hương (2021). Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội Quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Luận văn tốt nghiệp Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội;
6. Nguyễn Đình Hùng (2011), Nghệ thuật tổ chức hội họp, NXB Lao Động, Hà Nội;
7. TS. Lê Hồng Minh (09/2020), Kỹ năng tổ chức sự kiện, giao tiếp, ứng xử, NXB Thanh Niên, Hồ Chí Minh;
8. Vũ Thị Thân (2011), Tìm hiểu công tác hội họp của UBND xã Lệ Xá, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
9.PGS.TS Vũ Thị Phụng (2019), Giáo trình Lý luận về Quản trị Văn Phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội;
10. Brian Tracy, Mộc Quang (Dịch), Thuật tổ chức hội họp;
11. Nguyễn Phương, Cẩm nang tổ chức sự kiện, NXB Hồng Đức;
12. Patrick Lecioni, Danh Văn, Xuân Nguyễn dịch (2005), Chết vì hội họp, NXB Trẻ, Hồ Chí Minh;
51
13. Đinh Văn Sơn (2011), Phát triển kĩ năng tổ chức các cuộc họp, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội;
14. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội;
15. Tim Hindle, Lê Ngọc Phương Anh dịch (2006), Cẩm nang tổ chức thành công các cuộc họp, NXB Tổng hợp, Hồ Chí Minh;
16. Quyết định số 45/2018/QĐ – TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
17. Nguyễn Ngọc Trinh (2016), Bài viết “ Chia sẻ kinh nghiệm, kỹ năng tổ chức các cuộc họp” – Báo dân sinh;
18. Website: https://vi.wikipedia.org/wiki/Tổ_chức
19. Website: https://tcnn.vn/news/detail/4940/Nhung_nguyen_tac_nang_cao _hieu_qua_hoi_hopall.html
20.Website: http://VASEAN.vn/portal/Home/default.aspx;
B - TIẾNG ANH
21. Judy Allen, Event Planning;
22. Jodi Wolf, Event Planning Made Easy;
23. Darcy Campion Devney, Organizing Special Events and Conferences; 24. Susan Friedmann, Meeting & Event Planning for Dummies.
52
PHỤ LỤC
63
64
Phụ lục 03: Một số giấy mời, thư chúc mừng, cảm ơn của Hội VASEAN
65
69