6. Bố cục của đề tài
1.6 Quy trình và phương pháp tổ chức sự kiện
1.6.1 Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
- Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện: nghiên cứu kỹ các thông tin về sự kiện để lên kế hoạch kỹ lưỡng và chi tiết giúp đạt được mục đích và thành công như mong muốn
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh, sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện; xây dựng kịch bản, timeline chương trình; thiết kế các hạng mục; chuẩn bị nguồn nhân sự; lên phương án dự phòng và quản lý rủi ro;
- Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa
1.6.2 Giai đoạn triển khai thực hiện
Các bộ phận tham gia tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, phối hợp công việc nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu đề ra. Việc thực hiện luôn đòi hỏi mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phải có ý thức phối hợp với các bên liên quan, hạn chế các xung đột để đảm bảo sự ăn khớp giữa các khâu công việc.
Sản phẩm tạo ra của tổ chức sự kiện là không giống nhau, không lặp đi lặp lại. Chính vì vậy, ngoại trừ những sự kiện mang tính nghi lễ, đã được quy chuẩn về nội dung, khánh tiết thì các sự kiện luôn cần yếu tố mới, độc đáo để kích thích sự hứng thú của người tham dự.
19
1.6.3 Giai đoạn kết thúc
Sau khi sự kiện kết thúc cần tổng hợp lại tất cả các chi phí của các bên liên quan như địa điểm để thanh toán và nghiệm thu chương trình
Một bước quan trọng sau khi sự kiện kết thúc là tổng kết và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó rút ra những kinh nghiệm cho những sự kiện đằng sau.
1.6.4 Phương pháp tổ chức sự kiện
- Phương pháp tổ chức: Để có thể tổ chức sự kiện thành công, đạt những mục tiêu đề ra, cần phải biết vận dụng phương pháp quản trị sự kiện một cách khoa học, bao gồm quy trình từ phát triển ý tưởng xuất hiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện, marketing, xin tài trợ nếu có, chuẩn bị và quản trị nguồn nhân lực, cho đến việc áp dụng phương pháp quản trị dự án cho quản trị sự kiện, tính toán dự toán ngân sách, kiểm soát việc thực hiện sự kiện, quản trị rủi ro, hậu cần phục vụ sự kiện, thực hiện sự kiện và cuối cùng là đánh giá sự kiện.
- Phương pháp “cuốn chiếu”: Các hạng mục công việc thường được xâu chuỗi theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này mới chuyển sang hạng mục công việc khác tiếp theo, các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau. Phương pháp này có ưu điểm giúp người tổ chức sự kiện kiểm tra được các hoạt động, thực hiện các công việc theo kế hoạch tương đối thuận tiện, tuy nhiên nó thường đòi hỏi thời gian dài, không phù hợp với các sự kiện có nhiều nội dung và nguồn lực lớn và đa dạng về loại hình dịch vụ có trong sự kiện.
- Phương pháp “dòng chảy song song”: Được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra cho từng cá nhân cụ thể, các cá nhân tiến hành công việc theo trình tự làm việc của mình. Công việc mà các cá nhân đảm nhiệm mang tính phù hợp với nhau, có thể tiến hành song song với nhau. Phương pháp này có ưu điểm là tiết kiệm thời gian, phù hợp cho các sự kiện có nhiều hạng
20
mục công việc diễn ra cùng một lúc, song nhược điểm là việc kiểm soát, quản lý khá phức tạp, là người tổ chức sự kiện phải có nguồn lực tương đối lớn.
- Phương pháp kế hoạch “hỗn hợp”: Là việc kết hợp giữa kế hoạch “cuốn chiếu” và kế hoạch “dòng chảy song song”: kế hoạch này được thực hiện bằng cách kết hợp một số hạng mục công việc chính với nhau thành một chuỗi công việc chủ yếu trong sự kiện.
21
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương này tác giả đã đưa ra các lý luận về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện. Trong thực tế hoạt động của các cơ quan tổ chức và cá nhân, công tác tổ chức hội và sự kiện giữ vai trò rất quan trọng. Họp và sự kiện có vai trò tổng kết công việc, kiểm soát công việc, hợp tác. Một cơ quan, tổ chức có thể tổ chức nhiều cuộc họp, sự kiện tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan lựa chọn tổ chức các cuộc họp, sự kiện khác nhau. Để tổ chức cuộc họp, sự kiện thành công hiệu quả cần phải tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc, quy trình tổ chức cuộc họp, sự kiện. Đặc biệt là sự linh hoạt của người điều hành. Quy trình tổ chức cuộc họp, sự kiện đều phải trải qua ba giai đoạn chính: trước, trong và sau cuộc họp, sự kiện. Chương này là cơ sở để tôi nghiên cứu thực tiễn vấn đề này tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – ASEAN (VASEAN).
22
CHƯƠNG 2
CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỌP VÀ SỰ KIỆN
TẠI HỘI PHÁT TRIỂN HỢP TÁC KINH TẾ VIỆT NAM – ASEAN