6. Bố cục của đề tài
2.2 Thực trạng công tác tổ chức họp và sự kiện của Hội Phát triển Hợp
2.2.1 Các loại họp và sự kiện của Hội VASEAN
Trong hoạt động tổ chức của các cơ quan dù là doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước thì việc tổ chức và điều hành hiệu quả các cuộc họp có vai trò vô cùng quan trọng. Hội VASEAN là cơ quan ngay khi được thành lập, Hội rất chú trọng đến ổn định tổ chức và đưa vào hoạt động nề nếp. Hội đã triển khai nhiều hoạt động chuyên môn, hợp tác kinh tế và đầu tư. Hằng năm Hội đã tổ chức rất nhiều diễn đàn, hội nghị, hội thảo, hội chợ với các chủ đề khác nhau để giới thiệu, phân tích, đánh giá về môi trường đầu tư, tình hình đầu tư, chính sách và các dự án đầu tư tại nhiều địa phương trên cả nước và tại các nước trong khối Asean +3 (Ấn Độ, Nhật Bản, Hàn Quốc). Chính vì lý do đó, Hội VASEAN cần
28
triển khai và thực hiện tốt các khâu tổ chức về các cuộc họp, sự kiện từ khâu chuẩn bị sao cho khoa học, hợp lý và chỉnh chu để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Tại Hội VASEAN việc tổ chức các cuộc họp hay hội nghị hay sự kiện đều do từng chuyên viên thực hiện. Nghĩa là từng chuyên viên sẽ trực tiếp tham gia xây dựng chương trình và phối hợp với chuyên viên phụ trách công tác văn phòng của Hội để tổ chức công tác hậu cần. Do đó, người phụ trách công tác văn phòng mới có thể nắm bắt kịp thời, tổng hợp số liệu để thống kê và báo cáo với lãnh đạo đủ số lượng các cuộc họp, hội nghị, sự kiện của Hội theo từng năm.
Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, theo thống kê từ tài liệu của chuyên viên phụ trách công tác văn phòng của Hội từ năm 2019 đến năm 2021, số lượng các cuộc họp và sự kiện mà Hội đã tham gia vào công tác chuẩn bị tổ chức được thống kê tại báo cáo hằng năm của Hội, tác giả nhận thấy có sự thay đổi rõ rệt và đáng kể về số lượng các loại hội họp và sự kiện được thể hiện qua các năm. Tuy nhiên trong 2019 do tình hình dịch Covid diễn biến phức tạp đã ảnh hưởng không nhỏ về số lượng cuộc họp và sự kiện.
Bảng 2.1. Số lượng các loại hình họp, sự kiện của Hội VASEAN tổ chức giai đoạn năm 2019 – 2021
(Đơn vị: cuộc)
Loại hình Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Tổng cộng
Họp giải quyết công
việc 110 125 136 371
Họp sơ kết, tổng kết 50 63 78 758
Sự kiện hợp tác 200 189 250 639
29
Trong tổng số 1768 cuộc họp và sự kiện từ năm 2019 đến năm 2021 có 536 cuộc họp trực tiếp và 1232 cuộc họp trực tuyến.
(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Hội VASEAN)
Để thực hiện tốt công tác tổ chức họp và sự kiện, đội ngũ thực hiện là một yếu tố không thể thiếu. Qua số liệu từ Văn phòng Hội, tác giả đã thống kê được tình hình đội ngũ thực hiện công tác họp và sự kiện như sau:
Bảng 2.2 Tình hình đội ngũ thực hiện công tác họp và sự kiện
Năm Độ tuổi Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Trình độ tin học Đại học Thạc sĩ Tiến sĩ 2019 40 – 70 10 5 0 Anh, Pháp Cơ bản 2020 30 – 65 13 7 2 Anh, Nhật Cơ bản 2021 25 – 68 15 10 2 Anh, Hàn Cơ bản
(Nguồn: Văn phòng Hội VASEAN)
Việc đầu tư tài chính cho công tác họp và sự kiện của Hội VASEAN chủ yếu dựa vào nguồn xã hội hoá. Hàng năm Hội đều được các đơn vị trực thuộc hỗ trợ tài chính cho công tác tổ chức họp và sự kiện. Việc phân bổ tài chính, kinh phí tổ chức cũng đã được Hội lên kế hoạch thực hiện, chi tiết, rõ ràng và hiệu quả nhất.