6. Bố cục của đề tài
2.2 Thực trạng công tác tổ chức họp và sự kiện của Hội Phát triển Hợp
2.2.3 Giai đoạn tiến hành
Hiện nay, tại Hội VASEAN chưa có một văn bản hướng dẫn về những công việc hay một quy trình cụ thể nào trong khi cuộc họp hay sự kiện diễn ra. Ban tổ chức hay người chủ trì sẽ chủ động thông báo với các cá nhân, đơn vị có liên quan đến việc thực hiện, điều hành các thiết bị cần thiết trong kịch bản để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được giao nhằm giúp cho cuộc họp, sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp nhất.
Trước ngày tổ chức, ban tổ chức có trách nhiệm đi kiểm tra về tiến độ thực hiện công việc, chất lượng các công việc mà đã phân công cho từng đơn vị. Bên cạnh đó, tiến hành thực hiện việc khớp chương trình, tập diễn thử để phát hiện ra thiếu sót và đưa ra phương án bổ sung sao cho kịp thời và đảm bảo sự thành công của cuộc họp và sự kiện.
Vào ngày tổ chức, ban tổ chức và người được phân công nhiệm vụ cần đến trước thời gian bắt đầu khoảng 2 giờ đồng hồ. Cán bộ được phân công phụ trách tiến hành kiểm tra một lần cuối nhằm đảm bảo sự thành công cuộc họp, sự kiện. Chúng ta cần kiểm tra hệ thống âm thanh, máy chiếu, tài liệu tránh các trường hợp có thể xảy ra như mất điện, tài liệu còn thiếu,…
- Đón tiếp đại biểu: tùy theo quy mô, tính chất và vị trí của từng đại biểu tham dự cuộc họp, sự kiện mà có những hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu. Tại Hội VASEAN, đối với các cuộc họp có quy mô nhỏ thì việc
33
đón tiếp đại biểu sẽ được diễn ra với từng đại biểu, khách mời. Tuy nhiên, với các cuộc họp, sự kiện có quy mô lớn thì công tác này cần được chuẩn bị một cách chu đáo và kỹ lưỡng hơn. Ban tổ chức chủ động thực hiện công tác lễ tân chào đón các đại biểu.
- Triển khai chương trình: theo chương trình đã được phê duyệt, ban tổ chức hoặc người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm thực hiện các công việc như nghi lễ bao gồm có thể diễn ra hoặc không tuỳ theo tính chất của các cuộc hội họp, sự kiện. Sau khi thực hiện xong các nghi lễ, cán bộ được giao nhiệm vụ dẫn chương trình nhanh chóng trở về sân khấu để thực hiện các công việc theo đúng kế hoạch và kịch bản đã đề ra.
- Giải quyết những vấn đề khác: trong quá trình diễn ra cuộc họp, sự kiện có rất nhiều tình huống có thể xảy ra như những tình huống không có trong kịch bản hoặc chương trình. Chính vì vậy ban tổ chức hay người chủ trì cần linh động để giải quyết các vấn đề phát sinh. Tùy vào từng tình huống mà người chủ trì cuộc họp sẽ phải xử lý và giải quyết các tình huống nhanh gọn, không làm mất quá nhiều thời gian vào việc giải quyết tình huống đó. Đồng thời người xử lý cần điềm tĩnh, không hốt hoảng để làm ảnh hưởng đến tâm lý, gây nhiều khó khăn trong việc giải quyết tình huống.
- Bế mạc: việc bế mạc có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào nội dung và tính chất của cuộc họp, sự kiện. Chẳng hạn như bế mạc được thể hiện qua một bài diễn văn bế mạc, lời tuyên bố kết thúc của lãnh đạo hoặc bằng những tiết mục văn nghệ hoặc có thể là chụp ảnh lưu niệm.
2.2.4 Giai đoạn kết thúc
Ban tổ chức rút kinh nghiệm sau khi cuộc hội họp, sự kiện kết thúc. Chính vì vậy việc chuẩn bị công tác tổ chức được tốt hơn, chú ý quan sát, bố trí cán bộ chỉ dẫn cho mọi người để tránh tình huống phát sinh.
34
- Thông báo kết luận cuộc họp: ban tổ chức, người chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết luận họp, sự kiện trình lãnh đạo ký duyệt. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, văn bản sẽ tiến hành nhân bản và gửi đến tất cả các đơn vị có liên quan để tiến hành tổ chức thực hiện.
- Triển khai kết luận cuộc họp: cán bộ chuyên trách có trách nhiệm tham mưu và đề xuất với lãnh đạo phân công các đơn vị có liên quan đến triển khai các vấn đề theo kết luận của cuộc họp, sự kiện và đôn đốc, theo dõi, tổng hợp các báo cáo kết luận triển khai nội dung.
- Quyết toán chi phí: đơn vị chủ trì cuộc họp, sự kiện phối hợp với các bộ phận có liên quan để thanh toán quyết toán các khoản chi phí dùng cho cuộc họp, sự kiện đó. Những khoản chi phí này cần rõ ràng, minh bạch. Các đơn vị phải có tài khoản riêng và có trách nhiệm hoàn thành thủ tục theo quy định của pháp luật. Các khoản chi đều phải có hóa đơn chứng từ rõ ràng để làm căn cứ cho việc chi.
- Lập hồ sơ: hồ sơ của hội họp, sự kiện gồm tất cả những văn bản, tài liệu có liên quan đến cuộc họp, sự kiện như tờ trình tổ chức, kế hoạch tổ chức, danh sách khách mời, mẫu giấy mời, dự trù kinh phí, biên bản cuộc họp, thông báo kết luận của cuộc họp, sự kiện.
- Viết thư cảm ơn: việc viết thư ngỏ lời cảm ơn tùy theo mục đích, tính chất và quy mô của cuộc họp, sự kiện mà nó có thể cần thực hiện hoặc không. Đối với những cuộc họp, sự kiện có sự có mặt của những đại biểu là người đến từ cơ quan cấp trên hay các cơ quan khác mà họ cho những ý kiến đóng góp tại cuộc họp, sự kiện thì bắt buộc phải gửi lời cảm ơn những đóng góp đó.
2.2.5 Công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện trực tuyến trong tình hình dịch bệnh Covid - 19
Từ cuối năm 2019, trước tình hình diễn biến phức tạp của dịch bệnh, thực hiện chỉ đạo của Chính phủ, các cuộc hội họp, sự kiện của Hội VASEAN
35
đã được tổ chức dưới hình thức trực tuyến. Thông qua nền tảng Internet, sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ có chức năng họp hiệu quả như gặp mặt trực tiếp là Zoom Meeting, Google Meet,…
Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, tác giả được biết ứng dụng Zoom Meeting đang được cài đặt và sử dụng cho các cuộc hội họp và sự kiện của Hội VASEAN. Các công việc đó đều do các chuyên viên tại văn phòng Hội chuẩn bị và thực hiện. Với sự tiện lợi, hiệu quả mà ứng dụng Zoom mang lại đã giúp cho các cuộc họp, sự kiện của Hội VASEAN đạt được những thành công hơn mong đợi.