6. Bố cục của đề tài
3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức họp và sự kiện của Hộ
3.2.4 Thực hiện một số yêu cầu để cuộc họp, sự kiện đạt hiệu quả
Bắt đầu cuộc họp, sự kiện đúng giờ, đảm bảo đầy đủ nội dung cuộc họp, sự kiện và đi đúng trọng tâm; phân bổ thời gian tương ứng cho các nội dung, kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định; áp dụng công nghệ thông tin, các phương tiện hiện đại phục vụ cuộc họp. Các cơ quan, địa phương nên chú trọng triển khai họp trực tuyến, những cuộc họp không thật sự cần thiết thì có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web...
Chuẩn bị họp, sự kiện: Là bước đầu tiên quan trọng trong mỗi cuộc họp, sự kiện. Nếu khâu chuẩn bị không được thực hiện nghiêm túc và kỹ lưỡng thì cuộc họp, sự kiện rất dễ không đạt được mục đích đề ra, gây lãng phí thời gian và không mang lại kết quả. Vì vậy, ngay khi mục đích cuộc họp, sự kiện được xác định, người điều hành họp cần lên kế hoạch cụ thể cho cuộc họp, sự kiện. Nội dung họp, sự kiện cần được gửi trước để mọi thành viên dự có thời gian chuẩn bị.
Bắt đầu cuộc họp, sự kiện: Khi bắt đầu, người điều hành cần tiến hành màn chào hỏi, tạo không khí thân thiện và hợp tác. Điều này giúp các thành
44
viên thoải mái đưa ra ý kiến đóng góp và làm việc gắn kết hơn. Người chủ trì sẽ vạch ra chương trình cụ thể, liệt kê những điểm cần thảo luận và nêu các vấn đề này trước khi đi vào nội dung cuộc họp, sự kiện để mọi người đều biết tại sao họ dự họp, sự kiện và tập trung suy nghĩ trước. Mục tiêu cuộc họp, sự kiện có thể được thống nhất chỉnh sửa nếu cần.
Kết thúc cuộc họp, sự kiện: Để xử lý tốt các vấn đề sau cuộc họp, sự kiện cần thực hiện tốt các công việc như: Thu thập và tổng hợp thông tin phản hồi từ phía thành viên tham gia họp, sự kiện điều gì cần được cải thiện…, tóm tắt cuộc họp, sự kiện: người chủ trì sẽ dành vài phút chính thức vào cuối buổi họp, sự kiện để nói về các thông báo, những vấn đề mang tính thông tin, quan trọng.