6. Bố cục của đề tài
2.2 Thực trạng công tác tổ chức họp và sự kiện của Hội Phát triển Hợp
2.2.2 Tổ chức công tác chuẩn bị
- Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp:
+ Căn cứ vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm hoặc căn cứ vào tình hình hoạt động của đơn vị từng thời kỳ mà đơn vị tiến hành tổ chức các cuộc hội họp, sự kiện nhằm giải quyết những vấn đề liên quan. Cần phải lập kế hoạch cho việc tổ chức đầy đủ nội dung, chi tiết rõ ràng.
30
+ Đối với các cuộc họp, sự kiện quy mô lớn, việc xây dựng kế hoạch tổ chức quyết định đến sự thành công hay thất bại của công tác tổ chức hội họp, sự kiện.
+ Quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức gồm những bước sau: Bước 1: Xây dựng kế hoạch.
Bước 2: Soạn thảo tờ trình đề xuất, đề án kế hoạch tổ chức. Bước 3: Xây dựng bản kế hoạch hoàn chỉnh.
Bước 4: Gửi kế hoạch tổ chức đã ban hành đến các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Bước 5: Thành lập ban tổ chức và các ban cần thiết cho cuộc họp và sự kiện.
+ Với các cuộc họp, sự kiện có quy mô nhỏ như họp giao ban, họp bất thường, sự kiện gặp mặt của cơ quan doanh nghiệp nhỏ thì việc lập kế hoạch là không bắt buộc.
- Công tác chuẩn bị
+ Xây dựng chương trình: Là bảng danh sách những hạng mục, nội dung công việc cần thực hiện trong cuộc họp hay sự kiện khi diễn ra, các lãnh đạo thống nhất với nhau trước khi gửi cho khách tham dự. Chương trình được xây dựng thành hai mẫu, một mẫu dành riêng cho ban tổ chức và những người có liên quan trong công tác điều hành tổ chức, mẫu thứ hai được tóm tắt ngắn gọn để thông báo cho các đại biểu, khách mời giúp họ nắm bắt được lịch trình công việc và chủ động hơn trong việc theo dõi hội họp, sự kiện
+ Chuẩn bị nội dung: Đầu tiên xác định rõ nội dung cuộc họp, sau đó căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể mà Chánh văn phòng phân công cho các đơn vị, cá nhân. Các đơn vị, cá nhân chuẩn bị báo cáo có nội dung đảm bảo đúng mục đích, chủ đề và yêu cầu về tổ chức họp và sự kiện. Trên cơ sở đó,
31
văn phòng sẽ soạn thảo các diễn văn khai mạc, bế mạc, các bài phát biểu. Sau khi soạn thảo xong, Chánh văn phòng sẽ trình lên lãnh đạo để phê duyệt.
+ Lập danh sách đại biểu và gửi giấy mời: Khi tiến hành lập danh sách đại biểu, khách mời đến tham dự cuộc họp, sự kiện cần tiến hành chia đại biểu theo từng nhóm cơ cấu và từng nhóm đó lại sắp xếp sao cho phù hợp. Điều này tạo điều kiện cho việc gửi giấy mời cũng như việc đón tiếp các đại biểu, khách mời tham dự trở nên chuyên nghiệp hơn. Khi lập danh sách đại biểu, cán bộ phụ trách cần ghi rõ các thông tin như họ và tên, chức vụ, vị trí công tác và số điện thoại. Chi tiết các thông tin này sẽ giúp tránh nhầm lẫn, sai sót hoặc những rủi ro khác có thể xảy ra trong quá trình thực hiện. Từ việc lập danh sách, người chủ trì cần phân công cán bộ phụ trách gửi giấy mời đến các đại biểu, các đơn vị có liên quan. Cứ vào tính chất, quy mô của từng cuộc họp, sự kiện khác nhau để lựa chọn phương thức mời cho phù hợp. Giấy mời được trình bày dưới nhiều thức khác nhau, có thể dưới dạng thư mời hoặc công văn mời. Cần phải ghi rõ ràng thông tin, địa điểm, ngày giờ và đặc biệt quan tâm đến thẩm quyền ký phê duyệt và gửi giấy mời.
+ Chuẩn bị địa điểm tổ chức: địa điểm tổ chức được xác định trong kế hoạch tổ chức đã được lập từ trước. Cần đảm bảo các yếu tố như không gian, thời gian, điều kiện tác nghiệp của cơ quan bao chí, quay phim, âm thanh ánh sáng, trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng phù hợp với buổi họp báo… vì vậy các trung tâm hội nghị và phòng họp tại các nhà hàng và khách sạn là địa điểm được mọi người thường xuyên lựa chọn. Việc có nguồn ánh sáng đủ và trang trí lịch thiệp, sang trọng là một trong những yếu tố cần được chú ý trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
+ Công tác truyền thông: căn cứ vào từng nội dung, tính chất và mức độ ảnh hưởng của các cuộc họp, sự kiện mà thực hiện qua các hình thức truyền
32
thông khác nhau. Một số hình ảnh thực tế chủ yếu như thông qua sách báo, truyền hình, trang web, mạng xã hội,…
+ Chuẩn bị kinh phí: cần chuẩn bị bản dự trù kinh phí để dự trù các khoản chi tiêu cần thiết. Cá nhân được phân công phải tiến hành soạn thảo bản dự trù kinh phí trình lãnh đạo xem và duyệt nguồn kinh phí hỗ trợ tổ chức. Các khoản chi phải phù hợp và cần thiết, các khoản kinh phí dự phòng cần đảm bảo tiết kiệm chi phí nhất cho đơn vị.