thành phố Hà Nội hiện nay
* Đạt được
Luật công chứng năm 2006 và luật công chứng năm 2014 đã tạo ra một khung pháp lý quan trọng cho tổ chức và hoạt động công chứng. Sau nhiều năm thi hành, những kết quả bước đầu đã khẳng định chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng và nhà nước ta là hết sức đúng đắn, tạo điều kiện để phát triển tổ chức và hoạt động công chứng của Việt Nam nói chung, của Thành phố Hà Nội nói riêng. Dịch vụ công chứng ngày càng phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa và trở thành một trong những dịch vụ công quan trọng, tạo ra những bảo đảm pháp lý về quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức phù hợp với Hiến pháp và pháp luật, ngăn ngừa rủi ro, tranh chấp.
Việc thành lập các văn phòng công chứng là bước đột phá trong quá trình xã hội hoá lĩnh vực bổ trợ tư pháp, giảm tải rất nhiều áp lực công việc công chứng trước đây đều tập trung về phòng công chứng Nhà nước. Đồng thời, ngân sách Nhà nước cũng giảm bớt một phần nguồn chi cho hoạt động này.
Thực hiện xã hội hoá hoạt động công chứng, hình thành các Văn phòng công chứng tại các quận, huyện đã đáp ứng được nhanh chóng và kịp thời nhu cầu công chứng của người dân. Các Văn phòng công chứng luôn đổi mới phương thức hoạt động, đảm bảo độ an toàn pháp lý cao hơn cho các giao dịch. Trước đây chế độ lương không khuyến khích được các công chứng viên làm việc vì không phụ thuộc vào số lượng và chất lượng các hợp đồng công chứng. Nhưng sau khi thực hiện xã hội hoá hoạt động công chứng tại các địa phương này, tinh thần làm việc và trách nhiệm của các công chứng viên - những người được Nhà nước giao cho quyền năng thực hiện hoạt động công
chứng - đã được nâng lên bởi từ nay thu nhập của công chứng viên phụ thuộc vào khách hàng. Các công chứng viên phải làm thêm ngoài giờ và phải làm việc hết công suất mới hết việc.
Ở thành phố Hà Nội, các Văn phòng công chứng tồn tại song song cùng các Phòng công chứng do Nhà nước quyết định thành lập đã giúp cho quyền lợi của người dân được đảm bảo tốt hơn. Khi người dân có nhu cầu công chứng họ có thể đến một trong những Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng mà họ lựa chọn để thực hiện yêu cầu chứ không bị phụ thuộc vào bất cứ tổ chức nào. Do đó họ không bị gây phiền hà về thủ tục hành chính.
Ngoài ra nhiều Văn phòng công chứng còn thực hiện việc miễn, giảm phí công chứng cho người nghèo, người có công với cách mạng và các đối tượng chính sách nhằm cung cấp cho tất cả các khách hàng các dịch vụ về công chứng toàn diện với chất lượng cao nhất.
Từ khi các văn phòng công chứng ra đời giúp người dân hưởng được nhiều sự tiện lợi, điển hình nhất là người dân gặp khó khăn trong đi lại, không thể đến trực tiếp các tổ chức hành nghề công chứng được mà có nhu cầu muốn thực hiện giao dịch công chứng sẽ được công chứng viên đến tận nhà hỗ trợ.
Khi người yêu cầu công chứng đến Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng để yêu cầu công chứng thì đều phải trả phí và thu lao theo quy định chung của nhà nước và đây được coi là quan hệ dân sự mang tính chất dịch vụ có thu phí theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nhà nước quy định mức phí chung cho cả hai mô hình tổ chức hành nghề công chứng, Việc làm và thu nhập của công chứng viên phụ thuộc vào số lượng và chất lượng dịch vụ công chứng mà họ cung cấp cho người yêu cầu công chứng.
Sở tư pháp và các cơ quan liên quan đã có sự liên kết qua hệ thống uchi, một phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn (UCHI) chạy trên Web, có khả năng kết nối từ xa và được thiết kế trên hệ thống Cơ sở dữ liệu mạnh, lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. UCHI được tích hợp cả việc tra cứu dữ liệu ngăn chặn và quản lý hợp đồng công chứng phục vụ cho các tổ chức hành nghề Công chứng, hỗ trợ cho người dùng toàn bộ các thao tác từ việc tiếp nhận dữ liệu ngăn chặn, tra cứu dữ liệu ngăn chặn, tra cứu thông tin lịch sử giao dịch tài sản, tiếp nhận thông tin hợp đồng, giao dịch, in ấn các báo cáo thống kê về hợp đồng, giao dịch. Nhờ có phần mềm quản lý này mà các Tổ chức hành nghề công chứng với Sở Tư pháp và các Cơ quan được kết nối với nhau, có sự phối hợp, cho phép chia sẻ tức thời các thông tin về tình trạng ngăn chặn của tài sản, lịch sử giao dịch của tài sản giúp giải quyết hiệu quả bài toán rủi ro cho các công chứng viên và các tổ chức.
Các cơ quan nhà nước cũng đã thực hiện các đợt thanh tra trong kế hoạch và đốt xuất đối với các Văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội. Cũng đã phát hiện ra được các sai phạm của các Văn phòng công chứng, qua đó nhắc nhở, chấn chỉnh các sai sót, tồn tại và xử lý đối với các vi phạm của các cá nhân, tổ chức trong quá trình hành nghề công chứng.
Địa bàn thành phố Hà Nội cũng đã thành lập thành công “Hội công chứng viên thành phố Hà Nội”. Trong quá trình hoạt động, Hội công chứng viên thành phố Hà Nội đã nhận được sự quan tâm chỉ đạo, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của Thành ủy, Ủy ban nhân dân thành phố; sự chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp và các Sở, ngành liên quan [20]. Hội công chứng viên thành phố Hà Nội cũng đã phối kết hợp với Sở Tư pháp thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ Hiến pháp, pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tổ chức một số buổi làm việc với các chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội để giải quyết những vướng mắc sau khi các
Hàng năm, Hội công chứng viên cùng với Sở tư pháp đã tổ chức đầy đủ các đợt bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên, đảm bảo thời gian, chất lượng mỗi buổi giúp cho các Công chứng viên có thêm kiến thức pháp luật cũng như kiến thực tế trong quá trình hành nghề công chứng, giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện công chứng, chứng thực. Giúp hoàn thiện pháp luật về công chứng, chứng qua thực tiễn.
* Hạn chế
Hoạt động của một số tổ chức hành nghề công chứng thiếu tính chuyên nghiệp, thiếu sự ổn định, bền vững, chưa có sự liên kết trong hành nghề, có sự cạnh tranh không lành mạnh, trình độ quản lý còn bất cập. Một số Văn phòng công chứng đặt điểm tiếp nhận hồ sơ sai quy định của pháp luật (ngoài trụ sở Văn phòng công chứng đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng). Các văn phòng này thường không niêm yết lịch làm việc, vi phạm các quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng. Một số tổ chức hành nghề công chứng khác còn thu phí công chứng, thù lao công chứng cao hơn quy định, thu phí không ghi phiếu thu, hóa đơn hoặc thu cao hơn nhưng khi ghi hóa đơn chỉ thu bằng mức phí niêm yết theo quy định của nhà nước. Một số tổ chức hành nghề công chứng vì lôi kéo khách hàng về tổ chức mình đã dùng hình thức trích lại phần trăm thù lao công chứng cho người yêu cầu công chứng để thu hút khách hàng…. Rất nhiều hành vi sai phạm xảy ra trên thực tế trong hoạt động công chứng gây ảnh hưởng lớn đến uy tín và sự phát triển lành mạnh của hoạt động công chứng.
Tổ chức hành nghề công chứng với Sở Tư pháp và các Cơ quan khác đã có sự liên kết qua hệ thống uchi góp phần ngăn chặn rủi ro cho các Tổ chức công chứng. Tuy nhiên chưa có một Văn bản luật nào quy định cụ thể về việc hướng dẫn nên đưa thông tin giao dịch, Hợp đồng lên hệ thống uchi sao cho thống nhất. Thực tế hiện nay, các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật
theo cảm tính. Có những tổ chức đưa thông tin lên rất đầy đủ và chi tiết, nhưng có những tổ chức đưa thông tin lên hệ thống một cách hời hợt qua loa, đưa thông tin bên A mà không đưa thông tin bên B, phần thông tin tài sản lại không đưa địa chỉ tài sản lên hoặc không đưa thông tin số phát hành giấy chứng nhận gây khó khăn cho việc tra cứu. Vô hình chung gây ra rủi ro cho các tổ chức thực hiện giao dịch sau, vì khi tra cứu các thông tin liên quan mà không hiện lên giao dịch gì, lý do lại do lỗi của tổ chức lên uchi trước.
Sự tăng nhanh về số lượng các văn phòng công chứng cũng có nguy cơ tiêu cực xảy ra. Thứ nhất, các Văn phòng công chứng có sự cạnh tranh gay gắt để có nhiều khách hàng hơn, một vài Văn phòng công chứng không ngại thuê người đóng giả khách hàng qua làm hồ sơ công chứng ở Văn phòng công chứng “đối thủ” rồi bày trò lên trang mạng Facebook nói xấu Văn phòng công chứng đó. Hay vì chiều khách hàng, vì muốn có được khách hàng, một vài Văn phòng không ngần ngại vi phạm quy định của luật công chứng Thứ hai, với sự dễ dãi trong thẩm định hồ sơ dẫn tới tình trạng công chứng sai, bản công chứng bị cơ quan chức năng phủ nhận. Thậm chí, nhiều công chứng viên, văn phòng công chứng còn cố tình lách luật, gây ra hàng loạt sai phạm nghiêm trọng. Cuối cùng thiệt thòi vẫn là người dân, vừa phải trả phí cao, vừa không được bảo vệ pháp lý cho các giao dịch dân sự.
Một số Văn phòng công chứng không tập hợp đủ số công chứng viên để thành lập Văn phòng nên đã mượn hồ sơ của công chứng viên để thành lập Văn phòng, “ghi danh” hình thức trên đăng ký hoạt động cho đủ số lượng công chứng viên theo quy định để thành lập văn phòng công chứng, mà không thực hiện nhiệm vụ của công chứng viên.
Mật độ Văn phòng công chứng phân bổ chưa đồng đều, một số huyện ngoại thành thành phố Hà Nội số lượng Văn phòng công chứng thành lập còn rất ít. Người dân vẫn phải đi xa để thực hiện yêu cầu công chứng.
Chị N.T.H, Công chứng viên một văn phòng công chứng ở Hoàng Mai, Hà Nội với hơn 10 năm kinh nghiệm chia sẻ:
Khi tiếp nhận hồ sơ công chứng, công chứng viên cần phải xem thông tin trong các giấy tờ trên có khớp nhau không. Đối với những hợp đồng giao dịch đã được xác lập để dẫn đến giao dịch sau (ví dụ như Hợp đồng ủy quyền, Văn bản khai nhận di sản thừa kế, Văn bản thỏa thuận tài sản riêng của vợ chồng…) thì công chứng viên có thể yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình các văn bản để đối chiếu hoặc kiểm tra để khớp với thông tin trên giấy tờ của những giao dịch sau. Tuy nhiên, đối với các Giấy tờ do Nhà nước cấp (như Sổ đỏ, Đăng ký xe hoặc Chứng minh nhân dân) để khẳng định 100% đó là thật hay giả thì không có công chứng viên nào dám chắc chắn [19].
Khó khăn khác là tổ chức hành nghề công chứng không có thẩm quyền tạm giữ người sử dụng giấy tờ giả hoặc người giả mạo. Khi lập biên bản, người vi phạm thường từ chối ký biên bản mà tự ý bỏ về. Do không chắc chắn về nhân thân và địa chỉ người vi phạm nên công chứng chỉ dừng ở việc trình báo và chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền. Cùng lắm là đề nghị lưu ý thông tin giả mạo trên mạng ngăn chặn của Sở Tư pháp để tổ chức hành nghề công chứng khác biết mà tránh.
Một bất cập nữa là thiếu sự phối kết hợp giữa các cơ quan chức năng trong xử lý các vụ việc giả mạo. Cơ quan công an còn chậm tiếp nhận; xử lý chưa quyết liệt, triệt để. Hầu hết trường hợp làm giấy giả đều bị trả hồ sơ với lý do “là quan hệ dân sự”.
Người dân chưa được phổ biến pháp luật, chưa nắm được chính sách xã hội hóa hoạt động công chứng nên nhiều người vẫn chưa biết có sự “xuất hiện” của các Văn phòng công chứng, khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ công
chứng là họ sẽ tìm đến Ủy ban nhân dân phường, xã hoặc ra các Phòng công chứng. Khi được Ủy ban nhân dân phường, xã giải thích, hướng dẫn họ mới tìm đến các Văn phòng công chứng. Một số cá nhân khác thì lại có suy nghĩ về công chứng “nhà nước” chỉ các Phòng công chứng và nhà nước “tư nhân” chỉ các Văn phòng công chứng. Họ chỉ đặt niềm tin vào các phòng công chứng “nhà nước” và không dám đến hoặc ái ngại khi tới các Văn phòng công chứng “tư nhân” vì cho rằng phòng công chứng “nhà nước” sẽ thu phí rẻ hơn, làm việc đảm bảo pháp lý hơn...
Nhiều người dân lại quá “sành sỏi” về công chứng, họ lợi dụng việc xã hội hóa hoạt động công chứng, vì lợi ích trước mắt, không nhìn ra được hậu quả nên đã liều lĩnh làm giả giấy tờ, làm giả hồ sơ, thuê giả người, giấu người thừa kế... rồi tìm đến các Văn phòng công chứng mới thành lập, các công chứng viên còn trẻ tuổi, ít kinh nghiệm hoặc các công chứng viên đã quá già (tham gia hành nghề công chứng cho vui tuổi già) để yêu cầu công chứng nhằm qua mặt các công chứng viên để kiếm lợi nhuận.
Một hạn chế nữa là trên địa bàn thành phố Hà Nội, số lượng công chứng viên có đủ điều kiện hành nghề còn ít, chưa đủ để phục vụ cho người dân.
Công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng còn lỏng lẻo, chưa triệt để dẫn đến việc nhiều tổ chức hành nghề vẫn còn lộng hành, bất chấp vi phạm pháp luật để kiếm lợi nhuận.
Về công tác chứng thực, phát biểu tại Hội nghị trực tuyến toàn quốc sơ kết 3 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, Thứ trưởng Nguyễn Khánh Ngọc khẳng định sau 3 năm thực hiện, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã đi vào cuộc sống, phát huy được vai trò của mình và đưa công tác chứng thực đã đạt được nhiều kết quả rất đáng ghi nhận. Thứ trưởng đề nghị tiếp tục quán triệt thực hiện tốt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, chú
trọng công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan đến công tác chứng thực để các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức rõ hơn về tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực, qua đó phối hợp giải quyết triệt để tình trạng này [8]. Bên cạnh những kết quả đạt được, việc xã hội hóa động công chứng, chứng thực cũng có nhiều bất cập.
Thứ trưởng Nguyễn Khánh Ngọc cho rằng tình trạng giấy tờ giả đang ngày càng phổ biến, hình thức vô cùng tinh vi đang đặt ra thách thức lớn với người làm công tác chứng thực. Đặc biệt hiện nay có nhiều cơ quan tham gia chứng thực nhưng chưa có sự kết nối, liên thông với nhau nên việc kiểm tra các trường hợp có dấu hiệu sai phạm gặp rất nhiều khó khăn.
Theo Bộ Tư pháp, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ra đời đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng trong đổi mới công tác chứng thực như: Quy định mở rộng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng đã giảm tải công việc chứng thực cho các Phòng Tư pháp và UBND cấp phường, xã, đồng thời tạo thêm một điểm đến cho người dân trong việc lựa chọn công chứng/chứng thực; đơn giản hóa về thủ tục hành chính trong giải quyết yêu cầu chứng thực; quy định rõ trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực...
Tuy nhiên, trong thời gian qua, tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính còn khá phổ biến ở nhiều cấp, nhiều ngành hay việc một số cơ quan tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính không tiếp nhận các giấy tờ bản sao đã có thời hạn quá 6 tháng, việc