3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả xã hội hóa hoạt động
3.2.5. Tăng cường kiểm tra, thanh tra, giám sát việc thực hiện pháp luật
Xây dựng một hệ thống thanh tra, kiểm tra đủ mạnh để thực hiện việc giám sát hoạt động công chứng. Có thể nói đây là điều kiện tiên quyết để bảo đảm tính quyền lực Nhà nước trong việc xã hội hoá hoạt động công chứng. Thanh tra, kiểm tra về công chứng nhằm phát hiện ra những thiếu sót, những sai sót trong lĩnh vực công chứng để từ đó có phương hướng giải quyết, khắc phục, đồng thời để nắm bắt những bất cập, khó khăn khi thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động công chứng. Đối với các Văn phòng công chứng, cần thanh tra, kiểm tra để nắm bắt tình hình tổ chức, hoạt động cụ thể của các Văn phòng công chứng để kiến nghị với cấp có thẩm quyền có sự điều chỉnh những gì chưa phù hợp quy định của pháp luật. Bên cạnh công tác thanh tra, kiểm tra là xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động công chứng. Luật công chứng đã có những quy định cụ thể về công tác này, cụ thể tại Chương IX Luật công chứng năm 2014. Xử lý vi phạm nhằm loại bỏ những vi phạm trong hoạt động công chứng, phòng ngừa những vi phạm mới có thể phát sinh và vi phạm cũ có thể tái phát, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng nhằm xem xét lại những quyết định, hành vi của tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người dân cũng như phát hiện những hành vi trái pháp luật công chứng.
- Cơ quan quản lý nhà nước về công chứng ở thành phố Hà Nội cần tăng cường hơn nữa hoạt động thanh, kiểm tra tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố để kịp thời phát hiện, xử lý và chấn chỉnh các hành vi vi phạm pháp luật công chứng của các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo cho quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng đạt hiệu quả.
- Cục Bổ trợ tư pháp – Sở Tư pháp cần đẩy mạnh thực hiện nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bổ Tư pháp thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng tại thành phố Hà Nội nhằm kịp thời phát hiện các hành vi vi phạm trong hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố để đề nghị Thanh tra Bộ Tư pháp xem xét xử lý, hạn chế và khắc phục tình trạng cục bộ địa phương, lợi ích nhóm kìm hãm hoạt động của cơ quan thanh, kiểm tra địa phương về tổ chức và hoạt động công chứng, đảm bảo cho hoạt động công chứng phát triển lành mạnh.
- Thanh tra Bộ Tư pháp cần tăng cường thực hiện thanh tra tình hình quản lý nhà nước về công chứng tại các cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương để kiểm tra quá trình áp dụng pháp luật công chứng trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước khi giải quyết các thủ tục hành chính về công chứng như: đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên, đăng ký hoạt động văn phòng công chứng, đề nghị thành lập văn phòng công chứng… qua đó nắm bắt những kết quả đạt được và những tồn tại, hạn chế cũng như các khó khăn, vướng mắc của các địa phương trong hoạt động quản lý để kịp thời có những hướng dẫn, chỉ đạo về chuyên môn, đảm bảo yêu cầu của hoạt động quản lý, đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước đối với công chứng và từ đó đề xuất các giải pháp để hoàn thiện pháp luật. Đồng thời, đẩy mạnh hơn nữa hoạt động thanh tra việc chấp hành pháp luật về công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng để kịp thời uốn nắn và chấn chỉnh hoạt động
công chứng tại các địa phương, đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật và trật tự cho hoạt động công chứng.
- Tăng cường hơn nữa sự giám sát của hệ thống cơ quan Mặt trận Tổ quốc, Quốc hội và Hội đồng nhân dân trong việc thi hành Luật Công chứng để kịp thời chấn chỉnh và có những chỉ đạo phù hợp nhằm đảm bảo cho quá trình thực hiện Luật Công chứng đạt hiệu quả, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước nói chung và thành phố Hà Nội nói riêng. Đồng thời, cần có cơ chế giám sát lẫn nhau giữa các tổ chức hành nghề công chứng và các công chứng viên trong quá trình hoạt động hành nghề để hạn chế tình trạng công chứng ngoài trụ sở của công chứng viên hoặc sử dụng nhân viên của văn phòng công chứng để lấy chữ ký của khách hàng sau đó đem về văn phòng công chứng cho công chứng viên ký. Theo đó, trong quá trình hoạt động hành nghề, các tổ chức hành nghề công chứng và các công chứng viên khi phát hiện hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng hoặc công chứng viên khác cần kịp thời báo cáo kèm theo các chứng cứ cho Hội Công chứng viên thành phố hoặc Sở Tư pháp thành phố Hà Nội để đề nghị Sở xem xét, xử lý theo quy định.