I. Khái quát về tình hình, đặc điểm, tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần xây dựng số 2:
4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty và tổ chức công tác Tài chính kế toán:
4.2. Tổ chức công tác Tài chính kế toán của Công ty:
a. Tổ chức quản lý hoạt động của phòng Kế toán nghiệp vụ của doanh nghiệp:
- Kế toán tr-ởng: quản lý mọi hoạt động của phòng Kế toán tài chính của công ty, chịu trách nhiệm tr-ớc Giám đốc và Hội đồng quản trị của Công ty. - Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp): quản lý các kế toán viên và làm kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm tr-ớc kế toán tr-ởng và tr-ớc Giám đốc. - Các kế toán viên phụ trách từng bộ phận: thực hiện nhiệm vụ đ-ợc giao và chịu trách nhiệm tr-ớc kế toán tr-ởng và tr-ớc Giám đốc.
Kế toán tr-ởng Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp) Kế toán thu chi tiền mặt Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán CF và ZSP Kế toán DT và thuế Kế toán TSCĐ
+ Kế toán chi phí và giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh đầy đủ tình hình biến động giá thành, theo dõi các khoản chi phí trong quá trình xây dựng cơ bản, lắp đặt thiết bị thực hiện tính tổng công trình, hạng mục công trình.
+ Kế toán doanh thu và thuế: phụ trách phần doanh thu của công ty, có trách nhiệm ghi nhận doanh thu khi các đội quyết toán, cả doanh thu thu tiền và doanh thu không thu tiền, đồng thời tính các khoản thuế phải nộp của đơn vị thực hiện nghĩa vụ với Nhà n-ớc, theo dõi kiểm tra tình hình doanh thu của công ty.
+ Kế toán thu- chi tiền mặt: quản lý tiền măt, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ khoản thu chi của doanh nghiệp từ chứng từ gốc cập nhập vào sổ kế toán.
+ Kế toán ngân hàng: phụ trách về phần quan hệ với ngân hàng, gồm: tiền vay, tiền gửi, thanh toán giao dịch qua ngân hàng.
+ Kế toán TSCĐ: Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ, hạch toán TSCĐ ban đầu, giá trị TSCĐ tăng giảm, tính khấu hao.
+ Thủ quỹ: Làm công tác thu chi tiền mặt, vào quỹ. * Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Vinaconex 2:
- Là doanh nghiệp Nhà n-ớc chuyên về xây dựng cơ bản, xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, sự phân cấp quản lý tài chính, tình hình trang thiết bị ph-ơng tiện kỹ thuật tính toán và thông tin, trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên của Công ty, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán đ-ợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán, ở các đội có bộ phận kế toán riêng.
Đây là mô hình kế toán có đặc điểm: toàn bộ công việc xử lý thông tin trong doanh nghiệp đều đ-ợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán, còn các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện nhiệm vụ thu thập, phân loại và
chuyển các chứng từ cùng biên chế nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin.
Mô hình tổ chức kế toán tập trung giúp cho việc tổ chức bộ máy của Công ty gọn nhẹ, tiết kiệm việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy. - Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, hạch toán hàng tồn kho theo ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên.
Sơ đồ hình thức Nhật ký chung:
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số pháp sinh
Báo cáo tài chính Nhật ký đặc biệt
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Hàng ngày. Hàng tháng.
Quan hệ đối chiếu. Diễn giải:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái.
Tr-ờng hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái.
Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ cái và lấy số liệu trên sổ cái để ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp.
Đối với các tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi vào sổ nhật ký chung, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lấy số liệu dòng tổng cộng lên bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu, bảng cân đối số phát sinh sẽ đ-ợc dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo biểu kế toán khác.
Nhằm nâng cao chất l-ợng công tác kế toán, giảm bớt sự cồng kềnh của bộ máy kế toán, Công ty đã đ-a phần mềm kế toán Acpro của Trung tâm tin học giao thông vân tải thuộc Bộ Xây dựng vào ứng dụng.
Quy trình kế toán máy Acpro:
Quy trình xử lý hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động:
Nhập dữ liệu vào máy
Chứng từ ban đầu
Xử lý theo ch-ơng trình
Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán
Chứng từ kế toán
Tệp dữ liệu mã hóa
Các sổ đã có mã hóa chi tiết
Báo cáo kế toán
Nhập dữ liệu
b. Phân cấp quản lý tài chính của Công ty:
Công tác quản lý tài chính của Công ty Cổ phần xây dựng số 2 đ-ợc áp dụng theo hình thức tập trung, nên trong việc quản lý vốn tại công ty và các đơn vị trực thuộc đều chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo công ty. Đối t-ợng quản lý là các công trình và hạng mục công trình. Các chủ nhiệm công trình, các đội tr-ởng đội xây dựng phải chịu trách nhiệm tr-ớc HĐQT và Giám đốc Công ty về việc sử dụng vốn kinh doanh.
Do sản phẩm xây dựng của Công ty chủ yếu là các công trình xây dựng cơ bản nh-: nhà trung c-, các văn phòng của các cơ quan Nhà n-ớc, tr-ờng học,... đặc biệt là xây dựng những khu đô thị cho các thành phố, tỉnh lị. Xuất phát từ đặc điểm xây dựng đó mà quá trình sản xuất của Công ty diễn ra liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán thiết kế và địa điểm thi công khác nhau. Vì vậy để tổ chức kinh doanh Công ty đã lập ra các đội xây dựng và phần lớn trong số này đ-ợc tổ chức quản lý theo cơ chế khoán gọn công trình nh-ng đặt d-ới sự quản lý của Công ty.
c. Công tác kế hoạch hóa tài chính của Công ty:
* Công tác kế hoạch hóa tài chính của Công ty đ-ợc lập bao gồm các kế hoạch chủ yếu sau:
- Kế hoạch chi phí: Phòng kế toán lập. - Kế hoạch khấu hao: Phòng kế toán lập.
- Kế hoạch tiền l-ơng: Phòng tổ chức và phòng kế toán lập. - Kế hoạch lợi nhuận: Phòng kinh doanh và phòng kế toán lập. - Kế hoạch đầu t- XDCB: phòng tổ chức và phòng kế toán lập. * Kế hoạch tài chính của công ty đ-ợc lập căn cứ vào:
- Các chính sách chế độ của Nhà n-ớc. - Mức thực hiện của năm nay.
- Dự báo số tăng giảm năm kế hoạch.
Sau khi kế hoạch đ-ợc HĐQT và Ban Giám đốc phê duyệt thì kế hoạch trở thành mệnh lệnh để các phòng chức năng của Công ty thực hiện
Hàng năm khi kết thúc năm tài chính vào quý 4, căn cứ vào số liệu đã đạt đ-ợc trong năm báo cáo, phòng kế hoạch tổng hợp cùng với phòng kế toán quyết toán báo cáo lên cơ quan cấp trên.
d. Tình hình tài chính doanh nghiệp:
Tổng doanh thu thuần
* Vòng quay vốn kinh doanh = --- Vốn kinh doanh bình quân
168.672.615.242 Năm 2003 = --- = 13,22 12.757.836.831 181.498.883.345 Năm 2004 = --- = 18,15 10.000.000.000
Năm 2003 Công ty đạt số vòng quay của vốn là 13,22 nghĩa là bình quân một năm vốn kinh doanh quay đ-ợc 13,22 lần. Còn năm 2004 vốn kinh doanh của công ty quay đ-ợc 18,15 lần. Nh- vậy vốn kinh doanh của Công ty quay vòng t-ơng đối nhanh, hiệu quả sử dụng vốn t-ơng đối cao.
Lợi nhuận
* Hệ số sinh lợi vốn kinh doanh = --- Vốn kinh doanh bình quân
4.864.872.795 Năm 2003 = --- = 0,38 12.757.836.831 9.197.250.602 Năm 2004 = --- = 0,92 10.000.000.000
Chỉ tiêu này cho thấy bình quân trong năm 2003 cứ 1 đồng vốn kinh doanh của Công ty tạo ra đ-ợc 0,38 đồng lợi nhuận, còn năm 2004 cứ 1 đồng vốn kinh doanh tạo ra 0,92 đồng lợi nhuận. Nh- vậy Công ty đã sử dụng vốn kinh doanh t-ơng đối hiệu quả.
Tổng doanh thu
* Hệ số phục vụ chi phí kinh doanh = --- Tổng chi phí kinh doanh 168.712.507.654 Năm 2003 = --- = 1,05 161.142.045.023 181.570.072.959 Năm 2004 = --- = 1,03 175.596.348.654
Hệ số phục vụ chi phí kinh doanh lớn chứng tỏ bộ máy quản lý cũng nh- chi phí khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh càng hiệu quả. Chứng tỏ Công ty đã có ph-ơng pháp quản lý điều hành hợp lý.
Tổng lợi nhuận
4.864.872.795 Năm 2003 = --- = 0,03 161.142.045.023 9.197.250.602 Năm 2004 = --- = 0,05 175.596.348.654
Trong năm 2003 cứ 1 đồng vốn bỏ ra cho chi phí kinh doanh trong kì thì thu lại đ-ợc 0,03 đồng lợi nhuận. Năm 2004 thì hệ số sinh lời là 0,05, điều này cho thấy lợi nhuận trên chi phí của Công ty là tốt.
e. Công tác kiểm tra tài chính của Công ty:
Do đặc điểm là Công ty cổ phần nên việc kiểm tra tài chính của công ty chủ yếu đ-ợc thực hiện bởi ban kiểm soát của công ty. Ngoài ra, nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động kinh doanh của Công ty có hiệu quả cao, lãnh đạo công ty th-ờng xuyên tiến hành kiểm tra xác định đúng đắn tình hình tài chính của Công ty. Từ đó có biện pháp và ph-ơng án ra quyết định một cách chính xác kịp thời và có hiệu quả.
Công tác thanh tra và kiểm tra tài chính của cơ quan cấp trên nh-: Sở tài chính, Cục thuế Hà Nội,... th-ờng xuyên xuống Công ty để kiểm tra một đến hai lần trong năm. Nội dung kiểm tra bao gồm: kiểm tra báo cáo quyết toán tài chính, tình hình thực hiện các nghĩa vụ với Ngân sách Nhà n-ớc.